Изменение отчетов

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

В этом разделе описываются методы, которые можно использовать для изменения существующего отчета Access. Access имеется два представления, которые можно использовать для внесения изменений в отчет: режим макета и конструкторе. Выбор из какой режим использовать зависит от каких конкретной задаче вы попытались выполнить. Вы можете получить с помощью обоих представлений и внесите нужные изменения.

В этой статье

Понимание режим макета

Понимание режим конструктора

Переключение между представлениями

Изменение отчета в режиме макета

Изменение отчета в режиме конструктора

Понимание режим макета

Режим макета — наиболее интуитивно понятный представление для изменения отчетов и можно использовать для практически все изменения, которые нужно внести в отчет в Access. В режиме макета отчета выполняется, чтобы можно было видеть данные так же, как он будет напечатан. Тем не менее можно также внесите изменения в конструктор отчетов в этом представлении. Так как вы видите данных, пока вы изменяете отчета, это представление очень полезным для настройки ширины столбцов, добавить уровни группировки или выполнять практически любые задачи, которая влияет на внешний вид и удобочитаемости отчета. Ниже показан отчет телефонная книга клиентов в режиме макета.

Отчет в режиме макета

Отчет, который отображается в режиме макета выглядеть не совсем то же виде печатного отчета. Например нет без разрывов в режиме макета. Кроме того Если вы использовали параметры страницы для формата отчета со столбцами, столбцы, не отображаются в режиме макета. Тем не менее режим макета позволяет очень закрыть аппроксимация распечатанный отчет. Если вы хотите просмотреть, как будет выглядеть распечатанная страница отчета, используйте режим предварительного просмотра.

Некоторые задачи не может быть выполнена в режиме макета и необходимо переключиться в режим конструктора. В некоторых случаях Access отобразит сообщение, переключитесь в режим конструктора для конкретного изменения.

Понимание режим конструктора

Режим конструктора дает более подробное представление структуры отчета. Вы увидите полосами верхний и нижний колонтитулы для отчета, страницы и группы. Отчет не выполняется фактически в режиме конструктора, поэтому вы не видите базовых данных во время работы; Однако существуют некоторые задачи, которые можно выполнять значительно упрощает поиск в режиме конструктора, чем в режиме макета. Вы можете:

  • Добавьте другие виды элементов управления к отчету, например метки, изображения, линии и прямоугольники.

  • изменять источники для текстовых полей в самих полях, не открывая их страницу свойств;

  • Измените некоторые свойства, которые недоступны в режиме макета.

Ниже показано телефонная книга клиентов отчет в режиме конструктора.

Отчет в режиме конструктора

Переключение между представлениями

Access предоставляет широкий спектр способов для переключения между представлениями. Если отчет открыт, в другое представление можно переключаться, выполнив одно из следующих действий:

  • Щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите в контекстном меню нужное представление.

  • Щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа отчета или заголовок окна и выберите в контекстном меню нужное представление.

  • На вкладке Главная в группе Просмотр нажмите кнопку Просмотр для переключения между доступные представления. Кроме того можно щелкните стрелку в разделе Просмотр и выберите один из доступных представлений в меню.

  • Щелкните правой кнопкой мыши пустую область самого отчета и выберите нужное представление. Если отчет открыт в режиме конструктора, вы должны щелкните правой кнопкой мыши вне бланка.

  • Щелкните один из значков небольшой представлений в строке состояния Access.

Если отчет не открыт, дважды щелкните отчет в области навигации, чтобы открыть его в режиме отчета. Чтобы открыть отчет в другом представлении, щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите в контекстном меню нужное представление.

Примечание: Если вы изменяете отчет, в котором использовались параметры страницы для создания несколько столбцов (например, почтовых наклеек отчета), могут только просматривать столбцов в режиме предварительного просмотра. При просмотре отчета в отчет или режим макета Access отображает данные в одном столбце.

Изменение отчета в режиме макета

В этом разделе описаны некоторые распространенные изменения отчета, которые можно выполнять в режиме макета.

Изменение ширины столбца или поля в режиме макета

  1. Щелкните элемент в столбце, который вы хотите настроить.

    Границы вокруг элемента, чтобы указать, что выбрано поле отображается.

  2. Перетащите вправо или влево краю границы столбца нужную ширину.

Изменение высоты строки или поля в режиме макета

  1. Щелкните элемент в строке, которую вы хотите настроить.

