Использование бизнес-контактов в Диспетчере контактов

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Записи бизнес-контакт можно использовать для упорядочения и хранить большой объем сведений о пользователях, взаимодействуйте с.

В этой статье описано, как создавать записи и заполнять форму бизнес-контакта.

Выберите действие

Создание новой записи бизнес-контакта

Изменение записей Диспетчера контактов

Фильтрация списка бизнес-контактов

С записями бизнес-контактов можно выполнять следующие действия.

  • Добавлять их разными способами.

  • Назначать их сотрудникам или коллегам

  • Создать учетные записи на них ссылку.
    Путем связывания записи бизнес-контакта с записями партнеров, вы можете подключить сведения о бизнес-контактов с информацией о компаниях они работают. Например при связывании один или несколько бизнес-контактов с записью партнера журнал обращений записи партнера включает в себя элементы журнала обращений для каждой бизнес-контактов, который связан с этой учетной записи.

  • Связывайте элементы журнала обращений бизнес-контактов, отслеживание сообщений электронной почты и отфильтровать список элементов журнала обращений.
    Вы следить за ходом многие свои действия (включая телефонных звонков, сообщений электронной почты, писем или файлы) связанных бизнес-контактом на странице журнала в записи бизнес-контакта.

    Сообщения электронной почты можно автоматически связать к записям диспетчера контактов. Подробнее читайте привязки и отслеживания сообщений электронной почты в диспетчере контактов.

  • Преобразовывать бизнес-контакт в потенциального клиента или другую запись, основанную на типе записи «Бизнес-контакт».

  • Изменять сведения в записях бизнес-контактов.

  • Настройка формы бизнес-контакта путем добавления или удаления полей и элементов в списках полей.
    О настройке форм или создании других форм для хранения бизнес-информации, читайте в статье Создать и настроить типы записей, а также списки.

К началу страницы

Создание записей бизнес-контактов

Контакт бизнес-записи помогают отслеживайте известных вам нужно сведения о людях, взаимодействуйте с.

В этом разделе:

Добавление записи бизнес-контакта вручную

Импорт бизнес-контактов из другой программы

Перемещение и копирование контактов Outlook в Диспетчер контактов

Создание записи бизнес-контакта на основе сообщения электронной почты

Преобразование записи о потенциальном партнере в запись бизнес-контакта

Существует несколько способов получения информации из записей бизнес-контактов. Можно вводить информацию в записи вручную, импортировать туда данные из Outlook или других приложений и копировать контакты Outlook.

Это может быть информация следующего характера.

  • Бизнес-данные, например сведения о компании или организации, к которой принадлежит бизнес-контакт.

  • Личные сведения, например дата рождения.

  • Элементы журнала обращений, например сообщения электронной почты и встречи.

  • Все сведения, которые запись в пользовательские поля, которые можно добавить в форму.

    Совет : Вы можете настроить формы бизнес-контакта, добавлять поля, которые относятся к вашей компании или переместив разделы, чтобы обратить внимание на наиболее важных сведений. Например флористом может создать поле с именем «Избранные цветок» и heating специалистов по может создать поле с именем «Печах модели». Дополнительные сведения о настройке форм можно просмотреть Создать и настроить типы записей, а также списки.

К началу страницы

Добавление записи бизнес-контакта вручную

Чтобы открыть пустую форму бизнес-контакта и ввести несколько фрагментов данных, требуется всего несколько минут. После сохранения формы создается новая запись Диспетчера контактов. Позже, по мере расширения связей с пользователем можно повторно открыть запись и добавить дополнительные сведения.

Кнопка электронной почты без параметров

Обратите внимание на сходство между формами бизнес-контакта и контакта Outlook.

Открытие формы бизнес-контакта

  1. В области навигации в разделе Диспетчер контактов выберите пункт Диспетчер контактов.

  2. На ленте в группе Создать нажмите кнопку Создать бизнес-контакт.

К началу страницы

Заполнение формы бизнес-контакта

Как и в большинстве других форм, в форме бизнес-контакта содержатся страницы Общие, Подробно и Журнал.

Вы можете настроить форму, переместив разделы и поля, переименовав поля и добавление элементов в списки. О настройке форм или создании других форм для хранения бизнес-информации, читайте в статье Создать и настроить типы записей, а также списки.

