Добавление в базу данных Access сведений, полученных по электронной почте

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Приложение Microsoft Access 2010 в сочетании с Microsoft Outlook 2010 позволяет собирать и обновлять данные с помощью электронной почты. В Access можно в пошаговом режиме создать форму для сбора данных и отправить ее в сообщении электронной почты. Получив от адресатов заполненные формы, можно автоматически обработать собранные данные и сохранить их в выбранной базе данных Access. Такой способ сбора данных позволяет сэкономить время и усилия, которые обычно приходится тратить на копирование и вставку данных или их ручную обработку. Далее описано несколько ситуаций, в которых можно воспользоваться таким способом сбора данных.

Опросы   : можно сделать опрос и компиляции результаты путем создания базы данных Access с таблицами, необходимые для хранения результатов и с помощью мастера создания форм опросов и выслать их участники опроса. При ответе участников, данным опроса автоматически сохраняется в базе данных.

Отчеты о состоянии   : будь то состояние последней уровня запасов или актуальную информацию на текущие проблемы группы можно хранить сообщает путем отправки сообщения электронной почты, сообщения, содержащие сведения о текущем через определенные интервалы.

Управление события   : когда упорядочение конференц-связи или обучения и другими событиями, можно отправлять одну или несколько форм по электронной почте сообщение для сбора контактной информации, путешествия и гостиницы информации и т. д. Если вы решили автоматически обрабатывать ответы,-могут в любой момент изменить настройки, не тратя времени на уведомит участников и всегда у вас есть доступ к данным последней целях решения.

В этой статье описано, что необходимо для использования данной функции, как приступить к ее использованию с помощью мастера, а также приведены дополнительные инструкции, позволяющие лучше понять, что означают те или иные параметры в мастере.

Примечание : Вы не сможете добавить собранные данные, если получатель используется Hotmail или Yahoo отправить форму сбора данных.

Подготовка

Если вы впервые пытаетесь организовать сбор данных по электронной почте, выполните указанные ниже действия.

  1. Проверьте, установлены ли на компьютере указанные ниже приложения.

    • Access 2007 или Access 2010.

    • Outlook 2007 или Outlook 2010. На компьютере, который используется для отправки сообщений электронной почты, должно быть установлено и настроено приложение Outlook. Если оно установлено, но не настроено, запустите его и выполните инструкции мастера начальной настройки Outlook. Инструкции по работе с этим мастером см. в справке Outlook.

    • Если предполагается использовать форму InfoPath, установите приложение InfoPath 2007 или его более позднюю версию. У получателей формы также должно быть установлено приложение InfoPath.

    • Для просмотра и редактирования формы у получателей сообщения электронной почты должно быть установлено приложение InfoPath или почтовый клиент, поддерживающий формат HTML.

      Форма, использованная для сбора данных по электронной почте не формы Access. Мастер создает специальные формы в формате HTML или InfoPath.

      Укажите конечную базу данных. База данных может иметь формат MDB или ACCDB. Кроме того, поддерживаются файлы MDE и ACCDE. Если нежелательно использовать существующую базу данных, создайте новую.

  2. Определение или создание таблицы, которые вы хотите заполняются данными из ответов электронной почты. Если выполняется сбор данных для существующие таблицы обеспечить таблицы не только для чтения и у вас есть необходимые разрешения для добавления или обновления их содержимое.

Примечание :  По электронной почте нельзя собирать данные из полей типа "Вложение", "Счетчик", "Объект OLE" и полей, одновременно допускающих несколько значений.

Если вашей операции сбора данных заполняет двух или нескольких таблиц, необходимо создать запрос на выборку и использовать его в качестве источника записей для формы. Убедитесь, что запрос включает в себя все необходимые поля из базовой таблицы. Если вы используете существующего запроса, убедитесь, запрос не только для чтения и у вас есть необходимые разрешения для добавления или обновления ее содержимого. Дополнительные сведения о создании запрос, основанный на двух или нескольких таблиц читайте в статье Знакомство с запросами.

Данные следует сохранять в виде новых записей в указанных ниже ситуациях.

  • Данными будут заполняться несколько таблиц.

  • В конечной таблице нет поля первичного ключа. Значения поля первичного ключа необходимы для сопоставления каждого ответа с существующей записью. Если в конечной таблице отсутствует поле первичного ключа, добавьте его или сделайте им существующее поле с уникальными значениями.

  • В конечной таблице отсутствуют записи. Если таблица пуста, мастер предполагает, что необходимо добавить записи.

