Использование значений из базы данных Access для заполнения списка, раскрывающегося списка или поля со списком

Для заполнения данными списка, раскрывающегося списка и поля со списком можно использовать запрашивающее подключение данных к базе данных Microsoft Office Access 2007 (формат .accdb) или к базе данных Access, сохраненной в более ранней версии (формат .mdb).

В этой статье

Обзор

Совместимость

Подготовка

Шаг 1. Добавление подключения данных для запроса

Шаг 2. Настройка элемента управления

Обзор

Список, раскрывающийся список и поле со списком отображают элементы, которые пользователи могут выбирать при заполнении формы Microsoft Office InfoPath. При разработке шаблона формы можно настроить, чтобы эти типы элементов управления отображали данные из дополнительного подключения данных к базе данных Access.

Дополнительное подключение данных — это любое подключение данных к внешнему источнику данных, добавляемое в шаблон формы. Можно настроить дополнительные подключения данных для извлечения данных, нужных пользователям для заполнения форм, основанных на шаблоне формы, или для отправки данных внешнему источнику данных, такому как веб-служба.

При добавлении дополнительного подключения данных, запрашивающего данные для шаблона формы, InfoPath создает дополнительный источник данных, который содержит поле данных и группа, соответствующие способу хранения данных в базе данных. Подключение данных для запроса извлекает данные из веб-службы и сохраняет их в дополнительном источнике данных формы.

Дополнительное подключение данных можно настроить так, чтобы оно сохраняло результаты запроса на компьютерах пользователей, предоставляя пользователям доступ к данным, даже если компьютеры не подключены к сети. В зависимости от природы данных может потребоваться, чтобы результаты запроса показывались, только когда пользователи подключены к сети.

Примечание по безопасности : Если дополнительное подключение данных используется для извлечения важных данных из внешнего источника данных, может потребоваться отключить эту функцию, чтобы защитить данные от несанкционированного использования в случае утраты или кражи компьютера. Если эта функция отключена, данные будут доступны только пользователю, чей компьютер подключен к сети.

Так как структура данных в дополнительном источнике данных должна соответствовать способу хранения данных в базе данных, нельзя изменять существующие поля или группы дополнительного источника данных. Ссылки на дополнительные материалы о подключениях данных и источниках данных приведены в разделе См. также.

В начало страницы

Совместимость

Добавить подключение данных для запроса к базе данных Access можно, только если разрабатывается шаблон формы, не являющийся шаблон формы с поддержкой веб-браузера.

В начало страницы

Подготовка

Прежде чем можно будет использовать базу данных Access для заполнения элемента управления в шаблоне формы, понадобится получить у администратора базы данных следующие сведения:

  • Имя и местонахождение базы данных.

    Примечание : Если другие пользователи сети будут создавать формы на основе этого шаблона, убедитесь, что база данных доступна пользователям.

  • Имя таблицы или запроса, поставляющего значения для элементов управления. Эта таблица или запрос будут использоваться в качестве основной таблицы при настройке запрашивающего подключения данных.

  • Имена всех других таблиц или запросов, данные из которых могут требоваться основной таблице или основному запросу. В большинстве случаев отношение таблиц в базе данных уже установлены. Если нужно вручную определить отношения между основной таблицей или запросом и другой таблицей или другим запросом, понадобятся имена связанных полей соответствующих таблиц и запросов.

В начало страницы

Шаг 1. Добавление подключения данных для запроса

При отсутствии подключения данных для запроса, которое можно использовать в шаблоне формы, используйте следующую процедуру для добавления дополнительного подключения данных в шаблон формы, запрашивающий данные. Если в шаблоне формы есть дополнительное подключение данных, которое можно использовать, этот раздел можно пропустить и перейти к разделу Шаг 2. Настройка элемента управления.

  1. В меню Сервис выберите пункт Подключения к данным.

  2. В диалоговом окне Подключения данных щелкните Добавить.

  3. В мастере подключения данных щелкните Создать новое подключение к , выберите Получение данных и затем нажмите кнопку Далее.

  4. На следующей странице мастера установите переключатель База данных (только Microsoft SQL Server или Microsoft Office Access) и нажмите кнопку Далее.

  5. На следующей странице мастера нажмите кнопку Выбрать базу данных.

  6. В диалоговом окне Выбор источника данных выберите местонахождение базы данных.

