Добавление и удаление столбца в таблице

В Microsoft Office Access 2007 предусмотрено несколько вариантов добавления и удаления столбцов в таблице. Режим таблицы может быть использован для добавления или удаления столбцов, а также задания типов данных для этих столбцов. Можно также добавить поле из области задач или открыть таблицу базы данных, соответствующую данной таблице, и добавить поле в режиме конструктора. В этом разделе рассматриваются все способы.

Примечание : Сведения данного раздела объясняют, как выполнять некоторые, но не все, задачи с таблицами.

Для получения дополнительных сведений о создании и использовании таблиц см. статью Открытие пустой таблицы.

Предполагаемое действие:

Общее представление о столбцах в таблице

Добавление столбца в режиме таблицы

Удаление столбца в режиме таблицы

Добавление столбца в режиме конструктора

Удаление столбца в режиме конструктора

Общее представление об автоматическом выборе типов данных Access при вводе сведений

Задание типов данных, не доступных в режиме таблицы

Включение поддержки редактирования текста в формате RTF для поля MEMO

Преобразование столбца в поле подстановок

Общее представление о столбцах в таблице

Таблица — это визуальное представление сведений, содержащихся в таблице базы данных, или результатов, возвращенных запросом. Столбец в таблице представляет собой то же, что и поле в таблице базы данных. При добавлении или удалении столбца из таблицы происходит добавление или удаление поля из таблицы базы данных, соответствующей этой таблице. Если это поле содержит данные, они будут также удалены.

Новые возможности работы со столбцами

В Office Access 2007 можно удобнее и быстрее добавлять и удалять поля таблицы благодаря появившейся возможности выполнения этих задач в режиме таблицы. По умолчанию все таблицы в режиме таблицы содержат пустой столбец с заголовком Добавить поле. Для добавления столбца необходимо ввести данные в первую пустую ячейку под этим заголовком. Можно также скопировать и вставить данные в пустой столбец. Сейчас нет необходимости использовать режим конструктора для добавления или удаления столбцов, хотя такая возможность сохраняется.

Кроме того, больше нет необходимости устанавливать наиболее часто встречающиеся типы данных для новых столбцов. По умолчанию поля в таблице базы данных должны содержать конкретные типы данных, такие как текст, дата, время, число и т. п. Обычно типы данных задаются при создании таблиц базы данных. Однако теперь Access определяет большинство типов данных при первом вводе данных в новый столбец. Например, при вводе имени в первое поле новой таблицы Access задаст этому полю тип данных «Текст». При вставке даты Access задаст тип данных «Дата/время» и т. д. При вставке смешанных данных, например почтовых кодов нескольких стран, Access выберет тип данных, наиболее подходящий для наилучшего представления информации — обычно, это тип данных «Текст». Дополнительные сведения см. в разделе Общее представление об автоматическом выборе типов данных Access при вводе сведений далее в этой статье.

Примечание : Режим таблицы нельзя использовать для задания всех возможных типов данных. Также следует помнить, что структура реляционных баз данных должна удовлетворять определенной совокупности правил.

Дополнительные сведения об использовании режима таблицы и установке типов данных см. в статье Открытие пустой таблицы. Для ознакомления с правилами разработки реляционных баз данных обратитесь к статье Основные сведения о создании баз данных.

В следующих разделах описано добавление и удаление столбцов таблиц в режиме таблицы и в режиме конструктора.

К началу страницы

Добавление столбца в режиме таблицы

В этом разделе описан процесс использования режима таблицы для добавления столбца в таблицу, присвоения столбцу имени и ввода данных. При работе учитывайте, что следующие шаги добавляют и изменяют поля в таблице базы данных, соответствующей данной таблице.

  1. В области переходов дважды щелкните таблицу, в которую требуется добавить поле.

    Эта таблица откроется в режиме таблицы.

  2. Прокрутите страницу до левого или правого края таблицы (в зависимости от параметров, заданных в диалоговом окне «Язык и региональные стандарты») и найдите пустой столбец.

    По умолчанию в заголовке пустого столбца отображаются слова Добавить поле. На рисунке изображен пример пустого столбца.

    Новое поле в режиме таблицы

  3. Дважды щелкните заголовок столбца и введите имя нового поля.