  • Адреса электронной почты получателей не хранятся в отдельном поле базы данных. При сборе данных для обновления записей ручной ввод адресов в сообщение, созданное мастером, не поддерживается. Поле адреса должно существовать в конечной таблице либо в таблице, связанной с конечной.

К началу страницы

Начало работы

  1. Откройте базу, в которую будут сохраняться собранные данные.

  2. Если данные будут добавляться в одну таблицу, выделите ее в области навигации. Для заполнения нескольких связанных таблиц выделите связанный с ними запрос.

  3. Чтобы запустить мастер, выполните одно из указанных ниже действий.

    • На вкладке Внешние данные в группе Сбор данных нажмите кнопку Создать сообщение.

    • Щелкните правой кнопкой мыши таблицу или запрос, а затем щелкните элемент Сбор и обновление данных по электронной почте.

      Примечание : Если таблица не содержит все поля или только имеет "Счетчик", поле объекта OLE, вложений или многозначные типы полей подстановки, Access отображает следующее сообщение: выбранной таблицы или запроса не все поля, которые поддерживают сбор данных по электронной почте.

Если таблица содержит поля, поддерживающие сбор данных, запустится мастер. Если конечная таблица поддерживает и добавление, и обновление данных, мастер в пошаговом режиме поможет настроить сбор данных по электронной почте.

В приведенных ниже разделах представлены ответы на вопросы, которые могут возникнуть на каком-либо из семи основных этапов данного процесса.

  1. Выбор типа отправляемой формы для ввода данных

  2. Сбор новых данных или обновление существующих

  3. Укажите нужные собранных данных

  4. Выбор автоматического или ручного способа обработки данных

  5. Выбор способа указания адресов электронной почты получателей

  6. Проверка и настройка списка получателей

  7. Создание и отправка сообщения электронной почты

К началу страницы

Выбор типа отправляемой формы для ввода данных

Выберите тип формы, руководствуясь соображениями собственного удобства и удобства потенциальных получателей.

Выберите HTML-формы    HTML-формы можно просматривать и редактировать любым пользователем, проверку которого почтовым клиентом поддерживает HTML

Выберите Microsoft InfoPath формы    Вы увидите этот параметр, только если InfoPath установлена на вашем компьютере. Выберите этот параметр только в том случае, если все получатели InfoPath Outlook установлено и на свой компьютер. Форма InfoPath предлагает лучше ввода данных и среда редактирования

Следующая страница мастера зависит от того, поддерживается ли для конечного объекта обновление данных. Если объект представляет собой запрос на основе нескольких таблиц или таблицу, не имеющую ключевых полей или не содержащую записей, то мастер предполагает, что требуется добавить новые записи и предлагает выбрать поля формы. Во всех остальных случаях перед выбором полей формы мастер предлагает указать, какой способ сбора данных будет использоваться: добавление или обновление.

К началу страницы

Сбор новых данных или обновление существующих

Укажите, что следует делать с данными. Тип используемой формы определяет, сколько новых записей может отправить получатель в одном ответе. При обновлении данных число записей, подлежащих обновлению получателем, определяет количество заполненных форм, которые будут включены в сообщение.

Примечание : Чтобы добавить новые записи, введите адреса электронной почты в поле адреса создаваемого сообщения. Для обновления существующих данных адреса электронной почты получателей должны храниться в поле базовой таблицы, запроса либо связанной таблицы.

К началу страницы

Выбор собираемых данных

Включать в форму все поля базовой таблицы или запроса необязательно, однако должны выполняться указанные ниже условия.

  • Обязательные поля:    Поля, помеченные символом звездочки (*), являются обязательными. При сборе новые записи мастера будут автоматически выбраны все поля, свойства которого требуется задано значение Да. Если любой записи обязательные поля пусты, приложению Access не удается добавить запись в таблице.

  • Неподдерживаемые типы полей:    Вы не сможете включать определенные типы полей в форме, например "Счетчик", поле объекта OLE, вложения или поля подстановок, одновременно допускающем несколько значений.

  • Поле первичного ключа:    Пользователь получает возможность введите значение в поле при добавлении записей, однако; ответ не удалось обработать, если указанное значение уже используется.

    Примечание : Для каждого включаемого в форму поля в разделе Свойства поля укажите метку и установите флажок Только чтение, чтобы запретить изменение содержащихся в нем данных.

К началу страницы

Выбор автоматического или ручного способа обработки данных

Ответы могут обрабатываться автоматически или вручную. В первом случае при получении ответов приложения Outlook и Access вместе экспортируют данные в конечные таблицы базы данных. Автоматическая обработка позволяет существенно сократить затраты времени и труда. Обработка вручную сводится к ручному запуску операции экспорта для передачи данных из указанной папки Outlook в конечную таблицу Access.

