Использование отчетов и диаграмм в диспетчере контактов

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Отчет — отличный инструмент для получения подробных сведений в вашей учетные записи бизнес-контактов, интересов, возможных сделок, бизнес-проектов и маркетинговые действия. Можно открыть десятки отчеты по умолчанию в Диспетчер контактов для Outlook плюс изменить, сохранить, обновление и повторно использовать практически неограниченное число дополнительные отчеты.

В этой статье описаны возможности Диспетчер контактов для Outlook отчета и как можно работать с отчетами, настраивать их и использовать их для запуска другие операции бизнес.

В этой статье

Открытие и изменение отчета

Сохранение, обновление или печать открыть отчет

Создание диаграммы на основе отчета

Экспорт отчета в Excel или в другую программу для анализа

Запуск маркетинговое действие из отчета

Открытие отчетов на мини-приложения

Просмотрите список стандартные отчеты

Открытие и изменение отчета

Диспетчер контактов для Outlook предоставляет много предварительно определенных отчетов. Если вы не видите, что вам нужно, откройте отчет об ошибке и измените его при необходимости. Можно также сохранить пользовательские отчеты для повторного использования более поздней версии.

Открытие отчета

  1. На ленте щелкните вкладку отчеты о доступных отчетов, сгруппированные по их связанные рабочие области: Управление контактами, продаж, маркетинга или Бизнес-проектов. Группа Open содержатся отчеты, которые были изменены и сохранены.

    Вкладка "Отчеты" на ленте

  2. Чтобы открыть предварительно определенных отчетов, нажмите кнопку для типа отчет, который вы хотите просмотреть и нажмите кнопку название отчета в списке.

  3. Чтобы открыть измененный отчет, который вы сохранили, щелкните Сохраненных отчетов, щелкните имя отчета в диалоговом окне Открытие сохраненных отчетов и нажмите кнопку Открыть.

Совет: Если вы еще не уверены какие группа или категория содержит отчет, который вы ищете, просмотрите список стандартные отчеты.

Изменение отчета обратитесь Изменить отчет, чтобы сделать его более полезным.

К началу страницы

Изменение отчета

У вас есть немало контролировать внешний вид отчетов Диспетчер контактов для Outlook.

В этом разделе:

Изменение макета отчета

Изменение отчета, чтобы сделать его более полезным

Изменение макета отчета

Чтобы изменить макет или внешний вид отчета несколькими способами. Эти методы можно использовать по отдельности или в сочетании; Порядок изменения, внесенные не имеет значения.

  • Использование области настроить отчет    На ленте в группе " Макет " выберите один из вариантов, чтобы открыть Область настроить отчет:

    • Выберите столбец. Если вы хотите изменить, какие столбцы отображаются, нажмите эту кнопку и затем щелкните значок + (плюс) входить развернуть список и просмотреть все элементы в ней. Доступных параметров зависит от отчет, который вы изменяете. Установите флажки для столбцов, которые нужно отобразить и снимите флажки для элементов, которые вы не хотите видеть в отчете.

    • Верхний и нижний колонтитулы. Если вы хотите добавить верхний или нижний колонтитул в отчет или добавление заметок к отчету, нажмите эту кнопку и затем установите флажки и введите данные для столбцов, которые нужно отобразить. Снимите флажки для столбцов, которые вы не хотите видеть в отчете.

    • Шрифты. Если вы хотите изменить способ отображения шрифты и числа, нажмите кнопку шрифты. Нажмите кнопку Параметры, которые вы хотите изменить и обновите их нужным образом. Вы можете изменить шрифт в теле отчета на наклеек для строк и столбцов, а в числовых полей для промежуточных и итоговых значений.

  • С помощью элементов управления Сортировка и фильтрация     На ленте в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.

    • Фильтр. Можно ограничить результаты, отображаемые в отчете с помощью фильтрации отчета. Подробнее о фильтрации отчета: Отбор записей в диспетчере контактов.

    • По возрастанию или по убыванию. Выберите один из следующих вариантов, чтобы изменить порядок сортировки записей в отчете. По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке по полю первичного в отчете. Например в отчете под названием бизнес-контакты по счету, в списке изначально сортируется путем имя учетной записи. В разделе имя учетной записи каждого бизнес-контакт, связанные с учетной записью будет отображаться в алфавитном порядке.