    Границы вокруг элемента, чтобы указать, что выбрано поле отображается.

  2. Перетащите верхний или нижний край границы придать строке нужную высоту.

Добавление поля в режиме макета

  • На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите пункт Добавить существующие поля.

    Отображается список доступных полей. Если существуют поля из других таблиц, отображаемые в разделе полей, доступных в других таблицах:.

  • Перетащите поле из Списка полей в отчет. При перемещении поля выделенной области указать, где будут помещены поля, когда вы отпустите кнопку мыши.

    Примечание: Чтобы добавить сразу несколько полей, удерживайте нажатой клавишу CTRL и щелкните каждое поле в Список полей, который вы хотите. После этого отпустите клавишу CTRL и перетащите поля в отчет. Поля будут помещены рядом друг с другом.

К началу страницы

Сведения о макетах элементов управления

Макеты элементов управления направляющие, выравнивания по горизонтали и вертикали элементов управления, чтобы придать единообразный вид отчета. Можно считать элемента управления в макет таблицы, где каждая ячейка таблицы содержит элемент управления. Ниже показано, как добавление, удаление и изменение положения элементов в макетах элементов управления.

Макеты элементов управления бывают двух видов: в виде таблицы и в столбик.

  • В макетах таблицы для элементов управления элементы управления располагаются в строках и столбцах, например электронную таблицу с наклейками, верхней. Макеты таблицы для элементов управления всегда занимают два раздела отчета; независимо от элементы управления находятся в разделе метки приведены в разделе над ними. Ниже показан основной табличный макет элемента управления.

    Базовый макет таблицы для элементов управления

  • В столбик макеты элементов управления упорядочены по вертикали, как можно увидеть на бумажной формы с меткой слева от каждого элемента управления. С накоплением макеты всегда содержатся в разделе одного отчета. Ниже показан основной с накоплением макет элемента управления.

    Основной макет элемента управления в столбик

Несколько макеты элементов управления любого из этих типов можно использовать в отчете. Например может иметь табличный макет для создания строки данных для каждой записи и выберите один или несколько макетов с накоплением под, содержащий дополнительные данные из одной записи.

Создание макета элементов управления

Access автоматически создает макеты элементов управления в один столбец в следующих случаях:

  • Создание нового отчета, нажав кнопку отчет Изображение кнопки в группе " отчеты " на вкладке " Создание ".

  • Создание нового отчета, щелкнув Пустой отчет Изображение кнопки в группе " отчеты " на вкладке " Создать ", а затем перетаскивание поля из области Список полей в отчет.

На существующем отчете можно создать новый макет элементов управления, сделав следующее:

  1. Выберите элемент управления, который вы хотите добавить в макет.

  2. Если вы хотите добавить другие элементы управления в тот же макет, выделите их, удерживая нажатой клавишу SHIFT.

  3. Выполните одно из следующих действий:

    • На вкладке Упорядочить в группе таблицы нажмите кнопку Табличный или в столбик.

    • Щелкните правой кнопкой мыши выделенного элемента управления или элементов управления, выберите пункт Макет и нажмите кнопку в виде таблицы или в столбик.

Access создаст макет элементов управления и добавит в него выбранные элементы.

Переключение макета элементов управления в виде таблицы на макет в столбик и наоборот

Чтобы изменить тип макета:

  • Выберите макет элемента управления, нажав кнопку выбора оранжевой макета в левом верхнем углу макета.

    Выделены все ячейки в макете.

  • Выполните одно из следующих действий:

    • На вкладке Упорядочить в группе таблицы нажмите кнопку тип макета (Табличный или в столбик ).

    • Щелкните правой кнопкой мыши макет элементов управления, выберите Макет и щелкните нужный тип.

Access изменит положение элементов управления, который был выбран тип макета.

Разделение макета элементов управления на две части

Можно разделить макет элементов управления на две части, выполнив следующие действия:

  1. Удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните элементы управления, которые вы хотите переместить в новый макет.

  2. Выполните одно из следующих действий:

    • На вкладке Упорядочить в группе таблицы щелкните нужный тип для нового макета (Табличный или в столбик ).

    • Щелкните правой кнопкой мыши выделенные элементы управления, выберите Макет и щелкните нужный тип для нового макета.

Access создаст новый макет элементов управления и добавит в него выбранные элементы.

