Добавление и изменение столбца подстановок

Иногда нужное значение может отслеживаться в другой таблице. Например, нужно записать клиента в таблице «Заказы». Но все сведения о клиенте отслеживаются в таблице «Клиенты». Можно создать столбец подстановок, отображающий сведения о клиенте в элементе управления списка или поля со списком. После этого при выборе клиента в этом элементе управления соответствующее значение — например, значение ключевого поля клиента — сохранится в записи заказа.

В этой статье описано, что такое столбец подстановок и как его создать.

Дополнительные сведения о том, как подставить значение в таблицу программным образом, см. в статье Функция DLookup. Дополнительные сведения о создании столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений, см. в статье Добавление или изменение столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений.

В этой статье:

Столбец подстановок: общие сведения

Создание столбца подстановок в режиме таблицы

Создание столбца подстановок с помощью области «Список полей»

Создание столбца подстановок в режиме конструктора

Понятие о присоединенном и отображаемом значении в столбце подстановок

Общие сведения о свойствах поля подстановок

Использование мастера подстановок

Изменение столбца подстановок

Преобразование поля в столбец подстановок

Столбец подстановок: общие сведения

Столбец (или поле) подстановок — это поле в таблице, значение которого загружается из другой таблицы или из списка значений. Столбец подстановок можно использовать для отображения списка выбора в списке или поле со списком. Значения могут быть взяты из таблицы, запроса или введены пользователем. Столбец подстановок можно создать вручную, задав полю свойства поля подстановок, или автоматически путем заполнения полей мастера подстановок. По возможности следует использовать мастера подстановок для создания столбца подстановок. Мастер подстановок упрощает процесс и автоматически заполняет соответствующие свойства поля, а также создает соответствующие связи между таблицами.

Столбец подстановок

Можно создать столбец подстановок как в режиме таблицы, так и в режиме конструктора.

К началу страницы

Создание столбца подстановок в режиме таблицы

По умолчанию таблица открывается в режиме таблицы. Можно добавить столбец подстановок путем выбора пункта Столбец подстановок в группе Поля и столбцы на вкладке Режим таблицы. При этом запускается мастер подстановок, который поможет в создании столбца подстановок.

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем выберите команду Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие выберите и откройте базу данных.

  3. В области переходов дважды щелкните таблицу, в которой нужно создать столбец подстановок — таблица будет открыта в режиме таблицы.

  4. На вкладке Режим таблицы в группе Поля и столбцы выберите Столбец подстановок.

    Изображение ленты Access

    Будет запущен мастер подстановок.

    Страница мастера подстановок, на которой выбирается таблица, запрос или список значений

  5. На первой странице мастера подстановок выберите основу столбца подстановок — значения из таблицы, запроса или списка введенных значений.

    В типичном столбце подстановок отображаются значения, подставляемые из связанной таблицы или запроса.

  6. Нажмите кнопку Далее, а затем следуйте инструкциям, чтобы завершить работу мастера. Дополнительные сведения о завершении работы мастера см. в разделе Использование мастера подстановок.

После нажатия кнопки Готово будет создан столбец подстановок, свойства полей которого заданы на основе значений, выбранных в мастере подстановок.

К началу страницы

Создание столбца подстановок с помощью области «Список полей»

При использовании базы данных, содержащей несколько таблиц, можно начать процесс создания поля подстановок путем перетаскивания поля из области Список полей . В области Список полей отображаются поля, доступные в других таблицах базы данных. При создании столбца подстановок этим способом автоматически запускается мастер подстановок, и поле, которое было перетащено в таблицу, становится одним из полей столбца подстановок.

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем выберите команду Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие выберите и откройте базу данных.

  3. В области переходов дважды щелкните таблицу, в которой нужно создать столбец подстановок — эта таблица будет открыта в режиме таблицы.

  4. На вкладке Таблица в группе Поля и столбцы щелкните Добавить существующие поля.

    Изображение ленты Access

    Появится область Список полей.

  5. Щелкните знак «плюс» (+) рядом с таблицей для отображения списка полей в этой таблице.

