Импорт данных или связывание с данными текстового файла

Импорт данных или связывание с данными текстового файла

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Существует несколько способов переноса данных из текстового файла в Microsoft Office Access 2007. Если требуется создать копию данных, доступную для изменения в Access, файл следует импортировать в новую или существующую таблицу с помощью мастера импорта текстовых файлов. Если требуется просматривать обновленные исходные данные в Access и использовать расширенные функции запросов и отчетов, следует создать в базе данных связь с текстовым файлом с помощью мастера связывания с текстовыми файлами.

В этой статье подробно описываются процедуры импорта и связывания с текстовым файлом с помощью мастера.

В этой статье:

Поддерживаемые форматы и текстовых файлов

Импорт данных из текстового файла

Устранение неполадок с отсутствующими и неверными значениями в импортированных таблиц

Ссылка на текстовый файл

Устранение неполадок с #Num! и неверными значениями в связанной таблице


Текстовые файлы и поддерживаемые форматы

Текстовый файл содержит текст без форматирования. Это могут быть буквы и числа, а также специальные знаки, такие как знаки табуляции, перевода строки и возврата каретки. В Access поддерживаются следующие форматы файлов:  TXT, CSV, ASC и TAB.

Чтобы использовать текстовый файл в качестве исходного файла для импорта или связывания, необходимо структурировать его содержимое таким образом, чтобы мастеры импорта и связывания могли разделить его на записи (строки), а каждую запись — на поля (столбцы). Текстовые файлы с правильной структурой делятся на два типа:

  • Файлы с разделителями    В таком файле каждая запись занимает отдельную строку, а поля отделяются одним знаком разделителя. В качестве разделителя можно использовать любой знак, который не входит в значения полей, например, знак табуляции, точку с запятой, запятую, пробел и т. д.

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  • Файлы Фиксированная ширина    В файле фиксированной ширины каждая запись отображается в отдельной строке и ширина каждого поля повторяется через записей. Например первое поле каждой записи всегда является семь знаков, второе поле каждой записи всегда 12 символов длинный, и т. д. Если отличаются по записям в длину фактическое значение в поле значения, которые больше требуемой ширины должен дополненной конечные пробелы. Ниже приведен пример фиксированного размера текста.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

К началу страницы

Импорт данных из текстового файла

Если в базе данных Access требуется сохранить все данные текстового файла или их часть, содержимое файла следует импортировать в новую таблицу или добавить к существующей. Импортируемые данные можно просматривать и редактировать, не внося изменений в исходный текстовый файл.

В ходе операции импорта пользователь может задать структуру исходного файла и выбрать вариант импорта: в новую или существующую таблицу.

Совет : Если вы не знакомы с таблицами или структуру базы данных, можно найти в статьях Создание таблиц в базе данных или Основные сведения о создании баз данных.

В конце операции импорта можно сохранить сведения об операции в виде спецификации. Использование спецификации позволяет выполнять операцию импорта повторно без использования мастера.

Стандартные сценарии импорта текстового файла в Access

Обычно текстовые данные импортируются в Access по следующим причинам.

  • Часть данных хранится в формате, который не поддерживается в Access, но их требуется объединить с базой данных. Исходные данные можно сначала экспортировать в текстовый файл, а затем импортировать этот файл в таблицу Access.

  • Вы используете Access для управления данными, но при этом регулярно получаете данные в текстовом формате от пользователей другой программы. Операция импорта данных выполняется регулярно, но этот процесс требуется упростить для экономии времени и усилий.

Примечание : При открытии текстового файла в Access (нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , нажмите кнопку Открыть и в диалоговом окне Открытие переключитесь в списке Тип файловВсе файлы и выберите нужный текстовый файл), Access будет запущен мастер текста ссылки позволяет создать ссылку на текстовый файл вместо импорта его содержимое. Связывание с файлом отличается от импортировав его содержимое. Дополнительные сведения о связывании в разделе ссылка в текстовый файл, читайте дальше в этой статье.

Подготовка исходного файла

  1. Откройте исходный файл в текстовом редакторе, например, в блокноте.

    Примечание : В ходе одной операции импорта можно импортировать лишь один файл. Чтобы импортировать несколько файлов, операцию импорта следует повторить для каждого файла.

  2. Просмотрите данные исходного файла и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.

