Импорт данных в Диспетчер контактов

Диспетчер контактов для Outlook позволяет легко импортировать записи бизнес-данных, сохраненные в других программах, таких как Excel, а также в папке контактов Outlook.

С помощью мастера импорта бизнес-данных в Диспетчер контактов для Outlook можно импортировать бизнес-записи партнеров и бизнес-контактов, а также настройки Диспетчера контактов.

В этой статье

Что нужно учитывать при импорте

Выбор типа файла для импорта

Что такое настройка

Импорт файла Диспетчера контактов (BCM)

Импорт настроек Диспетчера контактов (BCMX)

Импорт из другого приложения с помощью CSV-файла. Импорт из Microsoft Excel и Microsoft Access

Импорт папки контактов Microsoft Outlook

Импорт файла ACT! или QuickBooks

Для импорта некоторых типов данных достаточно просто указать необходимый файл. Для других типов требуется ввести имя импортируемого файла и выбрать способ обработки определенных записей и настроек. При импорте файла Excel или списка элементов товаров и услуг из CSV-файла (файл с разделением значений запятой (CSV-файл)) мастер также предлагает установить соответствие между заголовками столбцов импортируемого списка и полями Диспетчера контактов (например, "Цена за единицу", "Рабочий адрес" и т. д.). Этот процесс называется сопоставлением.

К началу страницы

Что нужно учитывать при импорте

Перед импортом бизнес-данных в Диспетчер контактов для Outlook рекомендуется учесть перечисленные ниже моменты.

  • Перед импортом файла всегда создавайте резервную копию своей базы данных, так как этот процесс необратим.

  • Перед импортом файла рекомендуется сравнить его поля с полями записи партнера или Диспетчера контактов, а затем привести поля файла в соответствие с полями записи в службе Диспетчер контактов для Outlook. Например, адрес в импортируемом файле можно разделить так, чтобы в службе Диспетчер контактов для Outlook указанная информация соответствовала полям Улица; дом (раб. адрес), Город (раб. адрес) и Область (раб. адрес).

  • Если в службе Диспетчер контактов для Outlook импортируется большой объем данных, в окне состояния может отображаться неточная информация о ходе процесса. Даже если окно состояния становится пустым или в нем отображается сообщение "Не отвечает", Диспетчер контактов для Outlook все же импортирует данные.

  • Диспетчер контактов для Outlook поддерживает только файлы в формате Юникод. Другие форматы, такие как ANSI, не поддерживаются.

К началу страницы

Выбор типа файла для импорта

В Диспетчер контактов для Outlook можно импортировать файлы разных типов. Чтобы просмотреть инструкции по импорту файлов определенного типа, щелкните соответствующий формат.

Тип файла

Описание

Данные Диспетчера контактов для Outlook (BCM)

Все данные службы Диспетчер контактов для Outlook, включая всех партнеров, бизнес-контакты, возможности, бизнес-проекты, задачи проектов и их журналы обращений, а также настройки, маркетинговые действия и списки элементов товаров и услуг.

Настройки Диспетчера контактов (BCMX)

Настраиваемые макеты форм, страницы и представления, а также пользовательские отчеты и шаблоны проектов.

Примечание : Импортировать настройки может только владелец базы данных.

Значения с разделителями (CSV)

Списки элементов товаров и услуг обычно хранятся в формате CSV.

Данные с разделителями-запятыми (формат CSV). Сохранить данные в формате CSV можно практически в любом приложении. Это означает, что даже если Диспетчер контактов для Outlook не поддерживает формат какой-либо программы, то вы можете сохранить данные в формате CSV, а затем импортировать этот файл в службу.

Книга Excel (XLS, XLSX)

Файлы данных в формате книги Microsoft Excel.

Базы данных Access (MDB, ACCDB)

Данные в формате Microsoft Access.

Папки контактов Outlook (PST)

Контакты в формате Microsoft Outlook (PST). Если ваша база данных Диспетчера контактов общая, импортировать свои контакты Outlook может каждый пользователь.