  6. Перетащите нужное поле из области Список полей в таблицу в режиме таблицы.

  7. Когда появится линия вставки, вставьте поле в выбранное место.

    Линия вставки для вставки поля из области «Список полей»

    Будет запущен мастер подстановок.

  8. Следуйте инструкциям для завершения работы мастера. Дополнительные сведения о завершении работы мастера см. в разделе Использование мастера подстановок.

    После завершения работы мастера столбец подстановок появится в таблице в режиме таблицы.

К началу страницы

Создание столбца подстановок в режиме конструктора

Кроме режима таблицы, создание столбца подстановок доступно также и в режиме конструктора. В режиме конструктора можно создать столбец подстановок с помощью мастера подстановок, используемого в режиме таблицы. Однако в режиме конструктора будет предоставлен полный доступ ко всем свойствам поля — в результате можно будет редактировать их непосредственно.

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем выберите команду Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие выберите и откройте базу данных.

  3. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши таблицу, к которой нужно добавить столбец подстановок, а затем в контекстном меню выберите пункт Конструктор.

  4. В бланке таблицы найдите первую доступную пустую строку.

  5. В первой доступной пустой строке щелкните ячейку в столбце Имя поля, а затем введите имя поля для столбца подстановок.

  6. После этого щелкните ячейку в столбце Тип данных этой строки, щелкните стрелку раскрывающегося списка, а затем выберите Мастер подстановок.

    Будет запущен мастер подстановок.

    Страница мастера подстановок, на которой выбирается таблица, запрос или список значений

  7. На первой странице мастера подстановок следует выбрать основу для столбца подстановок — значения из таблицы, запроса или списка введенных значений.

    В типичном столбце подстановок отображаются значения, подставляемые из связанной таблицы или запроса.

  8. Нажмите кнопку Далее, а затем следуйте инструкциям для завершения работы мастера. Дополнительные сведения о завершении работы мастера см. в разделе Использование мастера подстановок.

После нажатия кнопки Готово будет создан столбец подстановок, свойства полей которого заданы на основе значений, выбранных в мастере подстановок. Можно просмотреть свойства поля в нижней области режима конструктора в группе Свойства поля. Чтобы просмотреть свойства, относящиеся исключительно к столбцу подстановок, перейдите на вкладку Подстановка.

Понятие о присоединенном и отображаемом значении в столбце подстановок

Целью использования столбца подстановок является замена отображения числа, например, кода (или другого значения внешнего ключа), чем-нибудь более выразительным, например именем. Вместо отображения кода контакта в Access может отображаться, к примеру, имя контакта. Код контакта — это присоединенное значение. Оно автоматически подставляется в исходную таблицу или запрос, чтобы найти имя контакта. Имя контакта — это отображаемое значение.

Сравнение присоединенного значения с отображаемым в столбце подстановок

1. Отображаемое значение

2. Присоединенное значение

У столбца подстановок имеется отображаемое значение, которое отображается в интерфейсе пользователя, и присоединенное значение, которое хранится в данном элементе управления. Отображаемое значение «подставляется» на основе присоединенного. Это значит, что в Access часто отображается подставленное отображаемое значение, отличающееся от присоединенного значения, хранящегося в данном поле. В примере с таблицей «Заказы» значение кода клиента из таблицы «Клиенты» хранится в поле «Клиент» в таблице «Заказы» — это присоединенное значение. Но поскольку поле «Клиент» — это поле подстановок, в Access отображается подставленное значение — в данном случае имя клиента. Имя клиента — это отображаемое значение.

Важно понимать различие между присоединенным и отображаемым значением поля подстановок. Отображаемое значение автоматически, по умолчанию, отображается в режиме таблицы. Однако хранимое присоединенное значение, используемое в условиях запроса, по умолчанию используется в Access при связывании с другими таблицами.

К началу страницы

Общие сведения о свойствах поля подстановок

Свойства поля подстановок можно просмотреть в нижней области в режиме конструктора в группе Свойства поля. Чтобы просмотреть свойства, относящиеся исключительно к столбцу подстановок, перейдите на вкладку Подстановка.