    -или-

    Щелкните правой кнопкой заголовок столбца и выберите в контекстном меню команду Переименовать столбец. Затем введите имя поля.

  4. Введите данные в первую пустую строку под заголовком.

    -или-

    Вставьте данные в поле с пустой первой ячейкой.

    Сохраните изменения.

    Тип данных поля будет задан в зависимости от введенных данных. Например, при вводе имени в Access будет выбран тип данных «Текст».

    Дополнительные сведения об автоматическом выборе типов данных в Microsoft Access см. в разделе Общее представление об автоматическом выборе типов данных Access при вводе сведений далее в этой статье. Дополнительные сведения о выборе типов данных вручную см. в разделе Задание типов данных, не доступных в режиме таблицы далее в этой статье.

К началу страницы

Удаление столбца в режиме таблицы

При удалении столбца из таблицы следуют помнить следующее.

Удаление столбца в режиме таблицы

  1. Щелкните правой клавишей мыши строку заголовков столбца, который требуется удалить.

  2. Выберите в контекстном меню команду Удалить столбец.

  3. Чтобы подтвердить удаление, нажмите кнопку Да.

  4. Сохраните изменения.

К началу страницы

Добавление столбца в режиме конструктора

Пользователь, знакомый с предыдущими версиями Access, имеет некоторый опыт работы в режиме конструктора. Это средство не изменилось в Office Access 2007. Режим конструктора предоставляет большую гибкость, чем режим таблицы благодаря тому, что пользователь может задать все возможные типы данных и создать поле подстановок, не покидая режим конструктора.

Добавление столбца в режиме конструктора

  1. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую требуется изменить, и выберите в контекстном меню команду Конструктор.

    -или-

    В строке состояния Access нажмите кнопку Конструктор.

  2. В столбце Имя поля выберите пустую строку и введите имя нового поля.

  3. В столбце Тип данных рядом с новым именем поля задайте тип данных для нового столбца.

  4. Сохраните изменения.

К началу страницы

Удаление столбца в режиме конструктора

Правила удаление столбца в режиме таблицы применимы также и для работы в режиме конструктора: при удалении столбца будут утеряны все данные, содержащиеся в этом столбце. Кроме того, перед удалением поля первичного ключа или поля подстановок, необходимо предварительно удалить связи этих полей.

Дополнительные сведения см. в следующих разделах Основные сведения о создании баз данных, Добавление, определение, изменение и удаление первичного ключа и Добавление и изменение поля подстановок, одновременно допускающего несколько значений

Удаление столбца в режиме конструктора

  1. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую требуется изменить, и выберите в контекстном меню команду Конструктор.

    -или-

    В строке состояния Access нажмите кнопку Конструктор.

  2. Выделите поле (строку), которое требуется удалить.

  3. На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите команду Удалить строки.

    -или-

    Нажмите клавишу DELETE.

  4. Сохраните изменения.

К началу страницы

Общее представление об автоматическом выборе типов данных Access при вводе сведений

При создании пустой таблицы Access назначает тип данных каждому полю при первом вводе данных в это поле. В следующей таблице перечислены различные виды вводимых данных и типы данных, которые Access присваивает каждому из них.

Примечание : Установить тип данных «Вложение» или «Поле объекта OLE» путем ввода данных в поле нельзя, и также невозможно путем ввода данных в поле включить поддержку редактирования текста формата RTF.

Сведения о задании этих типов данных и включении поддержки редактирования текста в формате RTF см. в статье Открытие пустой таблицы.

В следующей таблице показано, как в Access назначаются типы данных полей при вводе данных в режиме таблицы.

При вводе:

Office Access 2007 создает поле с типом данных:

Григорий

Текст

Текстовый блок или совокупность текста и чисел длиной более 255 знаков.

поле MEMO

Примечание : Нельзя использовать режим таблицы для включения поддержки форматирования текста в формате RTF. Кроме того, если включено свойство Только добавление для поля MEMO, то по умолчанию весь текст, содержащийся в этом поле, будет скрыт при помещении в него курсора.

Дополнительные ведения о включении поддержки форматирования текста в формате RTF, см. в статье Ввод или изменение данных в элементе управления или столбце, который поддерживает формат RTF.

http://www.contoso.com

Access распознает следующие типы Интернет-протоколов: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Примечание : Чтобы Access распознал протокол и установил тип данных «Гиперссылка», введите вслед за названием протокола символ, отличный от пробела.