Элемент

Описание

С разделителями или фиксированной длиной записей

Убедитесь, что содержимое файла соответствует выбранному формату. Если это файл с разделителями, найдите разделитель. Если это файл с фиксированной длиной записей, убедитесь, что длина значения поля одинакова во всех записях.

Ограничители строк

Некоторые файлы с разделителями могут содержать значения полей, заключенные в одинарные или двойные кавычки, как показано ниже:

  • "Андрей Гладких",25,05.04.2006,"Нижний Новгород"

  • "Евгений Куликов",27,2000,"Самара"

Знак, используемый для ограничения значения поля, называется ограничителем строк. Ограничители не являются обязательными, но их рекомендуется использовать, если выполняется одно из следующих условий.

  • Разделитель поля является частью значения. Например, если в качестве разделителя используется запятая, которая входит в допустимое значение Нижний Новгород, Самара, это значение следует окружить ограничителями, например: "Нижний Новгород, Самара".

  • Нетекстовые значения, такие как 0452934 и 0034539, требуется обрабатывать в Access как текстовые и хранить в текстовом поле.

В ходе операции импорта можно указать, используется ли в файле ограничитель, и, если он используется, задать соответствующий знак.

Следует убедиться, что в файле используется один ограничитель строк, и что он применяется только к текстовым значениям.

Число полей

Число исходных полей не должно превышать 255 , т. к. Access поддерживает не более 255 полей в таблице.

Пропуск записей и значений

Если требуется перенести лишь часть исходного текстового файла, его следует отредактировать перед началом операции импорта, т.к. пропуск записей в ходе операции невозможен.

Если данные добавляются в новую таблицу, некоторые поля можно пропустить, но эта функция недоступна при добавлении в существующую таблицу. В случае добавления данных в имеющуюся таблицу структура исходных данных должна соответствовать структуре конечной таблицы. Другими словами, в исходном файле должно быть то же число столбцов, что и в конечной таблице, а типы данных должны совпадать с типами данных в конечной таблице.

Пустые строки и поля

Удалите все лишние пустые строки из файла. При наличии пустых полей добавьте в них отсутствующие данные. Если планируется добавлять записи в существующую таблицу, убедитесь, что соответствующие поля таблицы допускают использование пустых значений. Поле допускает использование пустых значений, если свойство Обязательное (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие (ValidationRule) не запрещает пустые значения.

Лишние знаки

Проверьте файл и удалите лишние знаки, такие как знаки табуляции, перевода строки и возврата каретки.

Типы данных

Во избежание ошибок во время импорта следует убедиться, что тип данных всех исходных полей в одной строке совпадает. Access считывает первые 25 строк файла, чтобы определить тип данных для полей таблицы. Настоятельно рекомендуется проверить, что первые 25 исходных строк не содержат данные разных типов. Кроме того, нетекстовые значения, которые требуется обрабатывать как текстовые, необходимо заключить в одинарные или двойные кавычки.

Если исходный файл содержит смешанные значения в строках следующие 25 строк, операции импорта могут по-прежнему пропустить их или преобразовать их неправильно. Сведения по устранению неполадок, обратитесь к разделу Устранение неполадок с отсутствующими и неверными значениямидалее в этой статье.

Имена полей

Если файл с разделителями не содержит имена полей, их рекомендуется указать в первой строке. В ходе операции импорта можно выбрать обработку значений в первой строке как имен полей. При импорте файлов с фиксированной длиной записей такая функция в Access недоступна.

Примечание : Если текстовый файл с разделителями добавляется в существующую таблицу, убедитесь, что имя каждого столбца в точности соответствует имени поля. Если имя столбца отличается от имени соответствующего поля в таблице, операция импорта завершится сбоем. Чтобы просмотреть имена полей, откройте конечную таблицу в режиме конструктора.

  1. Закройте исходный файл, если он открыт. В случае если файл остается открытым в ходе операции импорта, могут возникнуть ошибки преобразования данных.

Начало процесса импорта в Access

  1. Откройте базу данных Access для импорта данных.

    Если ни одна из существующих баз данных не подходит для сохранения данных, создайте пустую базу данных.

    Создание пустой базы данных

    Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите команду Создать.

  2. Перед началом операции импорта следует определить, где будут сохранены данные: в новой или существующей таблице.

