Добавление, изменение и удаление записей

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Данные в базе данных хранятся в таблицах, содержащих сведения по определенной теме, например по контактам или основным фондам. Каждая запись в таблице включает данные об одном элементе, например о конкретном контакте. Запись состоит из полей, например имя, адрес и телефонный номер. Запись обычно называется строкой, а поле — столбцом. В программе Microsoft Office Access 2007 можно добавлять, изменять или удалять записи в таблице непосредственно в режим таблицы. Если был разработан и создан запрос на выборку, можно просмотреть и изменить записи непосредственно в таблице, состоящей из результатов работы запроса. Можно также создать форму, основанную на любой таблице или запросе, а затем использовать эту форму для добавления или изменения записей.

В этой статье:

Общие сведения

Добавление новой записи

Найдите запись, чтобы изменить или удалить

Изменение существующей записи

Удаление записи

При сохранении данных

Как отменить изменения

Обзор

При создании базы данных, основанной на шаблоне, начальные таблицы, запросы и формы создаются автоматически. В данной статье описывается, как добавлять, изменять и удалять записи при использовании базы данных, созданной на основе одного из шаблонов, включенных в Access.

Для получения сведений о добавлении, изменении и удалении записей в базе данных, созданной без использования шаблонов, включенных в Access, см. нижеперечисленные статьи:

Дополнительные сведения о том, как использовать функцию сбор и данных обновления по электронной почте читайте в статье Сбор данных по электронной почте.

Сведения об импорте данных в Access см. в нижеперечисленных статьях:

Дополнительные сведения о том, как добавить новое поле или столбец в таблице, читайте в статье Вставка нажмите Добавить, или создайте новое поле в таблице.

К началу страницы

Добавление новой записи

Добавлять запись в базу данных следует при наличии нового элемента, который необходимо отслеживать. Например, при появлении нового сотрудника или друга, чьи сведения необходимо записать, может потребоваться добавить новый контакт в таблицу «Контакты». При добавлении новой записи в программе Office Access 2007 эта запись добавляется в конец таблицы.

Чтобы добавить новую запись, сначала следует открыть таблицу или форму. Иногда форма открывается автоматически при открытии базы данных. Например, при открытии базы данных, созданной на основе шаблона «Контакты», автоматически открывается форма «Список контактов». Форма «Список контактов» является стартовой формой базы данных «Контакты».

Форма «Список контактов»

В следующих разделах описаны несколько способов добавления новой записи с помощью режима таблицы или режима формы.

Использование стартовой формы шаблона

При создании новой базы данных на основе шаблона, включенного в Access, при первом открытии этой базы данных загружается стартовая форма. Например, если была создана база данных на основе шаблона «Контакты», будет загружена стартовая форма «Список контактов». Стартовая форма служит отправной точкой для перемещения и использования базы данных. Большинство шаблонов позволяют добавлять новые записи с помощью нажатия кнопки на стартовой форме. Например, в форме «Список контактов» существует кнопка Новый контакт, а в форме «Список вопросов» — кнопка Новый вопрос.

Форма «Список контактов» с кругом вокруг кнопку «Новый контакт»

При нажатии на такую кнопку открывается форма для ввода необходимых сведений. Например, при нажатии кнопки Новый контакт открывается форма «Сведения о контактах».

Добавление записи с помощью кнопки «Новый»

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем — Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.

  3. После открытия стартовой формы нажмите кнопку для добавления новой записи.

    Например, в форме «Список контактов» нажмите кнопку Новый контакт. Откроется форма «Сведения о контактах».

  4. Заполните форму. Введите данные в каждое поля, используя клавишу TAB для перемещения к следующему полю, а сочетание клавиш SHIFT+TAB — для перемещения к предыдущему.

    Примечание : Чтобы начать новую строку в поле, поддерживающем более одной строки текста, например в текстовом поле или поле МЕМО, нажмите клавиши CTRL+ВВОД. Если необходимо больше пространства для редактирования, можно открыть диалоговое окно Масштаб. Для открытия окна Масштаб выберите поле, которое требуется изменить. Убедитесь, что курсор находится внутри поля, а поле выделено. Затем нажмите клавиши SHIFT+F2.

