Запись дополнительной информации в план проекта

Продукты

Microsoft Office Project 2003


Для сбора данных в различных форматах в начале проекта и в ходе его выполнения не требуется прилагать больших усилий. Чтобы включить дополнительные сведения непосредственно в Project, можно добавить их в виде вложений к задачам, ресурсам или ко всему проекту.

Виды добавляемой информации

Способы добавления информации

Места возможного размещения информации

Способы поиска добавленной информации

Виды добавляемой информации

Чтобы уточнить, расширить или улучшить план проекта, можно добавить к нему следующие виды информации:

  • заметки, содержащие напоминания, URL-адреса и прочие сопутствующие данные, чтобы их можно было быстро посмотреть;

  • проектные документы, контракты, отчеты о ходе работы, диаграммы и другие подобные файлы;

  • гиперссылка , указывающие на веб-страницы в интрасети компании или в Веб;

  • рисунки, созданные в любой программе для Microsoft Windows®, поясняющие процессы и результаты проекта;

  • эмблему компании для придания отчетам законченного, профессионального вида;

  • фотографии сотрудников для сопоставления с названиями ресурсов;

  • блок-схемы;

  • слайды или целые презентации Microsoft Office PowerPoint 2003;

  • звуковые и видеофайлы.

Способы добавления информации

Для добавления сведений можно использовать следующие основные способы.

  • Добавление заметки к задаче, ресурсу или назначению.     Можно добавить такую информацию о данном элементе, как текстовые напоминания, гиперссылки или ссылки на другие файлы. Например, в заметке к ресурсу можно указать набор навыков конкретного ресурса или срок, когда следует вернуть арендованное оборудование. Ссылка на файл позволяет присоединить к проекту фотографию ресурса, добавить слайды, иллюстрирующие ход какого-либо процесса, или другую необходимую информацию.

  • Создание гиперссылки на вспомогательную информацию.     Можно установить гиперссылку на файл или папку какого-либо компьютера сети, а также на веб-узел. Если щелкнуть гиперссылку, то информация, на которую она указывает, появится в окне обозревателя. Гиперссылка не увеличивает размер файла проекта и позволяет получить доступ к соответствующей информации сразу после ее обновления. Однако при работе в автономном режиме информация, на которую указывает гиперссылка, доступна не всегда.

  • Копирование и вставка информации.     Скопируйте информацию из другого приложения Windows и вставьте ее в файл проекта. Вставленная информация становится частью файла проекта, увеличивая его размер. Данный метод рекомендуется использовать в случае небольших объемов текста и графики, которые не планируется часто обновлять, например для вставки эмблемы компании в верхний колонтитул.

  • Внедрение информации.     Внедрите объект (например, рисунок, целый файл или его фрагмент) в файл проекта, используя технологию OLE. Внедренный объект можно обновлять в его источник программе. Внедренный объект становится частью файла проекта, увеличивая его размер. Кроме того, информация в файле проекта не изменится, если исходный файл будет изменен.

  • Связывание объекта с помощью OLE.     Связанный объект содержится в файле проекта сам или в виде значка, и обновление исходных данных автоматически отражается в файле. Поскольку связанные данные хранятся в исходном файле, связанный объект не увеличивает размер файла проекта.

  • Управление документами с помощью Microsoft Windows SharePoint Services.     При работе с приложением Microsoft Office Project Professional 2003 можно использовать преимущества функций управления документами Windows SharePoint Services. При этом для связывания документов с задачами и просмотра информации используется Microsoft Office Project Web Access 2003.

Места возможного размещения информации

Места, где могут быть размещены данные, определяются типом данных и способом их добавления в проект. Например, возможны следующие варианты.

  • С любой задачей, ресурсом или назначением можно связать заметку. Кроме текстовых сообщений в заметки можно включать гиперссылки на веб-страницы или ссылки на файлы, хранящиеся в любом месте.

  • Можно вставить одну гиперссылку, которая будет отображаться в поле «Индикаторы» в области лист . В заметку можно добавить любое число гиперссылок. Кроме того, для добавления гиперссылок можно использовать дополнительные столбцы текста в проекте.

  • Вставка объектов в графическая область в Project. Внедренные или связанные объекты можно размещать в графической области или в области листа.

  • В графической области можно привязывать или внедрять файлы целиком или их фрагменты.

Способы поиска добавленной информации

В представлениях листа индикаторы гиперссылок Индикатор гиперссылки и индикаторы заметок Индикатор заметки показаны в поле «Индикаторы». Если используется поле «Гиперссылка» или еще какое-либо поле, эти гиперссылки также будут видны в представлениях листа. Чтобы посмотреть, куда ведет гиперссылка или что содержится в заметке, наведите указатель мыши на соответствующий индикатор.

Информация, добавленная в верхний колонтитул, нижний колонтитул или легенда отображается на печатной странице.

Гиперссылки могут отображаться в поле Объекты, содержащемся в формах. Для ускорения их поиска можно использовать фильтр «Задачи с вложениями».

Можно также задать печать заметок при выполнении печати отчетов и некоторых представлений.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×