Импорт данных из списка SharePoint или создание связи с ними

Импорт данных из списка SharePoint или создание связи с ними

Данные из SharePoint в Access можно перенести двумя способами — путем импорта или связывания.

В ходе импорта создается копия списка SharePoint в базе данных Access. Во время операции импорта можно выбрать списки для копирования, а затем для каждого списка указать, как следует его импортировать: целиком или только отдельное представление.

Процесс связывания позволяет подключаться к другой программе, чтобы можно было просматривать и редактировать последние данные в SharePoint и в Access, не создавая и не обновляя копию данных Access. Для выполнения запросов и создания отчетов на основе содержимого списка SharePoint без копирования его в базу данных Access следует установить связь с данными.

В этой статье описываются обе процедуры: импорт данных из списка SharePoint и связывание с данными в списке.

Примечание : Статья неприменима к веб-приложениям Access — новому типу баз данных, которые создаются в Access и публикуются в Интернете.

В этой статье

Импорт списка SharePoint

Что еще важно знать об импорте?

Задачи, связанные с импортом

Связывание со списком SharePoint

У вас Access 2007 и вы ищете Мастер переноса на узел SharePoint? См. раздел Использование мастера переноса на сайт SharePoint в Access 2007 далее в этой статье.

Импорт списка SharePoint

При импортировании данных Access создает таблицу и копирует в нее столбцы и элементы из исходного списка (или представления) в виде полей и записей. В конце операции импорта можно сохранить сведения об операции в виде спецификации. Использование спецификации позволяет выполнять операцию импорта повторно без использования мастера.

Ниже приведены распространенные причины для импортирования списка SharePoint в базу данных Access.

  • Чтобы полностью перенести данные, например список контактов, в базу данных Access, т. к. эта информация больше не нужна на узле SharePoint. Ее можно импортировать в Access, а затем удалить с узла SharePoint.

  • В отделе или рабочей группе используется Access, но иногда требуется обращаться к узлу SharePoint за дополнительными данными, которые необходимо объединить с одной из баз данных.

Перед импортированием списка выполните следующие действия.

  1. Найдите узел SharePoint, который содержит списки для копирования, и скопируйте его адрес.

    Допустимый адрес сайта начинается с http:// или https://, после чего указываются имя сервера и путь к конкретному сайту на сервере.

  2. Определите, какие списки требуется скопировать в базу данных, и решите, нужно ли копировать список целиком или лишь отдельные его представления. В ходе операции импорта можно копировать несколько списков одновременно, но лишь одно представление каждого списка. При необходимости можно создать представление, которое содержит только нужные столбцы и элементы.

  3. Просмотрите столбцы в исходном списке или представлении.

    В приведенной ниже таблице указаны некоторые факторы, которые необходимо учитывать при импорте различных элементов.

    Элемент

    Советы и рекомендации

    Столбцы

    Access импортирует только первые 256 столбцов, поскольку в таблице поддерживается только 256 полей. Чтобы устранить эту проблему, создайте представление и добавьте в него нужные столбцы, число которых не должно превышать 256.

    Папки

    Каждая папка из списка SharePoint импортируется в таблицу Access в виде отдельной записи. Элементы внутри папки также появляются в виде записей, которые отображаются непосредственно под записью папки.

    Столбцы подстановок

    Если исходный столбец служит для поиска значений в другом списке, можно использовать один из следующих вариантов.

    • Импортировать отображаемые значения как часть поля. В этом случае нет необходимости импортировать связанный список.

    • Задать для конечного поля другую таблицу для поиска. В этом случае, если база данных не содержит таблицу с подстановочными значениями, связанный список необходимо также импортировать.

    Примечание : Исходный столбец "Пользователь" или "Группа" — особый тип столбца подстановок. Он позволяет искать значения в списке сведений о пользователях, который при необходимости можно импортировать вместе с другими списками.

    Вычисляемые столбцы.

    Результаты вычисляемых столбцов копируются в поле с типом данных, который зависит от типа данных вычисляемых результатов. Выражение для вычисления результатов не копируется.

    Вложения

    Столбец вложений в списке копируется в поле вложений.

    Многозначные столбцы

    Столбец типа "Выбор" или "Подстановка" может содержать несколько значений. При импорте такого столбца в Access создается столбец, поддерживающий несколько значений.

    Формат RTF

    Столбцы, содержащие текст в формате RTF, импортируются в Access в виде полей МЕМО. Чтобы сохранить форматирование, необходимо указать для свойства поля МЕМО Формат текста значение RTF. Помните, что начиная с Access 2013 поля МЕМО стали называться "Длинный текст".