  5. По окончании ввода записей нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить данные, или, если требуется добавить дополнительные записи, нажмите кнопку Сохранить и создать, если она доступна.

Если используется форма «Список контактов», можно добавить новую запись с помощью нажатия кнопки Добавить из Outlook и выбора записи из адресной книги Microsoft Office Outlook 2007.

Добавьте запись с помощью кнопки Добавить из Outlook

В некоторых шаблонах имеется кнопка Добавить из Outlook, позволяющая добавлять записи из адресной книги приложения Office Outlook 2007. Обратите внимание на то, что эта кнопка является особенностью некоторых шаблонов и не представлена по умолчанию при создании новой формы или таблицы.

  1. Нажмите кнопку Добавить из Outlook.

  2. Если откроется диалоговое окно Выбор конфигурации, выберите имя конфигурации в поле Имя конфигурации, а затем нажмите кнопку ОК.

    Примечание : Может быть отображено диалоговое окно со следующим запросом: Программа пытается получить доступ к данным из Outlook, которые могут включать сведения из адресной книги. Разрешить это действие? Возможно, это свидетельствует о наличии вируса, и следует выбрать ответ "Нет".. Это диалоговое окно обычно отображается после нажатия кнопки Добавить из Outlook, поэтому не следует выбирать вариант Нет. Для того, чтобы выбрать более одного контакта, можно установить флажок Разрешить доступ на и выбрать определенный период времени, например 5 минут. Это разрешит доступ к сохраненным адресам электронной почты в Outlook на выбранный период времени. Затем нажмите кнопку Да.

  3. В диалоговом окне Выбор имен для добавления дважды щелкните имена, которые требуется добавить, а затем нажмите кнопку ОК.

    Имена будут добавлены в форму.

Сохранение записи о контакте в адресную книгу приложения Outlook

В некоторых шаблонах имеется кнопка Создать контакт Outlook, позволяющая сохранять записи в качестве контактов адресной книги приложения Outlook. Обратите внимание на то, что эта кнопка является особенностью некоторых шаблонов и не представлена по умолчанию при создании новой формы или таблицы.

  1. Нажмите кнопку Создать контакт Outlook.

  2. Если появилось диалоговое окно Выбор профиля, выберите имя профиля в поле Имя профиля, а затем нажмите кнопку ОК.

  3. В приложении Outlook открывается новый контакт, содержащий данные из выбранной записи. Проверьте информацию в форме создания нового контакта и внесите необходимые исправления и дополнения.

  4. В форме создания нового контакта на вкладке Контакт в группе Действия нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Некоторые шаблоны выводят на ленту как часть компонента «Пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent» команду Сохранить как контакт Outlook, позволяющую сохранить запись контакта в адресную книгу приложения Outlook. Обратите внимание на то, что наличие этой команды является особенностью некоторых шаблонов и доступна только при работе с таблицей, содержащей адреса электронной почты, либо при использовании запроса или формы, которые основаны на таблице, созданной на основе описываемых шаблонов.

  1. Выберите запись, которую требуется сохранить в качестве контакта приложения Outlook.

  2. На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Дополнительно, а затем нажмите кнопку Сохранить как контакт Outlook.

  3. Если появилось диалоговое окно Выбор профиля, выберите имя профиля в поле Имя профиля, а затем нажмите кнопку ОК.

  4. В приложении Outlook открывается новый контакт, содержащий данные из выбранной записи. Проверьте информацию в форме создания нового контакта и внесите необходимые исправления и дополнения.

  5. В форме создания нового контакта на вкладке Контакт в группе Действия нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Добавление записи в стартовую форму

В зависимости от используемого шаблона данные иногда можно вводить прямо в стартовую форму. В большинстве случаев в приложении Access вся существующая информация отображается на листе. Под последней строкой данных в области выделения отображается новая пустая запись, помеченная звездочкой (*). Введите данные в запись, помеченную звездочкой. Обратите внимание, что если значения по умолчанию присваиваются любым полям, то новая запись уже будет иметь некоторые присвоенные значения по умолчанию. Чтобы быстро перейти к новой записи в конце таблицы, нажмите кнопку перехода Новая (пустая) запись или щелкните пункт Новая записьв группе Записи (вкладка Главная).

