Использование отчетов и диаграмм в Диспетчере контактов

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Отчет — отличный инструмент для получения подробных сведений в вашей учетные записи бизнес-контактов, интересов, возможных сделок, бизнес-проектов и маркетинговые действия. Можно открыть десятки отчеты по умолчанию в Диспетчер контактов для Outlook плюс изменить, сохранить, обновление и повторно использовать практически неограниченное число дополнительные отчеты.

В этой статье описаны возможности Диспетчер контактов для Outlook отчета и как можно работать с отчетами, настраивать их и использовать их для запуска другие операции бизнес.

В этой статье

Открытие и изменение отчета

Сохранение, обновление или печать открытого отчета

Создание диаграммы из отчета

Экспорт отчета для анализа в Excel или другую программу

Выполнение маркетингового действия из отчета

Открытие отчета из гаджета

Просмотр списка стандартных отчетов

Открытие и изменение отчета

Диспетчер контактов для Outlook предоставляет много предварительно определенных отчетов. Если вы не видите, что вам нужно, откройте отчет об ошибке и измените его при необходимости. Можно также сохранить пользовательские отчеты для повторного использования более поздней версии.

Открытие отчета

  1. На ленте щелкните вкладку отчеты о доступных отчетов, сгруппированные по их связанные рабочие области: Управление контактами, продаж, маркетинга или Бизнес-проектов. Группа Open содержатся отчеты, которые были изменены и сохранены.

    Вкладка "Отчеты" на ленте

  2. Чтобы открыть готовый отчет, нажмите кнопку нужного типа отчета и выберите в списке название отчета.

  3. Чтобы открыть измененный и сохраненный отчет, нажмите кнопку Сохраненные отчеты, выберите название отчета в диалоговом окне Открыть сохраненные отчеты и нажмите кнопку Открыть.

Совет : Если вы не уверены в том, к какой группе или категории относится нужный отчет, просмотрите список стандартных отчетов.

Дополнительные сведения об изменении отчета см. в разделе Изменение отчета для повышения его полезности.

К началу страницы

Изменение отчета

У вас есть немало контролировать внешний вид отчетов Диспетчер контактов для Outlook.

В этом разделе:

Изменение макета отчета

Изменение отчета для повышения его полезности

Изменение макета отчета

Есть несколько способов изменения макета или вида отчета. Их можно использовать по отдельности или комбинировать; порядок внесения изменений не имеет значения.

  • Использование области настроить отчет    На ленте в группе " Макет " выберите один из вариантов, чтобы открыть Область настроить отчет:

    • Выбор столбца. Если нужно изменить способ отображения столбцов, нажмите эту кнопку, а затем нажмите значок + (плюс), чтобы раскрыть список и просмотреть все элементы. Доступные варианты зависят от изменяемого отчета. Установите флажки для столбцов, которые нужно отобразить, и снимите флажки для элементов, которые нужно убрать из отчета.

    • Колонтитулы. Если нужно добавить в отчет колонтитулы или добавить заметки к отчету, нажмите эту кнопку, а затем установите флажки и введите данные для столбцов, которые нужно показать. Снимите флажки для столбцов, которые нужно убрать из отчета.

    • Шрифты. Если нужно изменить отображение шрифтов и чисел, нажмите кнопку Шрифты. Выберите нужные параметры и обновите их в соответствии с требованиями. Можно изменить шрифт тела отчета, подписей строк и столбцов, а также числовых полей с общими и промежуточными итогами.

  • С помощью элементов управления Сортировка и фильтрация     На ленте в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.

    • Фильтр. Можно ограничить результаты, отображаемые в отчете с помощью фильтрации отчета. Подробнее о фильтрации отчета: Отбор записей в диспетчере контактов.

    • По возрастанию или По убыванию. Выберите один из этих вариантов, чтобы изменить порядок сортировки записей в отчете. По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке на основе главного поля в отчете. Например, в отчете с названием "Бизнес-контакты по партнеру" список изначально отсортирован по имени партнера. Под именем партнера все связанные с ним бизнес-контакты отображаются в алфавитном порядке.

