Добавление и изменение столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений

Иногда нужные значения хранятся в другой таблице. Например, существует база данных отслеживания вопросов и нужно отслеживать сведения о сотрудниках или подрядчиках, к которым относятся вопросы. Сведения об этих людях занесены в таблицу «Контакты». Можно создать столбец подстановок, одновременно допускающий несколько значений, отображающий имена в поле со списком или списке. При выборе людей, к которым относится вопрос, значения кодов их контактных данных сохраняются в записи вопроса.

В этой статье объясняется, что такое столбец подстановок, одновременно допускающий несколько значений, и как его добавить в таблицу. В статье также объясняется, как преобразовать существующий столбец в столбец подстановок, одновременно допускающий несколько значений.

Сведения о том, как программно выполнять подстановку значения в таблицу, см. в статье Функция DLookup. Дополнительные сведения о полях, допускающих несколько значений, см. в статье Руководство по полям, допускающим несколько значений.

В большинстве систем управления базами данных, включая Microsoft Access более ранних версий, в поле можно хранить только одно значение. При работе в Microsoft Office Access 2007 можно создать поле, одновременно допускающее несколько значений, например список категорий, к которым можно отнести данный вопрос. Поля, одновременно допускающие несколько значений, используются в определенных ситуациях, например при работе в Office Access 2007 с данными, хранящимися в списке Windows SharePoint Services 3.0, содержащем поле с типом, доступным в Windows SharePoint Services 3.0.

В этой статье:

Что такое столбец подстановок, одновременно допускающий несколько значений?

Создание столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений, в режиме таблицы

Создание столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений, с помощью области списка полей

Создание столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений, в режиме конструктора

Создание столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений, с помощью мастера подстановок

Общее представление о присоединенном и отображаемом значениях в столбце подстановок, одновременно допускающем несколько значений

Общее представление о свойствах поля подстановок

Изменение структуры столбца подстановок для поля, одновременно допускающего несколько значений

Что такое столбец подстановок, одновременно допускающий несколько значений?

Столбец подстановок, одновременно допускающий несколько значений — это поле таблицы, значения которого извлекаются из другой таблицы или из списка значений. Используя столбец подстановок, одновременно допускающий несколько значений, можно отображать список вариантов в поле со списком или списке. Варианты могут быть взяты из таблицы или запроса, либо это могут быть введенные значения. Поскольку столбец подстановок одновременно допускает несколько значений, можно выбрать более одного элемента в списке.

Создать столбец подстановок, одновременно допускающий несколько значений, можно как вручную, с помощью параметров поля подстановок, либо автоматически с помощью мастера подстановок. Чтобы создать столбец подстановок, допускающий несколько значений, по возможности используйте мастер подстановок. Мастер подстановок упрощает этот процесс, автоматически заполняя соответствующие свойства полей и создавая необходимые связи между таблицами.

Поле со списком, одновременно допускающее несколько значений

Создать столбец подстановок, одновременно допускающий несколько значений, можно в режиме таблицы или в режиме конструктора.

В начало страницы

Создание столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений, в режиме таблицы

По умолчанию при открытии таблица появляется в режиме таблицы. Чтобы добавить столбец подстановок, одновременно допускающий несколько значений, можно щелкнуть Столбец подстановок в группе Поля и столбцы на вкладке Режим таблицы. Будет запущен мастер подстановок, с помощью которого выполняется процесс создания столбца подстановок.

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем выберите команду Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.

  3. В области переходов дважды щелкните таблицу, в которой необходимо создать столбец подстановок — она откроется в режиме таблицы.

  4. На вкладке Режим таблицы в группе Поля и столбцы щелкните Столбец подстановок.

    Изображение ленты Access

    Будет запущен мастер подстановок.

    Страница мастера подстановок, на которой выбирается таблица, запрос или список значений

  5. На первой странице мастера подстановок необходимо решить, что будет основой столбца подстановок: таблица, запрос или список введенных значений.

    Наиболее распространенный тип столбца подстановок отображает значения, подставляемые из связанной таблицы или запроса.

  6. Сведения о том, как выполнить мастер подстановок, см. в разделе Использование мастера подстановок.

В начало страницы

Создание столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений, с помощью области списка полей

Если используемая база данных содержит несколько таблиц, можно начать процесс создания поля подстановок, одновременно допускающего несколько значений, перетащив поле из области Список полей. Область Список полей отображает поля, доступные в других таблицах базы данных. При создании столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений, данным способом, автоматически запускается мастер подстановок и перетаскиваемое поле становится одним из полей в столбце подстановок.

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем выберите команду Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие выберите и откройте базу данных.

