Office
Изменение представления SharePoint с помощью фильтрации

Изменение представления SharePoint с помощью фильтрации

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Фильтрация сокращает количество элементов в представлении, позволяя отображать только нужные данные. Фильтр выделяет элементы, которые соответствуют определенным условиям, таким как расположение, тип элемента или диапазон цен. С помощью индексов и фильтров вы также можете вернуться к своим данным и предотвратить превышение порогового значения представления списка. Фильтр может возвращать данные, а также группировать и сортировать их для улучшения форматирования.

Индексы взаимодействуют с фильтрами для повышения их производительности. Если количество элементов в списке или библиотеке превышает поРоговое значение представления списка, вы можете добавить индексы в существующие столбцы. Затем можно применять фильтры, чтобы отображаемые данные не превышали пороговое значение представления списка в количестве 5000 элементов.

Фильтры уменьшают объем возвращаемых данных путем выбора элементов на основе операции (например, больше или меньше чем) и сопоставления данных. При создании представления с фильтром первый индексированный столбец в выражении фильтра должен уменьшить максимальное число набора данных. Например, фильтрация по полю страны или даты часто может значительно уменьшить набор данных. Если у вас есть 15 000 элементов, то желательно, чтобы первый индекс возвратил менее 5000 элементов. Если в вашем наборе данных меньше 5000 элементов, по-прежнему рекомендуется его применение.

SharePoint выбирает первый индексированный столбец в запросе, затем использует остальные столбцы для выбора ваших данных. Другие столбцы, которые вы указываете в фильтре представления, могут быть индексированы. В представлении эти индексы не используются, даже если количество результатов в фильтрованном представлении меньше порогового значения представления списка.

Например, у вас есть запрос размер = большой И цвет = красный. В списке цвет индексирован, а размер нет. Если количество красных элементов не превышает 5000, запрос успешно выполняется в большом списке. Если же вы используете запрос размер = большой ИЛИ цвет = красный, в базе данных без труда будут найдены все красные элементы, но при этом придется просканировать весь список, чтобы также найти все большие элементы. Если возвращаемых элементов больше 5000, к запросу применяется регулирование.

Если в выражении фильтра используются несколько столбцов (два или более), при определении индекса или индексов нужно использовать оператор И. Например, вам нужно найти всех собак в большом списке животных. У вас есть столбец "Виды", в котором указано значение "Собака". Если в запросе вы указываете просто Виды = Собака, к запросу применяется регулирование. Но если у вас есть неиндексированный столбец "Класс", вы можете указать в запросе Класс = Млекопитающие И Вид = Собака. Так же можно искать кошек и собак с помощью запроса Класс = Млекопитающие И (Вид = Собака ИЛИ Вид = Кошка). По второму запросу выбираются все млекопитающие, а затем после фильтрации остаются собаки и кошки.

Примечание: Когда определяется, превышает ли выражение фильтра пороговое значение представления списка, учитываются также элементы, перемещаемые в корзину. Они перестанут учитываться после очистки корзины. Дополнительные сведения см. в статье Очистка корзины и восстановление файлов.

Если столбцы, которые вы будете использовать для фильтрации, не содержат индексы, вы должны начать с создания индексов. Дополнительные сведения см. в статье Добавление индекса к столбцу SharePoint.

Индексированный столбец можно добавить в новое или изменяемое представление и использовать его для фильтрации представления. Перед созданием представления в список можно добавить дополнительные столбцы, чтобы обеспечить большую гибкость операциям сортировки, группирования и фильтрации. Для сортировки и фильтрации можно выбрать столбцы, которые входят в набор данных, но не отображаются.

Создание представления

  1. Откройте список или библиотеку, для которой хотите создать представление.

  2. В зависимости от версии ShareРoint выполните одно из указанных ниже действий.

    • В SharePoint 2016, 2013, 2010 или SharePoint Online (классический интерфейс) откройте вкладку Список или Библиотека и выберите элемент Создать представление.

      Кнопка на ленте для создания представления библиотеки SharePoint
    • В SharePoint Online или SharePoint, подключенном к группе, щелкните стрелку вниз на кнопке Параметры просмотра и выберите элемент Управление представлениями или Изменить текущее представление.

      Меню выбора представления с выбранным пунктом "Управление представлениями"
      Изменить текущее представление
  3. Прокрутите страницу вниз до раздела Представления и щелкните команду Создать представление.

  4. На странице Тип представления выберите представление, которое хотите создать. Если сомневаетесь, выберите Стандартное представление.

    Просмотр страницы "Типы"
  5. Введите имя представления.

    Задание названия и, при необходимости, имени файла для представления
  6. Измените веб-адрес представления или примите значение по умолчанию. Вы можете вернуться и изменить его позднее.

  7. В разделе Фильтр выберите Отображать элементы, для которых справедливо следующее, а затем выберите, как следует фильтровать элементы с учетом одного из индексированных столбцов.

    Например, чтобы создать представление только элементов, измененных сегодня, выберите столбец Изменено (индексированный) и условие равно, а затем введите [Сегодня].