      Совет : Отображение имен по данным из поля Полное имя. Если к полному имени было добавлено обращение, эти обращения будут включены в сортировку. Например, полное имя "Г-н Сергей Климов" будет представлено в списке, начиная со слова "Г-н"

  • Изменение порядка столбцов     Чтобы изменить порядок столбцов в отчете, просто щелкните имя столбца и перетащите ее в нужное место.

  • Сортировка элементов в поле дополнительный данных    Чтобы изменить порядок текстовых или числовых значений в дополнительного поля, щелкните имя поля в отчете. Например в отчете под названием Бизнес-контакты по учетной записи, можно щелкнуть столбец Название организации контакта, чтобы отсортировать имена перечисленных бизнес-контакты в разделе каждое имя учетной записи в обратном алфавитном порядке. Щелкните заголовок столбца еще раз, чтобы восстановить исходный порядок. Аналогичным образом Если щелкнуть имя столбца адрес - ZIP список бизнес-контактов в разделе каждое имя учетной записи отсортирована в обратном порядке числовой.

  • Свернуть или развернуть группы в поле дополнительный данных     Нажмите кнопку - (знак минус) на любую строку отчет, чтобы свернуть все дочерние элементы и отобразить только первая строка текста отчета. Например в отчете под названием Бизнес-контакты по учетной записи, можно щелкнуть - (знак минус) по имени учетной записи, чтобы скрыть список связанных бизнес-контактов. Чтобы указать, что список свернута, (знак минус) изменится на + (знак плюс). Эта функция может быть полезным для уменьшения размера и сложности отчета. Чтобы развернуть группу, щелкните знак плюс +.

К началу страницы

Изменение отчета для повышения его полезности

Есть несколько способов, с помощью которых можно сделать отчеты более полезными для себя и коллег.

  • Фильтрация результатов    После открытия отчета с помощью простых и расширенных фильтров исключение определенных записей из отчета. Фильтрация результатов отчета можно использовать для различных задач. Например отчет на интересы, отфильтрованные по расположение — мастерству основой Прямая почтовая маркетинговой кампании о событии, которое вы планируете в области. Дополнительные сведения о фильтрации Отбор записей в диспетчере контактовсм.

  • Изменение внешнего вида    Обновление вида отчетов сведения в статье Изменение макета отчета

  • Данные настройки    Прежде чем даже открыть отчет, можно внести значительных изменениях в его, сведения о настройках как пользовательские поля или изменения записей по умолчанию в различных списках. Добавьте пользовательские поля форма интерес, например, необходимой информации отраслевых записи, а также создавать отчеты на их основе. Изменение параметров, доступных в списке, а эти параметры становятся столбцов данных в отчете Далее.

Дополнительные сведения об изменении значений в списках, просмотр Создать и настроить типы записей, а также списки.

Примечание : Если определяемое пользователем поле, добавленное в отчет будет удален из вашей база данных Диспетчера контактов, сохраненного отчета не будет отображаться информация из удаленных поля. Если Экспорт отчета с данными в Excel, прежде чем удалить поля, эти отчеты не влияет на.

К началу страницы

Исправление ошибок данных в отчете

При просмотре отчета могут быть обнаружены ошибки, требующие исправления. Например, может оказаться, что бизнес-контакт был связан с неправильным партнером. Ошибку такого типа нельзя исправить в отчете, но ее необходимо исправить в отдельных записях.

Чтобы исправить ошибку в этом примере, откройте запись бизнес-контакта и на ее общей странице в поле Связанный партнер укажите правильного партнера. Если вернуться в отчет и в группе Действия нажать кнопку Обновить, отчет будет исправлен.

К началу страницы

Сохранение, обновление или печать открытого отчета

После проверки отчета можно сохранить любые внесенные в него изменения, обновить данные или распечатать отчет. До выполнения любого из этих действий нужно открыть отчет.

Сохранение измененного отчета

Нет необходимости сохранить отчет, который вы еще не изменен, так как она доступна на вкладке " отчеты " на ленте. Сохраненных отчетов хранятся в базе данных Диспетчер контактов для Outlook.

  1. Откройте на ленте вкладку Отчеты, а затем выберите нужный тип отчета и щелкните название отчета, чтобы открыть его.

  2. Настройте отчет, как описано в разделе Открытие и изменение отчета.

  3. На ленте в группе Действия нажмите кнопку Сохранить как.

