Использование почтового ящика сайта для совместной работы и координирования почты группы

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Организациям и группам в их составе часто приходится одновременно отвечать на несколько бесед по электронной почте. В такой ситуации очень легко потерять или не увидеть важную информацию, сказать что-то не то или испортить отношения. Почтовые ящики сайтов помогают координировать и хранить электронную почту группы или почту, связанную с определенным проектом, чтобы все участники группы могли видеть все сообщения.

Важно : Функция почтовый ящик сайта в SharePoint Online является устаревшим начиная с марта 2017 г.. Эта функция будет удалена полностью в будущих выпусках. Новые организации SharePoint Online больше не имеют доступ к функции почтового ящика сайта. Существующие организации SharePoint Online больше не могут создавать новые почтовые ящики сайта. Любой почтовый ящик сайта, Настройка и развернуты до марта 2017 г. продолжает работать.
Представленные процесс для перехода к существующих сайтов почтового ящика сайта для группы Office 365 в сентябрь 2017 г.. Если используется функция почтовый ящик сайта в настоящее время в SharePoint Online следует учитывать вместо изменение групп Office 365 для поддержки сценариев совместной работы вашей электронной почты. Для получения дополнительных сведений отображается Использование групп Office 365 вместо почтовых ящиков сайта.

Примечание : Доступ к функции "Почтовый ящик сайта" сохраняется в SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 и SharePoint Server 2010.

На панели быстрого запуска выберите элемент Почтовый ящик.

Ссылка "Почтовый ящик" на панели быстрого запуска

Почтовый ящик сайта открывается как второй (отдельный) почтовый ящик со своей структурой папок рядом с вашей личной почтовой учетной записью. Сообщения, отправляемые в учетную запись почтового ящика сайта и из нее, доступны всем пользователям, у которых есть разрешения участника на сайте SharePoint.

Настройка почтового ящика сайта

Почтовый ящик сайта можно добавлять в качестве получателя почты, отправлять из него почту или включать в список "Избранное". Сведения о том, как добавить почтовый ящик для сайта, см. в статье Добавление почтового ящика сайта для хранения почты в контексте сайта. На сайте должна быть включена поддержка почты. Если она не включена, обратитесь к администратору.

Если вы включаете почтовый ящик сайта в важную беседу по электронной почте, копия информации из этой беседы сохраняется в месте, доступном для всех участников группы.

Добавьте почтовый ящик сайта в строку Кому, Копия или СК сообщения электронной почты.

Сообщение электронной почты, в котором почтовый ящик сайта включен в поле "Копия".

Вы можете добавить адрес почтового ящика сайта в группы контактов и списки рассылки. Благодаря этому важные сообщения будут автоматически сохраняться в почтовом ящике сайта группы.

Когда вы отправляете сообщение из почтового ящика сайта, оно выглядит так, как будто отправлено с вашего адреса.

Любой пользователь с разрешениями участника на сайте может получить доступ к почтовому ящику сайта, поэтому несколько пользователей могут совместно работать над черновиком сообщения электронной почты.

Чтобы создать сообщение, выберите команду Создать сообщение.

Кнопка "Создать сообщение" для почтовых ящиков сайта.

Откроется новое сообщение в почтовом ящике сайта.

Добавьте адреса электронной почты в почтовом ящике сайта.

Если вы используете список "Избранное" в Outlook, может быть полезно включить в него папки из почтового ящика сайта.

В Outlook можно щелкнуть правой кнопкой мыши папку почтового ящика сайта, например Входящие, и выбрать команду Показать в "Избранном". Если в вашем списке "Избранное" окажется две папки с одинаковыми именами (например, две папки "Входящие"), Outlook автоматически добавит имя почтового ящика к имени соответствующей папки (например, "Входящие – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com"), чтобы их можно было различать.

Дополнительные сведения о списке "Избранное" Outlook отображается сохранять часто используемых почтовых папок в списке "Избранное".

Совместная работа группы с использованием почтового ящика сайта

Ваша группа может использовать почтовый ящик сайта для совместной работы над составлением важных почтовых сообщений или сбора почтовых бесед участников группы. Группа также может использовать почтовый ящик сайта для безопасного обмена важными документами.

В процессе настройки почтового ящика сайта создается новая учетная запись электронной почты с именем сайта. Например, у вас есть сайт группы с URL-адресом http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. Адрес почтового ящика этого сайта имеет вид HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.

Плитка веб-части

Многие группы регулярно ведут беседы, используя сообщения электронной почты. Часто эти беседы содержат сведения, которые могут оказаться полезными в будущем. Вы можете переслать соответствующие сообщения из цепочки обсуждения в почтовый ящик сайта, чтобы сохранить их. Любой пользователь, имеющий разрешения участника на сайте, сможет затем открыть почтовый ящик сайта и просмотреть эти сообщения. В дальнейшем участники группы могут открывать почтовый ящик сайта, выполнять поиск по сообщениям, сохраненным в этой учетной записи, и просматривать историю вопроса.

Еще одна идея для сбора бесед на уровне группы состоит в том, чтобы при отправке группе сообщения электронной почты указывать в строке "Копия" адрес почтового ящика сайта. Вы также можете добавить адрес почтового ящика сайта в группу контактов или список рассылки, и тогда он будет автоматически включаться в список получателей при отправке сообщений участникам группы.

Сообщение электронной почты, в котором почтовый ящик сайта включен в поле "Копия".

Если вы храните документы группы на сайте SharePoint, то с помощью приложения "Почтовый ящик сайта" вы можете делиться ими с теми, у кого есть доступ к сайту.

Важно :  Когда пользователи просматривают почтовый ящик сайта в Outlook, они видят список всех документов в библиотеках документов этого сайта. Этот список одинаков для всех пользователей, поэтому некоторые из них могут видеть документы, на открытие которых у них нет разрешений.

Если вы используете Exchange, документы также отображаются в папке Outlook, так что переслать их другим пользователям не составит труда.

Отправка документа из почтового ящика сайта.

Хотите узнать больше?    Ознакомьтесь со статьей Подготовка к использованию почтовых ящиков сайта в Office 365.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×