Гиперссылка

50000

Числовой, Длинное целое

50 000

Числовой, Длинное целое

50 000,99

Числовой, Двойное с плавающей точкой

50000,389

Числовой, Двойное с плавающей точкой

31.12.06

Access форматирует данные типа дата/время в соответствии с форматами дат и времени, указанных в диалоговом окне «Язык и региональные стандарты» панели управления Windows.

Дополнительные сведения о задании и изменении этих параметров

В Microsoft Windows Vista

  1. Нажмите кнопку Пуск Изображение кнопки и выберите пункт Панель управления.

  2. Если используется принятое по умолчанию представление панели управления, дважды щелкните Часы, язык и регион.

    -или-

    Если используется классический вид, дважды щелкните

    Язык и региональные стандарты.

    Откроется диалоговое окно Язык и региональные стандарты.

  3. На вкладке Форматы в группе Текущий формат нажмите кнопку Изменить этот формат.

    Откроется диалоговое окно Настройка региональных параметров.

  4. Перейдите на вкладку, содержащую параметры, которые требуется изменить, и внесите изменения. Например, чтобы изменить все или несколько числовых форматов, перейдите на вкладку Числа и измените нужный параметр. Для получения справки о параметре нажмите кнопку Справка (?), а затем щелкните этот параметр.

В Microsoft Windows XP (классический вид)

  1. На панели задач Windows нажмите кнопку Пуск, а затем выберите пункт Панель управления.

  2. На панели управления дважды щелкните значок Язык и региональные стандарты.

    Откроется диалоговое окно Язык и региональные стандарты.

  3. В группе Языковые стандарты и форматы нажмите кнопку Настройка.

    Откроется диалоговое окно Настройка региональных параметров.

  4. Перейдите на вкладку, содержащую параметры, которые требуется изменить, и внесите изменения. Например, чтобы изменить все или несколько числовых форматов, перейдите на вкладку Числа и измените нужный параметр. Для получения справки о параметре нажмите кнопку Справка (?), а затем щелкните этот параметр.

В Microsoft Windows XP (Вид по категориям)

  1. На панели задач Windows нажмите кнопку Пуск, а затем выберите пункт Панель управления.

    Откроется панель управления.

  2. Щелкните значок Дата, время, язык и региональные стандарты.

    Откроется диалоговое окно Дата, время, язык и региональные стандарты.

  3. Щелкните ссылку Изменение формата отображения чисел, даты и времени.

    Откроется диалоговое окно Язык и региональные стандарты.

  4. В группе Языковые стандарты и форматы нажмите кнопку Настройка.

    Откроется диалоговое окно Настройка региональных параметров.

  5. Перейдите на вкладку, содержащую параметры, которые требуется изменить, и внесите изменения. Например, чтобы изменить все или несколько числовых форматов, перейдите на вкладку Числа и измените нужный параметр. Для получения справки о параметре нажмите кнопку Справка (?), а затем щелкните этот параметр.

.

Дата/время

31.12.2006

Примечание : Для автоматического распознавания типа данных «дата/время» в приложении Access одного названия дня недели будет недостаточно. Например, если введено слово «Вторник», будет задан тип данных «Текст». Чтобы был задан тип данных «Дата/время», в дополнение ко дню недели необходимо ввести месяц.

Дата/время

10:50:23

Дата/время

10:50 am

Дата/время

17:50

Дата/время

12,50р.

Access распознает обозначение денежной единицы, указанное в параметрах диалогового окна «Язык и региональные стандарты» панели управления Windows.

Дополнительные сведения о задании и изменении этих параметров

В Microsoft Windows Vista

  1. Нажмите кнопку Пуск Изображение кнопки и выберите пункт Панель управления.

  2. Если используется принятый по умолчанию вид панели управления, дважды щелкните Часы, язык и регион.

    -или-

    Если используется классический вид, дважды щелкните

    Язык и региональные стандарты.

    Откроется диалоговое окно Язык и региональные стандарты.

  3. На вкладке Форматы нажмите кнопку Изменить этот формат.

