Использование объектов базы данных и управление ими при помощи области навигации

В Access 2010 объекты базы данных отображаются в области навигации, которая впервые была реализована в Access 2007. Окно базы данных, доступное в более ранних версиях, не поддерживается.

В области навигации можно настроить категории и группы объектов. Кроме того, можно скрыть объекты, группы и даже саму область навигации. Access 2010 включает несколько готовых категорий и позволяет создавать настраиваемые категории и группы.

Примечание : Область навигации недоступна при использовании веб-базы данных в браузере. Однако область навигации можно использовать, если веб-база данных открыта с помощью Access.

В этой статье:

Общие сведения

Выбор категории

Отображение и сортировка объектов

Поиск объектов в базе данных

Создание и изменение настраиваемых категорий и групп

Добавление объектов в настраиваемую группу

Удаление и восстановление ярлыков в настраиваемых группах

Скрытие объектов и групп

Отображение объектов и групп

Общие сведения

Область навигации является центральным местом просмотра всех Access 2010 и доступа к ним. Когда в Access 2010 открывается база данных, по умолчанию область навигации отображается вдоль левой стороны рабочей области.

Общая настройка области навигации

Способы настройки вида панели переходов описаны ниже.

Цель

Действие

Изменение ширины области навигации

Установите указатель правой границе области навигации и, когда указатель примет вид двойной стрелки, перетащите границу, чтобы увеличить или уменьшить ширину области.

Открытие и закрытие области навигации

Чтобы открыть или закрыть область навигации, нажмите кнопку Открыть/закрыть границу области навигации Кнопка открытия и закрытия границы области навигации в Access или нажмите клавишу F11.

Область переходов в закрытом и открытом виде

Использование объектов базы данных

Любой объект в области навигации можно использовать, дважды щелкнув его. Если объект щелкнуть правой кнопкой мыши, появится контекстное меню, которое позволяет выполнить различные действия, например открыть объект в режиме конструктора.

Категории и группы

Объекты в базе данных можно организовать в категории и группы. Категории позволяют упорядочить объекты в области навигации, а группы — отфильтровать объекты, упорядоченные в категории.

Например, на приведенном выше рисунке Все объекты Access — это категория, а Таблицы, Запросы, Формы и Отчеты — группы.

При выборе категории все объекты упорядочиваются в группы, которые содержит категория. Например, если выбрать категорию Таблицы и связанные представления, то элементы будут упорядочены в одну группу на таблицу, при этом каждая группа будет содержать ярлыки для всех объектов, использующих таблицу: запросов, форм, отчетов и т. д. Если объект использует несколько таблиц, он появляется во всех соответствующих группах.

К началу страницы

Выбор категории

Когда создается база данных, по умолчанию отображается категория Таблицы и связанные представления и группа Все таблицы. Каждая база данных также содержит категорию с именем Настраиваемая, которую можно использовать для создания настраиваемого представления объектов. Кроме того, в Access доступны еще две предопределенных категории, которые можно выбирать в соответствии с требованиями к отображению объектов.

Категория

Описание

Тип объекта

Просмотр всех объектов базы данных с сортировкой по типу.

Дата создания

и

Дата последнего изменения

Поиск объектов, созданных или измененных на конкретную дату или в указанном диапазоне дат. Результаты можно фильтровать при помощи категорий Сегодня и Все даты. В этих категориях объекты отображаются по дате создания или последнего изменения в порядке убывания.

Например, если в базе данных «Борей», которая устанавливается с Access, отобразить группу Все таблицы, можно увидеть различные объекты, связанные с каждой таблицей. Таблица всегда указывается первой, а за ней следуют объекты, которые зависят от данных в этой таблице. На приведенном ниже рисунке в группе «Сотрудники» отображается таблица «Сотрудники», за которой следуют объекты, связанные с таблицей «Сотрудники». Аналогичным образом выглядят таблицы «Поставщики» и «Клиенты».