      Совет: Сведения в поле Полное имя отображаются имена. При включении заголовки в поле полное имя в поле Сортировать включены заголовки. Например полное имя Lacerda Василий главный перечислялись в разделе S.

  • Изменение порядка столбцов     Чтобы изменить порядок столбцов в отчете, просто щелкните имя столбца и перетащите ее в нужное место.

  • Сортировка элементов в поле дополнительный данных    Чтобы изменить порядок текстовых или числовых значений в дополнительного поля, щелкните имя поля в отчете. Например в отчете под названием Бизнес-контакты по учетной записи, можно щелкнуть столбец Название организации контакта, чтобы отсортировать имена перечисленных бизнес-контакты в разделе каждое имя учетной записи в обратном алфавитном порядке. Щелкните заголовок столбца еще раз, чтобы восстановить исходный порядок. Аналогичным образом Если щелкнуть имя столбца адрес - ZIP список бизнес-контактов в разделе каждое имя учетной записи отсортирована в обратном порядке числовой.

  • Свернуть или развернуть группы в поле дополнительный данных     Нажмите кнопку - (знак минус) на любую строку отчет, чтобы свернуть все дочерние элементы и отобразить только первая строка текста отчета. Например в отчете под названием Бизнес-контакты по учетной записи, можно щелкнуть - (знак минус) по имени учетной записи, чтобы скрыть список связанных бизнес-контактов. Чтобы указать, что список свернута, (знак минус) изменится на + (знак плюс). Эта функция может быть полезным для уменьшения размера и сложности отчета. Чтобы развернуть группу, щелкните знак плюс +.

К началу страницы

Изменение отчета, чтобы сделать его более полезным

Существует несколько способов, вы можете изменить отчеты, чтобы сделать их более полезным для себя или для коллег.

  • Фильтрация результатов    После открытия отчета с помощью простых и расширенных фильтров исключение определенных записей из отчета. Фильтрация результатов отчета можно использовать для различных задач. Например отчет на интересы, отфильтрованные по расположение — мастерству основой Прямая почтовая маркетинговой кампании о событии, которое вы планируете в области. Дополнительные сведения о фильтрации Отбор записей в диспетчере контактовсм.

  • Изменение внешнего вида    Обновление вида отчетов сведения в статье Изменение макета отчета

  • Данные настройки    Прежде чем даже открыть отчет, можно внести значительных изменениях в его, сведения о настройках как пользовательские поля или изменения записей по умолчанию в различных списках. Добавьте пользовательские поля форма интерес, например, необходимой информации отраслевых записи, а также создавать отчеты на их основе. Изменение параметров, доступных в списке, а эти параметры становятся столбцов данных в отчете Далее.

Дополнительные сведения об изменении значений в списках, просмотр Создать и настроить типы записей, а также списки.

Примечание: Если определяемое пользователем поле, добавленное в отчет будет удален из вашей база данных Диспетчера контактов, сохраненного отчета не будет отображаться информация из удаленных поля. Если Экспорт отчета с данными в Excel, прежде чем удалить поля, эти отчеты не влияет на.

К началу страницы

Исправление ошибок данных в отчете

Как просмотреть журнал за отчета, может избежать ошибок, которые нужно исправить. Например может появиться, что была связана с другую учетную запись бизнес-контакта. Такая ошибка не будет исправлено в отчете, но должны быть исправлены отдельных записях.

Чтобы исправить ошибку, в этом примере, откройте запись бизнес-контакта и на Главной странице записи, в поле Связанный партнер введите правильную учетную запись. Если затем вернуться к отчету и в группе " действия ", нажмите кнопку Обновить, верна отчета.

К началу страницы

Сохранение, обновление или печать открыть отчет

После просмотра отчета, может потребоваться сохранить изменения, сделанные на него, обновить данные или распечатать отчет. Начните с открыть отчет для выполните любое из указанных ниже действий.

Сохранить измененного отчета

Нет необходимости сохранить отчет, который вы еще не изменен, так как она доступна на вкладке " отчеты " на ленте. Сохраненных отчетов хранятся в базе данных Диспетчер контактов для Outlook.

  1. На ленте перейдите на вкладку отчеты, а затем выберите нужный тип отчета, который вы хотите открыть и нажмите кнопку название отчета, чтобы открыть его.

  2. Настроить отчет, как описано в разделе Откройте и измените отчета.

  3. Откройте на ленте в группе действия нажмите кнопку Сохранить как.