    В SharePoint Online выберите индексированное поле

    Примечание: Если столбцы с пометкой (индексированный) после имени не появились, это указывает на отсутствие индексированных столбцов, доступных для данного списка или библиотеки. Сначала нужно создать простой или составной индекс.

  8. Чтобы ограничить количество элементов, отображаемых на каждой странице, прокрутите страницу вниз до раздела Максимальное число элементов и укажите значение в поле Число отображаемых элементов. При создании представления по умолчанию задано 30 отображаемых элементов.

    Задание числа отображаемых элементов на странице "Параметры представления"
  9. При задании предела для числа элементов на странице можно выбрать один из двух вариантов.

    • Отображать элементы блоками указанного размера. Данные отображаются постранично, что удобно при просмотре элементов в неинтерактивном режиме.

      Если количество элементов превышает заданный предел, они отображаются постранично.

      Группировка по

    • Ограничение общего числа возвращаемых элементов до указанной величины . Создание фиксированного ограничения, которое может возвращать не все результаты операции фильтра. Это может быть полезно при тестировании представления, создании прототипа или только в том случае, если вы хотите извлечь максимальные значения в представлении.

  10. В разделе Стиль можно выбрать Область просмотра, чтобы отобразить все данные элементов списка в формате вертикальной панели. Область просмотра — это один из элементов списка Стили представления в разделе Стиль, который можно выбрать при создании или изменении представления.

    Варианты стилей на странице "Параметры представления"

    Можно ускорить навигацию по данным, если навести указатель на заголовок элемента в области прокрутки слева на странице, чтобы увидеть значения всех столбцов текущего элемента в вертикальном списке справа на странице. При этом отображается меньше начальных данных, что ускоряет вывод представления. Этот стиль также очень удобен, если список обширен или в нем много столбцов и для просмотра данных требуется горизонтальная прокрутка.

    Группировка по

  11. Нажмите кнопку ОК.

Существуют другие действия, которые можно выполнить для представления, но приведенных достаточно для отображения данных, которые превышают пороговое значение представления списка в случае блокировки. Можно также выполнить сортировку или группировку, настроить итоги, развернуть папки и оптимизировать представление для просмотра на мобильном устройстве.

Изменение представления

  1. Откройте список или библиотеку, для которой хотите создать представление.

  2. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • В SharePoint 2016, 2013, 2010 или SharePoint Online (классический интерфейс) откройте вкладку Список или Библиотека, выберите представление в поле Текущее представление, затем нажмите кнопку Изменить представление.

      Вкладка "Библиотека" с выделенным пунктом "Изменить представление"
    • В SharePoint Online щелкните стрелку вниз на кнопке Параметры просмотра и выберите элемент Изменить текущее представление.

      Меню выбора представления с выбранным пунктом "Управление представлениями"
  3. Прокрутите страницу вниз до раздела Представления и щелкните представление.

  4. Вы можете изменить параметры, кратко описанные в действиях 5–9 процедуры Создание представления выше.

  5. Нажмите кнопку ОК.

Чтобы представление обеспечивало быструю фильтрацию множества элементов, первый столбец в фильтре должен быть индексированным. Другие столбцы, указанные в фильтре представления, могут быть как индексированными, так и неиндексированными, но представление эти индексы не использует. Первый столбец фильтра должен возвращать меньше элементов, чем задано пороговым значением представления списка.

Если первый столбец фильтра возвращает больше элементов, чем задано пороговым значением представления списка, можно использовать два и более столбцов. Если определено фильтрованное представление, использующее два и более столбцов, ограничить общее число возвращаемых элементов можно с помощью оператора И. Но даже в этом случае все еще необходимо указать первым столбцом фильтра столбец, который скорее всего вернет меньший объем данных. Использование в фильтре оператора ИЛИ почти всегда увеличивает число возвращаемых элементов и не будет эффективным в данных обстоятельствах.

Дополнительные сведения о представлениях см. в статье Создание, изменение и удаление представления списка или библиотеки.

Важно:  Один столбец подстановки можно индексировать, но использование индексированного столбца подстановки не поможет предотвратить превышение порогового значения представления списка. Используйте столбец другого типа в качестве основного или дополнительного индекса.

Важно:  При фильтрации списка по индексированному полю проверьте наличие в корзине элементов, удаленных из списка или библиотеки. Элементы в корзине учитываются в пороговом значении представления списка и не удаляются из внутренней базы данных до тех пор, пока они не будут удалены из корзины. Если общее число отфильтрованных элементов в списке и в корзине больше порогового значения списка, может быть возвращен неполный набор результатов или может быть выполнена блокировка. Дополнительные сведения см. в статье Очистка корзины и восстановление файлов.

Существует два ключевых слова, которые можно использовать для фильтрации на основе текущего дня [Сегодня] или текущего пользователя [Я]. Они являются динамическими, поскольку изменяются с пользователем и датой.