ACT! (DBF, PAD)

Данные, сохраненные в формате ACT!. В Диспетчер контактов для Outlook есть средство преобразования данных, с помощью которого файлы ACT! можно конвертировать в формат BCM для последующего импорта.

Примечания : Если вы выбрали формат ACT! (DBF, PAD) или QuickBooks (IIF), нажмите кнопку Преобразование данных, чтобы конвертировать данные в формат Диспетчера контактов (BCM). Откроется средство импорта файлов этих типов. Следуйте инструкциям приложения.

  • Для импорта данных в формате ACT! на компьютере должно быть установлено приложение для работы с соответствующими файлами.

QuickBooks (IIF)

В Диспетчер контактов можно импортировать любые версии файлов QuickBooks (IIF). В Диспетчер контактов для Outlook есть средство преобразования данных, с помощью которого файлы QuickBooks можно конвертировать в формат BCM для последующего импорта.

Совет : Если ваши данные сохраняются в файл, формат которого отсутствует в мастере импорта бизнес-данных, сохраните необходимую информацию в файл с разделением значений запятой (CSV-файл), а затем импортируйте ее в базу данных (база данных Диспетчера контактов).

К началу страницы

Что такое настройка

Настройка — это изменение службы Диспетчер контактов для Outlook. Настройка может принимать множество форм. В качестве примеров можно привести создание новых вкладок в службе рабочая область, создание новых форм, а также добавление и удаление полей и разделов в существующих формах. Помимо этого, к настройке можно отнести операции с полями пользователей и отчетами, а также шаблонами бизнес-проектов. Если вы изменяете стандартные формы и поля службы Диспетчер контактов для Outlook, скорее всего, вы выполняете настройку.

К началу страницы

Подробнее об импорте настроек

Импортировать настройки в Диспетчер контактов для Outlook можно двумя способами. Первый — с помощью файлов BCM. В файлах этого типа содержатся не только записи бизнес-данных, но и настройки, выполненные для ваших записей, форм и отчетов. Второй способ импорта настроек — с помощью файлов BCMX. В подобных файлах нет бизнес-данных. В этом формате сохраняются только настройки, выполненные вами в службе Диспетчер контактов для Outlook. Этот способ может быть полезен, когда требуется применить настройки к уже имеющимся данным, не перезаписывая их и не добавляя новой информации.

При импорте настроек из BCM- и BCMX-файлов в целевой базе данных выполняется замена параметров на значения, сохраненные в файле. При этом возможны некоторые исключения.

  • Если в целевой базе данных хранятся настройки, отсутствующие в BCMX-файле, например новый тип записи на основе записи "Партнер", эти параметры не будут изменены.

  • Если в BCMX-файле есть настраиваемое поле "Отношение", а в целевой базе данных не существует данных соответствующего типа, это поле не будет добавлено в базу.

К началу страницы

Импорт файла Диспетчера контактов (BCM)

В файлах этого типа хранятся записи бизнес-данных, а также настройки, выполненные для ваших записей, форм и отчетов.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Откройте вкладку Диспетчер контактов и нажмите кнопку Импорт и экспорт.

  3. Нажмите кнопку Импорт из файла.

    Откроется мастер импорта бизнес-данных.

  4. Укажите расположение и имя BCM-файла или нажмите кнопку Обзор, чтобы найти его.

  5. Нажмите кнопку Далее.

    Окно "Выберите параметры импорта"

  6. Выберите способ обработки повторяющихся записей. Доступны перечисленные ниже варианты.

    • Не импортировать повторяющиеся записи. Повторяющиеся записи не импортируются из файла. Существующие записи остаются без изменения.

    • Импортировать повторяющиеся записи как новые. Повторяющиеся записи импортируются под другими именами. Существующие записи остаются без изменения.

    • Обновить существующие записи. Если в файле есть повторяющиеся записи и импортируемая запись содержит другие или дополнительные сведения, соответствующая существующая запись обновляется.

      Окно импорта, раздел "Дубликаты"

      Импортируемая запись считается повторяющейся, если ее имя совпадает с именем существующей записи.