Страница «Общие»

        Раздел «Бизнес-контакт»

  1. Введите полное имя и должность бизнес-контакта. Выберите имя файла как как вы бы в Outlook форма контакта.

    Полное имя — единственное обязательное поле. Добавлять сведения в другие поля не обязательно.

  1. Назначение бизнес-контакта     Чтобы назначить другого сотрудника в поле Кому назначено бизнес-контакта щелкните имя сотрудника.

    Примечание : Имена в списке Кому назначено являются сотрудники, которым вы предоставили доступ к базе данных диспетчера контактов. Дополнительные сведения о совместном использовании просмотреть общий доступ данных диспетчера контактов с другими пользователями.

    Раздел «Сведения об организации»

    Для сохранения имени организации бизнес-контакта можно использовать поле Организация или Партнер. Если записи партнеров отсутствуют, используйте поле «Организация».

    Раздел «Связанная запись партнера»

    Кнопка электронной почты без параметров

  1. Связь бизнес-контакта с партнером     Выберите учетную запись для связывания с бизнес-партнер бизнес-контакта.

  2. В диалоговом окне Выберите партнера для связывания с этим бизнес-контактом выберите учетную запись и нажмите кнопку Связать с.
    Имеет значение связывание бизнес-контактов с партнером, журнал обращений бизнес-контакта также перечислены в журнал обращений записи партнера. Если несколько бизнес-контакта связана с одной учетной записью, журнал обращений каждый связанный бизнес-контакт также перечислены в журнал обращений партнера. Это позволяет просмотреть весь журнал обращений и всех бизнес-контактов, связанных с организацией в одной программе. Дополнительные сведения о выборе записи для ссылки просмотреть связывание записей диспетчера контактов.

    Разделы «Интернет», «Номера телефонов», «Адреса» и «Визитная карточка»

  3. Введите электронной почты и адреса веб-страницы, телефонные номера, бизнеса и домашние адреса. Введите сведения для завершения Визитная карточка, так же, как и в форме контакта Outlook.
    Стрелку рядом с именем поля (например, электронной почты ) показывает, что можно сделать несколько записей в поле.

    Совет : Если нужно ввести несколько адресов для одного бизнес-контакта, установите флажок Почтовый адрес чтобы указать, какой адрес должен использоваться при слиянии.

    Раздел «Сведения об источнике»

    Кнопка электронной почты без параметров

  4. В разделе Сведения об источнике введите сведения в следующие поля.

    • Источник.     Выберите метод или действие, благодаря которым бизнес-контакт узнал о вашей организации, например из рекламы или от знакомых.

    • Инициировано     Нажмите эту кнопку, чтобы выбрать маркетинговое действие или других бизнес-записи (например, другой бизнес-контакта), населения бизнес-контакт для вашего бизнеса.

      Совет : Ввод имени маркетинговое действие позволяет Диспетчер контактов для Outlook для отслеживания тип и количество записей, которые были приняты мероприятия. Также приводятся ссылки запись маркетингового действия бизнес-контакта. Дополнительные сведения о маркетинговые действия читайте в статье маркетинг товаров и услуг в диспетчере контактов.

      Раздел «Комментарии»

  5. В разделе Комментарии введите заметки, вставьте примечания из других файлов или вложите файлы, элементы Outlook или визитные карточки.

    Кнопка электронной почты без параметров

    Совет : Если с бизнес-контактом работает несколько коллег, иногда удобно знать, когда было введено примечание. Выберите команду Добавить отметку времени, чтобы записывать дату и время каждой записи.

  6. После завершения ввода данных, нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

К началу страницы

Страница «Подробности»

  1. На ленте в группе Отображение щелкните Подробности, чтобы отобразить страницу Подробности.

  2. Введите дополнительные сведения о работе пользователя и другие данные, например дату рождения, состояние оплаты, активна ли запись и предпочтительный способ связи.

Страница «Журнал»

  1. На ленте в группе Отображение щелкните Журнал, чтобы отобразить страницу «Журнал».

  2. Добавьте или просмотрите элементы журнала обращений, например сообщения электронной почты, деловые заметки и встречи.