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем выберите команду Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие выберите и откройте базу данных.

  3. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши таблицу, к которой нужно добавить столбец подстановок, а затем в контекстном меню выберите пункт Конструктор.

  4. Щелкните ячейку в столбце Имя поля для столбца подстановок.

  5. В группе Свойства поля перейдите на вкладку Подстановка.

    Отобразятся свойства поля подстановок.

При задании первого свойства (Тип элемента управления (Display Control)) список доступных свойств меняется, отражая сделанный выбор. Можно задать свойства поля подстановок, чтобы изменить поведение столбца подстановок. Обратите внимание, что при создании столбца подстановок с помощью мастера подстановок свойства поля подстановок задаются мастером.

Свойства поля подстановок

Свойство

Как задать

Тип элемента управления (Display Control)

Задайте типу элемента управления значения Флажок, Поле, Список или Поле со списком. Поле со списком — это самый распространенный выбор для столбца подстановок.

Тип источника строк (Row Source Type)

Выберите основу для столбца подстановок — значения из другой таблицы, запроса или из списка заданных значений. В списке можно также указать имена полей из таблицы или запроса.

Источник строк (Row Source)

Укажите таблицу, запрос или список значений, являющиеся источником значений для столбца подстановок. Если свойство Тип источника строк (Row Source Type) имеет значение Таблица или запрос или Список полей, ему должно быть присвоено следующее значение: имя таблицы или запроса, либо инструкция SQL, представляющая запрос. Если свойство Тип источника строк (Row Source Type) имеет значение Список значений, оно должно содержать список значений, разделенных точками с запятой.

Присоединенный столбец (Bound Column)

Укажите столбец в свойстве «Источник строк (Row Source)», из которого подставляется значение, хранящееся в столбце подстановок. Это значение может изменяться от 1 до количества столбцов в свойстве «Источник строк (Row Source)».

Примечание : Столбец, из которого подставляется значение, не обязательно должен быть отображаемым столбцом.

Число столбцов (Column Count)

Укажите число столбцов в свойстве «Источник строк (Row Source)», которые могут отображаться в столбце подстановок. Чтобы выбрать отображаемые столбцы, в свойстве Ширина столбцов (Column Widths) укажите ширину столбца.

Заголовки столбцов (Column Heads)

Укажите, нужно ли отображать заголовки столбцов.

Ширина столбцов (Column Widths)

Введите ширину столбца для каждого столбца. Если не нужно отображать столбец, например идентификатор, задайте ширину 0.

Число строк списка (List Rows)

Задайте число строк, выводимых на экран при отображении столбца подстановок.

Ширина списка (List Width)

Задайте ширину элемента управления, выводимого на экран при отображении столбца подстановок.

Ограничиться списком (Limit To List)

Укажите, может ли пользователь ввести значение, которого нет в списке.

Разрешение нескольких значений (Allow Multiple Values)

Укажите, будет ли в столбце подстановок поле, одновременно допускающее несколько значений, и могут ли быть выбраны несколько значений.

Дополнительные сведения о полях, одновременно допускающих несколько значений, см. в статье Руководство по полям, одновременно допускающим несколько значений.

Разрешить изменение списка значений (Allow Value List Edits)

Укажите, можно ли изменять элементы в столбце подстановок, основанные на списке значений. Если это свойство имеет значение Да, то по щелчку правой кнопкой мыши поля подстановок, основанного на списке значений одного столбца, будет выведен параметр меню Изменение элементов списков. Если поле подстановок основано на значениях нескольких столбцов, это свойство игнорируется.

Форма изменения элементов списка (List Items Edit Form)

Укажите существующую форму для изменения элементов списка в столбце подстановок, основанных на таблице или запросе.

Только значения источника строк (Show Only Row Source Values)

Отображать только значения, соответствующие текущему источнику строк, когда свойство Разрешение нескольких значений (Allow Multiple Values) имеет значение Да.

