Изменение срока удержания неактивного почтового ящика в Office 365

Неактивный почтовый ящик используется для хранения электронной почты бывшего сотрудника после увольнения. Почтовый ящик становится неактивным, когда к нему применяется хранение для судебного разбирательства, удержание на месте или политика хранения Office 365 перед удалением соответствующей учетной записи пользователя в Office 365. Содержимое неактивного почтового ящика сохраняется на протяжении всего периода удержания, которое было применено, когда ящик стал неактивным. Продолжительность удержания определяет, как долго хранятся элементы в папке "Элементы с возможностью восстановления". По истечении срока удержания элемента в папке "Элементы с возможностью восстановления" элемент будет окончательно удален из неактивного почтового ящика. После того как почтовый ящик становится неактивным, можно изменить длительность удержания или применения политики хранения Office 365.

Важно : Мы продлили крайний срок (ранее объявленный на 1 июля 2017 г.) на создание новых удержаний на месте для деактивации почтового ящика. Однако позднее в этом году или начале следующего вы больше не сможете создавать новые удержания на месте в Exchange Online. После этого создавать неактивные почтовые ящики можно будет только с помощью функций хранения для судебного разбирательства и политик хранения Office 365. Тем не менее существующие неактивные почтовые ящики, для которых используется удержание на месте, будут и дальше поддерживаться. То есть вы сможете управлять удержаниями на месте для неактивных почтовых ящиков, а также изменять продолжительность удержания на месте и окончательно удалять неактивные почтовые ящики, удаляя удержания на месте.

Приступая к работе

  • Чтобы изменить длительность хранения для судебного разбирательства для неактивного почтового ящика, необходимо использовать Exchange Online PowerShell. Центр администрирования Exchange использовать нельзя. Однако вы можете использовать как Exchange Online PowerShell, так и Центр администрирования Exchange для изменения срока удержания на месте. Срок политики хранения Office 365 можно изменить через Центр безопасности и соответствия требованиям Office 365 или PowerShell Центра безопасности и соответствия требованиям.

  • Сведения о подключении к Exchange Online PowerShell или PowerShell Центра безопасности и соответствия требованиям см. в следующих статьях:

  • Обратите внимание, что удержания, связанные с делами обнаружения электронных данных, являются бесконечными, то есть их длительность невозможно изменить. Элементы хранятся бессрочно или до того момента, как удержание отменяется, а неактивный почтовый ящик удаляется.

  • Дополнительные сведения о неактивных почтовых ящиках см. в статье Неактивные почтовые ящики в Office 365.

Этап 1. Определение удержаний для неактивного почтового ящика

Так как к неактивному почтовому ящику могут применяться удержания разного типа, а также политики хранения Office 365, первый шаг состоит в определении того, какие удержания применены.

Выполните следующую команду в Exchange Online PowerShell, чтобы отобразить сведения об удержании для всех неактивных почтовых ящиков в организации:

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FL DisplayName,Name,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,InPlaceHolds

Значение True свойства LitigationHoldEnabled указывает, что неактивный почтовый ящик находится на хранении для судебного разбирательства. Если для неактивного почтового ящика включено удержание на месте, удержание для обнаружения электронных данных или политика хранения Office 365, их GUID отображается как значение свойства InPlaceHolds. Например, ниже показаны результаты для четырех неактивных почтовых ящиков.

DisplayName           : Ann Beebe
Name                  : annb
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : True
LitigationHoldDuration: 365.00:00:00
InPlaceHolds          : {}
...
DisplayName           : Pilar Pinilla
Name                  : pilarp
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {c0ba3ce811b6432a8751430937152491}
...
DisplayName           : Mario Necaise
Name                  : marion
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {}
...
DisplayName           : Carol Olson
Name                  : carolo
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224}
...
DisplayName           : Abraham McMahon
Name                  : abrahamm
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {UniH7d895d48-7e23-4a8d-8346-533c3beac15d}

В следующей таблице указаны пять типов удержания для неактивных почтовых ящиков:

Неактивный почтовый ящик

Тип удержания

Определение удержания для неактивного почтового ящика

Анна Ермолаева

Хранение для судебного разбирательства

Свойство LitigationHoldEnabled имеет значение True.

Анастасия Лебедева

Хранение на месте

Свойство InPlaceHolds содержит GUID удержания на месте, которое применено к неактивному почтовому ящику. Определить, что это удержание на месте, можно по тому, что идентификатор не начинается с префикса.

