Интеграция отслеживания расхождений в процесс управления изменениями проекта

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Джейн Сучан (Jane Suchan), PMP

Управление проектами — это определение того, что нужно достичь, создание списка дел, которые необходимо для этого выполнить, оценка того, как долго это займет, и вычисление затрат, к которым это приведет.     Звучит просто, не правда ли? Однако в реальности за всем этим сложно уследить. Не задерживается ли проект? Будет ли он выполнен с опережением календарного плана? Соблюдается ли бюджет? Не выйдет ли проект в итоге за рамки бюджета?

Для оценки проекта можно отслеживать разницу между исходным планом и тем, что происходит на самом деле. Такая разница называется отклонением. Она позволяет сравнивать предполагаемую (заложенную в бюджете) сумму затрат с фактической суммой. Анализ отклонений — это способ сравнения фактических результатов проекта с тем, что было запланировано. Он позволяет количественно оценить, насколько хорошо ― или плохо ― идет проект.

Планирование с учетом отклонений: определение базовых показателей

Чтобы определить отклонения проекта, необходимо обозначить отправную точку ― базовые показатели. Без вы будете пытаться контролировать движущуюся цель. Перед отслеживанием отклонений и созданием отчетов необходимо принять два базовых показателя: расходы и календарный план. Но для этого нужно сначала точно определить область проекта.

Определение области с помощью структурной декомпозиции работы

Базовая область включает в себя все конечные результаты проекта и определяет, что требуется сделать. Для документирования области рекомендуется создать структурную декомпозиции работы (СДР) ― иерархическое представление конечных результатов проекта. Каждый нижестоящий уровень иерархии содержит более подробное описание конечных результатов. Например, СДР для создания нового дома включает фундамент, стены, крышу, электрическую проводку и водопровод, а также ландшафтные планы, архитектурные чертежи и проверки.

Определение базового календарного плана и базовых затрат

Базовый календарный план и базовые затраты определяются только после того, как обозначена область проекта. Без ясного понимания того, к чему приведет проект, нельзя определить, сколько времени и средств для этого потребуется.

Базовый календарный план ― это утвержденное расписание проекта, которое является основой для измерения его хода выполнения и создания отчетов. Базовые затраты ― это утвержденный повременной бюджет, по которому будет измеряться отклонение стоимости. Они определяются путем сложения затрат за конкретные периоды или этапы проекта, требующие назначения затрат для задач проекта. Распределение затрат по компонентам проекта может занять много времени, но это позволит создавать более подробные и точные отчеты об отклонении стоимости, необходимые заинтересованным лицам и спонсору проекта.

Для определения базового календарного плана и базовых затрат:

  1. создайте календарный план, определив действия и задачи, необходимые для получения каждого из результатов в СДР;

  2. определите ресурсы для каждой задачи; выявите ограничения (сколько времени каждый сотрудник может реалистично выделить для этого проекта);

  3. оцените, сколько времени (в часах или днях) потребуется для выполнения каждой задачи;

  4. оцените затраты для каждой задачи, используя среднюю почасовую или дневную ставку для каждого ресурса, а также все фиксированные затраты, связанные с задачей;

  5. определите, какие задачи зависят от других, и разработайте критический путь;

  6. определите базовые затраты для повременного бюджета, которые позволят измерять отклонения по стоимости. Для этого сложите предполагаемые затраты по задачам или периодам времени.

К началу страницы

Реагирование на отклонения: управление изменениями

После определения базовых показателей для области, календарного плана и затрат создайте инструкции по тому, что делать в случае возникновения отклонений. Эта информация станет планом управления изменениями проекта. План определяет, когда требуется запрос на изменение проекта (PCR), как документировать отклонения и отправлять их на утверждение, а также что происходит после утверждения запроса на изменение.

Вычисления отклонений позволяют определить, требуется ли PCR и будут ли изменены базовый календарный план и базовые расходы. Отклонения могут быть положительными или отрицательными:

  • Положительное отклонение показывает, что проект опережает календарный план или затраты меньше бюджета. Положительные отклонения позволяют перераспределить средства и ресурсы по задачам или проектам с отрицательными отклонениями.