  7. Выберите способ обработки настроек. Доступны перечисленные ниже варианты.

    • Импорт пользовательских макетов (форм, страниц и представлений). Макеты существующих форм, страниц и представлений заменяются формами, страницами и представлениями из импортируемого файла.

    • Не удалять поля из существующего макета формы. Поля, используемые в существующей базе данных, не заменяются формами, страницами и представлениями из импортируемого файла. Все новые поля из импортированного файла добавляются к существующим формам, страницам или представлениям.

      Раздел "Импорт настроек" окна "Импорт"

  8. Выберите другие элементы, которые требуется включить в импорт. Доступны перечисленные ниже варианты.

    • Журнал обращений

    • Товары (и услуги)

    • Пользовательские отчеты

    • Шаблоны проектов

  9. Нажмите кнопку Импорт.

К началу страницы

Импорт настроек Диспетчера контактов (BCMX)

Настройка — это изменение службы Диспетчер контактов для Outlook с учетом определенных потребностей. В файлах с расширением BCMX содержатся только настройки. В этом формате не хранятся бизнес-данные, такие как информация о партнерах, бизнес-контакты и идеи.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Откройте вкладку Диспетчер контактов и нажмите кнопку Импорт и экспорт.

  3. Нажмите кнопку Импорт из файла.

    Откроется мастер импорта бизнес-данных.

  4. Укажите расположение и имя BCMX-файла или нажмите кнопку Обзор, чтобы найти его.

    Имя импортируемого BCMX-файла появится в поле Файл для импорта.

  5. Нажмите кнопку Импорт.

    Диспетчер контактов для Outlook выполнит импорт данных. После завершения операции предлагается посмотреть сообщения и возможные ошибки, возникшие в процессе импорта. Чтобы отобразить эти сведения, нажмите кнопку Просмотреть журнал.

К началу страницы

Импорт из другого приложения с помощью CSV-файла. Импорт из Microsoft Excel и Microsoft Access

CSV — это простой, но полезный формат для переноса данных из одной программы в другую. CSV-файлы распознаются многими программами, в том числе Microsoft Excel.

Формат CSV также можно использовать для импорта списков элементов товаров и услуг. Подобные списки должны иметь определенную структуру. Дополнительные сведения об импорте списков элементов товаров и услуг см. в разделе Импорт списка товаров и услуг.

Для импорта данных из файлов Excel или Access также используйте описанную ниже процедуру.

В этом разделе

Шаг 1. Выбор файла в формате CSV, Excel или Access, который требуется импортировать

Шаг 2. Сопоставление полей

Импорт списка элементов товаров и услуг

Импорт списка

Исправление ошибок импорта CSV-файла

Шаг 1. Выбор файла в формате CSV, Excel или Access, который требуется импортировать

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Откройте вкладку Диспетчер контактов и нажмите кнопку Импорт и экспорт.

  3. Нажмите кнопку Импорт из файла.

    Откроется мастер импорта бизнес-данных.

  4. Укажите расположение и имя файла в формате CSV, Excel или Access либо нажмите кнопку Обзор, чтобы найти его.

    Выбранный файл будет добавлен в список (поле Файл для импорта).

  5. Нажмите кнопку Далее.

  6. Выберите способ обработки повторяющихся записей. Доступны перечисленные ниже варианты.

    • Не импортировать повторяющиеся записи. Повторяющиеся записи не импортируются из файла. Существующие записи остаются без изменения.

    • Импортировать повторяющиеся записи как новые. Повторяющиеся записи импортируются под другими именами. Существующие записи остаются без изменения. Импортируемая запись считается повторяющейся, если ее имя совпадает с именем существующей записи.

  7. Нажмите кнопку Далее.

К началу страницы

Шаг 2. Сопоставление полей

Теперь нужно установить соответствие между заголовками столбцов (полями) в импортируемом файле и полями в Диспетчере контактов. Этот процесс называется сопоставлением.