Использование фильтра [Я] может быть полезно, если вы хотите просто просмотреть ваши документы в большой библиотеке. Фильтр [Я] применяется для столбцов на основе пользователей, например "Автор" или "Кем изменено". Например, чтобы увидеть все документы, которые вы создали, установите фильтр [Я] для столбца "Автор". Если вы редактор и хотите просмотреть последние файлы, над которыми вы работали, установите фильтр [Я] для столбца "Кем изменено". Чтобы отобразить и то и другое, создайте два фильтра, связанных оператором ИЛИ.

Фильтрация с использованием: [Me]

Ключевое слово [Сегодня] применяется для столбцов на основе даты. Вы можете использовать математические операторы, чтобы получать диапазоны, которые изменяются с текущей датой. Например, чтобы увидеть все документы, которые были изменены за последние 30 дней, вы можете создать фильтр для столбца "Дата", который больше или равен значению [Сегодня] – 30. Чтобы исключить текущий день, задайте второй фильтр для столбца "Дата" со значением меньше [Сегодня] и соедините их с помощью оператора И.

Фильтрация с использованием: [Today]

Вы можете осуществлять быструю фильтрацию прямо из списка или библиотеки, не добавляя наложения другого представления. У вас нет гибких возможностей задания операторов, например, больше или равно. Список фильтров берется из данных в столбце. Например, в случае столбца с отделами вы можете осуществлять фильтрацию по отделу кадров или ИТ-отделу.

  1. В списке или библиотеке наведите указатель мыши на заголовок столбца, который вы хотите отфильтровать, и щелкните стрелку вниз.

  2. В нижней части раскрывающегося списка щелкните слева или справа от значений, по которым вы хотите выполнить фильтрацию. При выборе появятся флажки, если не отображались изначально.

    Щелкните заголовок столбца и выберите значение, по которому следует выполнить фильтрацию.
    Щелкните заголовок столбца для быстрой фильтрации
  3. Когда вы закончите работу и захотите вернуться к отображению всех значений, щелкните стрелку вниз, выберите пункт Очистить фильтры [в имени столбца], а затем нажмите кнопку Закрыть.

Ниже приведены некоторые рекомендации для стандартных представлений, эффективные при наличии индексированных столбцов.

Чтобы отфильтровать

Индексируйте

Пример

Недавно измененные элементы

Столбец Изменено

Чтобы просмотреть только элементы, измененные за последнюю неделю, примените фильтр Изменено больше [Сегодня]-7.

Новые элементы

Столбец Создано

Чтобы создать представление только элементов, добавленных за последнюю неделю, примените фильтр Создано больше [Сегодня]-7.

Мои элементы

Столбец Кем создано

Чтобы создать представление только элементов, добавленных вами, примените фильтр Кем создано равно [Я].

Элементы с сегодняшним сроком

Столбец Дата выполнения (созданный вами в списке или библиотеке)

Чтобы создать представление только для элементов, срок выполнения которых истекает сегодня, примените фильтр Дата выполнения равно [Сегодня].

Обновления доски обсуждений

Столбец Последнее обновление

Чтобы создать представление только элементов, добавленных за последнюю неделю, примените фильтр Последнее обновление больше [Сегодня]-30.

Архивирование файлов из библиотеки документов

Дата изменения

Чтобы создать представление документов, не изменившихся с 2016 года (для их последующего архивирования), примените фильтр Дата изменения меньше или равно 31 декабря 2016 г.

Поиск подмножества финансовых данных

Регион, Год (как два простых индекса)

Чтобы создать представление финансовых данных по северо-восточному региону за 2015 год, примените фильтр Регион равно "СВ" И Год равно 2015, поскольку в столбце Регион, скорее всего, меньше значений, чем в столбце Год.

Примечание: Даже если вы создаете фильтрованное представление на основе индексов столбцов, если вы превысили пороговое значение представления списка, некоторые дополнительные операции все еще могут быть блокированы, поскольку они требуют доступа ко всему списку или библиотеке. К их числу относятся следующие операции: добавление или удаление индекса, создающее сортировку в определении представления; отображение итога по столбцу; добавление, обновление или удаление вычисляемых полей. В таком случае попробуйте выполнить операцию во время ежедневного временного интервала, когда значения пределов выше.

Поддерживаемые типы столбцов

  • Однострочный текст

  • Выбор (одного значения)

  • Числовой

  • Денежный

  • Дата и время

  • Пользователь или группа (одно значение)

  • Управляемые метаданные

  • Логический

  • Подстановка

Неподдерживаемые типы столбцов

  • Многострочный текст

  • Выбор (нескольких значений)

  • Вычисляемый

  • Гиперссылка или рисунок

  • Настраиваемые столбцы

  • Пользователь или группа (несколько значений)

  • Внешние данные

Обратная связь

Создано 30 апреля 2017 г.

Эта статья оказалась полезной? Если да, оставьте свой отзыв в нижней части страницы. В противном случае расскажите, что нужно добавить или сделать понятнее. Укажите свои версии SharePoint, операционной системы и браузера. С учетом вашего отзыва мы перепроверим сведения и, если нужно, допишем и обновим эту статью.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×