    Примечание : Если база данных хранится на сетевом ресурсе, используйте для пути к местонахождению путь в формате UNC. Не используйте для сетевого ресурса подключенный сетевой диск. При использовании подключенного сетевого диска пользователи, создающие формы на основе этого шаблона, будут искать базу данных на подключенном сетевом диске. Если у пользователя этот сетевой диск не подключен, форма не сможет найти базу данных.

  7. Щелкните имя своей базы данных и нажмите кнопку Открыть.

  8. В диалоговом окне Выделить таблицу выберите нужную основную таблицу или нужный основной запрос, а затем нажмите кнопку OK.

  9. На следующей странице мастера установите флажок Показать столбцы таблицы.

    По умолчанию в дополнительный источник данных шаблона формы добавляются все поля таблицы или запроса.

  10. Снимите флажки для полей, которые не нужно включать в основной источник данных.

  11. Добавьте любые дополнительные таблицы или запросы, включаемые в подключение данных для запроса.

    Инструкции 

    1. Щелкните Добавить таблицу.

    2. В диалоговом окне Добавление таблицы или запроса выберите имя дочерней таблицы и затем щелкните Далее. В InfoPath происходит установление отношений посредством сопоставления имен полей в обеих таблицах. Если не нужно использовать предложенное отношение, выберите его и затем щелкните Удалить отношение. Чтобы добавить отношение, щелкните Добавить отношение. В диалоговом окне Добавление отношения щелкните имена связанных полей в соответствующем столбце и затем нажмите кнопку ОК.

    3. Щелкните Готово.

    4. Чтобы добавить дополнительные дочерние таблицы, повторите эти шаги.

  12. Нажмите кнопку Далее.

  13. Чтобы сделать результаты подключения данных для запроса доступными, когда форма не подключена к сети, установите флажок Сохранить копию данных в шаблоне формы.

    Примечание по безопасности : При использовании формой этого подключения данных установка этого флажка позволяет сохранить данные на пользовательском компьютере. Если данные, которые форма получает из этого подключения данных, очень важны, может понадобиться отключить эту возможность, чтобы предотвратить утечку данных в случае потери или кражи компьютера.

  14. Нажмите кнопку Далее.

  15. На следующей странице мастера введите описательное имя для этого дополнительного источника данных, а затем убедитесь в правильности данных, содержащихся в разделе Сводка.

  16. Чтобы форма автоматически получала данные при ее открытии, установите флажок Автоматически извлекать данные при открытии формы.

В начало страницы

Шаг 2. Настройка элемента управления

  1. Если в шаблоне формы имеется несколько представлений, щелкните Имя представления в меню Вид, чтобы перейти в представление с тем элементом управления, где требуется отобразить данные из дополнительного источника данных.

  2. Дважды щелкните в своем шаблоне формы настраиваемый элемент управления — список, раскрывающийся список или поле со списком.

  3. Выберите вкладку Данные.

  4. В группе Элементы списка щелкните Искать значения во внешнем источнике данных.

  5. В списке Источник данных выберите нужный источник данных.

  6. Щелкните Выбрать XPath Изображение кнопки , рядом с полем Элементы.

  7. В диалоговом окне Выбор поля или группы укажите поле или группу, поля которой содержат данные, которые будут показываться пользователю, и данные, которые будут отправляться внешнему источнику данных, выполнив одно из следующих действий.

    Укажите, что данные, которые увидит пользователь, совпадают с данными, которые отправит пользователь.

    • Щелкните поле, а затем нажмите кнопку OK.

    Укажите, что данные, которые увидит пользователь, отличается от данных, которые отправит пользователь.

    Примечание : В этом сценарии источником данных, которые увидит пользователь, служит одно из полей группы, а данные, которые пользователь отправит, содержатся в другом поле той же группы.

    1. Щелкните группу, а затем нажмите кнопку OK.

    2. В диалоговом окне Свойства элемент_управления нажмите кнопку Выбрать XPath Изображение кнопки , рядом с полем Значение.

    3. В диалоговом окне Выбор поля или группы щелкните поле, содержащее данные, которые пользователь отправит внешнему источнику данных, а затем нажмите кнопку OK.

    4. В диалоговом окне Свойства элемент_управления нажмите кнопку Выбрать XPath Изображение кнопки , рядом с полем Имя для отображения.

    5. В диалоговом окне Выбор поля или группы щелкните поле, содержащее данные, которые будут выводиться в элементе управления, а затем нажмите кнопку OK.

  8. Если поле Отображаемое имя содержит значения с похожими отображаемыми именами, а нужно выводить на экран только уникальные имена, установите флажок Показывать только записи с уникальными отображаемыми именами.

В начало страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×