  1. Сопоставьте файл в формате CSV, Excel или Access.

    • CSV-файл    

      При необходимости установите флажок для CSV-файла, который требуется импортировать.

    • Файл Excel   

      В списке указаны все листы Excel, входящие в книгу. Установите флажок для каждого листа, который требуется импортировать.

      Если в вашей книге Excel данные содержатся только на одном листе (независимо от общего количества листов в файле), установите флажок только для этого листа.

    • Файл Access    

      В списке указаны таблицы, входящие в базу данных Access. Установите флажок для каждой таблицы, которую требуется импортировать.

      Если в вашей базе данных Access данные содержатся только на одном листе или в одной таблице (независимо от общего количества таблиц в файле), установите флажок только для этой таблицы.

  2. В столбце Импортировать как выберите тип импортируемой записи, например "Партнер" или "Бизнес-контакт".

  3. Нажмите кнопку Сопоставить.

    Окно "Сопоставление полей" при импорте

  4. Чтобы сопоставить поля, выполните любое из перечисленных ниже действий.

    • Чтобы сопоставить поля вручную, из списка Импорт полей (1) перетащите поле, которое требуется сопоставить, на поле из списка Доступные поля.

    • Чтобы Диспетчер контактов для Outlook сопоставил поля автоматически, нажмите кнопку Автопоиск соответствий (2). Затем прокрутите список Доступные поля, чтобы проверить сопоставление.

    • Чтобы установить соответствие полей аналогично предыдущему сопоставлению, нажмите кнопку Использовать предыдущее соотв. (3).

    • Чтобы создать новое поле и сопоставить с ним поле из импортированного файла, нажмите кнопку Установить соотв. новому полю (4).

  5. Повторяйте действия, пока список Импорт полей не окажется пустым.

  6. Если вам требуется изменить какое-либо сопоставление, выполните любое из перечисленных ниже действий.

    • Чтобы изменить сопоставление отдельного поля, перетащите сопоставленное поле из списка Доступные поля обратно в список Импорт полей.

    • Чтобы сбросить все сопоставления, нажмите кнопку Сброс. После этого попробуйте сопоставить поля заново.

  7. После завершения сопоставления нажмите кнопку ОК, а затем выберите команду Импорт.

    Диспетчер контактов для Outlook выполнит импорт данных. После завершения операции предлагается посмотреть сообщения и возможные ошибки, возникшие в процессе импорта. Чтобы отобразить эти сведения, нажмите кнопку Просмотреть журнал.

Совет :  После импорта файла Excel могут не отображаться некоторые номера телефонов. Нам известно об этой проблеме. Попробуйте открыть этот файл в Excel 2010 и сохранить его в формате CSV с помощью команды Сохранить как. После этого попытайтесь импортировать CSV-файл с помощью службы Диспетчер контактов для Outlook.

К началу страницы

Импорт списка элементов товаров и услуг

Импортируемый список элементов товаров и услуг должен соответствовать перечисленным ниже условиям.

  • Необходимый формат файла — CSV. Если список элементов товаров и услуг можно открыть в Excel, его можно сохранить в формате CSV с помощью команды Сохранить как.

  • В списке должно быть не менее трех столбцов, расположенных в определенном порядке.

Упорядочение столбцов в списке элементов товаров и услуг

В импортируемом CSV-файле со списком элементов товаров и услуг должно быть от трех до пяти столбцов, расположенных в указанном ниже порядке.

Структура из трех столбцов

Название позиции

Описание

Цена за единицу

Структура из четырех столбцов

Название позиции

Описание

Цена за единицу

Количество

Структура из пяти столбцов

Название позиции

Описание

Цена за единицу

Количество

Затраты (на единицу)

Независимо от выбранного упорядочения, в первой строке CSV-файла должны содержаться заголовки столбцов списка.

Пример для Excel

Ниже показано, как в Excel может отображаться список из двух элементов. Таблица состоит из строки заголовка и строк для каждого элемента.