    Связи

    Access не создает отношения между связанными таблицами автоматически в конце операции импорта. Пользователь должен вручную создать связи между новыми и существующими таблицами с помощью параметров на вкладке Схема данных. Чтобы отобразить вкладку Схема данных, на вкладке Работа с базами данных в группе Связи нажмите кнопку Схема данных.

  4. Найдите базу данных, в которую требуется импортировать списки.

    Проверьте, есть ли у вас необходимые разрешения на добавление данных в базу данных. Если вы не хотите сохранять данные в какой-либо из существующих баз данных, создайте пустую.

  5. Просмотрите таблицы в базе данных.

    При импорте списка SharePoint создается таблица с его именем. Если таблица с таким именем уже существует, в Access к имени новой таблицы добавляется "1",  например "Контакты1". (Если имя "Контакты1" тоже существует, в Access создается таблица "Контакты2", и т. д.)

Примечание : Access не осуществляет перезапись таблицы в базе данных в ходе операции импорта. Невозможно также добавить содержимое списка или представления в существующую таблицу.

Импорт списка

  1. Откройте базу данных Access, в которой будут храниться импортируемые данные. Если ни одна из существующих баз данных не подходит для этого, создайте пустую базу данных.

  2. Расположение мастера импорта текста или связывания с текстовым файлом зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.

    • Если вы используете последнюю версию Access, которая предоставляется по подписке на Office 365, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи выберите Создать источник данных > Из веб-служб > Список SharePoint.

    • Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и в раскрывающемся списке выберите пункт Список SharePoint.

    • Если вы используете Access 2007, на вкладке Внешние данные в группе Импорт нажмите кнопку Список SharePoint.

  3. Откроется диалоговое окно Внешние данные — Сайт SharePoint.

    В диалоговом окне "Внешние данные — Сайт SharePoint" выберите импорт или связывание данных.

  4. В мастере укажите адрес исходного веб-узла.

  5. Выберите параметр Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных и нажмите кнопку Далее.

  6. В отображаемом в мастере списке выберите списки для импорта.

  7. В столбце Элементы импорта выберите для каждого списка представление.

  8. Флажок Импортировать отображаемые значения вместо идентификаторов полей подстановок значений, сохраненных в другом списке позволяет управлять данными, которые импортируются для столбцов подстановок в выбранных списках. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы импортировать отображаемые значения как часть поля, установите этот флажок. В этом случае поиск значений в другой таблице выполняться не будет.

    • Чтобы результирующее поле выполняло поиск значений в другой таблице, снимите этот флажок. В этом случае в результирующее поле будут скопированы коды строк для отображаемых значений. Коды необходимы для определения поля подстановок в Access.

    При импорте кодов следует импортировать списки, которые содержат значения для столбцов подстановок (если в конечной базе данных нет существующих таблиц подстановок).

    Хотя в ходе операции импорта коды помещаются в соответствующее поле, значения свойств для поля подстановок не задаются. Шаги по настройке свойств поля описаны в разделе Поля подстановок в этой статье.

  9. Нажмите кнопку ОК.

Access импортирует списки, а затем отображает состояние операции на последней странице мастера. Если вы планируете повторить операцию импорта позже, можно сохранить настройки в виде спецификации импорта.

Что еще важно знать об импорте?

Задачи, связанные с импортом

После завершения операции импорта можно выполнить несколько дополнительных задач.

Проверка типов данных Access.    Для каждого поля, соответствующего исходному столбцу, подбирается подходящий тип данных. Убедитесь, что все поля и их свойства настроены надлежащим образом.

Проверка дополнительных полей.    В зависимости от типа списка, на котором основана таблица, в ней могут появиться дополнительные поля (например, "Правка", "Изменено" и "Тип"). Дополнительные сведения об этих полях и содержащихся в них данных см. в справке по SharePoint. Если эти поля не нужны в базе данных Access, их можно удалить.

Настройка полей подстановок.    После импорта кодов полей подстановок необходимо вручную задать свойства соответствующих полей.

  1. В режиме конструктора в списке Тип данных выберите значение Мастер подстановок.

  2. В открывшемся мастере оставьте выбранный по умолчанию вариант (Объект "Столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса) и нажмите кнопку Далее.

  3. Выберите таблицу или запрос для поиска значений поля и нажмите кнопку Далее.

    Примечание :  Это может быть новая импортированная или уже существующая таблица.

  4. В области Список полей выберите поле с кодом и поле с отображаемыми значениями, а затем нажмите кнопку Далее.

  5. Задайте порядок сортировки и нажмите кнопку Далее.

  6. Нажмите кнопку Готово и сохраните изменения структуры.

