Импорт данных из списка или связывание данных со списком SharePoint

Импорт данных из списка или связывание данных со списком SharePoint

Примечание : Данная статья неприменима к веб-приложениям Access — типу баз данных, которые создаются в Access и публикуются в Интернете. Дополнительные сведения см. в статье Создание веб-приложений Access.

Данные из SharePoint в Access можно перенести двумя способами — путем импорта или связывания.

В ходе импорта создается копия списка SharePoint в базе данных Access. Во время операции импорта можно выбрать списки для копирования, а затем для каждого списка указать, как следует его импортировать: целиком или только отдельное представление.

Процесс связывания позволяет подключаться к другой программе, чтобы можно было просматривать и редактировать последние данные в SharePoint и в Access, не создавая и не обновляя копию данных Access. Чтобы выполнять запросы и создавать отчеты на основе содержимого списка SharePoint, не копируя его в базу данных Access, следует использовать функцию связывания с данными.

В данном разделе описываются этапы обеих процедур: импорта и связывания со списком SharePoint.

В этой статье

Импорт списка SharePoint

Связывание со списком SharePoint

Импорт списка SharePoint

При импортировании данных Access создает таблицу и копирует в нее столбцы и элементы из исходного списка (или представления) в виде полей и записей. В конце операции импорта можно сохранить сведения об операции в виде спецификации. Использование спецификации позволяет выполнять операцию импорта повторно без использования мастера.

Ниже приведены распространенные причины для импортирования списка SharePoint в базу данных Access.

  • Чтобы полностью перенести данные, например список контактов, в базу данных Access, т. к. эта информация больше не нужна на узле SharePoint. Ее можно импортировать в Access, а затем удалить с узла SharePoint.

  • В отделе или рабочей группе используется Access, но иногда требуется обращаться к узлу SharePoint за дополнительными данными, которые необходимо объединить с одной из баз данных.

Перед импортированием списка выполните следующие действия.

  1. Найдите узел SharePoint, который содержит списки для копирования, и скопируйте его адрес.

    Адрес допустимым сайта будет начинаться с http:// или https:// , за которым следует имя сервера и заканчивается на путь к определенному сайту на сервере.

  2. Определите, какие списки требуется скопировать в базу данных, и решите, нужно ли копировать список целиком или лишь отдельные его представления. В ходе операции импорта можно копировать несколько списков одновременно, но лишь одно представление каждого списка. При необходимости можно создать представление, которое содержит только нужные столбцы и элементы.

  3. Просмотрите столбцы в исходном списке или представлении.

    В приведенной ниже таблице указаны некоторые факторы, которые необходимо учитывать при импорте различных элементов.

    Элемент

    Советы и рекомендации

    Столбцы

    Access импортирует только первые 256 столбцов, поскольку в таблице поддерживается только 256 полей. Чтобы устранить эту проблему, создайте представление и добавьте в него нужные столбцы, число которых не должно превышать 256.

    Папки

    Каждая папка из списка SharePoint импортируется в таблицу Access в виде отдельной записи. Элементы внутри папки также появляются в виде записей, которые отображаются непосредственно под записью папки.

    Столбцы подстановок

    Если исходный столбец служит для поиска значений в другом списке, можно использовать один из следующих вариантов.

    • Импортировать отображаемые значения как часть поля. В этом случае нет необходимости импортировать связанный список.

    • Задать для конечного поля другую таблицу для поиска. В этом случае, если база данных не содержит таблицу с подстановочными значениями, связанный список необходимо также импортировать.

    Примечание : Исходный столбец "Пользователь" или "Группа" — особый тип столбца подстановок. Он позволяет искать значения в списке сведений о пользователях, который при необходимости можно импортировать вместе с другими списками.

    Вычисляемые столбцы.

    Результаты вычисляемых столбцов копируются в поле с типом данных, который зависит от типа данных вычисляемых результатов. Выражение для вычисления результатов не копируется.

    Вложения

    Столбец вложений в списке копируется в поле вложений.

    Многозначные столбцы

    Столбец типа "Выбор" или "Подстановка" может содержать несколько значений. При импорте такого столбца в Access создается столбец, поддерживающий несколько значений.

    Формат RTF

    Столбцы, содержащие текст в формате RTF, импортируются в Access в виде полей МЕМО. Чтобы сохранить форматирование, необходимо указать для свойства поля МЕМО Формат текста значение RTF.