Изменение положения элементов управления в макете

  • Чтобы переместить элемент управления в макете, перетащите его в нужное место. При перетаскивании поля появляется горизонтальная или вертикальная полоса, которая показывает, куда оно будет добавлено, если вы отпустите кнопку мыши.

  • Вы можете переместить элемент управления из одного макета в другой макет того же типа. Например, можно перетащить элемент управления из одного макета в столбик в другой такой макет, но не в макет в виде таблицы.

Добавление элементов управления в макет

Добавление нового поля из области Список полей в существующий макет элементов управления    

  • Просто перетащите поле из области Список полей в макет. Полоса горизонтальной или вертикальной указывает, где будут помещены поля, когда вы отпустите кнопку мыши.

Добавление существующих элементов управления в существующий макет    

  1. Выберите первый элемент управления, который вы хотите добавить в макет элемента управления.

  2. Если вы хотите добавить другие элементы управления в тот же макет, выделите их, удерживая нажатой клавишу SHIFT. Можно выбрать элементы управления в других макетах.

  3. Выполните одно из следующих действий:

    • Если отчет открыт в режиме конструктора, перетащите выделенные поля в макет. Полоса горизонтальной или вертикальной указывает, где будет размещено поля, когда вы отпустите кнопку мыши.

    • Если отчет открыт в режиме макета:

      1. На вкладке Упорядочить в группе таблицы нажмите кнопку тип макета, который вы хотите добавить на. При добавлении в табличном макете щелкнитеТабличный. При добавлении вертикальный макет нажмите кнопкус накоплением.

        Access создаст новый макет и добавит в него выбранные элементы.

      2. Перетащите новый макет в существующий макет. При перетаскивании появляется горизонтальная или вертикальная полоса, которая показывает, куда будут добавлены поля, если вы отпустите кнопку мыши.

Удаление элементов управления из макета

Удаление элемента управления из макета позволяет поместить его в любом месте в отчет, не влияя на расположение других элементов управления.

  1. Выделите элемент управления, которые нужно удалить из макета. Чтобы выбрать несколько элементов, удерживайте нажатой клавишу SHIFT и выберите элементы управления, которые вы хотите удалить. Чтобы выбрать все элементы управления в макете, щелкните поле выбора макета в левом верхнем углу макета.

  2. Щелкните правой кнопкой мыши один из выбранных элементов управления, выберите пункт Макет и выберите команду Удалить макет.

    Access удалит выбранные элементы управления из макета.

Совет: Чтобы запретить, вставляемых в макет элемента управления при перемещении элемента управления, нажмите и удерживайте клавишу CTRL и перетащите элемент управления в нужное место.

К началу страницы

Удаление поля или столбца

  1. Щелкните поле или столбец будет удалена или щелкните его метку или заголовок столбца.

    Access рисует границу вокруг элемента, чтобы указать, что установлен флажок.

  2. Нажмите клавишу DELETE.

Изменить параметры страницы

Использование групп Размер страницы и Макет страницы на вкладке " Параметры страницы " для изменения размера, ориентации, полей и т. д.

  1. Откройте вкладку Параметры страницы.

  2. В группе Размер страницы нажмите кнопку размер, чтобы выбрать другой размер бумаги.

  3. В группе Размер страницы щелкните поля, чтобы внести изменения в полях отчета.

  4. В группе Разметка страницы нажмите кнопку Изменить ориентацию Книжная или Альбомная.

Изменение форматирования поля

  1. Выберите поле, которое нужно отформатировать.

  2. На вкладке " Формат " в группе « Шрифт » для применить форматирование, которое вы хотите используйте средства.

Привязка текстового поля к другому полю (изменение источника данных управления)

  1. Щелкните внутри поля, для которого вы хотите изменить источник элемента управления или столбце.

    Границы вокруг элемента, чтобы указать, что выбрано поле отображается.

  2. Если страница свойств не отображается, нажмите клавишу F4.

  3. На вкладке данные страницы свойств задайте для свойства ControlSource новое поле. Поле можно выбрать в раскрывающемся списке или в поле для ввода выражения.

Изменение источника записей для отчета

  1. Если окно свойств не отображается, нажмите клавишу F4, чтобы открыть ее.

  2. В раскрывающемся списке в верхней части страницы свойств щелкните отчет.

  3. В области свойств откройте вкладку Данные.

  4. В раскрывающемся списке Источник записей выберите таблицу или запрос, который вы хотите использовать для источника записей, или нажмите кнопку Кнопка "Построитель" , чтобы открыть построитель запросов.