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем — Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.

  3. После открытия стартовой формы в случае, если существующих данных нет, введите данные в новую пустую запись. Если существующие данные есть, выполните одно из следующих действий.

    • На вкладке Главная в группе записи нажмите кнопку Создать.

    • Нажмите кнопку перехода Новая (пустая) запись, если она доступна.

    • Найдите запись со звездочкой в области выделения записей и введите в нее данные.

  4. Заполните запись. Введите данные в каждое поля, используя клавишу TAB для перемещения к следующему полю, а сочетание клавиш SHIFT+TAB — для перемещения к предыдущему.

    Примечание : Чтобы начать новую строку в поле, поддерживающем более одной строки текста, например в текстовом поле или поле МЕМО, нажмите клавиши CTRL+ВВОД. Если необходимо больше пространства для редактирования, можно открыть диалоговое окно «Область ввода». Для этого поместите указатель в поле, которое требуется изменить, и нажмите клавиши SHIFT+F2.

  5. После заполнения всех полей нажмите клавишу TAB, чтобы перейти к новой пустой записи.

    При просмотре другой записи или закрытии формы программа Access сохранит новую запись.

Использование таблицы или формы из области переходов

Кроме входа в запись с помощью стартовой формы шаблона можно также открыть таблицу или форму из области переходов, а затем ввести новую запись.

Открытие таблицы или формы

  • В области переходов дважды щелкните элемент, который требуется открыть (или щелкните один раз, если был изменен параметр Открыть объекты с в диалоговом окне Параметры переходов).

    Таблица или форма откроется в представлении по умолчанию.

Все существующие данные обычно отображаются в строках таблицы. Под этими строками располагается пустая запись, помеченная звездочкой (*) в области выделения записей. Введите новые данные в эту строку.

Добавление записи для таблицы или формы   

После открытия таблицы или стартовой формы в случае, если существующих данных нет, введите данные в новую пустую запись. Если существующие данные есть, выполните одно из следующих действий.

  • На вкладке Главная в группе записи нажмите кнопку Создать.

  • Нажмите кнопку перехода Новая (пустая) запись, если она доступна.

  • Найдите запись со звездочкой в области выделения записей и введите новые данные в эту строку.

После заполнения всех полей нажмите клавишу TAB, чтобы перейти к новой пустой записи.

При просмотре другой записи либо при закрытии таблицы или формы программа Access сохранит новую запись.

В последовательности порядковых номеров кодов иногда пропущены числа

При создании поля типа «Счетчик» в программе Access автоматически создается значения для этого поля в каждой новой записи. Это значение по умолчанию увеличивается так, чтобы каждая новая запись получала следующий доступный порядковый номер. Целью типа данных «Счетчик» является поддержка значений, которые можно использовать в качестве первичного ключа.

Дополнительные сведения о первичных ключей читайте в статье Добавление, установка, изменение и удаление первичного ключа.

При удалении строки из таблицы, содержащей поле с типом данных «Счетчик», значение в поле «Счетчик» этой строки не всегда автоматически используется повторно. По этой причине числа, создаваемые в программе Access, могут не совпадать с ожидаемыми, и в последовательности порядковых номеров кодов могут появиться пропуски. Следует ориентироваться только по уникальным значениям в поле «Счетчик», но не по их последовательности. 

К началу страницы

Поиск записи, которую необходимо изменить или удалить

Перед изменением или удалением записи ее нужно сначала найти. В таблице, содержащей только малое количество записей, для перемещения по записям можно использовать кнопки перехода по записям. Однако в таблицах большего размера следует использовать другие способы поиска нужной записи.

Использование кнопок перехода по записям

Для перехода между записям можно использовать кнопки перехода. Эти кнопки со стрелками можно использовать для перехода к первой, предыдущей, следующей или последней записи или для добавления новой записи.