Область переходов, содержащая таблицы в группах и объекты, связанные с каждой из таблиц

Каждый раз при выборе встроенной категории в Access включается глобальная группа, которая содержит все объекты базы данных. Глобальную группу для категории можно с легкостью найти, выполнив поиск по фразе, состоящей из слова Все и имени группы. Например, если выбрана категория Таблицы и связанные представления, глобальная группа будет иметь имя Все таблицы.

К началу страницы

Отображение и сортировка объектов

Можно выбрать способ отображения объектов базы данных в области навигации. Например, можно задать вывод на экран дат создания и изменения либо выбрать способ отображения объектов в виде значков или списка. По умолчанию объекты в области навигации отсортированы по типу объекта в алфавитном порядке по возрастанию, однако при необходимости параметры сортировки можно изменить. Чтобы задать параметры отображения и сортировки объектов, выполните следующие действия:

  • Щелкните правой кнопкой мыши верхнюю часть область навигации, чтобы открыть контекстное меню, а затем выполните одно из следующих действий:

    • Чтобы изменить способ отображения объектов, установите указатель на кнопке Вид и выберите значение Сведения, Значок или Список.

    • Чтобы просмотреть все группы в базе данных, нажмите кнопку Показать все группы.

    • Чтобы изменить порядок сортировки объектов, установите указатель мыши на кнопке Сортировка и выберите порядок сортировки.

    • Чтобы вручную отсортировать объекты и настроить порядок отображения, нажмите кнопку Сортировка, а затем – кнопку Отключить автоматическую сортировку.

К началу страницы

Поиск объектов в базе данных

При вводе текста в поле Поиск приложение Access ищет в категории группы, содержащие объект или ярлык объекта, соответствующий условиям поиска. Группы, которые не содержат таких объектов, сворачиваются.

Примечание : Поиск объектов ведется только в категориях и группах, которые отображаются в данный момент в области навигации.

Совет : Чтобы выполнить поиск конкретного объекта по всей базе данных, выберите одну из встроенных категорий в области навигации, например Таблицы и связанные представления или Тип объекта. Это обеспечивает отображение всех групп в области навигации.

Использование поля «Поиск» для поиска объектов или ярлыков базы данных

  1. Если поле Поиск не отображается в верхней части окна «Поиск» области навигации, щелкните правой кнопкой мыши строку меню в верхней части области навигации и выберите команду Строка поиска.

  2. Введите полностью или частично имя объекта или ярлыка в поле Строка поиска.

    Поле "Строка поиска" в области навигации

    В процессе ввода знаков выполняется поиск и исключение заголовков групп, которые не содержат данной последовательности знаков.

  3. Чтобы выполнить новый поиск, нажмите кнопку Очистить строку поиска Кнопка "Очистить строку поиска" или клавишу BACKSPACE, чтобы удалить знаки, а затем введите новый текст, по которому необходимо выполнить поиск.

    Примечание : Если очистить поле Строка поиска, в области навигации снова появятся все доступные объекты.

К началу страницы

Создание и изменение настраиваемых категорий и групп

Если база данных создается без использования шаблона, по умолчанию она содержит категорию Настраиваемая, где отображается одна группа, содержащая все определенные в этой базе данных объекты. Можно переименовать эту настраиваемую категорию, создать в ней дополнительные настраиваемые группы и назначить этим группам объекты. По умолчанию к группам применяется параметр сортировки Все таблицы.

При просмотре настраиваемых категорий и групп в области навигации всегда отображаются ярлыки, указывающие на объекты. Ярлыки можно отличить по маленькой стрелке, расположенной в левом нижнем углу значка объекта.

Ярлыки в представлении настраиваемой категории

Если открыть ярлык, будет открыт объект, на который указывает этот ярлык. Однако при удалении ярлыка объект, определенный в базе данных Office Access 2007, на который указывает ярлык, не удаляется. Ярлыки можно скрывать и переименовывать без изменения данных, на которые эти ярлыки ссылаются.