    Связи

    Access не автоматически создать связи между связанными таблицами в конце операции импорта. Необходимо вручную создать связи между различными новым и существующим таблиц с помощью параметров на вкладке " Схема данных ". Чтобы отобразить вкладку связей на вкладка " Работа с базами данных ", в группе отношения нажмите кнопку связи Изображение кнопки .

  4. Найдите базу данных, в которую требуется импортировать списки.

    Убедитесь, что у вас есть необходимые разрешения для добавления данных в базу данных. Если вы не хотите сохранять данные в одной из существующих баз данных, создайте пустую базу данных, щелкнув файл вкладки, Создать и щелкните пункт пустая база данных.

  5. Просмотрите таблицы в базе данных.

    При импорте списка SharePoint создается таблица с его именем. Если таблица с таким именем уже существует, в Access к имени новой таблицы добавляется "1",  например "Контакты1". (Если имя "Контакты1" тоже существует, в Access создается таблица "Контакты2", и т. д.)

Примечание : Access не осуществляет перезапись таблицы в базе данных в ходе операции импорта. Невозможно также добавить содержимое списка или представления в существующую таблицу.

Импорт списка

  1. Откройте целевую базу данных и на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связывание нажмите кнопку Дополнительно, а затем выберите Список SharePoint.

  2. В мастере укажите адрес исходного веб-узла.

  3. Выберите параметр Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных и нажмите кнопку Далее.

  4. В отображаемом в мастере списке выберите списки для импорта.

  5. В столбце Элементы импорта выберите для каждого списка представление.

  6. Флажок Импортировать отображаемые значения вместо идентификаторов полей подстановок значений, сохраненных в другом списке позволяет управлять данными, которые импортируются для столбцов подстановок в выбранных списках. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы импортировать отображаемые значения как часть поля, установите этот флажок. В этом случае поиск значений в другой таблице выполняться не будет.

    • Чтобы результирующее поле выполняло поиск значений в другой таблице, снимите этот флажок. В этом случае в результирующее поле будут скопированы коды строк для отображаемых значений. Коды необходимы для определения поля подстановок в Access.

    При импорте кодов следует импортировать списки, которые содержат значения для столбцов подстановок (если в конечной базе данных нет существующих таблиц подстановок).

    Операции импорта помещает идентификаторы в соответствующем поле, но не установлено все свойства, необходимо сделать это поле играют поля подстановки. Шаги по настройке свойств такого поля подстановки в этой статье описаны в разделе Настройка полей подстановок .

  7. Нажмите кнопку ОК.

Access импортирует списки, а затем отображает статус операции на последней странице мастера. Если необходимо повторить операцию импорта позже, можно сохранить детали в виде спецификации импорта. Чтобы завершить задачу, перейдите к следующему действию.

Сохранение параметров импорта

Настройки импортирования можно сохранить на случай, если они могут пригодиться в будущем. Если требуется выполнять импорт регулярно, можно установить операцию импорта как задачу в Outlook. Ниже описан процесс сохранения параметров.

  1. В последнем окне мастера установите флажок Сохранить шаги импорта.

    Появится набор дополнительных элементов

  2. В поле Сохранить как введите имя спецификации импорта. При необходимости введите описание в поле Описание.

  3. Если требуется выполнять операцию через определенные временные интервалы, например еженедельно или ежемесячно, установите флажок Создать задачу Outlook. Будет создана задача в Microsoft Outlook 2013, которая позволяет выполнить спецификацию.

  4. Нажмите кнопку Сохранить импорт.

Настройка задачи Outlook

Если установлен флажок Создать задачу Outlook в предыдущей процедуре, Access запускает Outlook и отображает новую задачу. Выполните указанные ниже действия, чтобы настроить задачу.

Важно : Если Outlook не установлен, Access отображается сообщение об ошибке. Если Outlook настроен неправильно, Outlook запустится мастер настройки. Следуйте инструкциям мастера, чтобы настроить Outlook.

  1. В окне Импорт-имя-задача в Outlook, просмотрите и измените параметры задачи, такие как Срок и напоминание.

    Чтобы сделать задачу повторяющейся, на вкладке Задача в группе Повторение нажмите кнопку Повторение.

  2. Закончив настройку, нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Выполнение сохраненной задачи

  1. В области навигации Outlook выберите пункт Задачи и дважды щелкните задачу, которую нужно выполнить.

  2. На вкладке Задача в группе Microsoft Office Access выберите пункт Выполнить импорт.