    • Создание новой таблицы     Если выбран вариант сохранения данных в новой таблице, в Access создается таблица, к которой добавляются импортируемые данные. Если таблица с указанным именем уже существует, Access перезаписывает содержимое таблицы импортируемыми данными.

    • Добавление в существующую таблицу    Если данные добавляются в существующую таблицу, в процессе импорта данные дописываются к указанной таблице.

      Важно отметить, что в большинстве случаев операция добавления данных завершается сбоем из-за несоответствия структуры исходных данных структуре и параметрам полей конечной таблицы. Чтобы избежать этой ошибки, откройте таблицу в режиме конструктора и проверьте следующие параметры:

      • Первая строка    Если первая строка исходного текстового файла не содержит имена полей, следует убедиться, что расположение и тип данных каждого столбца соответствует нужному полю таблицы. Если первая строка файла с разделителями содержит заголовки столбцов, совпадение порядка следования столбцов и полей необязательно, но имя и тип данных каждого столбца должны в точности совпадать с именем и типом данных соответствующего поля. При импорте файлов с фиксированной длиной записей функция использования значений в первой строке в качестве имен полей в Access недоступна.

      • Отсутствующие или лишние поля    Если в конечной таблице отсутствует одно или несколько полей, добавьте их до начала операции импорта. Если же таблица содержит поля, отсутствующие в исходном файле, их не требуется удалять из таблицы, если для них разрешены пустые значения.

        Совет : Поле допускает использование пустых значений, если свойство Обязательное (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие (ValidationRule) не запрещает пустые значения.

      • Первичный ключ    Если таблица содержит поле первичного ключа, исходный файл должен содержать столбец со значениями, совместимыми с полем первичного ключа. Кроме того, импортируемые значения ключа должны быть уникальными. Если импортируемая запись содержит значение первичного ключа, которое уже существует в таблице, операция импорта завершается, и отображается сообщение об ошибке. Нужно отредактировать исходные данные таким образом, чтобы они содержали уникальные значения ключа, а затем повторить операцию импорта.

      • Индексированное поле.    Если свойство индексировано поля таблицы имеет значение Да (Совпадения не допускаются), соответствующий столбец в исходном текстовом файле должен содержать уникальные значения.

  3. На вкладке Внешние данные в группе Импорт щелкните Текстовый файл. Изображение кнопки

    Примечание : Команды Импорт доступны только для открытой базы данных.

  4. В диалоговом окне Внешние данные - Текстовый файл в поле Имя файла укажите имя исходного файла.

  5. Выберите способ сохранения импортируемых данных.

    • Чтобы сохранить данные в новой таблице, выберите вариант Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных. Будет отображено окно для указания имени таблицы.

    • Чтобы добавить данные в существующую таблицу, выберите вариант Добавить копию записей в конец таблицы: и выберите таблицу в раскрывающемся списке.

      Примечание : Чтобы создать связь с источником данных, создать связанную таблицу, в разделе ссылка в текстовый файл, читайте дальше в этой статье.

  6. Нажмите кнопку ОК.

    Access проверяет содержимое файла и рекомендует организация файл. Если в файле используется разделитель для разделения полей, убедитесь, что выбран вариант с разделителями. Если файл содержит поля фиксированного размера, убедитесь, что выбран параметр Фиксированной ширины. Если вас есть сомнения относительно ли ваш файл полями фиксированного размера или с разделителями, смотрите в предыдущем разделе, Подготовка исходного файла.

    Примечание : Если исходный текстовый файл содержит знаки табуляции или другие специальные знаки, в мастере импорта текстовых файлов они отображаются в виде полей между столбцами данных.

  7. Нажмите кнопку Далее.

    В зависимости от выбранного варианта (файл с разделителями или фиксированной шириной полей) мастер отображает нужные сведения.

    С разделителями

    Выберите или укажите знак разделителя для значений полей. Если в файле используется ограничитель строк, выберите в поле Ограничитель текста: двойные (") или одинарные (') кавычки. Если первая строка исходного файла содержит имена полей, установите флажок Первая строка содержит имена полей. Затем нажмите кнопку Далее.

    Фиксированного размера

    В мастере отображается содержимое файла. Если Access обнаруживает столбцы данных, для разделения полей вставляются вертикальные черты. Просмотрите предлагаемую мастером структуру и при необходимости добавить, удалить или исправить строки следуйте инструкциям мастера. Затем нажмите кнопку Далее.