    Добавление элемента журнала обращений

    1. В разделе Журнал обращенийвыберите пункт Создать и выберите тип элемента, который необходимо добавить.

    2. Введите сведения в форму и нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

      Дополнительные сведения о элементов журнала обращений читайте в статье Отслеживание общение с клиентами в диспетчере контактов.

  3. Чтобы найти определенный элемент, можно воспользоваться функцией поиска или фильтрации списка элементов журнала обращений.

    1. Поиск в списке элементов журнала обращений

      • В поле Поиск введите информацию, которую нужно найти, и нажмите кнопку Поиск Значок "Поиск" .

        Примечание : Поиск выполняется только в полях Тема и Связано с. Чтобы отобразить все элементы определенного типа, например сообщения электронной почты, используйте фильтр.

    2. Как отфильтровать список элементов журнала обращений

      • На ленте перейдите на вкладку Представление.

      • В группе Фильтр выполните одно из следующих действий.

        • Выберите тип фильтра, например Тип элемента, который нужно применить, и выберите фильтр.

        • Выберите пункт Фильтр и условие фильтра.

          Дополнительные сведения о фильтрации см. в разделе Фильтрация записей Диспетчера контактов.

К началу страницы

Импорт бизнес-контактов из другой программы

Вы можете импорт бизнес-контакт, а другие типы записей с программами, такими как ACT! и Microsoft Excel.

Дополнительные сведения об импорте данных из других программ или из папки контактов Outlook см. в разделе Импорт данных в Диспетчер контактов.

К началу страницы

Перемещение и копирование контактов Outlook в Диспетчер контактов

  1. В области навигации нажмите кнопку Контакты.

  2. В списке контактов выберите контакт, который вы хотите переместить Диспетчер контактов для Outlook.
    Как выбрать несколько записей?

    Чтобы выбрать смежные записи, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните первую и последнюю записи группы, которую требуется добавить. Чтобы выбрать несколько несмежных записей, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, поочередно щелкните отдельные записи. Чтобы выбрать все записи, щелкните любую и нажмите сочетание клавиш CTRL+A.

    Чтобы скопировать все содержимое папки контактов Outlook в Диспетчер контактов, импортируйте папку контактов Outlook в бизнес-контакты. Дополнительные сведения об импорте см. в разделе Импорт данных в Диспетчер контактов.

  3. На ленте в группе Организация выполните одно из следующих действий.

    • Переместите контакт.   

      1. Нажмите кнопку Создать запись.

      2. Щелкните пункт Перенести в Диспетчер контактов и выберите бизнес-контакт или введите нужную запись.

    • Скопируйте контакт   

      1. Нажмите кнопку Создать запись.

      2. Щелкните пункт Копировать в Диспетчер контактов и выберите бизнес-контакт или введите нужную запись.

Чтобы получить такой же доступ к бизнес-контактам с мобильного телефона, как к контактам Outlook, включите бизнес-контакты в папку контактов Outlook с помощью функции синхронизации бизнес-контактов. Дополнительные сведения о синхронизации бизнес-контактов см. в разделе Удаленный доступ к бизнес-контактам: использование синхронизации в Диспетчере контактов.

Важно : Можно использовать повторяющиеся записи в папке контактов, если включена функция синхронизации бизнес-контактов. Функция синхронизации бизнес-контактов автоматически включает записи бизнес-контактов в папку контактов Outlook. При перемещении или копировании контактов в папку бизнес-контактов они также отображаются в папке контактов как бизнес-контакты.

К началу страницы

Создание записи бизнес-контакта на основе сообщения электронной почты

Запись бизнес-контакта можно создать на основе сообщения электронной почты от нового клиента

  1. В области навигации нажмите кнопку Входящие.

  2. Дважды щелкните сообщение электронной почты, чтобы открыть его.

  3. На ленте в группе Организация нажмите кнопку Создать запись.

  4. Выберите бизнес-контакт или введите запись бизнес-контакта, которую нужно создать с помощью адреса электронной почты в поле От сообщения.

Бизнес-контакты можно создавать на основе других адресов электронной почты в сообщении. Для этого щелкните правой кнопкой мыши имя, выберите пункт Создать в Диспетчере контактов, а затем щелкните бизнес-контакт.