  3. В области переходов дважды щелкните таблицу, в которой нужно создать столбец подстановок — таблица откроется в режиме таблицы.

  4. На вкладке Таблица в группе Поля и столбцы щелкните Добавить существующие поля.

    Изображение ленты Access

    Появится область Список полей.

  5. Щелкните знак «плюса» (+) рядом с таблицей для отображения списка полей в этой таблице.

  6. Перетащите нужное поле из области Список полей в таблицу в режиме таблицы.

  7. Когда появится линия вставки, вставьте поле в выбранное место.

    Линия вставки для вставки поля из области «Список полей»

    Будет запущен мастер подстановок.

  8. Сведения о работе с мастером подстановок см. в разделе Использование мастера подстановок.

В начало страницы

Создание столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений, в режиме конструктора

Столбец подстановок можно создать также в режиме конструктора. При работе в режиме конструктора столбец подстановок создается с помощью того же мастера, что и в режиме таблицы. Однако в режиме конструктора предоставляется полный доступ ко всем свойствам поля, так что можно изменять эти свойства напрямую.

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем выберите команду Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие выберите и откройте базу данных.

  3. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши таблицу, в которую нужно добавить столбец, одновременно допускающий несколько значений, и выберите команду Конструктор.

  4. В сетке таблицы найдите первую пустую строку.

  5. В первой пустой строке щелкните столбец Имя поля и введите имя поля для столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений.

  6. Щелкните в столбце Тип данных этой строки, щелкните стрелку, затем в раскрывающемся списке выберите Мастер подстановок.

    Будет запущен мастер подстановок.

    Страница мастера подстановок, на которой выбирается таблица, запрос или список значений

  7. На первой странице мастера подстановок выберите основу для создаваемого столбца: значения из таблицы или запроса либо подстановку из списка введенных значений.

    Наиболее распространенный тип столбца подстановок отображает значения, подставляемые из связанной таблицы или запроса.

  8. Сведения о работе с мастером подстановок см. в разделе Использование мастера подстановок.

При нажатии кнопки Готово создается столбец подстановок, свойства полей которого устанавливаются в зависимости от вариантов, выбранных в мастере подстановок. Свойства поля можно просмотреть в нижней области режима конструктора под элементом Свойство поля. Для просмотра свойств, которые применяются именно к столбцу подстановки, щелкните вкладку Подстановка.

В начало страницы

Создание столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений, с помощью мастера подстановок

Мастер подстановок запускается в следующих случаях: при создании столбца подстановок в режиме таблицы; при перетаскивании поля из области Список полей в таблицу, открытую в режиме таблицы; в режиме конструктора при выборе варианта Мастер подстановок в столбце Тип данных. Мастер поможет выполнить шаги, необходимые для создания столбца подстановок, и автоматически установит свойства полей, соответствующие выбранным вариантам. Мастер также создает отношения между таблицами и индексы, где это необходимо для столбца подстановок.

На первой странице мастера подстановок необходимо решить, что будет основой столбца подстановок: таблица, запрос или список введенных значений. В большинстве случаев, если база данных спроектирована правильно и сведения распределены по тематическим таблицам, в качестве источника данных для столбца подстановок следует выбрать таблицу или запрос.

  • Создание столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений, на основе таблицы или запроса

    1. В мастере подстановок установите переключатель в положение Объект «столбец подстановок» будет использовать значения из таблицы или запроса и нажмите кнопку Далее.

    2. В списке выберите таблицу или запрос и нажмите кнопку Далее.

    3. В списке Доступные поля выделите поля, которые нужно включить в подстановку.

    4. Чтобы переместить поля, выбранные в списке Выбранные поля:, нажмите кнопку со знаком «больше» (>). Чтобы переместить все поля в список Выбранные поля:, нажмите кнопку с двойным знаком «больше» (»), затем нажмите кнопку Далее

    5. Можно дополнительно выбрать до четырех полей, по которым должна выполняться сортировка элементов подстановок. Нажмите кнопку Далее.

    6. При необходимости измените ширину столбцов в поле подстановок и нажмите кнопку Далее.

    7. В группе Сохранить несколько значений для этой подстановки? установите флажок Разрешить несколько значений.

      Примечание : Этот флажок должен быть выбран для включения сортировки нескольких значений.

    8. Нажмите кнопку Готово.

      При нажатии кнопки Готово создается столбец подстановок, свойства полей которого устанавливаются в зависимости от вариантов, выбранных в мастере подстановок.

    9. Чтобы сохранить таблицу, нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите команду Сохранить.

      Клавиши быстрого доступа  CTRL+S

  • Создание подстановки на основе введенных значений

    1. В мастере подстановок установите переключатель в положение Будет введен фиксированный набор значений и нажмите кнопку Далее.