  8. Если выбран вариант добавления данных в существующую таблицу, перейдите к шагу 12. Если же данные импортируются в новую таблицу, нажмите кнопку Далее, чтобы просмотреть свойства полей, отображаемые в мастере.

    Примечание : Страница мастера, на которой можно указать сведения об импортируемых полях, не отображается при добавлении записей в существующую таблицу.

  9. Щелкните столбец в нижней части окна мастера, чтобы отобразить свойства соответствующего поля. Просмотрите и при необходимости измените имя и тип данных конечного поля.

    Access просматривает первые 25 строк в каждом столбце предлагать тип данных по умолчанию для соответствующего поля. Если существуют различные типы значений, например текстовых и числовых значений в первые 25 строк в столбце, мастер предлагает, совместимый с все или большинство значений в столбце Тип данных, часто это текстовый тип данных. Несмотря на то, что можно выбрать различные типы данных, следует помните, что значения, несовместимых с типом данных, который вы выберете игнорируются или преобразовать неправильно. Дополнительные сведения о том, как исправить отсутствующими и неверными значениями, обратитесь к разделу Устранение неполадок с отсутствующими и неверными значениямидалее в этой статье.

  10. Чтобы создать индекс для поля, укажите для свойства индекс значение Да. Чтобы пропустить весь исходный столбец, установите флажок не импортировать (пропустить) поле. Затем нажмите кнопку Далее.

  11. Если записи добавляются в новую таблицу, мастер предлагает указать первичный ключ для таблицы. При выборе варианта автоматически создать ключ Access добавляет поле счетчика в первое поле конечной таблицы и автоматически заполняет его уникальными кодами, которые начинаются с 1. Нажмите кнопку Далее.

    Примечание : Страница мастера, на которой можно указать сведения об импортируемых полях, не отображается при добавлении записей в существующую таблицу.

  12. В Access будет отображена последняя страница мастера. Если записи импортируются в новую таблицу, укажите имя конечной таблицы. Введите имя таблицы в поле Импорт в таблицу. Если такая таблица уже существует, отображается запрос о перезаписи содержимого этой таблицы. Нажмите кнопку Да, чтобы продолжить, или кнопку Нет, чтобы указать другое имя конечной таблицы.

    Кнопка " Дополнительно " предназначение?

    Кнопка Дополнительно в мастере импорта текстовых файлов служит для создания или открытия спецификаций импорта в формате, который использовался в предыдущих версиях Access. Кнопку Дополнительно рекомендуется использовать, только если спецификации импорта, созданные в предыдущих версиях Access, требуется использовать в Office Access 2007. Если требуется сохранить сведения об операции импорта, следует выполнить шаги с 13 по 20. Спецификации импорта, созданные в предыдущих версиях Access, не совместимы со спецификациями, созданными в Office Access 2007.

  13. Для импорта данных нажмите кнопку Готово.

    В Access предпринимается попытка импортировать данные. Если все данные или хотя бы их часть импортированы, в мастере отображается диалоговое окно, в котором указывается состояние операции импорта. Если же операция закончилась сбоем, в Access отображается сообщение об ошибке Ошибка при попытке импорта файла.

  14. Откройте конечную таблицу в режиме таблицы. Сравните данные в таблице с исходным файлом, чтобы убедиться в их правильности.

Сохранение параметров импорта как спецификации

  1. На последней странице мастера импорта текстовых файлов установите флажок Сохранить шаги импорта.

    Появится набор дополнительных элементов

  2. В поле Сохранить как задайте имя спецификации импорта.

  3. При необходимости введите описание в поле Описание.

  4. Нажмите кнопку Сохранить импорт.

    -или-

    Если требуется выполнять операцию через определенные временные интервалы (например, еженедельно или ежемесячно), установите флажок Создать задачу Outlook и нажмите кнопку Сохранить импорт. В результате создается задача Microsoft Office Outlook 2007, которая позволяет выполнять спецификацию повторно.

Если не создать задачу Office Outlook 2007, Access сохраняет спецификацию. Если вы хотите создать задачу Outlook и Outlook установлены и настроены на вашем компьютере, Access сохраняет спецификацию и отображение диалогового окна Импорт имя - задача. Перейдите к следующим шагам сведения об использовании этого диалоговое окно.