    Примечание: Если отчет в настоящее время основан на таблице, Access запрашивает, если вы хотите создать запрос, основанный на таблице. Нажмите кнопку Да, чтобы открыть построитель запросов и создать запрос, или нажмите кнопку Нет, чтобы отменить действие. Если вы решите создать запрос, новый запрос станут источника записей для отчета. Будет создан как запрос «внедренный» —, запрос, который хранится в свойстве источник записей отчета, а не в отдельный запрос объекта.

Перенос текста в поле

  1. Если окно свойств не отображается, щелкните правой кнопкой мыши поле, в котором требуется обтекание текстом и выберите пункт Свойства. В противном случае щелкните поле, чтобы выделить его.

  2. На вкладке Формат страницы свойств присвойте свойству CanGrow значениеДа.

Добавление линий сетки

Если элементы управления, содержащихся в макет элементов управления, вы можете добавить линии сетки для обеспечения более наглядные разделения между элементами управления.

  1. Щелкните любое поле в макет элемента управления.

    Границы вокруг поле, чтобы указать, что установлен флажок отображается.

  2. На вкладке Упорядочить в группе таблицы нажмите кнопку Сетка.

  3. Выберите стиль линии сетки, которые нужно из раскрывающегося списка.

Примечание: Можно также добавить линии сетки, щелкнув правой кнопкой мыши любое поле в макет элементов управления, наведя указатель мыши на Макет, наведя указатель мыши на сетку и выбрав тип линии сетки, которые нужно.

К началу страницы

Добавление или изменение логотипа или другого изображения

Описанных ниже показано, как добавить эмблему отчета с помощью инструмента эмблемы и изменение размера рисунка или изображения внутри рамки рисунка.

Добавление логотипа

  • На вкладке " Конструктор " в группе Колонтитулы нажмите кнопку логотип.

    Отображается диалоговое окно " Вставка рисунка ".

  • Перейдите к папке, в которой хранится файл с эмблемой и дважды щелкните файл.

    В левом верхнем углу отчета Access добавит логотип.

Изменение размера элемента управления, который содержит логотип или другое изображение

  1. Щелкните элемент управления, который содержит нужное изображение.

    Отображаются границы вокруг элемента управления, чтобы указать, что установлен флажок.

  2. Поместите указатель мыши на границу. Когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, можно перетащить его в направлениях, заданную стрелки, чтобы сделать больше или меньше рамки рисунка.

Заметьте, что значение по умолчанию для свойства Режим изменения размера изображения Картинка, что означает, что изображение будет оставаться такой же размер, независимо от того, насколько велика или маленьких сделать рамки рисунка. Если вы хотите изображения, чтобы увеличить или уменьшить размер при изменении размера элемента управления, сделайте следующее:

Изменить размер логотипа или изображения в элементе управления

  1. Выберите нужное изображение.

  2. Если окно свойств не отобразится, нажмите клавишу F4.

  3. На вкладке Формат страницы свойств задайте для свойства Режим изменения размера на нужный вариант.

Значение

Описание

Clip

Изображение останется такой же размер, независимо от того, как крупные или мелкие отображать рамки рисунка. При внесении рисунка меньше изображения, изображение будет обрезан.

Растягивание

Изображение является растяжении по горизонтали и по вертикали в соответствии с размером рамки рисунка. Исходные пропорции изображения, не сохраняются, поэтому этот параметр может привести к искажения изображения пока точно задайте высоту и ширину рамки рисунка.

Масштабировать

При изменении размера рисунка, изображения изменяется так, чтобы достигать возможных не затрагивая исходный пропорции изображения.

К началу страницы

Добавьте или измените название отчета

Описанных ниже показано, как добавить или изменить метку, содержащую название отчета.

Добавление названия к отчету

  • На вкладке " Конструктор " в группе Верхний и нижний колонтитулы щелкните заголовок.

    Создать метку добавляется в заголовке отчета, а имя отчета введена как название отчета для вас.

  • При создании метки текста в надписи выбирается таким образом, если вы хотите изменить текст, можно просто начните вводить название, которое вы хотите.

  • Когда закончите, нажмите клавишу ВВОД.

Измените название отчета

  1. Дважды щелкните надпись, содержащую названия отчета установите курсор в подписи.

  2. Введите текст, который вы хотите использовать в качестве названия отчета и нажмите клавишу ВВОД, после завершения.

