Задействование людей и назначение им задач

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Добавление ресурсов в проект

При вовлечении людей в работу над проектом помните о следующем:

  1. людей нужно включить в график проекта, прежде чем...

  2. вы сможете назначать им задачи.

Из-за нарушения этой последовательности часто возникает путаница при работе с любым программным обеспечением для управления проектами.

Ссылки на другие статьи из серии справочных руководств по управлению проектами см. в статье Схема управления проектами.

Советы по управлению проектами, которые следует прочитать до начала работы с Project...

Если вы новичок. Если вы новичок в управлении проектами, вы уже знаете, что следует беспокоиться не только о добавление задач, а и о том, скольким людям их назначить, например, или как рассчитывать выходные и отпуск, а также как и где указывать личные сведения, такие как номера телефонов, адреса электронной почты и информацию о зарплате.

Вот подсказки, чтобы помочь вам на начальных этапах.

  • Узнайте, какие типы ресурсов вы можете назначать для заданий.    После сбора необходимых сведений о задачах определите типы ресурсов, которые вам потребуются.

    • Человеческие ресурсы.    Именно об этих ресурсах мы обычно вспоминаем при работе над задачами. Руководители проектов называют их иногда трудовыми ресурсами, в отличие от материалов и оборудования.

    • Корпоративные ресурсы.    Это трудовые ресурсы, управление которыми осуществляется в пределах организации. Корпоративные ресурсы используются в приложении Project профессиональный.

    • Материальные ресурсы.    К этим ресурсам относятся компьютеры или техника, необходимая для выполнения работы над задачами.

    • Ролевые ресурсы.    Определяют не конкретных лиц, а квалификацию для выполнения определенных задач (например, плотники или разработчики).

  • Проанализируйте, как количество ресурсов изменяет длительность. Обычно считается, что чем больше привлечено к задаче ресурсов, тем быстрее она будет выполнена. Однако во многих случаях результат может быть противоположным: на фоне увеличения затрат эффективность может снизиться из-за, например, дополнительного расхода времени на общение. Скажем, проектирование нового моста не станет продвигаться быстрее, если вы удвоите количество архитекторов. Project позволяет вам контролировать изменения длительности выполнения задачи после вовлечения ресурсов в ее выполнение.

  • Проанализируйте влияние качеств человека на длительность выполнения задачи. Опытность человека может непосредственно влиять на длительность выполнения задачи. Можно ожидать, что сотрудник с пятилетним опытом выполнит задачу быстрее кого-то с двухлетним опытом.

Если вы опытный руководитель проектов. По мере увеличения масштаба проектов появляется больше аспектов, требующих внимания. Теперь вы беспокоитесь об использовании ресурсов других отделов, найме подрядчиков, отслеживании работы сотен людей, создании отчетов для руководителей и многочисленных других сложностях, о которых вы раньше и не подозревали. К счастью, в Microsoft Project есть необходимые вам средства.

Вот несколько советов, как добиться большего успеха.

  • Просмотрите и уточните оценки длительности.    Воспользуйтесь информацией, которую вы собрали о текущем и похожих проектах, чтобы уточнить оценки длительности. Точность оценок в отношении требований к ресурсам (и, в конечном итоге, затрат по проекту) в большой степени зависит от того, насколько тщательно оценена длительность задач.

  • Следите за прогрессом выполнения работы.    Убедитесь, что люди, задействованные в проекте, отправляют регулярные обновления состояния задачи. Представления и отчеты в Microsoft Project помогут вам контролировать, чем все заняты.

  • Определите перегруженные ресурсы.    Project может помочь вам выявить людей, которые работают над слишком большим количеством задач одновременно.

  • Следите за базовыми показателями.   

  • Базовые показатели позволяют получить моментальный снимок проекта, чтобы сравнить ход выполнения на текущую дату с планом, составленным в начале.

  • Распределяйте трудозатраты выравниванием.    Если участники проекта работают одновременно над слишком большим количеством задач, Project может более реалистично откорректировать назначения. Выравнивание назначений ресурсов — единственный способ распределить нагрузку.

  • Экспортируйте данные проекта в Excel для дальнейшего анализа. Excel может помочь в случае, когда требуется дополнительный анализ данных Project. Например, можно экспортировать сведения о задачах и ресурсах в Excel, чтобы составить подробные отчеты об освоенном объеме, а затем представить информацию с помощью спарклайнов и посмотреть, как расходуются средства по мере выполнения работ.