Примечание : Если программа Outlook не установлена, при нажатии кнопки Сохранить импорт в Access отображается сообщение об ошибке. Если Outlook не настроен, в Access открывается мастер настройки Outlook. Для настройки Outlook следуйте инструкциям мастера.

Создание задачи Outlook

  1. В диалоговом окне Импорт имя - задача в Outlook просмотрите и измените параметры задачи, такие как Срок и напоминание.

    Чтобы сделать задачу повторяющейся, установите флажок Повторение. На рисунке показан планировщик задач с типичными параметрами:

    Планировщик заданий Outlook

    Дополнительные сведения о планировании задач Outlook см. в статье Планирование импорта или экспорта.

  2. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Выполнение сохраненной задачи

  1. В области переходов Outlook выберите пункт Задачи и дважды щелкните задачу, которую нужно выполнить.

  2. На вкладке Задача в группе Microsoft Office Access щелкните Выполнить импорт Изображение кнопки .

  3. Откройте таблицу и проверьте содержимое.

Сведения о поиске отсутствующих и неверных значений см. в следующем разделе.

К началу страницы

Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями в импортированной таблице

Сообщение Ошибка при попытке импорта файла указывает на то, что операция завершилась сбоем. Если же после операции импорта отображается страница, на которой предлагается сохранить сведения об операции, это означает, что данные успешно импортированы полностью или частично. В сообщении о состоянии указывается также имя таблицы ошибок, которая содержит описание всех ошибок, возникших в ходе операции импорта.

Важно отметить, что даже если в сообщении о состоянии указывается, что операция завершилась успешно, перед началом использования таблицы пользователь должен просмотреть ее содержимое и структуру, чтобы убедиться в правильности всех данных.

Откройте конечную таблицу в режиме таблицы, чтобы убедиться в том, что в таблицу были успешно добавлены все данные. После этого откройте таблицу в режиме конструктора, чтобы проверить типы данных и параметры свойств для полей.

В приведенной ниже таблице дается описание шагов по разрешению вопросов, связанных с отсутствующими или неверными значениями.

Совет : Если при разрешении вопросов обнаружено лишь несколько отсутствующих значений, их можно добавить непосредственно в таблицу в режиме таблицы. Если же отсутствует или импортирован неправильно целый столбец либо большой объем данных, следует исправить исходный файл. После устранения всех возможных проблем необходимо повторно выполнить операцию импорта.

Вопрос

Решение

Значения 1 или 0

Если исходный файл содержит поле, в котором используются только значения True или False либо «Да» или «Нет», и для него был выбран логический тип данных, в таблице будут отображаться значения -1 и 0. Откройте таблицу в режиме конструктора и задайте для свойства Формат значение Истина/Ложь или Да/нет.

Поля, одновременно допускающие несколько значений

В Access импорт нескольких значений в одно поле не поддерживается. Список значений рассматривается как одно значение и помещается в текстовое поле, разделенное точкой с запятой.

Усеченные данные

В случае усечения данных в столбце попытайтесь увеличить ширину столбца в режиме таблицы. Если устранить проблему таким образом не удается, возможно причина в том, что тип данных числового поля имеет значение Длинное целое вместо Двойное с плавающей точкой.

Отсутствующие данные в полях первичного ключа или индексированных полях

Импортируемые записи содержат повторяющиеся значения, которые нельзя поместить в поле первичного ключа конечной таблицы или в любое поле, у которого свойство Индексировано (Indexed) имеет значение Да (совпадения не допускаются) в базе данных Access. Удалите повторяющиеся значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Пустые значения

При открытии таблицы в режиме таблицы может оказаться, что некоторые поля оставлены пустыми. Чтобы свести к минимуму число пустых значений в таблице или избавиться от них совсем, выполните следующие действия:

  • Если первые 25 строк исходного файла содержат значения с разными типами данных, откройте исходный файл и измените расположение строк таким образом, чтобы первые 25 строк не содержали смешанные значения. После этого повторите попытку импорта.

  • Заключите все нетекстовые значения, которые требуется сохранить как текстовые, в одинарные или двойные кавычки.