К началу страницы

Преобразование записи потенциального клиента в запись бизнес-контакта или потенциального клиента в бизнес-контакт

Обычно сведения о потенциальном клиенте хранятся в записи потенциального клиента. Когда потенциальный клиент становится фактическим, запись о нем можно преобразовать в запись бизнес-контакта.

Аналогично запись бизнес-контакта можно преобразовать в запись потенциального клиента или запись другого типа, основанного на типе записи бизнес-контакта.

Можно создать новые типы записей, например сотрудник или поставщика, начиная с формой бизнес-контакта. Дополнительные сведения о создании новых типов записей, читайте в статье Создать и настроить типы записей, а также списки.

  1. В области навигации в разделе Диспетчер контактов выберите пункт Управление контактами.

  2. В рабочей области перейдите на вкладку Идеи.

  3. Дважды щелкните запись, которую нужно преобразовать.

  4. На ленте в группе Изменить щелкните пункт Преобразовать в и выберите бизнес-контакт.

  5. При необходимости измените новую запись.

  6. По завершении нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

К началу страницы

Изменение записей Диспетчера контактов

В процессе работы с бизнес-контактами вы получаете о них больше сведений, включая предпочтительные способы связи, имена их помощников, новые номера телефонов и т. д. Справляться с этим потоком информации приходится ежедневно. Но эту задачу можно упростить, постоянно обновляя и сохраняя записи бизнес-контактов. Запись бизнес-контакта можно открыть, чтобы добавить или изменить сведений или просмотреть элементы журнала обращений, например, сообщения электронной почты, связанные с бизнес-контактом.

  1. В области навигации в разделе Диспетчер контактов выберите пункт Управление контактами.

  2. В рабочей области перейдите на вкладку Бизнес-контакты и выполните одно из следующих действий.

    • Прокрутите вкладку к бизнес-контакту, который необходимо открыть, и дважды щелкните его.

      —Или—

    • В поле поиска введите информацию о бизнес-контакте, который необходимо найти, и дважды щелкните запись.

  3. Добавьте или измените необходимые сведения.

    Совет : При наличии адреса электронной почты для учетной записи, вы можете настроить в журнал обращений записи автоматически включаются сообщения электронной почты и из учетной записи. В группе Правка нажмите кнопку Отслеживание электронной почты и нажмите кнопку Управление связывание и отслеживание. Установите флажок для адреса электронной почты учетной записи и нажмите кнопку ОК. Дополнительные сведения о автоматическое связывание сообщений электронной почты с записями увидеть ссылку и отслеживание сообщений электронной почты в диспетчере контактов.

  4. По завершении нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Совет : Функция массового изменения позволяет изменять содержимое поля в нескольких записях бизнес-контактов. Это удобно, например, если нужно ввести веб-адрес около десятка бизнес-контактов, которые работают в одной организации. Дополнительные сведения о процедуре одновременного изменения нескольких записей см. в разделе Одновременное изменение нескольких записей в Диспетчере контактов.

К началу страницы

Фильтрация списка бизнес-контактов

Нет необходимости просматривать все бизнес-контакты, чтобы найти требуемый. Удобнее отфильтровать список бизнес-контактов, чтобы в нем отобразились только те нужные записи.

  1. В области навигации в разделе Диспетчер контактов выберите пункт Управление контактами.

  2. В рабочей области щелкните правой кнопкой вкладку Бизнес-контакты и выберите пункт Изменить.

  3. В диалоговом окне Изменить вкладку нажмите кнопку Фильтрация.

  4. В диалоговом окне Фильтрация бизнес-контактов выполните следующие действия или одно из них.

    • Простая фильтрация     Выберите или отмените выбор предварительно заданных категорий.

    • Расширенная фильтрация     Создайте нескольких фильтров, чтобы уточнить результаты поиска.

Этот отфильтрованный список можно использовать для создания таких пользовательских объектов, как вкладка, список звонков или список рассылки. Кроме того, его можно использовать как основу для отчета или гаджета.

Дополнительные сведения о фильтрации Отбор записей в диспетчере контактовсм. Дополнительные сведения об отчетах читайте в статье Использование отчетов и диаграмм в диспетчере контактов. Дополнительные сведения о мини-приложения читайте в статье Использование мини-приложения в диспетчере контактов.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×