К началу страницы

Связывание со списком SharePoint

В процессе связывания со списком SharePoint в Access создается новая таблица (обычно она называется связанной таблицей), которая отображает структуру и содержимое списка. В отличие от импорта при связывании создается ссылка только на список, а не на представления списка.

Связывание удобнее импорта в двух аспектах.

  • Добавление и обновление данных.    Изменять данные можно как на сайте SharePoint, так и в режиме таблицы или формы Access. Внесенные изменения отображаются в обоих расположениях. Но если вы хотите изменить структуру, например удалить или изменить столбец, для этого необходимо открыть список на сайте SharePoint. Работая в Access, вы не можете добавлять, удалять или изменять поля в связанной таблице.

  • Таблицы подстановки.    При связывании со списком SharePoint в Access автоматически создаются связанные таблицы для всех списков подстановок (если эти списки еще не связаны с базой данных). Если списки подстановок содержат столбцы, значения для которых извлекаются из других списков, эти списки также включаются в операцию связывания. Таким образом для каждого списка подстановок каждой связанной таблицы создается своя таблица в базе данных. В Access также создаются отношения между этими связанными таблицами.

Стандартные сценарии связывания со списком SharePoint

Обычно связывание со списком SharePoint из базы данных Access выполняется по следующим причинам.

  • В отделе или рабочей группе для создания запросов и отчетов используется Access, а в целях взаимодействия применяются службы Windows SharePoint Services. Отдельные команды создают списки для отслеживания различных элементов (например, контактов и вопросов), но эти данные приходится часто переносить в базу данных для выборки и создания отчетов. В этом случае целесообразно использовать процедуру связывания, т. к. пользователи веб-узла SharePoint и базы данных смогут добавлять и обновлять данные, а также просматривать обновленные данные и работать с ними.

  • Обычно используется Access и лишь недавно начата работа с Windows SharePoint Services. На веб-узел SharePoint перенесены некоторые базы данных, в которых большинство таблиц являются связанными. Теперь можно создавать не локальные таблицы, а списки SharePoint, которые можно связывать с базами данных.

  • Требуется сохранять списки на веб-узлах SharePoint, но при этом работать с обновленными данными в Access для выполнения запросов и печати отчетов.

Подготовка к импорту списка SharePoint

  1. Найдите веб-узел SharePoint, который содержит списки для связывания, и скопируйте его адрес.

    Допустимый адрес сайта начинается с http:// или https://, после чего указываются имя сервера и путь к конкретному сайту на сервере.

  2. Выберите списки для связывания. В ходе операции связывания можно создать связь с несколькими списками. Создание связи с отдельными представлениями не разрешается.

    Примечание : Можно также создать связь с опросами или обсуждениями.

  3. Просмотрите столбцы в исходном списке. В таблице ниже указаны некоторые факторы, которые необходимо учитывать при связывании с различными элементами.

    Элемент

    Советы и рекомендации

    Столбцы

    В Access больше чем 256 полей в таблице не поддерживается, поэтому связанные таблицы могут содержать только 256 столбцов.

    Папки

    Каждая папка из списка SharePoint импортируется в таблицу Access в виде отдельной записи. Элементы внутри папки также появляются в виде записей, которые отображаются непосредственно под записью папки.

    Столбцы подстановок

    Если исходный столбец заполняется значениями из другого списка, который отсутствует в базе данных, в Access автоматически создаются связанные таблицы для связанных списков.

    Примечание : Исходный столбец "Пользователь" или "Группа" — особый тип столбца подстановок. Он позволяет искать значения в списке сведений о пользователях, для которого в Access автоматически создается связанная таблица в ходе операции связывания.

    Вычисляемые столбцы

    Результаты вычисляемого столбца отображаются в соответствующем поле, но просматривать или изменять формулы в Access невозможно.

    Вложения

    Столбец вложений в списке отображается в поле "Вложения".

    Столбцы, доступные только для чтения

    Столбцы, доступные в списке SharePoint только для чтения, сохраняют свой статус в Access. Кроме того, в Access не разрешается добавлять, удалять или изменять столбцы.

    Многозначные столбцы

    Столбец типа "Выбор" или "Подстановка" может содержать несколько значений. В ходе операции связывания для таких столбцов создаются поля, допускающие несколько значений. Столбец подстановок, допускающий несколько значений, создается в связанной таблице в том случае, если исходный столбец является столбцом подстановок.

  4. Выберите базу данных, в которой требуется создать связанные таблицы. Убедитесь, что обладаете необходимыми разрешениями на добавление данных в базу данных. Если ни одна из существующих баз данных не подходит для сохранения данных, создайте новую пустую базу данных.