Присоединенное значение в столбце подстановок определяется свойством Присоединенный столбец (Bound Column). Отображаемое значение в столбце подстановок — это столбец или столбцы, имеющие ненулевую ширину согласно свойству Ширина столбцов (Column Widths).

К началу страницы

Использование мастера подстановок

Мастер подстановок запускается в следующих случаях: при создании столбца подстановок в режиме таблицы, при перетаскивании поля из области Список полей в таблицу, открытую в режиме таблицы, и в режиме конструктора при выборе пункта Мастер подстановок в столбце Тип данных. Этот мастер помогает пройти все шаги, необходимые для создания столбца подстановок, и автоматически задает свойства полей, соответствующие выбору пользователя. Мастер также создает связи между таблицами и (при необходимости) индексы для поддержки столбца подстановок.

При запуске мастера следует выбрать основу для создания столбца подстановок — таблицу, запрос или список введенных значений. Как правило, если база данных разработана должным образом, а сведения подразделены на таблицы по темам, следует выбрать таблицу или запрос как источник данных для столбца подстановок.

Страница мастера подстановок, на которой выбирается таблица, запрос или список значений

Столбец подстановок, основанный на таблице или запросе

Если выбрать параметр Столбец подстановок будет использовать значения из таблицы или запроса и нажать кнопку Далее, в мастере подстановок будет отображен список таблиц, из которых можно взять значения для столбца подстановок. Чтобы просмотреть только таблицы, выберите пункт Таблицы. Чтобы просмотреть только запросы, выберите пункт Запросы. Чтобы просмотреть и таблицы, и запросы, выберите пункт Все. После выбора таблицы или запроса нажмите кнопку Далее.

Страница мастера подстановок, отображающая выбираемые таблицы и запросы

В мастере подстановок перечисляются доступные поля из таблицы или запроса. Для каждого поля, которое нужно включить в столбец подстановок, выделите поле и затем нажмите кнопку «больше» (>), чтобы переместить поле в список Выбранные поля. Обратите внимание, что нужно также выбрать отображаемые поля, помимо поля, из которого подставляется значение, хранящееся во время выборки в столбце подстановок. После этого нажмите кнопку Далее.

Страница мастера подстановок, на которой выбираются поля

Отображается страница мастера подстановок, позволяющая указать поле или поля для сортировки столбца подстановок. Эта сортировка не обязательна. После этого нажмите кнопку Далее.

Страница мастера подстановок, на которой задается порядок сортировки

Можно настроить ширину столбцов, которые будут отображаться в столбце подстановок. Если уменьшить ширину поля, чтобы оно стало невидимым, оно не будет отображаться в столбце подстановок. Например, эта возможность позволяет не отображать столбец кода. После этого нажмите кнопку Далее.

Страница мастера подстановок, на которой настраивается ширина столбцов

При выборе строки в столбце подстановок можно сохранить значение этой строки в базе данных или использовать его позднее для выполнения каких-либо действий. На этой странице мастера, как показано на следующем рисунке, разрешается выбрать поле, из которого подставляется значение. Следует выбрать поле, однозначно определяющее строку. Как правило, лучше выбирать поле первичного ключа из исходной таблицы. После этого нажмите кнопку Далее.

Страница мастера подстановок, на которой выбирается присоединенное значение

На последней странице мастера подстановок введите имя столбца подстановок — оно станет именем поля в таблице.

Последняя страница мастера подстановок

Если нужно разрешить выбор нескольких значений для столбца подстановок, а затем — сохранение несколько значений, установите флажок Разрешить несколько значений. Обратите внимание, что установка этого флажка превращает столбец подстановок в поле, одновременно допускающее несколько значений.

Дополнительные сведения о полях, одновременно допускающих несколько значений, см. в статьях Руководство по полям, одновременно допускающим несколько значений и Добавление или изменение столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений.

Столбец подстановок, основанный на списке значений

При выборе параметра Будет введен фиксированный набор значений и нажатии кнопки Далее в мастере подстановок будет отображен бланк, в который нужно ввести значения для столбца подстановок.