С помощью команды Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <hold GUID> | FL в Exchange Online PowerShell можно получить сведения об удержании на месте для неактивного почтового ящика.

Николай Белых

Политика хранения Office 365 в Центре безопасности и соответствия требованиям, действующая в рамках всей организации

Свойство InPlaceHolds не задано. Это означает, что к неактивному почтовому ящику применяется одна или несколько политик хранения Office 365, действующих в рамках всей организации (или службы Exchange).

В этом случае вы можете выполнить команду Get-OrganizationConfig | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds в Exchange Online PowerShell, чтобы получить список GUID политик хранения Office 365, действующих в рамках всей организации. GUID таких политик, примененных к почтовым ящикам Exchange, начинаются с префикса mbx, например mbxa3056bb15562480fadb46ce523ff7b02.

Чтобы определить политику хранения Office 365, примененную к неактивному почтовому ящику, выполните следующую команду в PowerShell Центра безопасности и соответствия требованиям:

Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name

Алла Терехина

Политика хранения Office 365 в Центре безопасности и соответствия требованиям, примененная к определенным почтовым ящикам

Свойство InPlaceHolds содержит GUID политики хранения Office 365, которая применена к неактивному почтовому ящику. То, что политика хранения применяется к определенному почтовому ящику, можно определить по префиксу mbx GUID. Обратите внимание, что если GUID начинается с префикса skp, это означает, что политика хранения применяется к беседам Skype для бизнеса.

Чтобы определить политику хранения Office 365, примененную к неактивному почтовому ящику, выполните следующую команду в PowerShell Центра безопасности и соответствия требованиям:

Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name

Не забудьте удалить префикс mbx или skp при выполнении этой команды.

Дмитрий Дегтярев

Удержание дела обнаружения электронных данных в Центре безопасности и соответствия требованиям

Свойство InPlaceHolds содержит GUID удержания дела обнаружения электронных данных, которое применено к неактивному почтовому ящику. То, что это удержание дела обнаружения электронных данных, можно понять по префиксу UniH GUID.

С помощью командлета Get-CaseHoldPolicy в PowerShell Центра безопасности и соответствия требованиям можно получить сведения о деле обнаружения электронных данных, с котором связано удержание для неактивного почтового ящика. Например, вы можете выполнить команду Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix> | FL Name, чтобы просмотреть название удержания. Не забудьте удалить префикс UniH при выполнении этой команды.

Чтобы определить дело обнаружения электронных данных, с котором связано удержание для неактивного почтового ящика, выполните следующие команды:

$CaseHold = Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix>
Get-ComplianceCase $CaseHold.CaseId | FL Name

Примечание : Не рекомендуется использовать удержания, связанные с делами обнаружения электронных данных, для неактивных почтовых ящиков, так как дела предназначены для решения проблем юридического характера с ограниченными сроками. В какой-то момент судебное дело, вероятно, закончится, и удержания, связанные с делом, будут удалены, а дело обнаружения электронных данных — закрыто (или удалено). Если удержание для неактивного почтового ящика связано с делом обнаружения электронных данных, после отмены удержания или закрытия (либо удаления) дела неактивный почтовый ящик будет удален навсегда.

Дополнительные сведения о политиках хранения Office 365 см. в этой статье.

К началу

Этап 2. Изменение срока удержания неактивного почтового ящика

После определения типа удержания и количества инцидентов удержания для неактивного почтового ящика следующий шаг — изменение срока удержания.

Изменение срока хранения для судебного разбирательства

Ниже описано, как изменить срок хранения неактивного почтового ящика для судебного разбирательства с помощью Exchange Online PowerShell. Для этого не может использоваться Центр администрирования Exchange. Чтобы изменить срок хранения, выполните указанную ниже команду. В этом примере срок хранения изменяется на неограниченный период времени.

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldDuration unlimited

В результате элементы в неактивном почтовом ящике хранятся бессрочно (до снятия удержания или изменения срока хранения).

Совет : Лучший способ идентификации неактивного почтового ящика — использовать его Distinguished Name или Exchange GUID. Используя одно из этих значений, вы не укажете по ошибке неверный почтовый ящик.

Изменение срока хранения на месте

Вы можете использовать Центр администрирования Exchange или PowerShell Exchange Online для изменения срока удержания на месте.

Изменение срока удержания на месте с помощью Центра администрирования Exchange

  1. Если вы знаете имя инцидента хранения на месте, который требуется изменить, можно перейти к следующему шагу. В противном случае выполните указанную ниже команду, чтобы получить имя инцидента хранения на месте для неактивного почтового ящика. Используйте GUID хранения на месте, полученный в Step 1.