Название позиции

Описание

Цена за единицу

Велосипедная цепь

Титановая, 48 дюймов

3180,50

Фляга

Прозрачно-голубая

660,50

Пример для блокнота

При редактировании файла в текстовом редакторе, например Блокноте, создавайте в файле отдельную строку для каждого импортируемого элемента и разделяйте позиции в каждой строке запятыми (без пробелов перед запятыми и после них).

Название позиции,Описание,Цена за единицу
Велосипедная цепь,Титановая 48 дюймов,3180,50
Фляга,Прозрачно-голубая,660,50

Совет :  Если отображается сообщение о неправильном количестве столбцов в исходном файле, в одной или нескольких строках может содержаться слишком много запятых. Чтобы этого не происходило, структура столбцов должна соответствовать одному из примеров, описанных выше в этой статье.

Помните, что первой строкой CSV-файла должны быть заголовки столбцов.

К началу страницы

Импорт списка

Подготовив CSV-файл, вы можете его импортировать, добавив элементы товаров и услуг к существующему списку или заменив имеющиеся элементы импортированными.

  1. В области навигации в разделе Диспетчер контактов щелкните Продажи.

  2. Откройте на ленте вкладку Главная и в группе Настройка нажмите кнопку Товары и услуги.

  3. В диалоговом окне Товары и услуги нажмите кнопку Импорт.

  4. Укажите расположение и имя CSV-файла или нажмите кнопку Обзор, чтобы найти его.

  5. Выберите один из следующих вариантов:

    • Заменить существующий список позициями из файла  — замена существующего списка товаров и услуг импортируемыми элементами.

    • Добавить позиции из файла в существующий список.

      Важно : Результаты импорта необратимы. Перед этой процедурой рекомендуется выполнить резервное копирование данных.

  6. Нажмите кнопку Импорт.

  7. После завершения импорта нажмите кнопку Закрыть.

К началу страницы

Исправление ошибок импорта CSV-файла

Если элементы продуктов и услуг импортируются с ошибками или процесс прерывается, причиной может быть неправильный формат CSV-файла, обозначения денежных единиц или повторение элементов, которые уже есть в существующем списке.

Проверка формата CSV-файла

Ниже перечислены проблемы форматирования, из-за которых при импорте CSV-файлов могут появляться сообщения об ошибках.

Причина

Решение

У столбцов отсутствуют заголовки.

Каждый тип данных должен находиться в столбце с соответствующим заголовком. Добавьте заголовки для каждого столбца. Импортировать данные будет проще, если заголовки столбцов будут совпадать с существующими в базе данных Диспетчера контактов.

Названия столбцов или заголовки не уникальны.

Найдите повторяющиеся названия столбцов или заголовки и измените их. Например, если есть два заголовка "Номер телефона", замените их на "Номер телефона 1" и "Номер телефона 2".

В CSV-файле есть непечатаемые символы.

К непечатаемым символам относятся возврат каретки, а также разрывы страницы и раздела. Прежде чем повторять импорт, все такие символы нужно удалить.

В импортируемом файле неправильное количество столбцов.

В файле должно содержаться не менее трех столбцов, расположенных в следующем порядке: "Название позиции", "Описание", "Цена за единицу".

К началу страницы

Разделители и обозначения денежных единиц

Цены и количественные показатели не должны содержать обозначений денежных единиц и внутренних разделителей, таких как точки или запятые. Тем не менее, для валюты разрешается использовать десятичный знак. Примеры

  • Если сумма является целым числом (даже когда речь идет о денежных единицах), введите его без запятых и десятичных знаков (например, 10 000).

  • Для цен, в которых присутствуют копейки, центы и т. д., можно использовать десятичный знак (например, 10,50).

Обработка повторяющихся записей

При попытке импортировать элементы товаров и услуг, которые уже есть в службе Диспетчер контактов для Outlook, может появиться сообщение об ошибке (если не указано, что существующие элементы нужно перезаписывать). Такие сообщения добавляются в файлы журнала ошибок; в них говорится, что один или несколько элементов уже есть в службе Диспетчер контактов для Outlook.