  5. Проверьте таблицы в базе данных. При связывании со списком SharePoint создается таблица с тем же именем. Если таблица с таким именем уже существует, в Access к имени новой таблицы добавляется "1", например "Контакты1". (Если имя "Контакты1" также используется, в Access создается таблица "Контакты2" и т. д.). Эти правила применяются и к связанным спискам.

    Примечание : Во время операции связывания перезапись таблицы в базе данных Access никогда не выполняется. Невозможно также добавить содержимое списка SharePoint в существующую таблицу.

Связь с данными

  1. Откройте конечную базу данных.

  2. Расположение мастера импорта текста или связывания с текстовым файлом зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.

    • Если вы используете последнюю версию Access, которая предоставляется по подписке на Office 365, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи выберите Создать источник данных > Из веб-служб > Список SharePoint.

    • Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и в раскрывающемся списке выберите пункт Список SharePoint.

    • Если вы используете Access 2007, на вкладке Внешние данные в группе Импорт нажмите кнопку Список SharePoint.

  3. Откроется диалоговое окно Внешние данные — Сайт SharePoint.

    В диалоговом окне "Внешние данные — Сайт SharePoint" выберите импорт или связывание данных.

  4. В мастере укажите адрес исходного веб-узла.

  5. Выберите вариант Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку Дальше.

    В мастере будут отображены списки, доступные для связывания.

  6. Выберите нужные списки для связывания и нажмите кнопку ОК.

    Примечание :  Если некоторые списки уже связаны с текущей базой данных, соответствующие им флажки уже будут установлены. Если связи нужно удалить, снимите у них флажки.

    Access создает связанные таблицы для списков, выбранных в ходе операции и для каждого из связанных списков отдельно. Кроме того, в Access будет предпринята попытка обновления связанных таблиц, соответствующих выбранным списка. В Access также создаются связи между таблицами. В отличие от операции импорта в ходе процедуры связывания свойства полей подстановок сохраняются в связанной таблице. Поэтому нет необходимости настраивать их вручную в режиме конструктора.

  7. Проверьте новые связанные таблицы в режиме таблицы. Убедитесь в правильном отображении всех полей и записей.

    Access выбирает правильный тип данных для каждого поля, которое соответствует исходящему столбцу. Важно помнить, что каждый раз при открытии связанной таблицы или исходящего списка вы видите самые последние данные. Но изменения структуры в связанной таблице автоматически не отображаются. Чтобы обновить связанную таблицу и применить последние структурные изменения списка, щелкните правой кнопкой мыши таблицу в области навигации, наведите указатель на элемент Дополнительные параметры и выберите команду Обновить список.

К началу страницы

Не забывайте, что этот раздел касается только Access 2007.

Общие сведения

При перемещении базы данных из Access на сайт SharePoint на сайте создаются списки, связанные с таблицами базы данных. Мастер переноса на сайт SharePoint позволяет одновременно переносить данные из всех таблиц, поддерживая связи между ними.

После создания списков SharePoint пользователи могут работать с ними на сайте SharePoint или в связанных таблицах Access. При этом доступны возможности сайта SharePoint для управления данными и отслеживания изменений.

Связи со списками SharePoint хранятся в базе данных Access. Формы, запросы и отчеты также остаются в Access. Для ввода данных вы можете использовать как таблицу или форму в Access, так и список на сайте SharePoint.

Как переносятся данные?

По возможности мастер переноса на сайт SharePoint перемещает данные в списки, созданные на основе шаблонов списков сайта SharePoint, например в список Контакты. Если таблицу не удается сопоставить с шаблоном списка, она становится настраиваемым списком в режиме таблицы на сайте SharePoint.

Время выполнения операции зависит от размера базы данных, количества объектов в ней и производительности системы. Если во время операции вы передумаете, нажмите кнопку Стоп, чтобы отменить ее.

Мастер создает резервную копию базы данных на компьютере. В Access он создает связи со списками из таблиц, чтобы во время работы в Access можно было без труда найти данные на сайте SharePoint. По возможности отношения между таблицами представляются в виде связей между списками SharePoint.

Если возникают проблемы, мастер переноса на сайт SharePoint указывает это в отчетах, которые сохраняет в базе данных Access в виде таблицы журнала, которую можно использовать для поиска и устранения неполадок.

Использование мастера переноса на сайт SharePoint

  1. На вкладке Внешние данные в группе Списки SharePoint нажмите кнопку Перенести в SharePoint.

  2. Следуйте указаниям мастера переноса, в том числе укажите расположение сайта SharePoint.