Один из способов настроить объекты в базе данных – создать настраиваемые категории. Например, можно создать настраиваемую категорию, если требуется создать форму с конкретными типами кнопок или ссылок, при помощи которых будет осуществляться перемещение по базе данных. При создании настраиваемой категории она применяется только для текущей базы данных. Настраиваемые категории и группы нельзя перемещать в другие базы данных. Чтобы создать настраиваемую категорию, следует переименовать доступную по умолчанию категорию Настраиваемая или создать новую настраиваемую категорию. Ограничение числа настраиваемых категорий и групп в базе данных облегчает поиск данных.

Примечание :  Из настраиваемой категории или группы можно удалять объекты, из встроенной категории или группы – нет.

Создание настраиваемых категорий и групп и управление ими ведется в диалоговом окне Параметры переходов . В этом диалоговом окне отображается список всех определенных в базе данных категорий, а также показаны группы для выбранной категории.

Создание настраиваемой категории

При создании новой настраиваемой категории для этой категории создаются группы с именами Неназначенные объекты и Настраиваемая группа 1. По умолчанию в Office Access 2007 в группе Неназначенные объекты отсутствуют какие-либо объекты. В группе Неназначенные объекты в области навигации отображаются все объекты категории, которые не назначены ни одной из групп.

  1. Чтобы создать новую категорию, щелкните правой кнопкой мыши меню в верхней части области навигации и выберите команду Параметры переходов.

  2. В группе Категории нажмите кнопку Добавить элемент.

    В разделе Категории диалогового окна Параметры переходов появится новая категория.

  3. Введите имя новой категории, а затем нажмите клавишу ВВОД

Переименование настраиваемой категории

При наличии невостребованной настраиваемой категории можно переименовать ее вместо добавления новой настраиваемой категории.

  1. Чтобы переименовать настраиваемую категорию, щелкните правой кнопкой мыши меню в верхней части области навигации и выберите команду Параметры переходов.

  2. В группе Категории нажмите кнопку Настраиваемые, а затем – кнопку Переименовать элемент.

  3. Введите новое имя для категории и нажмите клавишу ВВОД.

После создания или переименования настраиваемой категории следует создать для нее настраиваемые группы.

Для каждой новой категории автоматически создаются группы Настраиваемая группа 1 и Неназначенные объекты. В группу Неназначенные объекты помещаются объекты, не назначенные ни одной из групп. Можно создать новую настраиваемую группу или изменить имя группы Настраиваемая группа 1 на нужное.

Создание настраиваемой группы

  1. Чтобы создать новую настраиваемую группу, щелкните правой кнопкой мыши меню в верхней части области навигации и выберите команду Параметры переходов.

  2. В группе Группы для имя категории нажмите кнопку Добавить группу.

  3. Введите имя новой группы и нажмите клавишу ВВОД.

Переименование настраиваемой группы

  1. Чтобы переименовать настраиваемую группу, щелкните правой кнопкой мыши меню в верхней части области навигации и выберите команду Параметры переходов.

  2. В группе Группы для имя категории щелкните нужную настраиваемую группу и нажмите кнопку Переименовать.

  3. Введите новое имя группы и нажмите клавишу ВВОД.

После создания настраиваемой группы в настраиваемой категории следует добавить или переместить в эту группу объекты, например таблицы.

К началу страницы

Добавление объектов в настраиваемую группу

Добавить объекты в настраиваемую группу можно несколькими различными способами, например перетащив объект (в результате будет создан ярлык), скопировав и вставив объект либо импортировав его из внешнего источника. Тем не менее, при удалении объекта из группы путем вырезания следует помнить, что это может привести к появлению проблем. Не рекомендуется вырезать объект, поскольку база данных представляет собой набор взаимодействующих компонентов и при удалении объекта из этого набора компонента функциональность базы данных может быть полностью или частично нарушена.