  4. В открывшемся диалоговом окне Сохранить как введите название отчета и нажмите кнопку ОК.

Чтобы открыть настроенный отчет, нажмите кнопку Сохраненные отчеты.

Совет :  Отчет сохраняется в той же категории, что и у отчета, который был изменен для создания сохраненного отчета.

Обновление данных в отчете

Данные отчета обновляются при каждом открытии сохраненного отчета. Их также можно обновлять при необходимости.

  1. Откройте на ленте вкладку Отчеты, а затем выберите нужный тип отчета и щелкните название отчета, чтобы открыть его.

  2. На ленте в группе Действия нажмите кнопку Обновить.

Печать отчета

  1. Откройте на ленте вкладку Отчеты, а затем выберите нужный тип отчета и щелкните название отчета, чтобы открыть его.

  2. На ленте в группе Действия нажмите кнопку Печать.

К началу страницы

Создание диаграммы из отчета

Большинство отчетов в диспетчере контактов для Outlook и пользовательские отчеты, созданные вами из отчета, можно создать диаграмму. Отчеты, которые могут отображаться в виде диаграммы будут отображаться активной кнопка "Диаграмма" ( chart button ) на ленте. Не удается просмотреть отчеты, не имеющие данных как диаграммы.

  1. Откройте отчет, который нужно вывести в виде диаграммы.

  2. На ленте в группе Показать нажмите кнопку Диаграмма. Если диаграмма слишком широка для отображения на мониторе, под ней появится горизонтальная полоса прокрутки.

    Совет : Если нужно создать более сложные диаграммы, экспортируйте данные отчета в Excel и используйте эту программу для создания диаграммы. Дополнительные сведения об экспорте данных в Excel см. в разделе Экспорт отчета для анализа в Excel или другую программу.

chart example

  1. Для настройки диаграмм используйте элементы управления в группе Диаграмма на ленте.

  2. Метки     Нажмите кнопку подписи для добавления или удаления названия оси и легенды.

  3. Значения     Щелкните значения, чтобы выбрать данные, отображаемые в отчете. Например на диаграмме для возможности по источникам можно отобразить Номер возможностей    или Выручка данные.

  4. Ожидаемое    и Общее    установите следующие флажки, если нужно диаграммы, чтобы отобразить фактические выручки и ожидаемый доход.

    Примечание :  Эти флажки доступны не для всех диаграмм.

К началу страницы

Экспорт отчета для анализа в Excel или другую программу

Легко Диспетчер контактов для Outlook отчета можно экспортировать в Microsoft Excel или другую программу для углубленного анализа. Чтобы экспортировать данные отчета с программой, Excel, сначала экспортировать данные в Excel. Нажмите в Excel, можно сохранить данные в формате, который можно открыть в другой программе. Например можно открыть файла Excel, сохраненные в формате файла текст с разделителями-запятыми (.csv) в различных программах.

Выполните одно из следующих действий.

Сохранение отчета в файле Excel   

  1. Откройте отчет, который нужно экспортировать в Excel.

  2. На ленте в группе Действия нажмите кнопку Экспорт в Excel. Отчет откроется в Excel.

  3. В Excel нажмите кнопку Сохранить, чтобы открыть диалоговое окно Сохранить как. Выберите из более чем 20 вариантов нужный формат сохранения отчета.

Отправка отчета по электронной почте в виде вложенного файла Excel   

  1. Откройте отчет, который нужно отправить в виде вложения в сообщение электронной почты.

  2. На ленте в группе Действия нажмите кнопку Отправить по электронной почте. Откроется форма сообщения электронной почты Outlook со вложенным в него файлом Excel (в формате XLSX).

  3. Заполните поле Кому и Тема, введите (необязательный) текст сообщения и нажмите кнопку Отправить.

К началу страницы

Выполнение маркетингового действия из отчета

Можно использовать отчет, содержащий адреса, телефонные номера или адреса электронной почты из учетных записей, бизнес-контакты или интересы для запуска маркетинговое действие в Диспетчер контактов для Outlook.

  1. Откройте отчет, котоый нужно использовать в качестве основы маркетинговой деятельности.

  2. Нажмите сочетание клавиш CTRL + A, чтобы выделить все записи в списке.