Бланк мастера подстановок для ввода значений

Сначала введите число столбцов, которые нужно включить в столбец подстановок. После этого введите значения в бланк. Можно настроить ширину столбцов, отображаемых в столбце подстановок. Если уменьшить ширину поля, чтобы его не было видно, оно не будет отображаться в столбце подстановок. После этого нажмите кнопку Далее.

При выборе строки в столбце подстановок можно сохранить значение из этой строки в базе данных или использовать его позднее для выполнения действия. На этой странице мастера, как показано на следующем рисунке, разрешается выбрать поле, из которого подставляется значение. Следует выбрать поле, однозначно определяющее строку. После этого нажмите кнопку Далее.

Страница мастера подстановок, на которой выбирается присоединенное значение

На последней странице мастера подстановок следует ввести имя для столбца подстановок — оно станет именем поля в таблице. Если нужно разрешить выбор нескольких значений при отображении столбца подстановок, а затем — сохранение нескольких значений, установите флажок Разрешить несколько значений. Обратите внимание, что установка этого флажка превращает столбец подстановок в поле, одновременно допускающее несколько значений.

Последняя страница мастера подстановок

Дополнительные сведения о полях, одновременно допускающих несколько значений, см. в статьях Руководство по полям, одновременно допускающим несколько значений и Добавление или изменение столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений.

К началу страницы

Изменение столбца подстановок

Чтобы изменить столбец подстановок, нужно открыть таблицу в режиме конструктора и затем изменить свойства поля подстановок. Дополнительные сведения о свойствах поля подстановок см. в разделе Общие сведения о свойствах поля подстановок. Если столбец подстановок основан на списке значений, а свойство Разрешить изменение списка значений (Allow Value List Edits) имеет значение Да, можно изменять элементы списка в режиме таблицы или в режиме формы. Чтобы изменить элементы списка в режиме таблицы или в режиме формы, выполните следующие действия.

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем выберите команду Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие выберите и откройте базу данных.

  3. В области переходов дважды щелкните таблицу или форму, содержащую поле, одновременно допускающее несколько значений.

    Таблица откроется в режиме таблицы, а форма — в режиме формы.

  4. Щелкните правой кнопкой мыши столбец подстановок, а затем в контекстном меню выберите команду Изменение элементов списков.

  5. Измените список значений и затем нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Преобразование поля в столбец подстановок

Чтобы преобразовать существующее поле в столбец подстановок, откройте таблицу, содержащую поле, которое нужно преобразовать, в режиме конструктора, щелкните столбец Тип данных поля, щелкните раскрывающийся список, а затем выберите пункт Мастер подстановок. После этого следуйте инструкциям мастера подстановок, чтобы создать столбец подстановок.

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем выберите команду Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие выберите и откройте базу данных.

  3. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши таблицу, к которой нужно добавить столбец подстановок, а затем в контекстном меню выберите пункт Конструктор.

  4. Найдите поле, которое нужно преобразовать в столбец подстановок.

  5. После этого щелкните ячейку в столбце Тип данных этой же строки, щелкните стрелку раскрывающегося списка, а затем выберите пункт Мастер подстановок....

    Будет запущен мастер подстановок.

    Страница мастера подстановок, на которой выбирается таблица, запрос или список значений

  6. На первой странице мастера подстановок следует выбрать основу для столбца подстановок — значения из таблицы, запроса или списка введенных значений.

    В типичном столбце подстановок отображаются значения, подставляемые из связанной таблицы или запроса.

  7. Нажмите кнопку Далее, а затем следуйте инструкциям, чтобы завершить работу мастера. Дополнительные сведения о завершении работы мастера см. в разделе Использование мастера подстановок.

После нажатия кнопки Готово будет создан столбец подстановок, свойства полей которого заданы на основе значений, выбранных в мастере подстановок. Можно просмотреть свойства, относящиеся исключительно к столбцу подстановок, в нижней области в режиме конструктора в группе Свойства поля. Чтобы просмотреть свойства, относящиеся исключительно к столбцу подстановок, перейдите на вкладку Подстановка.

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×