Добавление или удаление цифровой подписи в файлах Office

Добавление или удаление цифровой подписи в файлах Office

В этой статье содержатся сведения о том, что такое цифровая подпись (или цифровое удостоверение), для чего она предназначена и как можно использовать цифровые подписи в таких приложениях Microsoft Office, как Word, Excel и PowerPoint.

В этой статье

Создание строки подписи в документе Word или Excel

Подписание строки подписи в документе Word или Excel

Удаление цифровых подписей из документа Word или Excel

Добавление невидимых цифровых подписей в документ Word, Excel или PowerPoint

Удаление невидимых цифровых подписей из документа Word, Excel или PowerPoint

Что такое цифровая подпись?

Строки подписи в документах Word и Excel

Невидимые цифровые подписи в документе Word, Excel или PowerPoint

Создание строки подписи в документе Word или Excel

  1. Поместите указатель мыши в то место в документе или на листе, где необходимо создать строку подписи.

  2. На вкладке Вставка в группе Текст раскройте список Строка подписи и выберите пункт Строка подписи Microsoft Office.

  3. В диалоговом окне Настройка подписи введите сведения, которые будут отображены под строкой подписи.
    Диалоговое окно «Состав подписи»

    • Предложенный подписывающий.     Полное имя подписывающего лица.

    • Должность предложенного подписывающего.     Должность подписывающего лица (если таковая имеется).

    • Адрес электронной почты предложенного подписывающего.     Адрес электронной почты подписывающего лица (при необходимости).

    • Инструкции для подписывающего.     Инструкции для подписывающего лица.

  4. Установите один или оба указанных ниже флажка.

    • Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.     Разрешение подписывающему указать цель добавления подписи.

    • Показывать дату подписи в строке подписи.     Отображение даты подписи вместе с подписью.

Совет : Для добавления дополнительных строк подписи повторите эти действия.

Примечание : Если документ все еще не подписан, появится панель сообщений Подписи. Чтобы завершить процесс подписывания, нажмите кнопку Просмотр подписей.

Панель сообщений, неподписанный документ

К началу страницы

Подписание строки подписи в документе Word или Excel

При подписании строки подписи добавляется как видимая подпись, так и цифровая.

Строка подписи без подписи

  1. Щелкните строку подписи в файле правой кнопкой мыши.

    Примечание : Если файл откроется в режиме защищенного просмотра, нажмите кнопку Все равно редактировать (если файл получен из надежного источника).

  2. Выберите в меню команду Подписать.

    • Введите свое имя в поле рядом со значком X, чтобы добавить печатную версию подписи.

    • Нажмите кнопку Выбрать рисунок, чтобы выбрать изображение своей рукописной подписи. В диалоговом окне Выбор графической подписи найдите файл, содержащий изображение подписи, выберите его и нажмите кнопку Выбрать.

      Примечания : 

      • Если используется версия приложения на китайском (традиционное или упрощенное письмо), корейском или японском языке, появится пункт Штамп в строке подписи.

      • Кроме того, можно добавить подпись в строку подписи, дважды щелкнув эту строку. Введите свое имя рядом со значком X. Можно также в области подписи в разделе Запрошенные подписи щелкнуть стрелку рядом с подписью и выбрать в меню команду Подписать.

    • Введите свое имя в поле рядом со значком X, используя графические возможности, чтобы добавить рукописную версию подписи (только для пользователей планшетных компьютеров).

    • Нажмите кнопку Подписать.

    • В нижней части документа или листа появится кнопка Подписи.

На приведенном ниже рисунке показана кнопка Подписи.

Красная кнопка подписи

К началу страницы

Удаление цифровых подписей из документа Word или Excel

  1. Откройте документ или лист с видимой подписью, которую необходимо удалить.

  2. Щелкните строку подписи правой кнопкой мыши.

  3. Нажмите кнопку Удалить подпись.

  4. Нажмите кнопку Да.

Примечание : Чтобы удалить подпись, также можно щелкнуть стрелку рядом с подписью в области подписи. Нажмите кнопку Удалить подпись.

К началу страницы

Добавление невидимых цифровых подписей в документ Word, Excel или PowerPoint

Чтобы удостоверить подлинность содержимого документа, можно добавить в него невидимую цифровую подпись. В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка Подписи.

Кнопка "Защитить документ" с параметрами

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите пункт Сведения.

  3. Нажмите кнопку Защита документа, Защита книги или Защита презентации.

  4. Нажмите кнопку Добавить цифровую подпись.

  5. Прочитайте сообщение Word, Excel или PowerPoint и нажмите кнопку ОК.

  6. В диалоговом окне Подпись в поле Цель подписания документа укажите цель подписания документа.

  7. Щелкните элемент Подпись.

