Использование журналов звонков в Диспетчере контактов

Журналы звонков в Диспетчере контактов для Outlook можно использовать для регистрации разговоров с бизнес-партнерами и бизнес-контактами, а также разговоров, связанных с возможными сделками или бизнес-проектами. При создании журнала звонков вы можете указать длительность звонка и ввести комментарии о разговоре. Сохраненные журналы звонков находятся в папке журнала взаимодействия. Вы можете связать журналы звонков с одной или несколькими записями.

В этой статье объясняется, как создавать, связывать, хранить и удалять журналы звонков.

Выберите нужное действие

Создание и связывание журнала звонков

Связывание существующего журнала звонков с несколькими записями

Изменение журнала звонков

Удаление журнала звонков

Создание и связывание журнала звонков

При создании журнала звонков из записи он автоматически связывается с ней. Вы также можете создать журнал звонков, а затем связать его с одной или несколькими записями.

  1. В разделе Диспетчер контактов области навигации щелкните одну из следующих папок, чтобы вывести рабочую область:

    • Управление контактами;

    • Продажи;

    • Маркетинг;

    • Управление проектами.

  2. Откройте вкладку, которая содержит нужные записи.

  3. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы открыть отдельную запись, дважды щелкните ее.

    • Чтобы связать новый журнал звонков с несколькими записями, щелкните их.

      Как выбрать несколько записей?

      Чтобы выбрать смежные записи, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните первую и последнюю записи группы, которую требуется добавить. Чтобы выбрать несколько несмежных записей, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, поочередно щелкните отдельные записи. Чтобы выбрать все записи, щелкните любую и нажмите клавиши CTRL+A.

  4. На ленте в группе Добавить элемент журнала выберите пункт Журнал звонков или нажмите кнопку Дополнительно и выберите "Журнал звонков".

  5. В разделе "Журнал деловых звонков" введите тему и выберите тип телефонного звонка.

  6. Чтобы записать длительность звонка, в группе Действия нажмите кнопку Запустить таймер.

    Примечание :  При закрытии журнала звонков таймер останавливается, а общая длительность автоматически добавляется в журнал звонков.

  7. Введите заметки в поле Комментарии.

  8. Чтобы записать дату и время добавления комментариев, нажмите кнопку Добавить временную отметку.

  9. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

    При сохранении журнала звонков дата и время телефонного звонка автоматически сохраняются. Журнал звонков будет указан на странице журнала каждой из выбранных записей.

К началу страницы

Связывание существующего журнала звонков с несколькими записями

При необходимости вы можете связать журнал звонков с несколькими записями. При каждом связывании журнала звонков с записью в папке Журнал обращений появляется дополнительная копия журнала.

  1. Дважды щелкните журнал звонков, который вы хотите связать с другой записью.

  2. Нажмите кнопку Связать с.

  3. В диалоговом окне Связь с записью Диспетчера контактов в списке Тип элемента щелкните тип записи, с которой вы хотите связать журнал звонков.

  4. В списке выберите записи, к которым вы хотите добавить журнал звонков.

Как выбрать несколько записей?

Чтобы выбрать смежные записи, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните первую и последнюю записи группы, которую требуется добавить. Чтобы выбрать несколько несмежных записей, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, поочередно щелкните отдельные записи. Чтобы выбрать все записи, щелкните любую и нажмите клавиши CTRL+A.

  1. В разделе Связанные записи нажмите кнопку Связать с. Выбранные записи появятся в поле Связать с.

  2. Нажмите кнопку ОК.

  3. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Примечание :  Элемент указывается в папке Журнал обращений несколько раз только в том случае, если он связан с несколькими записями. При изменении элемента в одной из записей он изменяется во всех связанных записях.

К началу страницы

Изменение журнала звонков

Примечание :  При редактировании журнала звонков, связанного с несколькими записями, он изменяется во всех из них.

  1. Дважды щелкните журнал звонков, который вы хотите изменить.

  2. Внесите нужные изменения в журнал звонков.

  3. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

К началу страницы

Удаление журнала звонков

Если журнал звонков связан с одной записью и вы удаляете его из журнала обращений этой записи, Диспетчер контактов для Outlook перемещает журнал звонков в папку Удаленные. Однако если журнал звонков связан и с другими записями, он будет удален только из текущей записи.

Например, если журнал звонков связан с записями идеи и бизнес-контакта, при его удалении из записи идеи журнал в бизнес-контакте сохранится.

Совет :  При открытии журнала звонков связанные с ним записи указываются в поле Связать с.

  1. В разделе Диспетчер контактов области навигации щелкните одну из следующих папок, чтобы вывести рабочую область:

  • Управление контактами;

  • Продажи;

  • Маркетинг;

  • Управление проектами.

  • Откройте вкладку, которая содержит требуемую запись.

  • Дважды щелкните запись, связанную с журналом звонков, который вы хотите удалить.

  • На ленте в группе Показать щелкните Журнал.

  • Щелкните журнал звонков правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить.

  • Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×