Добавление номеров страниц, даты или текущего времени

Описанных ниже показано, как добавить номера страниц в отчете и Добавление текущей даты или текущего времени.

Добавление номеров страниц

  • На вкладке " Конструктор " в группе Колонтитулы выберите Номера страниц.

    Отображается диалоговое окно " Номера страниц ".

  • Выберите формат, положение и выравнивание для номеров страниц.

  • Если вы не хотите, чтобы номер на первой странице, снимите флажок Показывать номер первой страницы.

  • Нажмите кнопку ОК.

    Номера страниц добавляются к отчету. Переключитесь в режиме предварительного просмотра, чтобы увидеть, как числа будет выглядеть после печати отчета.

Добавление даты и времени

  • На вкладке " Конструктор " в группе Колонтитулы выберите Дата и время.

    Отображается диалоговое окно " Дата и время ".

  • Если вы не хотите, чтобы указывалась дата, снимите флажок Формат даты.

  • Если вы хотите включить дату, выберите нужный формат даты.

  • Если вы не хотите, чтобы указывалось время, снимите флажок Формат времени.

  • Если нужно вставить текущее время, выберите нужный формат времени.

    Пример дату и время в формате, который вы выбрали, отображаемом в области Образец диалогового окна.

  • Нажмите кнопку ОК.

Изменение отчета в режиме конструктора

В некоторых случаях не удается выполнить определенные изменения в отчет в режиме макета и следует использовать режим конструктора.

Добавление номеров строк

  1. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления выберите элемент Поле.

  2. Щелкните на пустом месте раздела место отображения номеров строки. В большинстве случаев это будет раздел подробностей. Будет выполнено перемещение текстового поля в конечном расположении более поздней версии.

    При щелчке отчета Access создаст новый, свободные текстового поля.

  3. Щелкните заголовок (слева от новое текстовое поле) и нажмите клавишу DELETE.

  4. Щелкните один раз в новое текстовое поле, чтобы выделить ее и щелкните еще раз, чтобы установить курсор в текстовом поле.

  5. Введите = 1 и нажмите клавишу ВВОД.

  6. Если окно свойств не отобразится, нажмите клавишу F4.

  7. На вкладке данные страницы свойств присвойте свойству Под управлением сумм значение Для всего.

    Примечание: Если это отчет с группировкой и нужно начать нумерацию начинается с 1 для каждой группы, присвойте свойству значение Для группы.

  8. Изменение размера текстового поля, чтобы уменьшите ширину, наведя на него курсор маркер изменения размера на правый край текстового поля и перетащив ее влево. Оставьте достаточно места для наибольшее номер строки, которую предполагается, что на этот отчет.

  9. При необходимости освободить место для текстового поля на крайним левым краем раздел подробностей, перетаскивая существующих элементов управления в соответствующем разделе справа, или размера элемента управления крайний левый в соответствующем разделе.

  10. Перетащите поле в нужное место, требуется в отчете.

  11. Переключитесь в представление отчета, предварительного просмотра или режиме макета для просмотра номеров строк.

Убедитесь в заголовке группы отображаются в верхней части каждой страницы

Для групп, охватывающие несколько страниц целесообразно использовать отображаются в верхней части каждой страницы, чтобы вы видели группу, в которой данные находятся в заголовке группы. Заголовок группы можно выбрать в режиме макета, но это проще сделать это в режиме конструктора.

  1. Дважды щелкните область выделения раздела заголовка группы (горизонтальная полоса над раздела заголовка группы).

  2. На вкладке Формат страницы свойств присвойте свойству Повторите раздела значение Да.

Откройте вложенный в отдельном окне режима конструктора

При открытии отчета в режиме конструктора, все содержащиеся в отчете подчиненные также открываются в режиме конструктора. Тем не менее каждый подчиненный отчет отображается внутри элемента управления его подчиненный отчет, не в отдельном окне. Так как подчиненного часто слишком малое для работы в легко, обычно более удобным открыть отчет в отдельном окне, а затем измените его. Чтобы открыть подчиненный отчет в новом окне, выполните одно из указанных ниже действий.

  • Выделите вложенный отчет и на вкладке " Конструктор " в группе Сервис нажмите кнопку подчиненный отчет в новом окне.

  • Нажмите кнопку после вне элемент управления подчиненный отчет, чтобы убедиться, что он не установлен, щелкните правой кнопкой мыши элемент управления подчиненный отчет и нажмите кнопку подчиненный отчет в новом окне.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×