  4. В поле Сохранить как диалоговое окно, которое открывается введите имя для отчета и нажмите кнопку ОК.

Чтобы открыть отчет о настроенных, щелкните Сохраненных отчетов.

Совет: Отчет сохраняется в той же категории отчет, который изменил Создание сохраненного отчета.

Обновление данных в отчете

Данные отчета обновляются при каждом открытии сохраненного отчета. Можно также обновить ее при необходимости.

  1. На ленте перейдите на вкладку отчеты, а затем выберите нужный тип отчета, который вы хотите открыть и нажмите кнопку название отчета, чтобы открыть его.

  2. Откройте на ленте в группе действия нажмите кнопку Обновить.

Печать отчета

  1. На ленте перейдите на вкладку отчеты, а затем выберите нужный тип отчета, который вы хотите открыть и нажмите кнопку название отчета, чтобы открыть его.

  2. Откройте на ленте в группе действия нажмите кнопку Печать.

К началу страницы

Создание диаграммы на основе отчета

Большинство отчетов в диспетчере контактов для Outlook и пользовательские отчеты, созданные вами из отчета, можно создать диаграмму. Отчеты, которые могут отображаться в виде диаграммы будут отображаться активной кнопка "Диаграмма" ( chart button ) на ленте. Не удается просмотреть отчеты, не имеющие данных как диаграммы.

  1. Откройте отчет, который вы хотите видеть в виде диаграммы.

  2. На ленте в группе Показать нажмите кнопку Диаграмма. Если диаграмма слишком велико для отображения на своем мониторе, горизонтальная полоса прокрутки будут отображены под диаграммой.

    Совет: Если вы хотите создать более сложную диаграмм, экспортировать данные отчета в Excel и с ее помощью можно создать диаграмму. Дополнительные сведения об экспорте данных отчета в Excel читайте в статье Экспорт отчета в Microsoft Excel или другую программу для анализа.

chart example

  1. Настройка диаграммы с помощью элементов управления в группе " диаграммы " на ленте.

  2. Метки     Нажмите кнопку подписи для добавления или удаления названия оси и легенды.

  3. Значения     Щелкните значения, чтобы выбрать данные, отображаемые в отчете. Например на диаграмме для возможности по источникам можно отобразить Номер возможностей    или Выручка данные.

  4. Ожидаемое    и Общее    установите следующие флажки, если нужно диаграммы, чтобы отобразить фактические выручки и ожидаемый доход.

    Примечание: Эти флажки не доступны в каждой диаграмме.

К началу страницы

Экспорт отчета в Excel или в другую программу для анализа

Легко Диспетчер контактов для Outlook отчета можно экспортировать в Microsoft Excel или другую программу для углубленного анализа. Чтобы экспортировать данные отчета с программой, Excel, сначала экспортировать данные в Excel. Нажмите в Excel, можно сохранить данные в формате, который можно открыть в другой программе. Например можно открыть файла Excel, сохраненные в формате файла текст с разделителями-запятыми (.csv) в различных программах.

Выполните одно из следующих действий:

Сохранить отчет в виде файла Excel на компьютере   

  1. Откройте отчет, который вы хотите экспортировать данные в Excel.

  2. Откройте на ленте в группе действия нажмите кнопку Экспорт в Excel. Отчет откроется в Microsoft Excel.

  3. В Excel нажмите кнопку Сохранить, чтобы открыть диалоговое окно Сохранить как. Выберите более 20 форматы файлов для сохранения в отчете.

По электронной почте как вложение файла Excel   

  1. Откройте отчет, который нужно отправить по электронной почте.

  2. Откройте на ленте в группе действия нажмите кнопку Отправить по электронной почте. Формы сообщения электронной почты Outlook откроется с отчетом, вложенных в виде файла Excel (.xlsx формат).

  3. Заполните строках Кому и Тема, введите сообщение (необязательно) и нажмите кнопку Отправить.

К началу страницы

Запуск маркетинговое действие из отчета

Можно использовать отчет, содержащий адреса, телефонные номера или адреса электронной почты из учетных записей, бизнес-контакты или интересы для запуска маркетинговое действие в Диспетчер контактов для Outlook.

  1. Откройте отчет, который вы хотите использовать в качестве основы маркетинговое действие.

  2. Нажмите сочетание клавиш CTRL + A, чтобы выделить все записи в списке.