    2. Введите число столбцов. Затем в столбце Столбец1 введите все значения. Чтобы перейти на следующую строку, нажмите клавишу TAB.

    3. Закончив ввод значений, нажмите кнопку Далее.

    4. В мастере подстановок введите заголовок для столбца подстановок.

    5. В группе Сохранить несколько значений для этой подстановки? установите флажок Разрешить несколько значений.

      Примечание : Этот флажок должен быть выбран для включения сортировки нескольких значений.

    6. Нажмите кнопку Готово.

      При нажатии кнопки Готово создается столбец подстановок, свойства полей которого устанавливаются в зависимости от вариантов, выбранных в мастере подстановок.

    7. Чтобы сохранить таблицу, нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите команду Сохранить.

      Клавиши быстрого доступа  CTRL+S

  • Созданное поле появится в виде раскрывающегося списка с флажками.

В начало страницы

Общее представление о присоединенном и отображаемом значениях в столбце подстановок, одновременно допускающем несколько значений

В более ранних версиях Access поддерживались поля подстановок, одновременно допускающие одно значение. Поля подстановок, одновременно допускающие несколько значений, появились в Office Access 2007. Задача поля подстановок — заменить отображение номера (например, кода или другого неудобного для восприятия значения ключа) чем-нибудь более понятным, например именем. Таким образом, Access может отображать имя контакта вместо его кода. Код контакта является присоединенным значением и автоматически заменяется именем контакта, подставляемым из исходной таблицы или запроса. Имя контакта является отображаемым значением.

Поле подстановок, одновременно допускающее одно значение, имеет отображаемое и присоединенное значения. Аналогично поле подстановок, одновременно допускающее несколько значений, имеет значения, отображаемые в пользовательском интерфейсе, а также присоединенные значения, которые хранятся в таблице. Для каждой записи в поле, одновременно допускающем несколько значений, отображаемое значение подставляется исходя из присоединенного значения.

Это означает, что Access часто отображает подставленное значение, которое не является идентичным присоединенному значению, хранящемуся в поле. Например, в поле «Назначено» могут храниться значения типа «Код служащего» из запроса «Дополнительные сведения о контактах». Значения типа «Код служащего» являются присоединенными. Но так как «Назначено» является полем подстановок, Access отображает набор значений, подставляемых из результатов запроса — в данном случае это имена контактов. Имена контактов являются отображаемыми значениями.

Таблица с отображаемыми значениями в сравнении с таблицей со связанными значениями

1. Отображаемые значения.

2. Присоединенные значения.

Необходимо понимать разницу между отображаемыми и прикрепленными значениями поля подстановок, одновременно допускающего несколько значений. Отображаемые значения автоматически отображаются в режиме таблицы по умолчанию. Однако именно присоединенные значения хранятся в поле подстановок и используются в критерии запроса, а также используются в Access по умолчанию в связях с другими таблицами.

В начало страницы

Общее представление о свойствах поля подстановок

Просмотреть свойства поля подстановок можно в нижней области режима конструктора под элементом Свойства поля. Чтобы просмотреть свойства, относящиеся конкретно к столбцу подстановок, щелкните вкладку Подстановка.

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем выберите команду Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие выберите и откройте базу данных.

  3. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши таблицу, к которой нужно добавить столбец подстановок, и в контекстном меню выберите пункт Конструктор.

  4. Щелкните столбец Имя поля для столбца подстановок.

  5. В области Свойства поля щелкните вкладку Подстановка.

    Появятся свойства подстановки.

    Свойства многозначного поля подстановки

При изменении значения первого свойства (Тип элемента управления (Display Control)) в соответствии со сделанным выбором изменяется список доступных свойств. Изменяя свойства поля подстановок, можно изменять поведение столбца подстановок. Обратите внимание, что при использовании мастера подстановок для создания столбца подстановок свойства поля подстановок задаются мастером.

Свойства поля подстановок

Свойство

Назначение

Тип элемента управления

Задает тип элемента управления: Флажок, Надпись, Список или Поле со списком. Чаще всего для столбца подстановок используется элемент Поле со списком.

Тип источника строк

Определяет, откуда брать значения для столбца подстановок: из другой таблицы или запроса либо из списка определенных значений. В качестве источника можно также выбрать имена полей таблицы или запроса.

Источник строк

Определяет таблицу, отчет или список значений, откуда извлекаются значения для столбца подстановок. Если свойство Тип источника строк (Row Source Type) имеет значение Таблица/запрос или Список полей, в данном свойстве должно быть задано имя таблицы или запроса либо выражение SQL, описывающее запрос. Если свойство Тип источника строк (Row Source Type) имеет значение Список значений, данное свойство должно содержать список значений, разделенных точкой с запятой.

