Защита и безопасность в Excel

Excel позволяет защищать данные несколькими способами. Вы можете требовать пароль при открытии книги, предоставлять доступ к ней только для чтения или же просто защитить лист, чтобы не допустить случайного удаления формул. В этой статье мы рассмотрим несколько методов, которые можно использовать для защиты файлов Excel при их распространении.

Предупреждение : 

  • Если вы забудете или потеряете свой пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить.

  • Не следует думать, что книги или листы, защищенные паролем, являются безопасными: всегда соблюдайте осторожность при распространении книг Excel, которые могут содержать важные персональные данные, такие как номера кредитных карт, номера социального страхования (SSN) или имена сотрудников.

Ниже описаны различные варианты защиты данных в Excel.

  • На уровне файла: вы можете заблокировать файл Excel с помощью пароля, чтобы его было невозможно открыть или изменить. Здесь есть несколько вариантов:

    • Шифрование файла. Вы можете задать пароль и заблокировать файл Excel. Это предотвращает открытие файла другими пользователями. Дополнительные сведения см. в статье Защита файла Excel.

    • Задание пароля для открытия или изменения книги. Вы можете задать пароль, который будет требоваться для открытия или изменения книги. Используйте этот вариант, если нужно предоставить некоторым пользователям доступ только для чтения или доступ на изменение. Дополнительные сведения см. в статье Защита файла Excel.

    • Пометка файла как окончательного. Используйте функцию "Пометить как окончательный", если нужно пометить версию файла Excel как окончательную и запретить дальнейшие изменения другими пользователями. Дополнительные сведения см. в статье Включение и отключение защиты в документе, книге или презентации.

    • Ограничение доступа. Если в организации используется управление правами на доступ к данным (IRM), вы можете применить разрешения IRM к документу. Дополнительные сведения см. в статье Включение и отключение защиты в документе, книге или презентации.

    • Цифровая подпись. В файл Excel можно добавлять цифровые подписи. Дополнительные сведения см. в статье Добавление и удаление цифровой подписи в файлах Office.

      Примечание : Для добавления цифровой подписи нужен действительный сертификат, выданный центром сертификации (ЦС).

  • На уровне книги: вы можете заблокировать структуру книги с помощью пароля. Это предотвращает добавление, перемещение, удаление, скрытие и переименование листов другими пользователями. Дополнительные сведения см. в статье Защита книги.

  • На уровне листа: вы можете управлять тем, какие действия пользователи смогут выполнять на листе, чтобы предотвратить повреждение важных данных. Например, вы можете разрешить пользователю только добавлять строки и столбцы или только сортировать данные и применять автофильтр. Если включена защита листа, можно защитить и другие элементы, например ячейки, диапазоны, формулы и элементы управления ActiveX или форм. Дополнительные сведения см. в статье Защита листа.

Какой уровень защиты нужно использовать?

  • Чтобы управлять доступом пользователей к файлу Excel, используйте защиту на уровне файлов. Предположим, что в файле Excel хранятся еженедельные отчеты участников группы. Вы не хотите, чтобы его смогли открывать сотрудники, которые не входят в вашу группу. Возможны два варианта:

    • Если вы не хотите, чтобы другие пользователи открывали файл: вы можете зашифровать файл Excel (этот метод используется чаще всего). По сути, вы блокируете файл с помощью пароля и никто, кроме вас, не сможет его открывать.

    • Если нужно разрешить доступ только для чтения или доступ на редактирование некоторым пользователям: возможно, вы хотите, чтобы менеджеры в вашей группе могли редактировать еженедельный отчет, а остальным ее участникам требуется доступ только для чтения. Вы можете защитить файл Excel, указав два пароля: для открытия и для изменения книги. Затем вы можете сообщить сотрудникам пароли, которые им требуются.

  • Чтобы контролировать действия со структурой книги, используйте защиту на уровне книги. Предположим, что книга с отчетом содержит несколько листов (по одному для каждого участника группы). Вы хотите, чтобы каждый участник мог добавлять данные на свой лист, но не мог изменять какие-либо листы в книге, например добавлять или перемещать их.

  • Чтобы контролировать действия пользователей на отдельном листе, используйте защиту на уровне листа. Предположим, что все листы в книге с отчетом содержат одинаковые данные, например заголовки строк или макет, и вы не хотите, чтобы их кто-то менял. Защитив лист, можно позволить пользователям выполнять только определенные действия на нем. Например, вы можете разрешить пользователям вводить данные, но запретить удаление строк или столбцов, или же позволить им только вставлять гиперссылки либо сортировать данные.

Вы можете применять один или несколько уровней защиты в зависимости от потребностей вашей организации. Можно использовать все варианты или любое их сочетание — ваше решение зависит только от того, как вы хотите защитить данные в Excel. Например, можно зашифровать общий файл Excel, а также включить защиту книги и листа, при этом используя в личной книге только защиту листа, чтобы случайно не удалить формулы.

Помогите нам улучшить Excel

У вас есть предложения по улучшению следующей версии Excel? Если да, ознакомьтесь с темами на портале пользовательских предложений для Excel.

См. также

Защита файла Excel

Защита книги

Защита листа

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×