  • В ходе операции импорта выберите подходящий тип данных для каждого поля. Если тип данных указан неправильно, весь столбец может содержать пустые или неверные значения.

Кроме того, может потребоваться просмотреть таблицу ошибок, о которой говорится на последней странице мастера, в режиме таблицы. Таблица содержит три поля: «Ошибка», «Поле» и «Строка». В каждой строке содержатся данные об определенной ошибке, и данные поля ошибки можно использовать при разрешении вопросов.

Полный перечень строки ошибок и советы по устранению неполадок

Ошибка

Описание

Обрезание полей

Значение в поле превышает размер, заданный свойством Размер поля (FieldSize) этого поля.

Ошибка преобразования типа

Значение в текстовом файле не соответствует типу данных поля. Это значение может быть заменено пустым или неверным значением в конечном поле. Дополнительные сведения о разрешении этого вопроса см. в предыдущей таблице.

Нарушение уникальности ключа

Значение  первичного ключа записи совпадает со значением, уже имеющимся в таблице.

Нарушение условия на значение

Значение противоречит значению свойства Условие (ValidationRule), заданному для этого поля или таблицы.

Пустое значение в обязательном поле

Пустое значение недопустимо для данного поля, поскольку его свойство Обязательное (Required) имеет значение Да.

Пустое значение в поле счетчика

Импортируемые данные содержат пустое значение (Null), и выполнялась попытка добавить его в поле счетчика.

Неинтерпретируемая запись

Текстовое значение содержит знак-ограничитель (обычно, прямые кавычки). Если значение содержит знак-ограничитель, этот знак должен быть повторен в текстовом файле дважды; например:

по 10 дискет 3 1/2"" в коробке


К началу страницы

Связывание с текстовым файлом

Связывание позволяет использовать данные из другого файла, не импортируя их.  В этом случае можно просматривать обновленные данные как в исходной программе, так и в файле Access. При этом не требуется создавать и обновлять копию данных в Access. Если вместо копирования текстового файла в базу данных Access требуется использовать его для выполнения запросов и создания отчетов, следует использовать не операцию импорта, а функцию связывания с текстовым файлом.

При связывании с текстовым файлом в Access создается новая таблица, которая связывается с исходным файлом. Все изменения, вносимые в исходный файл, применяются к связанной таблице. При этом изменение данных таблицы в Access не разрешается. Если требуется внести изменения в содержимое или структуру файла, следует открыть исходный файл и изменить его.

Стандартные сценарии связывания с текстовым файлом из Access

  • Используется программа, которая сохраняет выходные данные в текстовом формате, однако эти данные требуется использовать для анализа и создания отчетов в других приложениях, в том числе в Access.

  • Данные, необходимые для работы, обновляются сотрудниками другого отдела или рабочей группы. Необходимо просматривать обновленные данные, но не требуется изменять и обновлять копию этих данных.

Первое связывание с текстовым файлом

  • При связывании с текстовым файлом в Access создается новая таблица, которая называется также связанной таблицей. В ней отображаются данные исходного файла; при этом они не сохраняются в базе данных.

  • Текстовый файл невозможно связать с существующей таблицей базы данных. Другими словами, операция связывания не позволяет добавлять данные в существующую таблицу.

  • База данных может содержать несколько связанных таблиц.

  • Все изменения, вносимые в исходный файл, автоматически отображаются в связанной таблице. Однако содержимое и структура связанной таблицы Access недоступны для изменения.

  • При открытии текстового файла в Access создается пустая база данных, и автоматически запускается мастер связи с текстом.

Шаги по созданию связи с текстовым файлом

  1. Найдите текстовый файл и откройте его в текстовом редакторе, например, в Word или блокноте.

    Обратите внимание, что в ходе одной операции связывания можно создать связь лишь с одним текстовым файлом. Чтобы создать связь с несколькими текстовыми файлами, операцию связывания следует повторить для каждого файла.

  2. Просмотрите данные исходного файла и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.

Элемент

Описание

С разделителями или фиксированной длиной записей

Убедитесь, что содержимое файла соответствует выбранному формату. Если это файл с разделителями, найдите разделитель. Если это файл с фиксированной длиной записей, убедитесь, что длина значения поля одинакова во всех записях.