После того как в файл будет добавлена цифровая подпись, появится кнопка Подписи, а сам файл станет доступен только для чтения.

К началу страницы

Удаление невидимых цифровых подписей из документа Word, Excel или PowerPoint

  1. Откройте документ, книгу или презентацию с невидимой подписью, которую необходимо удалить.

  2. Откройте вкладку Файл.

  3. Щелкните элемент Сведения.

  4. Щелкните элемент Просмотр подписей.

  5. Произойдет возврат к представлению документа, книги или презентации, и появится панель Подписи.

  6. Щелкните стрелку рядом с подписью.

  7. Нажмите кнопку Удалить подпись.

  8. Нажмите кнопку Да.

К началу страницы

Что такое цифровая подпись?

Цифровая подпись — это электронная зашифрованная печать, удостоверяющая подлинность цифровых данных, таких как сообщения электронной почты, макросы или электронные документы. Подпись подтверждает, что сведения предоставлены подписавшим их создателем и не были изменены.

Сертификат подписи и центр сертификации

Сертификат подписи.     Для создания цифровой подписи необходим сертификат подписи, удостоверяющий личность. При отправке макроса или документа, подписанного цифровой подписью, также отправляется сертификат и открытый ключ. Сертификаты выпускаются центром сертификации и, аналогично водительскому удостоверению, могут быть отозваны. Как правило, сертификат действителен в течение года, по истечении которого подписывающий должен обновить имеющийся сертификат или получить новый для удостоверения своей личности.

Примечание : Дополнительные сведения об открытых и закрытых ключах см. в этой статье.

Центр сертификации.    Центр сертификации похож на нотариальную контору. Он выпускает цифровые сертификаты, подтверждает их достоверность с помощью подписей, а также отслеживает сертификаты, которые истекли или были отозваны.

Что подтверждает цифровая подпись?

  • Подлинность.    Цифровая подпись подтверждает личность подписавшего.

  • Целостность.    Цифровая подпись подтверждает, что содержимое документа не было изменено или подделано после заверения.

  • Неотрекаемость.    Цифровая подпись подтверждает происхождение заверенного содержимого. Подписавший не может отрицать свою связь с подписанным содержимым.

  • Нотариальное заверение.     Подписи в файлах Word, Excel или PowerPoint с отметкой защищенного сервера времени при определенных обстоятельствах равносильны нотариальному заверению.

Чтобы подтвердить все эти параметры, создатель документа должен заверить его содержимое цифровой подписью, которая удовлетворяет указанным ниже требованиям.

  • Цифровая подпись должна быть действительной.

  • Сертификат, связанный с цифровой подписью, должен быть действующим (не просроченным).

  • Лицо или организация, поставившая цифровую подпись (издатель), является доверенной.

    Важно : Независимо от времени получения сертификата подписи и состояния его отзыва считается, что подписанные документы с действующей отметкой времени содержат действительные подписи.

  • Сертификат, связанный с цифровой подписью, выдается издателю компетентным центром сертификации.

К началу страницы

Строки подписи в документах Word и Excel

Строка подписи напоминает обычное место для подписи в печатном документе, но работает иначе. Добавляя строку подписи в файл Office, автор может указать сведения о предполагаемом подписывающем лице и предоставить для него инструкции. Когда электронная копия файла отправляется предполагаемому подписывающему, он видит строку подписи и уведомление о том, что необходима его подпись. Он может:

  • ввести подпись;

  • выбрать цифровое изображение подписи;

  • ввести подпись с помощью функции рукописного ввода на планшетном ПК.

Одновременно с видимой подписью в документ добавляется и цифровая подпись для подтверждения личности подписавшего.

Панель сообщений с сообщением "Помечен как окончательный"

Важно : Документ, подписанный цифровой подписью, становится доступен только для чтения.

Снижение риска с помощью цифровых подписей

Строки подписи в файлах Office позволяют организациям снизить риск при обмене данными в электронном виде, а также оптимизировать обработку контрактов и других соглашений. Цифровые подписи предоставляют сведения о том, что именно было подписано, и могут быть проверены в будущем.

Одновременно с видимой подписью в документ добавляется и цифровая подпись для удостоверения личности подписавшего. После того как в документе появилась цифровая подпись, он становится доступен только для чтения.

К началу страницы

Невидимые цифровые подписи в документе Word, Excel или PowerPoint

Невидимая цифровая подпись (например, видимая строка цифровой подписи) удостоверяет подлинность, целостность и происхождение документа. Такие подписи можно добавлять в документы Word, книги Excel и презентации PowerPoint.

В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка Подписи. Кроме того, для подписанных документов сведения о подписи отображаются в разделе Сведения, который отображается после открытия вкладки Файл.

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×