Чтобы исправить такие ошибки, необходимо повторить импорт новых элементов товаров и услуг. В диалоговом окне Импорт элементов продуктов и услуг выберите команду Заменить существующий список позициями из файла. Элементы текущего списка товаров и услуг будут перезаписаны элементами из импортируемого файла.

Раздел "Параметры импорта"

При повторном импорте уже не должно возникать ошибок из-за повторяющихся элементов.

К началу страницы

Импорт папки контактов Microsoft Outlook

Несколькими щелчками мыши вы можете добавить в Диспетчер контактов для Outlook набор бизнес-контактов, импортировав папку контактов Outlook.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Откройте вкладку Диспетчер контактов и нажмите кнопку Импорт и экспорт.

  3. Нажмите кнопку Импорт контактов Outlook.

    Откроется мастер импорта бизнес-данных.

  4. Ваша папка "Контакты" будет по умолчанию выбрана в мастере в качестве папки для импорта. Чтобы импортировать другую папку с контактами, нажмите кнопку Обзор. Выберите папку, которую нужно импортировать, и нажмите кнопку ОК.

  5. Выберите способ обработки повторяющихся записей.

    Доступны перечисленные ниже варианты.

    • Не импортировать повторяющиеся записи. Повторяющиеся записи не импортируются из файла. Существующие записи остаются без изменения.

    • Импортировать повторяющиеся записи как новые. Повторяющиеся записи импортируются под другими именами. Существующие записи остаются без изменения.

      Импортируемая запись считается повторяющейся, если ее имя совпадает с именем существующей записи.

  6. Нажмите кнопку Импорт.

Совет : Чтобы импортировать данные почты Windows Live в Диспетчер контактов для Outlook, необходимо сначала добавить в Outlook учетную запись почты Windows Live.

К началу страницы

Импорт файла ACT! или QuickBooks

Если ваши бизнес-данные хранятся в формате ACT! или QuickBooks, вы можете импортировать их в Диспетчер контактов для Outlook с помощью средства преобразования данных или мастера импорта бизнес-данных. С помощью средства преобразования бизнес-данных можно конвертировать данные из формата ACT! или QuickBooks в форму, с которой может работать Диспетчер контактов для Outlook.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Откройте вкладку Диспетчер контактов и нажмите кнопку Импорт и экспорт.

  3. Выберите команду Импорт из других приложений.

  4. В мастере импорта бизнес-данных выберите команду Преобразование данных. Откроется средство преобразования данных. Нажмите кнопку Далее.

  5. Выберите версию ACT! или QuickBooks, а затем нажмите кнопку Далее.

  6. Укажите расположение и имя файла либо нажмите кнопку Обзор, чтобы найти его, а затем нажмите кнопку Далее.

  7. Установите флажки для категорий данных, которые требуется преобразовать. В списке Назначение выберите тип записи Диспетчер контактов для Outlook, в который требуется преобразовать данные, и нажмите кнопку Далее.

  8. Выберите пользовательские поля, которые нужно включить в преобразование, и нажмите кнопку Далее.

  9. Нажмите кнопку Обзор, укажите расположение преобразованного файла, введите его имя и нажмите кнопку Сохранить. Нажмите кнопку Далее.

  10. Нажмите кнопку Далее. После завершения этой процедуры закройте средство преобразования данных.

  11. Теперь вы можете импортировать преобразованные данные в соответствии с инструкциями, приведенными в разделе Импорт файла диспетчера контактов (BCM).

    Совет : Выбранные способы настройки можно игнорировать, так как они не действуют для преобразованных данных.

Примечания : 

  • Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

  • Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала. Вместе с другими участниками сообщества Майкрософт вы можете улучшить эту статью с помощью Community Translation Framework (CTF). Просто наведите указатель мыши на предложение в статье и выберите команду "УЛУЧШИТЬ ПЕРЕВОД" в мини-приложении CTF. Для получения дополнительных сведений о CTF щелкните здесь. Используя CTF, вы соглашаетесь с нашими условиями предоставления услуг.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×