Ограничители строк

Некоторые файлы с разделителями могут содержать значения полей, заключенные в одинарные или двойные кавычки, как показано ниже:

"Андрей Гладких",25,05.04.2006,"Нижний Новгород"

"Евгений Куликов",27,2000,"Самара"

Знак, используемый для ограничения значения поля, называется ограничителем строк. Ограничители не являются обязательными, но их рекомендуется использовать, если:

  • Разделитель поля является частью значения. Например, если в качестве разделителя используется запятая, которая входит в допустимое значение Нижний Новгород, Самара, это значение следует окружить ограничителями, например: "Нижний Новгород, Самара".

  • Нетекстовые значения, такие как 0452934 и 0034539, требуется обрабатывать в Access как текстовые и сохранять в текстовом поле.

В ходе операции связывания можно указать, используется ли в файле ограничитель, и, если он используется, задать соответствующий знак.

Убедитесь в том, что в файле используется один ограничитель строк и что он применяется только к текстовым значениям.

Число полей

Число исходных полей не должно превышать 255,  т. к. Access поддерживает не более 255 полей в таблице.

Пропуск записей и полей

Можно пропустить некоторые поля, но нельзя пропустить записи.

Пустые строки и поля

Удалите все лишние пустые строки из файла. При наличии пустых полей попробуйте добавить в них отсутствующие данные в исходном файле.

Лишние знаки

Проверьте файл и удалите лишние знаки, такие как знаки табуляции, перевода строки и возврата каретки.

Типы данных

Чтобы избежать возникновения ошибок во время операции связывания, следует убедиться, что тип данных всех исходных полей в одной строке совпадает. Access считывает первые 25 строк файла, чтобы определить тип данных для полей таблицы. Настоятельно рекомендуется проверить, что первые 25 исходных строк не содержат данные разных типов. Кроме того, необходимо убедиться, что нетекстовые значения, которые требуется обрабатывать как текстовые, заключены в одинарные или двойные кавычки.

Если исходный файл содержит смешанные значения в строках следующие 25 строк, операции импорта может отображать значения ошибок или преобразовать их неправильно. Сведения по устранению неполадок, обратитесь к разделу #Num Устранение неполадок! и неверными значениями в связанной таблице, далее в этой статье.

Имена полей

Если файл с разделителями не содержит имена полей, их рекомендуется указать в первой строке. В ходе операции связывания можно выбрать обработку значений в первой строке как имен полей. Однако при импорте файлов с фиксированной длиной записей такая функция в Access недоступна.

  1. Закройте исходный файл, если он открыт.

  2. Откройте базу данных, в которой требуется создать связь. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения, и что есть необходимые права на изменение базы данных.

    Если ни одна из существующих баз данных не подходит для сохранения связи, создайте пустую базу данных.

    Создание пустой базы данных

    Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите команду Создать.

  3. На вкладке Внешние данные в группе Импорт щелкните Текстовый файл. Изображение кнопки

    Примечание : Команды Импорт доступны только для открытой базы данных.

  4. В диалоговом окне Внешние данные - Текстовый файл укажите имя текстового файла, который содержит данные для связывания, в поле Имя файла.

  5. Выберите вариант Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку ОК.

    Будет открыт мастер связи с текстом, который позволяет выполнить процедуру связывания.

  6. Access считывает содержимое файла и предлагает предпочтительную структуру. Если в файле используются специальные знаки для разделения полей, следует выбрать вариант с разделителями. Если импортируется файл с фиксированной длиной записей, выберите вариант фиксированная ширина полей.

  7. Нажмите кнопку Далее.

  8. В зависимости от выбранного варианта (файл с разделителями или фиксированной шириной полей) мастер отображает нужные сведения на следующей странице.

    Файлы с разделителями     Выберите или укажите знак разделителя для значений полей. Если в файле используется ограничитель строк, выберите в поле Ограничитель текста: значение " (двойные кавычки) или ' (одинарные кавычки). Если первая строка исходного файла содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит имена полей. Затем нажмите кнопку Далее.

    Файлы с фиксированной шириной полей    В мастере отображается содержимое файла. Если Access обнаруживает столбцы данных, для разделения полей вставляются вертикальные черты. Просмотрите предлагаемую мастером структуру и при необходимости добавить, удалить или исправить строки следуйте инструкциям мастера. Затем нажмите кнопку Далее.

