Office

Интеграция отслеживания отклонений в процесс управления изменениями проекта

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Джейн Сучан, PMP

Управление проектами состоит в выяснении того, что вы хотите выполнить, создав список дел, который необходимо выполнить, чтобы получить доступ к ним, определить, сколько времени потребуется, и рассчитать, сколько будет стоить.     Звучит просто, правда? Но действительно жесткая часть отслеживает все. Выполняется ли проект вовремя? Будет ли это выполнено перед календарным планом? Используется ли бюджет? Будет ли по-прежнему выделена бюджет, когда все работы будут выполнены?

Один из способов оценить работоспособность проекта — следить за различиями между исходным планом проекта и фактом происходящего. Этот зазор лучше известен как вариативность, сравнивая предполагаемую или бюджетную сумму и фактически потраченную сумму. Анализ отклонений — это практика сравнения фактических результатов проекта с планом, который был запланирован или ожидаемым. Можно точно оценить, насколько хорошо ― или насколько плохо ― проект.

Планирование отклонений: Установка базовых планов

Чтобы определить дисперсии проекта, необходимо поместить стаке на землю в качестве начальной. Это базовый план. Без этого вы проявляетсяе и попытаетесь управлять целью перемещения. Два ключевых базовых плана, которые необходимо установить перед тем, как можно будет отследить отслеживание отклонений и создавать отчеты для воспроизведения, — затраты и расписание. Но прежде чем вы сможете получить доступ к этой области, вы захотите обменять область охвата проекта.

Использование структурной декомпозиции работ для создания области

Базовый план области включает все конечные результаты проекта; Таким образом, он определяет всю работу, которую необходимо выполнить. Один из способов документирования области охвата — создание структурной декомпозиции работ (СДР) — иерархического представления конечных результатов проекта. Каждый уровень вниз по иерархии представляет собой более подробное описание конечных результатов. Например, СДР для создания нового дома будет использовать основные системы, обкадровки, наброски, электрические и коммуникации, а также планы ландшафта, архитектурные чертежи и средства проверки.

Установка базовых планов календарного плана и затрат

Базовый план и базовые затраты задаются только после определения области. Вы не можете определить, как долго будет работать проект, и сколько он будет стоить.

Базовый план расписания — это утвержденный календарный план проекта, базис для измерения и составления отчетов о производительности. Базовый план затрат — это утвержденный бюджет по времени, в котором будут измеряться затраты. Это определяется путем добавления затрат на определенный период или этап проекта, которые требуют назначения затрат задачам проекта. Распределение затрат на компоненты проекта может занять много времени, но оно позволит вам создавать более подробные и точные отчеты о затратах, а также о том, какие заинтересованные лица и спонсоры проекта будут очень интересны.

Чтобы установить план и базовые показатели затрат, выполните указанные ниже действия.

  1. Создайте расписание, определив действия и задачи для создания каждого конечного результата в СДР.

  2. Определите ресурсы для каждой задачи. Подумайте об ограничениях или о том, сколько времени каждый пользователь может реалистично подумывает за этот проект.

  3. Оцените время (в часах или днях), необходимое для выполнения каждой задачи.

  4. Оцените стоимость каждой задачи, используя среднее значение ежечасно или ежедневно, ставку для каждого ресурса, а также все фиксированные затраты, связанные с задачей.

  5. Определите, какие задачи зависят от других пользователей, а затем Разрабатывайте критический путь.

  6. Разработка базового плана затрат; Это повременный бюджет для измерения производительности проекта. Для этого добавьте оценочные затраты, по задачам или по периоду времени.

К началу страницы

Реакция на отклонение: Управление изменениями

После того как вы установили базовые планы для области, расписания и затрат, создайте действия, которые команда будет выполнять для управления дисперсиями для этих планов. Эта информация становится планом управления изменениями проекта. Этот план определяет, когда требуется определить запрос на изменение проекта (PCR), как отклонения и отправка документов на утверждение, а также что происходит после утверждения запроса на изменение.

Расчеты отклонений используются для определения необходимости использования PCR и для изменения графика проекта или базовых показателей затрат. Дисперсия могут быть положительными или отрицательными.

  • Положительное отклонение указывает на то, что проект опережает календарный план или в рамках бюджета. В положительных сценариях вы можете перераспределить деньги и ресурсы на отрицательные территории.