  3. На ленте в группе Связь нажмите кнопку Создать список обзвона, Групповая рассылка или Прямая почтовая реклама, а затем выберите пункт Все получатели или Выбранные получатели.

  4. В открывшейся форме маркетингового действия создайте список получателей для действия и содержимого.

    Дополнительные сведения о создании списка обзвона в статье Создание и использование списки обзвона в диспетчере контактов. Сведения о создании другие маркетинговые действия читайте в статье маркетинг товаров и услуг в диспетчере контактов.

К началу страницы

Открытие отчета из гаджета

Чтобы открыть отчет из гаджет, щелкните значок отчета на мини-приложения. Отчеты, открытые в мини-приложения работают так же, как отчеты открыт на ленте.

Дополнительные сведения о мини-приложения читайте в статье Использование мини-приложения в диспетчере контактов.

К началу страницы

Просмотр списка стандартных отчетов

Ниже приведен список стандартные отчеты, доступные в Диспетчер контактов для Outlook упорядочены по тип записи.

Совет : Большинство отчетов можно преобразовать в диаграмму, как описано в разделе Создание диаграммы из отчета.

Учетная запись отчетов    

  • Партнеры по назначению

  • Партнеры по городу

  • Партнеры по области, республике, краю, округу

  • Партнеры по почтовому индексу

  • Партнеры по территории

  • Партнеры по категории

  • Партнеры по рейтингу партнера

  • Партнеры по состоянию оплаты

  • Партнеры по источнику

  • Сводка о деятельности партнера

  • Деятельность по партнеру

  • Забытые партнеры

  • Быстрый список партнеров

Бизнес-контакта отчетов    

  • Бизнес-контакты по партнеру

  • Бизнес-контакты по назначению

  • Бизнес-контакты по городу

  • Бизнес-контакты по области, республике, краю, округу

  • Бизнес-контакты по почтовому индексу

  • Бизнес-контакты по категории

  • Бизнес-контакты по рейтингу партнера

  • Бизнес-контакты по состоянию оплаты

  • Бизнес-контакты по источнику

  • Бизнес-контакты по годовщине

  • Бизнес-контакты по дню рождению

  • Сводка о деятельности бизнес-контакта

  • Деятельность по бизнес-контакту

  • Забытые бизнес-контакты

  • Быстрый список бизнес-контактов

Отчеты об интересах

  • Интересы по назначению

  • Интересы по назначению и рейтингу партнера

  • Интересы по рейтингу партнера

Отчеты о возможностях

  • Возможности по продукту или услуге

  • Возможности по назначению

  • Возможности по источнику

  • Возможности по партнеру

  • Возможности по бизнес-контакту

  • Просроченные возможности

  • Воронка продаж

  • Канал продаж

  • Действия по возможности

Прочие отчеты о продажах

  • Важные клиенты по доходу: партнеры

  • Важные клиенты по доходу: бизнес-контакты

  • Наиболее популярные товары: лидеры продаж

  • Наиболее популярные товары: самые прибыльные товары

  • Наиболее популярные товары: товары с наибольшей валовой прибылью

  • Самые популярные источники: по объему интереса

  • Самые популярные источники: по итогу продаж

  • Неактивные клиенты: за последние 30 дней

  • Неактивные клиенты: за последние 90 дней

  • Неактивные клиенты: за последние 180 дней

  • Неактивные клиенты: за последние 365 дней

Отчеты о маркетинге

  • Возможности по маркетинговой деятельности

  • Бизнес-контакты по маркетинговой деятельности

  • Партнеры по маркетинговой деятельности

  • Маркетинговые деятельности по кампании

  • Маркетинговые деятельности по типу

  • Журналы звонков по списку обзвона

Отчеты о бизнес-проектах

  • Бизнес-проекты – все

  • Бизнес-проекты – в очереди

  • Бизнес-проекты – просроченные

  • Бизнес-проекты по состоянию

  • Бизнес-проекты по сроку

  • Бизнес-проекты по назначению

  • Бизнес-проекты по типу

  • Бизнес-проекты по приоритету

  • Бизнес-проекты по партнеру

  • Бизнес-проекты по бизнес-контакту

  • Задачи проекта – все

  • Задачи проекта – в очереди

  • Задачи проекта – просроченные

  • Задачи проекта по проекту

  • Задачи проекта по назначению

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×