Использование контактов Outlook в качестве источника данных для слияния

Использование контактов Outlook в качестве источника данных для слияния

Если вам нужно отправить письма людям из списка контактов Outlook, используйте слияние в Word. Список контактов из Outlook можно использовать в качестве источника данных для слияния. Список контактов — эта адресная книга, которая предназначена для хранения и систематизации данных о людях.

Слияние на основе списка контактов Outlook

Настройка и подготовка данных — самый важный этап процесса слияния. Карточка контакта Outlook может содержать основные сведения, например имя и адрес электронной почты, а также дополнительную информацию, например адрес, номер телефона и фотографию. Чтобы добавить контакты в адресную книгу, см. статью Добавление контакта.

Когда список контактов Outlook будет готов, выполните описанные ниже действия, чтобы выполнить слияние почты в Word.

  1. В папке контактов Outlook на вкладке Главная нажмите кнопку Слияние.

    Кнопка "Слияние" находится на вкладке "Главная" в группе "Действия"

  2. В диалоговом окне Контакты для слияния задайте нужные параметры, а затем выберите тип документа, который вы хотите создать. Нажмите кнопку ОК.

    Нажмите кнопку "Слияние" на вкладке "Главная" папки "Контакты", чтобы запустить слияние

    Советы : 

    • Если нужно использовать только выбранные контакты, установите переключатель Только выбранные контакты. К этому моменту контакты должны быть уже выбраны. Если это не так, нажмите кнопку Отмена, вернитесь в папку "Контакты", выберите их и снова начните с шага 1.

    • Если вы уже создали и сохранили документ слияния Word, установите переключатель Имеющийся документ и выберите его. В противном случае оставьте значение Новый документ. Word предложит создать документ, когда вы перейдете к действию 3.

    • Если вы планируете использовать этот список в будущем, установите флажок Постоянный файл и введите имя для сохранения файла контактов. Это особенно удобно, если вы выбрали определенные контакты для слияния и хотите использовать их повторно, не выбирая вручную.

  3. Откроется Microsoft Word. В зависимости от параметров, выбранных в действии 2, появится готовый документ слияния или пустой документ. Введите текст, который должен быть в каждом из объединенных документов.

    Примечание : Если вам нужна помощь, в группе Начало слияния на вкладке Рассылки нажмите кнопку Начать слияние и выберите пункт Пошаговый мастер слияния. Дойдя до шага 3 в мастере слияния (Выбор получателей), обратитесь к инструкциям в этой статье.

  4. Вы можете вставить в документ поля слияния, которые добавляют в него данные из списка контактов Outlook.

    Примечания : Примеры полей слияния:

    • Блок адреса. Используется для добавления имен и адресов получателей из списка контактов Outlook в письма и сообщения.

      На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Блок адреса.

    • Строка приветствия. Позволяет добавить приветствие (например, "Здравствуйте!") в письмо или сообщение.

      На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Строка приветствия.

    В помощью параметров в группе "Составление документа и вставка полей" можно вставить поля в документ слияния.

    Дополнительные сведения о добавлении полей слияния из контактов Outlook см. в статье Вставка полей слияния.

  5. Когда документ будет готов, нажмите кнопку Просмотреть результаты, а затем нажимайте кнопки Далее Кнопка "Следующая запись" в результатах слияния или Назад Кнопка "Предыдущая запись" в результатах слияния , чтобы просмотреть все копии документа.

  6. Чтобы завершить слияние, в группе Завершение нажмите кнопку Найти и объединить и выберите вариант Печать документов или Отправить электронные сообщения.

Сохранение слияния

При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется.

Повторное использование документа слияния

  • Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.

Изменение списка рассылки

  • Откройте документ слияния и нажмите кнопку Изменить список получателей для сортировки, фильтрации и выбора определенных адресов.

Остались вопросы о слиянии в Word?

Задайте их на форуме сообщества, посвященном Word

Помогите нам улучшить Outlook

У вас есть мысли о том, как улучшить слияние или другие функции Outlook? Поделитесь ими на странице Outlook User Voice.

См. также

Видео о слиянии (10 минут)

Использование слияния для создания конвертов

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×