Кнопки переходов

1. Первая запись

2. Предыдущая запись

3. Текущая запись

4. Следующая запись

5. Последняя запись

6. Новая (пустая) запись

7. Индикатор фильтра

8. Поле Поиск

Если выбрать поле Текущая запись, то можно ввести номер записи и нажать клавишу ВВОД для перехода к этой записи. Номер записи отсчитывается последовательно от начала формы или таблицы — он не соответствует ни одному из значений поля.

Кнопка индикатора фильтра показывает, был ли применен фильтр. Чтобы убрать фильтр, щелкните эту кнопку, когда она отображает значение С фильтром. Аналогично, когда кнопка отображает значение Без фильтра, щелкните ее, чтобы применить последний использованный фильтр.

При вводе текста в поле Поиск по мере ввода каждого символа первое совпадающее значение выделяется в режиме реального времени. Это средство можно использовать для быстрого поиска записи со значением, совпадающим с вводимым в поле Поиск.

С помощью функции поиска в диалоговом окне Поиск и замена

Для поиска записи можно использовать средство поиска в диалоговом окне Поиск и замена. При нахождении соответствующей записи эта запись становиться текущей и ее можно изменять или удалить.

Поиск соответствующей записи

  1. Выберите поле, по которому будет осуществляться поиск.

  2. На вкладке Главная в группе Поиск нажмите кнопку Найти. Также можно нажать клавиши CTRL+F.

    Сочетание клавиш: CTRL+F.

    Откроется диалоговое окно Поиск и замена.

  3. Выберите вкладку Поиск.

  4. В поле Образец поиска введите значение для поиска.

  5. При необходимости можно воспользоваться списком Поиск в, чтобы сменить поле для поиска или выполнить поиск по всей базовой таблице.

  6. При необходимости в списке Совпадение выберите С любой частью поля. Это обеспечивает более широкий поиск.

  7. В списке Поиск выберите значение Все, а затем нажмите кнопку Найти далее.

Дополнительные сведения об использовании диалогового окна Поиск и замена, читайте в статье диалоговом окне Поиск и замена для изменения данных.

Применение фильтра

Фильтр применяется для ограничения числа отображаемых записей только записями, отвечающими критерию отбора. Применение фильтра упрощает поиск записи, которую требуется изменить или удалить. Например, чтобы быстро уменьшить число отображаемых записей, щелкните правой кнопкой мыши поле, значение которого будет использоваться в качестве критерия отбора, и выберите в верхней части контекстного меню команду Равно, Не равно, Содержит или Не содержит.

Применение фильтра по выделению

  1. Откройте таблицу или форму.

  2. Чтобы убедиться, что к таблице или форме уже не применен фильтр, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Очистить все фильтры (если эта команда доступна).

  3. Перейдите к записи, в которой содержится значение, используемое в качестве компонента фильтра, и щелкните поле. Чтобы применить фильтр по частичному выделению, выделите нужные знаки.

  4. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр щелкните Выделение, а затем выберите фильтр, который нужно применить.

    -или-

    Щелкните правой кнопкой мыши поле и выберите в верхней части контекстного меню команду Равно, Не равно, Содержит, или Не содержит.

  5. Чтобы отфильтровать другие поля по выделению, повторите шаги 3 и 4.

Чтобы просмотреть другие формы фильтрации, используйте команды в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная.

Дополнительные сведения о применении фильтра читайте в статье Фильтр: ограничение количества записей в представлении.

К началу страницы

Изменение существующей записи

Иногда требуется внести изменения в существующую запись  — например, чтобы изменить адрес. Чтобы изменить существующую запись следует открыть форму или таблицу, перейти к записи, которую необходимо изменить, и внести изменения.

Открытие таблицы или формы

  • В области переходов дважды щелкните элемент, который требуется открыть (или щелкните один раз, если был изменен параметр Открыть объекты с в диалоговом окне Параметры переходов).

    Таблица или форма откроется в представлении по умолчанию.