  • Чтобы добавить или переместить объекты базы данных в настраиваемую группу, щелкните стрелку раскрывающегося меню в верхней части области навигации, а затем щелкните созданную настраиваемую группу.

  • В группе Неназначенные объекты щелкните правой кнопкой мыши объект, который нужно добавить или переместить.

  • В контекстном меню выберите команду Добавить в группу, а затем щелкните настраиваемую группу, в которую нужно добавить объект.

Копирование и вставка объектов

  • В области навигации щелкните правой кнопкой мыши объект, который нужно скопировать, и нажмите кнопку Копировать.

  • В области навигации щелкните правой кнопкой мыши группу, куда нужно вставить объект, и выберите пункт Вставить. Объект можно также вставить в области навигации другой базы данных, открытой в Access 2010.

Еще один способ добавить объекты в базу данных – импорт таблиц из других баз данных или данных из других программ (таких как текстовые файлы и рабочие книги Microsoft Office Excel). Дополнительные сведения об импорте внешних данных см. по ссылкам в разделе См. также этой статьи.

К началу страницы

Удаление и восстановление ярлыков в настраиваемых группах

При просмотре настраиваемых объектов в области навигации фактически выполняется просмотр ярлыков, указывающих на эти объекты. Значок объекта с небольшой стрелкой, расположенной в левом нижнем углу, обозначает ярлык объекта.

Ярлыки в представлении настраиваемой категории

При переименовании ярлыка или его удалении из области навигации фактически удаляется только указатель на объект. Сам объект сохраняется в базе данных. Если ярлык объекта удаляется из настраиваемой группы в области навигации, ссылка на этот объект удаляется из данной настраиваемой группы и объект появляется в группе Неназначенные объекты области навигации.

  • Чтобы удалить ярлык, щелкните правой кнопкой мыши объект в области навигации и нажмите кнопку Удалить.

  • Чтобы восстановить ярлык объекта, переместите объект из группы Неназначенные объекты области навигации в настраиваемую группу.

Важно : Хотя встроенные и настраиваемые группы можно удалять на постоянной основе, это не рекомендуется делать, поскольку удаление групп может вызвать проблемы в базе данных. Базы данных представляют собой компоненты, взаимодействующие друг с другом, и удаление объекта из этого набора компонентов может сделать базу данных полностью или частично неработоспособной.

К началу страницы

Скрытие объектов и групп

Скрытие объекта или группы может быть более предпочтительно, чем удаление этого объекта, когда объект или группа не используется или когда необходимо ограничить доступ к ним. При скрытии объекта база данных не изменяется, в то время как удаление объекта или группы (даже если этот объект является повторением другого объекта) может сделать базу данных полностью или частично неработоспособной.

Чтобы скрыть объект или группу в области навигации, выполните одно из следующих действий:

  • Чтобы скрыть объект, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Скрыть в этой группе.

  • Чтобы скрыть группу целиком, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите команду Скрыть.

Чтобы скрыть объект или группу, которые отображаются в области навигации как неактивные, выполните следующие действия:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши строку меню вверху области навигации и выберите команду Параметры переходов.

  2. В диалоговом окне Параметры переходов снимите флажок Показывать скрытые объекты, а затем нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Отображение объектов и групп

Чтобы отобразить скрытые объекты или группы, не предоставляя доступ к ним, выполните следующие действия:

  • Щелкните правой кнопкой мыши строку меню вверху области навигации и выберите команду Параметры переходов.

  • В диалоговом окне Параметры переходов установите флажок Показывать скрытые объекты, а затем нажмите кнопку ОК.

Если скрытые объекты или группы отображаются в области навигации как скрытые, они являются неактивными. Чтобы скрыть объект или группу, которые отображаются в области навигации как неактивные, выполните следующие действия:

  • Чтобы включить объект, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Отобразить в этой группе.

  • Чтобы отобразить группу, щелкните группу правой кнопкой мыши и выберите команду Показать.

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×