    Откроется диалоговое окно Настройка региональных параметров.

  4. Перейдите на вкладку Денежная единица и выберите нужный символ в списке Обозначение денежной единицы. Для получения справки о параметре нажмите кнопку Справка (?), а затем щелкните этот параметр.

В Microsoft Windows XP (классический вид)

  1. На панели задач Windows нажмите кнопку Пуск, а затем выберите пункт Панель управления.

    Откроется панель управления.

  2. На панели управления дважды щелкните значок Язык и региональные стандарты.

    Откроется диалоговое окно Язык и региональные стандарты.

  3. В окне Язык и региональные стандарты нажмите кнопку Настройка.

    Откроется диалоговое окно Настройка региональных параметров.

  4. Перейдите на вкладку Денежная единица и в списке Обозначение денежной единицы выберите нужный символ. Для получения справки о параметре нажмите кнопку Справка (?), а затем щелкните этот параметр.

В Microsoft Windows XP (Вид по категориям)

  1. На панели задач Windows нажмите кнопку Пуск, а затем выберите пункт Панель управления.

    Откроется панель управления.

  2. Щелкните значок Дата, время, язык и региональные стандарты.

    Откроется диалоговое окно Дата, время, язык и региональные стандарты.

  3. Щелкните ссылку Изменение формата отображения чисел, даты и времени.

    Откроется диалоговое окно Язык и региональные стандарты.

  4. В группе Языковые стандарты и форматы нажмите кнопку Настройка.

    Откроется диалоговое окно Настройка региональных параметров.

  5. Перейдите на вкладку Денежная единица и в списке Обозначение денежной единицы выберите нужный символ. Для получения справки о параметре нажмите кнопку Справка (?), а затем щелкните этот параметр.

Денежная единица

21,75

Числовой, Двойное с плавающей точкой

123,00%

Числовой, Двойное с плавающей точкой

3,46E+03

Числовой, Двойное с плавающей точкой


К началу страницы

Задание типов данных, не доступных в режиме таблицы

По умолчанию в режиме таблицы нельзя выполнять некоторые типы задач:

  • Нельзя установить тип данных «Вложение» или «Поле объекта OLE» путем вставки данных в пустую ячейку.

  • Нельзя путем вставки данных в поле включить поддержку редактирования текста формата RTF. Чтобы включить поддержку формата RTF, следует задать параметр поля в режиме конструктора.

В данном разделе приведены инструкции по выполнению этих задач.

Дополнительные сведения по каждой задаче см. в статье Открытие пустой таблицы.

Задание типов данных «Вложение» или «Поле объекта OLE»

  1. Если столбец еще не выбран, выберите пустой столбец (столбец с надписью Добавить поле) в таблице.

  2. Щелкните первую пустую строку под заголовком.

  3. На вкладке Таблица в группе Тип данных и форматирование щелкните стрелку в раскрывающемся списке рядом с полем Тип данных, а затем выберите тип данных.

    Список типов данных

  4. Сохраните изменения.

К началу страницы

Включение поддержки редактирования текста в формате RTF для поля MEMO

С помощью режима таблицы можно просматривать и добавлять поля MEMO в таблицу, но для включения поддержки редактирования текста в формате RTF для поля MEMO необходимо использовать режим конструктора. Следующие шаги дают более подробные инструкции по выполнению этих задач.

Добавление поля MEMO в таблицу

  1. Если столбец еще не выбран, выберите пустой столбец (столбец с надписью Добавить поле) в таблице.

  2. Щелкните первую пустую строку под заголовком.

  3. На вкладке Таблица в группе Тип данных и форматирование щелкните стрелку в раскрывающемся списке рядом с полем Тип данных, а затем выберите тип данных.

  4. Сохраните изменения и перейдите к следующей процедуре, которая позволит включить поддержку редактирования текста в формате RTF.

Включение поддержки редактирования текста в формате RTF для поля MEMO

  1. Перейдите из режима таблицы в режим конструктора. Access поддерживает несколько способов такого перехода.

    При использовании вкладок объектов щелкните вкладку открытой таблицы правой кнопкой мыши и выберите команду Конструктор.

    -или-

    Нажмите кнопку Конструктор в строке состояния Access.