    Использование спарклайнов в управлении проектами

    Обучите сотрудников новым навыкам.    Крупные организации инвестируют время и деньги в обучение своих сотрудников новым навыкам и работе в разнородных средах. Обучение имеющихся сотрудников может быть более экономичным способом повышения производительности, чем привлечение новых людей.

Шаг 1. Добавление людей в проект

Добавление людей в проект

Вам понадобится добавить людей и другие ресурсы, прежде чем вы сможете назначить им работу над задачами. Другие ресурсы могут быть материальными (например, цемент или краска) или затратными (например, оплата за авиаперелет или обед).

Изменение рабочих дней в календаре проекта

После вовлечения людей в работу над проектом измените их рабочий календарь с учетом рабочего времени. В Project предполагается, что рабочее время большинства сотрудников составляет стандартную неделю с понедельника по пятницу с рабочим графиком с 8:00 до 17:00. Но вы не обязаны придерживаться такого графика работы.

Добавление праздников и выходных дней

Всем нужен отпуск. Все иногда болеют. И все любят праздники. Учитывайте это незапланированное время, добавляя его в расписание.

Совместное использование ресурсов с помощью пула ресурсов

Вы можете добавить людей в свой проект с помощью пула ресурсов. Он позволяет хранить все сведения о пользователях в одном файле Project, который используется в составе главных проектов.

Скрытие столбца с конфиденциальной информацией

Вы можете добавить в проект конфиденциальную информацию, такую как сведения о зарплате и номера телефонов, но при этом скрыть ее в представлениях.

К началу страницы

Шаг 2. Назначение людей и других ресурсов задачам

Назначение людей для работы над задачами

Добавив задачи в график, вы можете приступать к назначению людей для работы над ними.

Отображение названий задач рядом с отрезками диаграммы Ганта

Вам будет проще понять значения отрезков диаграммы Ганта, если рядом с ними будут отображаться названия задач. Это удобно при составлении отчетов и проведении собраний.

Ввод затрат на людей и материалы

При вовлечении людей в проект вы добавляете затраты на них. После назначения людей для работы над заданиями Microsoft Project автоматически подсчитывает стоимость проекта.

Проверка обновлений состояния

После того как люди внесут показатели продвижения работы, вы сможете увидеть изменения графика в Project.

Удаление ресурса из проекта

Люди покидают проекты, покидают компанию. Возможно, их никогда и не существовало, если вы ошиблись при написании имени. Поэтому вам может понадобиться устранить человека от работы над проектом.

К началу страницы

Шаг 3. Управление людьми и другими ресурсами

Выбор представления для отслеживания ресурсов

После назначения заданий и начала работы воспользуйтесь множеством представлений Project, чтобы отслеживать ход проекта и вносить изменения в график.

Изменение длительности задачи

Один из способов решения проблем с рабочей нагрузкой — сократить время выполнения задач.

Выравнивание назначений ресурсов

Если участники проекта работают одновременно над слишком большим количеством задач, вы можете распределить работу более равномерно.

Изменение параметра "Фиксированный объем работ" для типов задач

Когда вы назначаете людей для работы над задачей или устраняете их от нее, Project увеличивает или сокращает длительность выполнения задачи. Это называется планированием с фиксированным объемом работ. Если вы не хотите, чтобы длительность выполнения задачи менялась, вы можете изменить параметр фиксированного объема работ задачи.

Отслеживание хода выполнения работы

Отслеживание работы по проекту осуществляется не только для того, чтобы гарантировать его своевременное завершение. Оно также позволяет учиться на ошибках и успехах проекта.

Сохранение базового плана

Если руководитель просит сообщить степень выполнения проекта по сравнению с исходным планом, мало кому захочется признаться в неведении. Вы можете избежать этого, сохранив версию базового плана до его запуска.

Обмен данными с рабочей группой

После того как вы внесли изменения в расписание сотрудника, ознакомьте его с этими изменениями, чтобы информация не затерялась.

Создание отчета о проекте

Создавайте и настраивайте графические отчеты о ходе проекта. Вы можете просматривать эти отчеты в Project или экспортировать их в другие приложения, такие как PowerPoint, Word или Excel.

Обмен мгновенными сообщениями с участниками команды проекта при использовании Lync

Теперь в Project есть несколько способов быстро получить ответ на возникший во время работы вопрос. Наведите указатель мыши на имя сотрудника и нажмите Отправить мгновенное сообщение, чтобы начать сеанс обмена мгновенными сообщениями в Lync.

Вернуться к статье Схема управления проектами

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×