Использование запроса в качестве источника записей для формы или отчета

Чтобы получить данные для формы или отчета, можно использовать запрос. Это можно сделать с помощью мастера или вручную путем установки свойства Источник записей (Record Source) формы или отчета. В данной статье описано, как использовать запрос в качестве источника записей для формы или отчета.

В этой статье:

Общие сведения

Использование запроса в качестве источника записей для формы

Использование запроса в качестве источника записей для отчета

Общие сведения

Часто бывает, что сама таблица содержит недостаточно данных для построения определенной формы или отчета. Может возникнуть необходимость использования данных из разных таблиц. Может потребоваться суммирование данных в таблице. Другой пример: могут потребоваться данные только из одной таблицы, но при этом следует использовать отношение, связывающее данную таблицу с другой таблицей, чтобы определить, какие записи включены в набор записей.

В таких случаях следует построить запрос, чтобы получить именно те данные, которые нужны для работы, а затем использовать этот запрос в качестве источника записей для формы или отчета. Существует несколько способов сделать это. В данной статье описано применение каждого из этих способов как для форм, так и для отчетов.

В данной статье не описаны все шаги, необходимые для того, чтобы создать форму или отчет.

К началу страницы

Использование запроса в качестве источника записей для формы

Существует три основных способа использования запроса в качестве источника записей формы.

Создание формы с использованием мастера форм

На первой странице мастера необходимо указать требуемый запрос. Запрос должен уже существовать.

  1. На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы, а затем выберите команду Мастер форм Изображение кнопки .

    Начнется выполнение мастера форм.

  2. В поле со списком таблиц и запросов выберите запрос, который требуется использовать в качестве источника записей формы.

  3. В списке Доступные поля дважды щелкните каждое поле, которое необходимо использовать.

    После двойного щелчка поля оно добавляется в список Выбранные поля.

  4. Закончив добавление полей, нажмите кнопку Далее.

Задание запроса в свойстве «Источник записей (Record Source)» в режиме конструктора формы

В режиме конструктора создается форма, а в ее свойстве Источник записей (Record Source) указывается существующий запрос, который необходимо использовать.

  1. На вкладке Создание в группе Формы щелкните Конструктор форм.

    Примечание : Если вместо кнопки Конструктор форм отображается кнопка Форма, щелкните стрелку рядом с кнопкой Форма, а затем выберите вариант Конструктор форм.

  2. Если еще не открыто окно свойств формы, нажмите клавишу F4, чтобы открыть его.

  3. В окне свойств формы на вкладке Данные щелкните ячейку свойства Источник записей (Record Source).

  4. Выполните одно из следующих действий:

    • Начните ввод имени запроса, который необходимо использовать в качестве источника записей формы.

      Программа Microsoft Access автоматически заполнит имя объекта по мере его ввода.

    • Нажмите кнопку со стрелкой вниз и выберите в раскрывающемся списке нужный запрос.

Создание нового запроса с помощью кнопки «Сборка» в режиме конструктора формы

Следует создать форму в режиме конструктора и воспользоваться кнопкой Сборка ( Кнопка "Построитель" ) в ячейке свойства формы Источник записей (Record Source) для того, чтобы сделать новый запрос, который будет служить в качестве источника записей формы.

  1. На вкладке Создание в группе Формы щелкните Конструктор форм.

    Примечание : Если вместо кнопки Конструктор форм отображается кнопка Форма, щелкните стрелку рядом с кнопкой Форма, а затем выберите вариант Конструктор форм.

  2. Если еще не открыто окно свойств формы, нажмите клавишу F4, чтобы открыть его.

  3. В окне свойств формы на вкладке Данные щелкните ячейку свойства Источник записей (Record Source).

  4. Нажмите кнопку Кнопка "Построитель" .

    Новый запрос откроется в режиме конструктора.

  5. Когда закончите разработку запроса, сохраните и закройте его.

К началу страницы

Использование запроса в качестве источника записей для отчета

Существует три основных способа использования запроса в качестве источника записей отчета.

Создание отчета с помощью мастера отчетов

На первой странице мастера следует указать требуемый запрос. Запрос должен уже существовать.

  1. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов.

    Начнется выполнение мастера отчетов.

  2. В поле со списком таблицы и запросы выберите запрос, который требуется использовать в качестве источника записей отчета.

  3. В списке доступных полей дважды щелкните каждое поле, которое необходимо использовать.

    После двойного щелчка поля оно добавляется в список Выбранных полей.

Задание запроса в свойстве Источник записей (Record Source) в режиме конструктора отчета

В режиме конструктора создается отчет, а в его свойстве Источник записей (Record Source) указывается существующий запрос, который необходимо использовать.

  1. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Конструктор отчетов.

    Примечание : Если вместо кнопки Конструктор отчетов отображается кнопка Отчет, щелкните стрелку рядом с кнопкой Отчет, а затем выберите вариант Конструктор отчетов.

  2. Если еще не открыто окно свойств отчета, нажмите клавишу F4, чтобы открыть его.

  3. В окне свойств отчета на вкладке Данные щелкните ячейку свойства Источник записей (Record Source).

    Примечание : Если окно свойства Источник записей (Record Source) не отображается, убедитесь в том, что открыты свойства самого отчета, а не отдельного элемента управления в этом отчете.

  4. Выполните одно из следующих действий:

    • Начните ввод имени запроса, который необходимо использовать в качестве источника записей отчета.

      Программа Microsoft Access автоматически заполнит имя объекта по мере его ввода.

    • Нажмите кнопку со стрелкой вниз и выберите из раскрывающегося списка требуемый запрос.

Создание нового запроса с помощью кнопки «Сборка» в режиме конструктора отчета

Следует создать отчет в режиме конструктора и воспользоваться кнопкой Сборка ( Кнопка "Построитель" ) в ячейке свойства отчета Источник записей (Record Source) для того, чтобы сделать новый запрос, который будет служить в качестве источника записей отчета.

  1. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Конструктор отчетов.

    Примечание : Если вместо кнопки Конструктор отчетов отображается кнопка Отчет, щелкните стрелку рядом с кнопкой Отчет, а затем выберите вариант Конструктор отчетов.

  2. Если еще не открыто окно свойств отчета, нажмите клавишу F4, чтобы открыть его.

  3. В окне свойств отчета на вкладке Данные щелкните ячейку свойства Источник записей (Record Source).

  4. Нажмите кнопку Кнопка "Построитель" . Новый запрос откроется в режиме конструктора.

  5. Когда закончите разработку запроса, сохраните и закройте его.

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×