    -или-

    В области переходов щелкните правой кнопкой мыши таблицу базы данных, соответствующую данной таблице, и выберите пункт Конструктор.

  2. В режиме конструктора выделите поле MEMO.

  3. На вкладке Общие в области Свойства поля нажмите кнопку со стрелкой в ячейке рядом с полем Формат текста, а затем выберите из списка вариант Формат RTF.

    Последует запрос подтверждения преобразования данных столбца в формат RTF. Чтобы преобразовать данные, нажмите кнопку Да.

  4. Сохраните изменения.

К началу страницы

Преобразование столбца в поле подстановок

По умолчанию нельзя использовать режим таблицы для преобразования нового столбца в поле подстановок. К сведению для пользователей, не знакомых с Access: поле подстановок отображает данные из другого источника — таблицы или списка элементов — в виде списка. По умолчанию в Access для отображения данных используется раскрывающийся список, но может также использоваться и простой список (список, который нельзя открыть или закрыть).

Можно создавать два вида полей подстановок — табличные списки и списки значений. Табличный список использует запрос для получения данных из другой таблицы, а список значений отображает набор определенных значений. Ниже описан порядок создания обоих типов списков.

Добавление поля подстановок

  1. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши таблицу базы данных, соответствующую новой таблице, и выберите пункт Конструктор.

    -или-

    Нажмите кнопку Конструктор в строке состояния Access.

    Таблица откроется в режиме конструктора.

  2. Выделите поле, которое требуется преобразовать.

    -или-

    В столбце Имя поля выберите пустую строку и введите имя нового поля.

  3. На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите команду Столбец подстановок.

    -или-

    В режиме конструктора в столбце Тип данных нажмите кнопку со стрелкой и выберите вариант Мастер подстановок.

    Будет запущен мастер подстановок.

  4. Выполните одно из следующих действий:

    • Создание списка на основе таблицы    

      1. Выберите Объект "столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса и нажмите кнопку Далее.

      2. В области Представление выберите действие, выберите таблицу или запрос из списка, затем нажмите кнопку Далее.

        Например, если в поле подстановок необходимо использовать значения из таблицы, выберите Таблицы. Если необходимо использовать запрос, выберите Запросы. Для просмотра списка всех доступных в базе данных таблиц и запросов нажмите Таблицы и запросы.

      3. Переместите поля, которые должны присутствовать в списке подстановок с панели Доступные поля на панель Выбранные поля, а затем нажмите кнопку Далее.

      4. При необходимости выберите один или несколько способов сортировки для полей, выбранных на предыдущем шаге, а затем нажмите кнопку Далее.

      5. При необходимости измените ширину каждого столбца в списке подстановок, а затем нажмите кнопку Далее.

      6. При необходимости введите имя в текстовом поле в группе Задайте подпись, которую содержит поле подстановок.

      7. При необходимости установите флажок Разрешить несколько значений.

        Выбор этого параметра позволяет выделять и хранить более одного элемента списка.

      8. Нажмите кнопку Готово. В запросе на сохранение таблицы нажмите кнопку Да.

        В новую таблицу будет добавлен запрос подстановок. По умолчанию запрос отображает указанные поля и значения первичного ключа для исходной таблицы. Затем будет установлен тип данных для поля подстановок в соответствие с типом данных, установленным для поля первичного ключа в исходной таблице. Например, если поле первичного ключа в исходной таблице имеет тип данных «счетчик», для поля подстановок будет установлен тип данных «числовой».

      9. Вернитесь в режим таблицы, перейдите к полю подстановок и выберите элемент из списка.

    • Создание списка на основе таблицы    

      1. Установите переключатель в положение Будет введен фиксированный набор значений, а затем нажмите кнопку Далее.

      2. В поле Число столбцов введите число столбцов для отображения в списке, затем выберите первую пустую ячейку и введите значение.

        При вводе первого значения другая пустая ячейка появится под текущей.

      3. После окончания ввода первого значения нажмите клавишу TAB или клавишу СТРЕЛКА ВНИЗ для перевода фокуса на следующую ячейку и введите второе значение.

      4. Повторяйте шаги 2 и 3, пока список не будет создан полностью, а затем нажмите кнопку Далее.

      5. При необходимости введите имя нового поля, а затем нажмите кнопку Готово.

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×