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. В Центре администрирования Exchange выберите Управление соответствием требованиям > Обнаружение электронных данных и хранение на месте.

  3. Выберите удержание на месте, которое вы хотите изменить, и нажмите кнопку Изменить Значок ''Изменить'' .

  4. На странице свойств Обнаружение электронных данных и хранение на месте выберите пункт Хранение на месте.

  5. Выполните одно из следующих действий в зависимости от текущего срока хранения.

    1. Установите флажок Хранить неопределенное время, чтобы хранить элементы в течение неограниченного времени.

    2. Установите флажок Указать время хранения элементов (в днях) исходя из даты их получения для хранения элементов в течение указанного времени. Введите количество дней, в течение которых элементы будут храниться.

    Снимок экрана: изменение периода удержания на месте
  6. Нажмите кнопку Сохранить.

Изменение срока хранения с помощью Exchange Online PowerShell

  1. Если вы знаете имя инцидента хранения на месте, который требуется изменить, можно перейти к следующему шагу. В противном случае выполните указанную ниже команду, чтобы получить имя инцидента хранения на месте для неактивного почтового ящика. Используйте GUID хранения на месте, полученный в Step 1.

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
  2. Чтобы изменить срок хранения, выполните следующую команду: В этом примере срок хранения изменяется на 2555 дней (приблизительно 7 лет).

    Set-MailboxSearch <identity of In-Place Hold> –ItemHoldPeriod 2555

    Чтобы изменить срок хранения на неограниченный период, используйте параметр -ItemHoldPeriod unlimited.

К началу

Дополнительные сведения

  • Как рассчитывается срок хранения для элемента в неактивном почтовом ящике?    Отсчет срока хранения начинается с исходной даты получения или создания элемента почтового ящика.

  • Что происходит по истечении срока удержания?    По истечении срока хранения элемента в папке "Элементы с возможностью восстановления" он будет окончательно удален из неактивного почтового ящика. Если срок для удержания неактивного почтового ящика не указан, элементы в папке "Элементы с возможность восстановления" никогда не удаляются (если срок удержания не изменяется).

  • Политика хранения Exchange для неактивных почтовых ящиков по-прежнему обрабатывается?     Если политика хранения Exchange (функция управления записями сообщений в Exchange Online) была применена к почтовому ящику, когда он стал неактивным, политики удаления (теги хранения, настроенные с действием хранения Delete) по-прежнему будут обрабатываться для него. Это означает, что после истечения срока хранения элементы, отмеченные политикой удаления, перемещаются в папку "Элементы с возможностью восстановления". Затем они удаляются из неактивного почтового ящика после истечения срока удержания.

    И наоборот, любые политики архивации (теги хранения, настроенные с действием хранения MoveToArchive), включенные в политику хранения для почтового ящика, игнорируются. Это означает, что после истечения срока хранения элементы в неактивном почтовом ящике, помеченные политикой архивации, остаются в основном почтовом ящике. Они не перемещаются в архивный почтовый ящик или в папку "Элементы с возможностью восстановления" в архивном почтовом ящике. Так как пользователь не может войти в неактивный почтовый ящик, не имеет смысла использовать ресурсы центра обработки данных для обработки политик архивации.

  • Чтобы проверить новый срок удержания, выполните одну из приведенных ниже команд.    Первая команда предназначена для хранения для судебного разбирательства, а вторая — для хранения на месте.

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | FL LitigationHoldDuration
    Get-MailboxSearch <identity of In-Place Hold> | FL ItemHoldPeriod
  • Помощник по обслуживанию управляемых папок (MFA) также обрабатывает неактивные почтовые ящики, как и обычные почтовые ящики.    В Exchange Online MFA обрабатывает почтовые ящики приблизительно каждые 7 дней. После изменения срока удержания для неактивного почтового ящика вы можете использовать командлет Start-ManagedFolderAssistant для немедленного запуска обработки нового срока удержания неактивного почтового ящика. Выполните следующую команду:

    Start-ManagedFolderAssistant -InactiveMailbox <identity of inactive mailbox>
  • Если к неактивному почтовому ящику применено большое количество удержаний, будут отображены не все GUID.    Чтобы просмотреть GUID всех удержаний (кроме хранения для судебного разбирательства), выполните следующую команду:

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

К началу

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×