  3. На ленте в группе связь щелкните Новый список звонков, Массовой рассылки или Прямая почтовая реклама и нажмите кнопку Все получатели или Выбран получателей.

  4. В маркетингового мероприятия открывшейся форме создайте список получателей действия и содержимое.

    Дополнительные сведения о создании списка обзвона в статье Создание и использование списки обзвона в диспетчере контактов. Сведения о создании другие маркетинговые действия читайте в статье маркетинг товаров и услуг в диспетчере контактов.

К началу страницы

Открытие отчетов на мини-приложения

Чтобы открыть отчет из гаджет, щелкните значок отчета на мини-приложения. Отчеты, открытые в мини-приложения работают так же, как отчеты открыт на ленте.

Дополнительные сведения о гаджетах см. в статье Использование гаджетов в Диспетчере контактов.

К началу страницы

Просмотрите список стандартные отчеты

Ниже приведен список стандартные отчеты, доступные в Диспетчер контактов для Outlook упорядочены по тип записи.

Совет: Большинство отчеты могут быть преобразованы в диаграмме, как описано в разделе Создание диаграммы из отчета.

Учетная запись отчетов    

  • Партнеры по назначениям

  • Учетные записи по городу

  • Партнеры по область, край

  • Партнеры по почтового индекса

  • Партнеры по территории

  • Партнеры по категориям

  • Партнеры по оценке

  • Партнеры по состояние оплаты

  • Партнеры по источникам

  • Сводка учетной записи действий

  • Действия по учетной записи

  • Пропущенные организации

  • Экспресс-список партнеров

Бизнес-контакта отчетов    

  • Бизнес-контакты по учетной записи

  • Бизнес-контакты по назначениям

  • Бизнес-контакты по городу

  • Бизнес-контакты по область, край

  • Бизнес-контакты по почтового индекса

  • Бизнес-контакты по категориям

  • Бизнес-контакты по оценке

  • Бизнес-контакты по состоянию оплаты

  • Бизнес-контакты по источникам

  • Бизнес-контакты по Годовщина

  • Бизнес-контакты по день рождения

  • Бизнеса Сводка действий по контактам

  • Действия по бизнес-контакта

  • Забытые бизнес-контакты

  • Список быстрого бизнес-контактов

Ведущие отчетов

  • Интересы по назначениям

  • Интересы по назначенных и рейтинг

  • Интересы по оценкам

Отчеты о возможностях

  • Возможности по продуктам или позициям услуг

  • Возможности по назначениям

  • Возможности по источникам

  • Возможности по учетной записи

  • Возможности по бизнес-контакта

  • Просроченные возможности

  • Воронки продаж

  • Канал продаж

  • Действия по возможностям

Другие отчеты о продажах

  • Лучшие клиенты по доход: учетных записей

  • Лучшие клиенты по доход: бизнес-контакты

  • Основные продукты: Хиты продаж

  • Основные продукты: Наиболее прибыльные товары

  • Основные продукты: Товары с максимальной маржой

  • Самые популярные источники: По количеству идей

  • Самые популярные источники: По объем продаж

  • Неактивные клиенты: За последние 30 дней

  • Неактивные клиенты: В течение последних 90 дней

  • Неактивные клиенты: За последние 180 дней

  • Неактивные клиенты: За последние 365 дней

Отчеты по маркетингу

  • Возможные сделки в разрезе маркетинговых мероприятий

  • Бизнес-контакты в разрезе маркетинговых мероприятий

  • Бизнес-партнеры в разрезе маркетинговых мероприятий

  • Маркетинговые мероприятия в разрезе кампаний

  • Маркетинговые мероприятия в разрезе их типов

  • Журналы звонков по спискам обзвона

Отчеты бизнес-проектов

  • Бизнес-проекты - все

  • Бизнес-проекты - выполнения Далее

  • Бизнес-проекты - просроченные

  • Бизнес-проекты по состоянию

  • Бизнес-проекты по дате выполнения

  • Бизнес-проекты по назначениям

  • Бизнес-проекты по типу

  • Бизнес-проекты по приоритету

  • Бизнес-проекты по учетной записи

  • Бизнес-проекты по бизнес-контакта

  • Задачи — проекта все

  • Задачи — проекта выполнения Далее

  • Задачи проекта — просроченные

  • Задачи проекта по проекту

  • Задачи проекта по назначениям

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×