При открытии формы или таблицы будут отображены все существующие данные, а первое поле первой записи обычно выделено. Если начать ввод при выделенных данных, вводимые знаки будут заменять выделенные данные.

Замена значения в поле

  1. Выделите содержимое поля, которое необходимо заменить.

    Совет : В режиме таблицы можно выделить поле щелкнув рядом с левой границей поля, когда указатель мыши приобретает форму знака плюс (+). В режиме формы чтобы выделить поле следует щелкнуть подпись поля.

  2. Введите или выберите новое значение поля.

    Вводимые знаки или выбранное значение заменит значение в поле. При переходе к другой записи или закрытии формы или таблицы изменения будут сохранены.

Чтобы ввести данные в поле выделите поле и поместите курсор в том месте, куда требуется вставить данные. Если курсор находится внутри поля можно переместить его с помощью клавиш со стрелками.

Примечание : Чтобы вставить в поле текущую дату, нажмите клавиши CTRL+ТОЧКА С ЗАПЯТОЙ (;). Чтобы вставить текущее время, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+ДВОЕТОЧИЕ (:).

Вставка новых данных в поле

  1. Выделите поле (или перейдите к полю с помощью клавиши TAB или клавиш со стрелками, после чего нажмите клавишу F2).

  2. Поместите курсор в том месте, с которого требуется вводить данные.

  3. Введите нужный текст. Если при вводе текста допущена ошибка, нажмите клавишу BACKSPACE.

    При перемещении на другую запись или при закрытии формы или таблицы Access сохраняет все изменения.

К началу страницы

Удаление записи

При удалении записи данные безвозвратно удаляются из таблицы. Таким образом, следует удостовериться, что запись требуется удалить. Если необходимо удалить только некоторые данные, но не всю запись, выделите данные, которые необходимо удалить, и нажмите клавишу DELETE.

Удаление записи

  1. Выделите запись или записи, которые необходимо удалить.

    Чтобы выделить запись, щелкните область выделения записей, расположенную рядом с записью.

    Чтобы расширить или уменьшить выделение перетащите область выделения записей (если она доступна) либо нажмите клавиши SHIFT+СТРЕЛКА ВНИЗ или SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ.

  2. Нажмите клавишу DEL.

    -или-

    На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Удалить.

Дополнительные сведения об удалении записей читайте в статье Удаление одной или нескольких записей из базы данных.

К началу страницы

Когда сохраняются данные?

При изменении данных в форме или таблице внесенные изменения автоматически сохраняются при переходе к другой записи или при закрытии формы или таблицы. При изменении записи в Access отображается символ карандаша в области выделения записей слева от текущей записи. При переходе к другой записи этот символ исчезает, что означает, что внесенные изменения были сохранены.

В следующей таблице показаны некоторые символы области выделения записей.

Символ

Значение

Индикатор текущей записи

Текущая запись; появление этого маркера означает, что запись сохранена. Текущая запись обозначается изменением цвета области выделения записи.

Индикатор изменяемой записи

Запись редактируется; изменения в записи еще не сохранены.

Индикатор блокировки записи

Запись заблокирована другим пользователем; изменение записи невозможно.

Индикатор новой записи

Новая запись, в которую можно ввести данные.

Индикатор первичного ключа

Поле первичный ключ; содержит значение, однозначно определяющее запись.

Примечание : Если необходимо сохранить изменения в записи без перемещения в другую запись, на вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Сохранить запись.

К началу страницы

Отмена изменений

Если данные были введены неверно, можно отменить внесенные изменения. Например, чтобы отменить изменения при редактировании данных в поле, следует нажать кнопку Отменить на панели быстрого доступа или нажать клавишу ESC. Чтобы отменить все изменения, внесенные в запись, нажмите клавишу ESC еще раз. Даже после сохранения изменений или после перехода на другую запись все еще можно отменить изменения, внесенные в предыдущую запись, нажатием кнопки Отменить на панели быстрого доступа. Однако после начала редактирования другой записи, применения или снятия фильтра либо при переключении на другое окно или вкладку документа изменения становятся постоянными.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×