Присоединенный столбец

Определяет столбец в источнике строк, являющийся источником значений, хранящихся в столбце подстановок. Может принимать значения от 1 до количества столбцов в источнике строк.

Примечание : Столбец, из которого извлекаются хранящиеся значения, может быть отличным от отображаемого столбца.

Число столбцов

Определяет число столбцов в источнике строк, которое может быть отображено в столбце подстановок. Чтобы выбрать столбцы для отображения, нужно задать ширину столбцов в свойстве Ширина столбцов (Column Widths).

Заглавия столбцов

Определяет, отображать ли заголовки столбцов.

Ширина столбцов

Определяет ширину каждого столбца. Если столбец не нужно отображать, например столбец с кодом, укажите 0 для ширины столбца.

Число строк списка

Определяет количество строк, отображаемых в столбце подстановок.

Ширина списка

Определяет ширину элемента управления, появляющегося при отображении столбца подстановок.

Ограничиться списком

Определяет возможность ввода значения, отсутствующего в списке.

Разрешить несколько значений

Определяет, использует ли столбец подстановок поле, одновременно допускающее несколько значений, и разрешен ли выбор нескольких значений.

Разрешить изменение списка значений

Определяет возможность редактирования элементов столбца подстановок, основой которого является список значений. Если данное свойство имеет значение Да, то щелкнув правой кнопкой мыши поле подстановок, основой которого является состоящий из одного столбца список значений, можно увидеть параметр меню Изменить элементы списка. Если поле подстановок содержит более одного столбца, это свойство игнорируется.

Форма изменения элементов списка

Указывает существующую форму, используемую для изменения элементов списка в столбце подстановок, основой которого является таблица или запрос.

Только значения источника строк

Показывает только значения, соответствующие текущему источнику строк, если свойство Разрешить несколько значений (Allow Multiples Values) имеет значение Да.

Присоединенное значение в столбце подстановок определяется свойством Присоединенный столбец (Bound Column). Отображаемое значение в столбце подстановок является столбцом или столбцами, имеющими в свойстве Ширина столбцов (Column Widths) ненулевую ширину.

В начало страницы

Изменение структуры столбца подстановок для поля, одновременно допускающего несколько значений

Чтобы изменить структуру столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений, необходимо изменить свойства поля «Подстановка» в режиме конструктора, за единственным исключением. Если основой столбца подстановок является список значений, состоящий из одного столбца, и свойство Разрешить изменение списка значений (Allow Value List Edits) имеет значение Да, можно изменять список значений в режиме таблицы или в режиме формы, щелкнув правой кнопкой мыши столбец подстановок, одновременно допускающий несколько значений, и выбрав команду Изменить элементы списка.

Изменение списка значений столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений, основанного на списке значений

Можно добавить значения в список, изменить список или задать значение по умолчанию.

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем выберите команду Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие выберите и откройте базу данных.

  3. В области переходов дважды щелкните таблицу, содержащую поле, одновременно допускающее несколько значений.

    Таблица откроется в режиме таблицы.

  4. Правой кнопкой мыши щелкните любую ячейку в столбце подстановок, одновременно допускающем несколько значений.

  5. Выберите команду Изменение элементов списков.

  6. Измените список значений и нажмите кнопку ОК.

Изменение столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений и основанного на списке значений, на столбец подстановок, одновременно допускающий несколько значений и основанный на таблице или запросе

  1. Сначала удалите существующее поле, одновременно допускающее несколько значений, основанное на списке значений.

    1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем выберите команду Открыть.

    2. В диалоговом окне Открытие выберите и откройте базу данных.

    3. Откройте таблицу в режиме конструктора.

    4. В сетке конструктора выделите поле, одновременно допускающее несколько значений.

      Для выделения поля щелкните область выделения строки этого поля.

    5. На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите команду Удалить строки.

      Группа "Сервис" на вкладке "Конструктор"

      Появится запрос на подтверждение.

    6. Чтобы удалить поле и все содержащиеся в нем данные, нажмите кнопку Да. Чтобы отменить действие, нажмите кнопку Нет.

  2. Создайте новое поле, одновременно допускающее несколько значений.

    Сведения о создании такого поля см. в разделе Создание столбца подстановки, одновременно допускающего несколько значений, в режиме таблицы.

Изменение структуры столбца подстановок, одновременно допускающего несколько значений

Чтобы изменить столбец подстановок, одновременно допускающий несколько значений, можно открыть таблицу в режиме конструктора и изменить свойства поля подстановок. Сведения о свойствах поля подстановок см. в разделе Знакомство со свойствами поля подстановок.

В начало страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×