  3. Перейдите в Access и откройте импортированную таблицу в режиме таблицы. Убедитесь, что все поля и записи были импортированы и ошибки отсутствуют. Перейдите в режим конструктора, чтобы проверить тип данных и другие свойства поля.

Связанные задачи

После завершения операции импорта можно выполнить несколько дополнительных задач.

Проверка типа данных.   Access Выбор соответствующего типа данных для каждого поля, соответствующий исходный столбец. Чтобы просмотреть список типов данных SharePoint и Access сопоставлении друг с другом во время импорта или связывания и какие параметры поля импортируются для каждого типа данных. 

Проверить дополнительных полей    В зависимости от типа списка, на котором основан таблицы также могут наблюдаться сведения о присутствии в таблице несколько лишние поля (например, редактирования, изменения и тип). Дополнительные сведения об этих полях и сведения, которые они содержат справке SharePoint. Если эти поля в базе данных Access не нужна, можно удалить их безопасно.

Настройка полей подстановок.    После импорта кодов полей подстановок необходимо вручную задать свойства соответствующих полей.

  1. В режиме конструктора в списке Тип данных выберите значение Мастер подстановок.

  2. В открывшемся мастере оставьте выбранный по умолчанию вариант (Объект "Столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса) и нажмите кнопку Далее.

  3. Выберите таблицу или запрос для поиска значений поля и нажмите кнопку Далее.

Примечание : Это может быть новая импортированная или уже существующая таблица.

  1. В области Список полей выберите поле с кодом и поле с отображаемыми значениями, а затем нажмите кнопку Далее.

  2. Задайте порядок сортировки и нажмите кнопку Далее.

  3. Нажмите кнопку Готово.

К началу страницы

Связывание со списком SharePoint

В процессе связывания со списком SharePoint в Access создается новая таблица (обычно она называется связанной таблицей), которая отображает структуру и содержимое списка. В отличие от импорта при связывании создается ссылка только на список, а не на представления списка.

Связывание удобнее импорта в двух аспектах.

  • Добавление и обновление данных    Изменить к данным, перейдя на сайт SharePoint или работа в режиме таблицы или формы в пределах Access. Изменения, внесенные в одном месте, отражаются в другом. Но если вы хотите внести структурные изменения, например, удаление или изменение столбца, сделайте это, открыв список на сайте SharePoint. Не удается добавить, удалить или изменить поля в связанной таблице при работе в Access.

  • Таблицы подстановки    При связывании в список SharePoint, Access автоматически создаются связанные таблицы для всех списков подстановок (если в базе данных уже связаны списки подстановок). Если списки поиска содержат столбцы, которые подставляют других списков, эти списки также включаются в операцию связывания таким образом, список подстановки каждой связанной таблицы соответствующих связанной таблицы в базе данных. Access также создает связи между этими связанные таблицы.

Стандартные сценарии связывания со списком SharePoint

Обычно связывание со списком SharePoint из базы данных Access выполняется по следующим причинам.

  • В отделе или рабочей группе для создания запросов и отчетов используется Access, а в целях взаимодействия применяются службы Windows SharePoint Services. Отдельные команды создают списки для отслеживания различных элементов (например, контактов и вопросов), но эти данные приходится часто переносить в базу данных для выборки и создания отчетов. В этом случае целесообразно использовать процедуру связывания, т. к. пользователи веб-узла SharePoint и базы данных смогут добавлять и обновлять данные, а также просматривать обновленные данные и работать с ними.

  • Обычно используется Access и лишь недавно начата работа с Windows SharePoint Services. На веб-узел SharePoint перенесены некоторые базы данных, в которых большинство таблиц являются связанными. Теперь можно создавать не локальные таблицы, а списки SharePoint, которые можно связывать с базами данных.

  • Требуется сохранять списки на веб-узлах SharePoint, но при этом работать с обновленными данными в Access для выполнения запросов и печати отчетов.

Подготовка к импорту списка SharePoint

  1. Найдите веб-узел SharePoint, который содержит списки для связывания, и скопируйте его адрес.

    Адрес допустимым сайта будет начинаться с http:// или https:// , за которым следует имя сервера и заканчивается на путь к определенному сайту на сервере.

  2. Выберите списки для связывания. В ходе операции связывания можно создать связь с несколькими списками. Создание связи с отдельными представлениями не разрешается.

    Примечание : Можно также создать связь с опросами или обсуждениями.

  3. Просмотрите столбцы в исходном списке. В приведенной ниже таблице указаны некоторые факторы, которые необходимо учитывать при импорте различных элементов.