  • Отрицательное отклонение показывает, что проект отстает от календарного плана или превышен бюджет, потому необходимо предпринять соответствующие действия. Может возникнуть необходимость увеличить бюджет или пойти на снижение прибыли.

Пороговые значения отклонений — это важнейший компонент любого плана управления изменениями проекта. Они представляют собой существенные изменения проекта и поэтому требуют документирования и утверждения через PCR. Не все запросы PCR приводят к изменению области, календарного плана или бюджета. Это сложная задача, которая займет значительное время и поэтому требует утверждения на различных уровнях организации.

Отслеживание отклонений стоимости и отклонений от календарного плана на протяжении всего жизненного цикла проекта помогает определить слабые места ― области, в которых постоянно возникают изменения, ― и принять соответствующие меры. Например, если вы видите, что постоянно возникают задержки тестирования, может потребоваться назначить дополнительные ресурсы, чтобы соблюсти календарный план.

К началу страницы

Дальнейшие действия: анализ освоенного объема

Говоря об отклонениях, нельзя не упомянуть освоенный объем — методику управления проектами, предназначенную для оценки затрат и расписания на определенный момент. При анализе освоенного объема проделанная работа сравнивается с установленными базовыми показателями. Это позволяет оценить ход выполнения проекта и при необходимости внести коррективы.

Для анализа освоенного объема необходимо иметь СДР, подробный календарный план проекта и бюджет (основанный на этапах или периодах времени) для запланированной работы.

Вопрос об освоенном объеме

Чтобы оценить, как выполняется проект, нужно задать три ключевых вопроса:

  • Планируемая стоимость: какая сумма необходима для выполнения данной работы?

  • Освоенный объем: что было сделано?

  • Фактические затраты: сколько на это было потрачено?

Плановая стоимость (ПС) — это базовая стоимость запланированных задач. Освоенный объем (ОО) представляют собой сумму базовой стоимости всех выполненных работ. Фактические затраты (ФЗ) — это то, что было затрачено на выполнение работ.

Знакомство с анализом освоенного объема

Показать, что такое освоенный объем, проще всего на примере. Предположим, что вы управляете проектом с бюджетом 100 000 р, который длится четыре месяца. Прошло три месяца, и вы осознали, что выполнена только половина работы (ОО = 50 000 р). Согласно календарному плану проекта, уже должно быть выполнено около 75 процентов работы, поэтому ПС = 75 000 р. Также вы знаете, что до настоящего времени было затрачено 90 000 р, таким образом, ФЗ = 90 000 р.

Используя эти числа, можно вычислить отклонения стоимости и отклонения от календарного плана. Отклонение стоимости (ОС) — это разница между фактическими затратами на выполненные работы и бюджетом проекта:

ОС = ОО – ФЗ    

Отклонения от календарного плана (ОКП) проекта сравнивают фактический ход проекта с его расписанием:

ОКП = ОО – ПС    

Для приведенного выше примера отклонение стоимости для этого проекта составляет 50 000 – 90 000 = 40 000 р. Отклонение от календарного плана равно 50 000 – 75 000 = 25 000.

Любой руководитель проекта может понять, что затрачено 90 % бюджета проекта, но он выполнен только наполовину. Проект отстает от календарного плана и превысит бюджет, поэтому требуется изменение. Руководитель проекта должен сократить его область, продлить календарный план или получить дополнительное финансирование.

К началу страницы

Отслеживание отклонений

Интеграция отслеживания отклонений в систему управления проектами выполняется достаточно просто, но для этого потребуется систематический подход. После назначения проекта вместе со спонсором определите его область, бюджет и календарный план. Затем вместе с рабочей группой создайте надежный план управления изменениями, который определяет пороговые значения отклонений и описывает, что делать в случае отклонений, превышающих их. После разработки СДР и определения подробного расписания проекта можно создать его календарный план и бюджет. После этого вы можете начать отслеживание отклонений и применение планов управления изменениями.

К началу страницы

Об авторе.     Джейн Сучан (Jane Suchan) занимается управлением корпоративными бизнес-инициативами и разработкой методов управления проектами. Джейн живет в Сиэтле, штат Вашингтон.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×