    Чтобы отменить операцию, нажмите кнопку Стоп.

  3. Чтобы просмотреть дополнительные сведения о переносе, на последней странице мастера установите флажок Подробности.

    На этой странице содержатся сведения о том, какие таблицы связаны со списками, а также сведения о расположении резервных копий и URL-адрес базы данных. Здесь также выводится предупреждение при возникновении проблем с переносом и указывается расположение таблицы журнала, в которой можно просмотреть дополнительные сведения о проблемах.

  4. Когда все действия мастера будут завершены, нажмите кнопку Готово.

    Если в мастере отображается предупреждение, просмотрите таблицу журнала и выполните действия, необходимые для успешного переноса данных. Например, может потребоваться отменить перенос некоторых полей или преобразовать их в другие типы данных, совместимые со списками SharePoint.

Примечание : Чтобы просмотреть списки на сайте SharePoint, щелкните в области быстрого запуска кнопку Списки или выберите пункт Просмотреть все содержимое узла. Может потребоваться обновить страницу в веб-браузере. Чтобы отобразить списки в области быстрого запуска на сайте SharePoint или изменить другие параметры (например, включить отслеживание версий), можно изменить параметры списков на сайте SharePoint. Дополнительные сведения см. в справке для сайта SharePoint.

Ограничения для миграции

Если приложение Access обнаружило какие-либо проблемы с данными, по завершении работы мастера переноса на сайт SharePoint появляется соответствующее сообщение. В Access создается и добавляется в базу данных таблица журнала под названием Перейти к неполадкам узла SharePoint. Таблица Перейти к неполадкам узла SharePoint хранится в базе данных и не публикуется в виде списка на сайте SharePoint.

В таблице ниже перечислены ограничения на перенос данных, которые обычно применяются в ситуациях, когда Access и SharePoint не удается найти идентичные функции и иногда типы данных. Например, если таблица Access поддерживает целостность данных, это не применяется автоматически на сайте SharePoint. Сведения, приведенные в таблице ниже, помогут вам решить, нужно ли переносить данные, а также будут полезны при изучении проблем, указанных в таблице Перейти к неполадкам узла SharePoint.

Тип данных или проблемы

Проблема

Результат

Тип данных "COM-объект"

Сайты SharePoint не поддерживают тип данных "COM-объект".

Поле не переносится.

Тип данных "Двоичный"

Сайты SharePoint не поддерживают тип данных "Двоичный".

Поле не переносится.

Дата

Сайты SharePoint не поддерживают даты до 1900 года.

Даты со значениями до 1900 года не переносятся.

Символы новой строки в текстовых полях

Сайты SharePoint не поддерживают символы новой строки в поле типа "Однострочный текст".

Поле преобразуется в "Многострочный текст" или "Поле MEMO".

Тип данных Decimal

Сайты SharePoint не поддерживают тип данных Decimal.

Вместо него используется поле числового типа или типа Double Integer.

Тип данных "Код репликации"

Сайты SharePoint не поддерживают тип данных "Код репликации".

Вместо него используется тип данных "Однострочный текст" (в зависимости от данных).

Целостность данных

Сайты SharePoint не поддерживают целостность данных.

Целостность данных не применяется принудительно к новому списку.

Значения по умолчанию, не поддерживаемые списком SharePoint

Сайт SharePoint принимает статические значения, такие как текст или число, а также стандартные даты. Динамические значения из Access не переносятся.

Некоторые свойства значений по умолчанию не переносятся.

Проверка данных в поле или таблице

Правила проверки данных не переносятся на сайты SharePoint.

Любые проверки данных в поле или таблице не переносятся и не применяются принудительно.

Поля уникальных индексов

На сайтах SharePoint используется одно поле уникального индекса для столбца идентификаторов в списке.

Другие поля или наборы полей уникальных индексов не переносятся.

Связи с каскадными удалениями или обновлениями

Сайты SharePoint не поддерживают каскадные удаления в связанных записях.

Удаления не применяются каскадно к связанным записям, а обновления — к связанным полям.

Связи с обеспечением целостности данных

Сайты SharePoint не поддерживают целостность данных.

Целостность данных не применяется принудительно к связям между данными в списках.

Поля с автоматическим перечислением (кроме поля идентификатора)

Сайты SharePoint поддерживают автоматическую нумерацию только для поля, которое используется в качестве столбца идентификаторов в списке.

К другим столбцам автоматическая нумерация не применяется.

Связи, в которых нельзя создать подстановки

На сайтах SharePoint не поддерживаются некоторые связи, например если первичный ключ не связан со столбцом идентификаторов или не является целым числом.

Связь не переносится.

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×