    Элемент

    Советы и рекомендации

    Столбцы

    В Access больше чем 256 полей в таблице не поддерживается, поэтому связанные таблицы могут содержать только 256 столбцов.

    Папки

    Каждая папка из списка SharePoint импортируется в таблицу Access в виде отдельной записи. Элементы внутри папки также появляются в виде записей, которые отображаются непосредственно под записью папки.

    Столбцы подстановок

    Если исходный столбец заполняется значениями из другого списка, который отсутствует в базе данных, в Access автоматически создаются связанные таблицы для связанных списков.

    Примечание : Исходный столбец "Пользователь" или "Группа" — особый тип столбца подстановок. Он позволяет искать значения в списке сведений о пользователях, для которого в Access автоматически создается связанная таблица в ходе операции связывания.

    Вычисляемые столбцы

    Результаты вычисляемого столбца отображаются в соответствующем поле, но просматривать или изменять формулы в Access невозможно.

    Вложения

    Столбец вложений в списке отображается в поле "Вложения".

    Столбцы, доступные только для чтения

    Столбцы, доступные в списке SharePoint только для чтения, сохраняют свой статус в Access. Кроме того, в Access не разрешается добавлять, удалять или изменять столбцы.

    Многозначные столбцы

    Столбец типа "Выбор" или "Подстановка" может содержать несколько значений. В ходе операции связывания для таких столбцов создаются поля, допускающие несколько значений. Столбец подстановок, допускающий несколько значений, создается в связанной таблице в том случае, если исходный столбец является столбцом подстановок.

  4. Выберите базу данных, в которой требуется создать связанные таблицы. Убедитесь, что обладаете необходимыми разрешениями на добавление данных в базу данных. Если ни одна из существующих баз данных не подходит для сохранения данных, создайте новую пустую базу данных.

  5. Проверьте таблицы в базе данных. При импорте списка SharePoint создается таблица с его именем. Если таблица с таким именем уже существует, в Access к имени новой таблицы добавляется "1" , например "Контакты1". (Если имя "Контакты1" также используется, в Access создается таблица "Контакты2", и т. д.). Эти правила применяются и к связанным спискам.

    Примечание : Во время операции импорта перезапись таблицы в базе данных Access никогда не выполняется. Невозможно также добавить список SharePoint в существующую таблицу.

Связь с данными

  1. Откройте конечную базу данных.

  2. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связывание нажмите кнопку Больше.

  3. Нажмите кнопку Список SharePoint.

  4. В мастере укажите адрес исходного веб-узла.

  5. Выберите вариант Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку Дальше.

    В мастере будут отображены списки, доступные для связывания.

  6. Выберите нужные списки для связывания и нажмите кнопку ОК.

    Примечание :  Если некоторые списки уже связаны с текущей базой данных, соответствующие им флажки уже будут установлены. Если связи нужно удалить, снимите у них флажки.

    Access создает связанные таблицы для списков, выбранных в ходе операции и для каждого из связанных списков отдельно. Кроме того, в Access будет предпринята попытка обновления связанных таблиц, соответствующих выбранным списка. В Access также создаются связи между таблицами. В отличие от операции импорта в ходе процедуры связывания свойства полей подстановок сохраняются в связанной таблице. Поэтому нет необходимости настраивать их вручную в режиме конструктора.

  7. Проверьте новые связанные таблицы в режиме таблицы. Убедитесь в правильном отображении всех полей и записей.

    Access Выбор правильного типа данных для каждого поля, которое соответствует столбцу источника. Важно Обратите внимание, что каждый раз при открытии связанной таблицы или списка источник, вы увидите последние данные, отображаемые в ней. Но структурные изменения, внесенные в список, не отражаются автоматически в связанной таблице. Чтобы обновить связанную таблицу, применив новой структуры списка, щелкните правой кнопкой мыши таблицу в области навигации, выберите пункт Параметры списка SharePoint и нажмите кнопку Обновить список Изображение кнопки .

К началу страницы

Примечания : 

  • Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

  • Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала. Вместе с другими участниками сообщества Майкрософт вы можете улучшить эту статью с помощью Community Translation Framework (CTF). Просто наведите указатель мыши на предложение в статье и выберите команду "УЛУЧШИТЬ ПЕРЕВОД" в мини-приложении CTF. Для получения дополнительных сведений о CTF щелкните здесь. Используя CTF, вы соглашаетесь с нашими условиями предоставления услуг.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×