  • Отрицательная дисперсия — это индикатор того, что проект отстает от календарного плана или превышает бюджет и что необходимо для выполнения действий. Вам может потребоваться повысить бюджет или принять уменьшенные поля прибыли.

Пороговые значения дисперсии являются важным компонентом любого плана управления изменениями проекта. Они составляют изменения материалов в проекте и, следовательно, должны знать документацию и утверждение в PCR. Не все PCRs будут приводить к переустановке области, расписания или бюджета. Это значительная задача, на которую может потребоваться значительное время, и вы будете оближед для получения утверждения и работы в организации проекта.

Отслеживание отклонений затрат и календарных планов на протяжении всего жизненного цикла проекта помогает выявить слабые участки ― области с повторяющимися изменениями ― и отвечать соответствующим образом. Например, если вы видите, что группа тестирования находит непрерывные задержки, вам может потребоваться назначить дополнительные ресурсы, чтобы оставаться на календарном плане.

К началу страницы

Использование анализа освоенного объема на один шаг ниже.

Обсуждение отклонений по проекту завершено без упоминания освоенного объема, метода управления проектами для оценки затрат и расписания на определенный момент времени. Средство анализа освоенного объема позволяет сравнить работу, завершенную с помощью установленных базовых планов. Это помогает оценить производительность проекта и внести в него исправления.

Для проведения анализа освоенного объема необходимо иметь СДР, подробное расписание проекта и бюджет (на этапе или периоде времени) для запланированной работы.

Ответы на вопросы об освоенном объеме

В любой момент анализ освоенного объема измеряет работоспособность проекта, предлагая три ключевых вопроса:

  • Запланированная стоимость: Какова сумма, необходимая для работы?

  • Освоенный объем: что вы действительно выполнили?

  • Фактические затраты: сколько мы поработали?

Плановое значение (ПС) — это базовая стоимость запланированных задач. Освоенный объем (ОО) — это сумма всех запланированных затрат на выполненную работу. Фактические затраты (AC) потратились на производимые вами трудозатраты.

Знакомство с анализом освоенного объема

Проще всего описать освоенный объем с помощью примера. Допустим, вы управляете проектом из четырех месяцев с бюджетом $100 000. У вас три месяца, и вы осознаете, что команда завершила только половину работы, поэтому EV — $50 000. На зависимости от календарного плана проекта приблизительно 75 процентов работы должны быть выполнены, поэтому ПС — $75 000. Вы также знаете, что группа тратила на $90 000 до сих пор, поэтому AC — $90 000.

Используя эти числа, можно рассчитывать отклонение затрат и календарного плана. Отклонение по стоимости (ОПС) измеряет разницу между фактической стоимостью выполненных работ и бюджетом проекта.

ОПС = ОО — AC   

Отклонение по календарному плану (ОКП) измеряет фактический объем выполнения по календарному плану проекта:

SV = ОО — ПС   

В приведенном выше примере отклонение по стоимости для этого проекта составляет $50 000 – $90 000 = $40 000. Отклонение по календарному плану — $50 000 – $75 000 = $25 000.

Руководитель проекта может убедиться в том, что проект занял 90 процентов своего бюджета и завершил только 50 процента работы. Проект отстает от календарного плана и повлияет на время его выполнения, поэтому необходимо изменить его. Руководитель проекта должен уменьшить область охвата, продлить расписание или получить больше финансирования для выполнения работы.

К началу страницы

Начало работы с отслеживанием отклонений

Внедрение отслеживания отклонений в управление проектами выполняется достаточно просто, но для этого требуется систематический подход. После назначения проекта работайте с вашим спонсором, чтобы определить область, бюджет и календарный план. Затем работайте с командой, чтобы создать надежный план управления изменениями, который определяет пороговые значения дисперсии и описывает, как работать с дисперсиями, если они превышают пороговые значения. После того как вы разрабатываете СДР и определяете подробное расписание проекта, вы можете установить расписание проекта и бюджет. После того как все компоненты будут готовы, вы можете начать отслеживание отклонений и разместить планы управления изменениями на практике.

К началу страницы

Об авторе     Джейн Сучан — руководитель программы, который может управлять инициативами по организации и разрабатывать методологии управления проектами. Джейн живет в Сиэтле, штат Вашингтон.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×