  9. На следующей странице мастера будут отображены свойства полей. Щелкните столбец в нижней части страницы мастера, чтобы отобразить свойства соответствующего поля. Просмотрите и при необходимости измените имя и тип данных конечного поля.

    Access просматривает первые 25 строк в каждом столбце предлагать тип данных по умолчанию для соответствующего поля. Если существуют различные типы значений, например текстовых и числовых значений в первые 25 строк в столбце, мастер предлагает, совместимый с все или большинство значений в столбце Тип данных. В большинстве случаев это текстовый тип данных. Несмотря на то, что можно выбрать различные типы данных, следует помнить, что значения, несовместимых с выбранным типом данных будет либо результат в значения ошибки или неправильно преобразовано. Для получения дополнительных сведений обратитесь к разделу следующей #Num Устранение неполадок! и неверными значениями в связанной таблице.

    Кнопка " Дополнительно " предназначение?

    Кнопка Дополнительно в мастере импорта текстовых файлов служит для создания или открытия спецификаций связывания в формате, который использовался в предыдущих версиях Access. В Office Access 2007 функция сохранения спецификации для операции связывания не предусмотрена, в отличие от операций импорта и экспорта. Поэтому для сохранения сведений о спецификации связывания следует нажать кнопку Дополнительно, выбрать нужные параметры и нажать кнопку Сохранить как.

  10. Нажмите кнопку Далее.

  11. На последней странице мастера укажите имя связанной таблицы и нажмите кнопку Готово. Если таблица с указанным именем существует, будет отображен запрос на перезапись существующей таблицы. Нажмите кнопку Да, чтобы перезаписать файл, или кнопку Нет, чтобы задать другое имя файла.

    Access предпримет попытку создать связанную таблицу. В случае успешного создания таблицы будет отображено сообщение Завершено связывание таблицы.... Откройте связанную таблицу и просмотрите поля и данные, чтобы убедиться в их правильности.

К началу страницы

Разрешение вопросов, связанных со значениями #Число! и другими неверными значениями в связанной таблице

Даже после отображения сообщения Завершено связывание таблицы следует открыть таблицу в режиме таблицы и проверить, что все строки и столбцы содержат правильные данные.

При наличии в таблице ошибок или неверных данных необходимо выполнить действия, описанные в приведенной ниже таблице, и повторить попытку связывания. Следует помнить, что добавить значения непосредственно в связанную таблицу невозможно, т. к. она доступна только для чтения.

Вопрос

Решение

Значения -1 или 0

Если исходный файл содержит поле, в котором используются только значения «Истина» или «Ложь» либо «Да» или «Нет», и для него был выбран тип данных Да/Нет , в таблице будут отображаться значения -1 или 0. Откройте таблицу в режиме конструктора и задайте для свойства Формат (Format) значение Истина/Ложь или Да/Нет.

Поля, одновременно допускающие несколько значений

При импорте данных в новую таблицу Access импорт нескольких значений в одно поле не поддерживается. Список значений рассматривается как одно значение и помещается в текстовое поле, значения разделяются точкой с запятой.

Усеченные данные

В случае усечения данных в столбце попытайтесь увеличить ширину столбца в режиме таблицы. Если устранить проблему таким образом не удается, возможно причина в том, что тип данных для числового поля имеет значение «Длинное целое» вместо «Двойное с плавающей точкой».

#Число!

При открытии таблицы в режиме таблицы может оказаться, что некоторые поля содержат значение #Число!. Чтобы свести к минимуму число пустых значений в таблице или избавиться от них совсем, выполните следующие действия:

  • Заключите все нетекстовые значения, которые требуется сохранить как текстовые, в одинарные или двойные кавычки.

  • В ходе операции связывания выберите подходящий тип данных для каждого поля. Если выбран неверный тип данных, весь столбец может содержать только значения #Число во всех строках.

В приведенной ниже таблице содержится список случаев, в которых будут появляться значения ошибки #Число!.

Тип отсутствующих значений

Тип конечного поля

Действие

Текст

Числовое поле или поле даты

Замените все текстовые данные значениями, соответствующими типу данных конечного поля, и повторите попытку связывания.

Дата

Числовое поле

Замените все значения даты числовыми значениями и повторите попытку связывания.

Числовой

Поле даты

Замените все числовые значения значениями даты и повторите попытку связывания.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×