Ответы успешно экспортируются в конечную таблицу из почтового ящика в момент получения при соблюдении указанных ниже условий.

  • Должно быть запущено приложение Outlook. В противном случае обработка начнется при следующем запуске Outlook.

  • Приложение Access не должно быть защищено паролем или открыто в режиме монопольного доступа. После отправки сообщений электронной почты нельзя изменять имя и расположение базы данных.

  • После отправки сообщений электронной почты нельзя изменять имена таблиц и запросов, а также свойства полей, включенных в форму.

  • Необходимо иметь соответствующие разрешения на добавление или обновление содержимого базовых таблиц или запроса.

    Примечание : Если автоматическая обработка не выполняется, попытайтесь устранить все ошибки и запустите вручную экспорт ответов, которые не прошли автоматическую обработку. Все ответы, которые поступят в почтовый ящик после устранения проблем, будут обработаны автоматически.

Задание свойств, управляющих автоматической обработкой ответов

Чтобы выбрать другую папку Outlook с ответами, на странице мастера Укажите способ обработки ответов щелкните имя папки. Укажите другую папку в диалоговом окне Выбор папки или нажмите кнопку Создать, чтобы создать новую папку.

В приведенной ниже таблице описаны параметры, доступные при выборе команды Задать свойства, управляющие автоматической обработкой ответов, которая позволяет изменить и настроить параметры импорта.

Параметр

Результат

Отменить ответы от пользователей, которым вы не отправляли сообщения   

Установите этот флажок, чтобы автоматически обрабатывать ответы, присланные только изначально определенными получателями сообщения. Ответы других пользователей хранятся в конечной папке, но не обрабатываются автоматически.

Принимать несколько ответов от одного получателя   

Установите этот флажок, чтобы автоматически обрабатывать только первый ответ от получателя. Второй и последующие ответы хранятся в конечной папке, но не обрабатываются автоматически.

Примечание : Этот параметр контролирует только число ответов, но не количество обрабатываемых записей в одном ответе. Иначе говоря, при рассылке формы InfoPath пользователь может прислать в одном ответе несколько записей, и все они будут автоматически обработаны приложением Access, даже если этот флажок не установлен.

Разрешить только обновление существующих данных   

Если получатели используют для обновления данных форму InfoPath, они могут отправлять записи не только для обновления существующих данных, но и для добавления новых. Установите этот флажок, чтобы обрабатывать только обновления существующих записей.

Число обрабатываемых ответов   

Введите общее число автоматически обрабатываемых ответов (от всех получателей). Чтобы автоматически обработать все ответы, укажите в текстовом поле большое значение, например 5000. Ответы, полученные после достижения заданного значения, хранятся в конечной папке, но не обрабатываются автоматически.

Дата и время остановки   

Укажите срок окончания автоматической обработки ответов на данное сообщение электронной почты. Ответы, полученные после указанной даты и времени, хранятся в конечной папке, но не обрабатываются автоматически.

Чтобы изменить значения этих параметров позже, на вкладке Внешние данные в группе Сбор данных нажмите кнопку Управление ответами. В диалоговом окне Управление сообщениями сбора данных выберите сообщение, параметры которого требуется изменить, и нажмите кнопку Параметры сообщения. Изменения, сделанные в диалоговом окне, будут применены ко всем последующим ответам на это сообщение.

Обработка ответов вручную

Чтобы самостоятельно управлять обработкой ответов, не выбирайте параметр автоматической обработки. Ответы будут храниться в указанной папке Outlook. Чтобы обработать их, необходимо вручную выделить каждый ответ и выбрать в контекстном меню команду Экспорт данных в Microsoft Access.

Иногда также может потребоваться вручную обработать ответы, не прошедшие автоматическую обработку.

При экспорте данных необходимо иметь в виду указанные ниже моменты.

  • База данных Access не должна быть открыта в режиме монопольного доступа. Кроме того, ее имя и расположение нельзя изменять после отправки сообщений электронной почты.

  • После отправки сообщений электронной почты нельзя изменять имена таблиц и запросов, а также свойства полей, включенных в форму.

  • Необходимо иметь соответствующие разрешения на добавление или обновление содержимого базовых таблиц или запроса.

К началу страницы

Выбор способа указания адресов электронной почты получателей

При сборе только новых данных указать адреса электронной почты можно двумя способами, которые указаны ниже.

  • Ввод отдельных адресов в сообщении электронной почты Outlook или выбор адресов из адресной книги.

  • Использование поля адреса электронной почты в таблице или запросе текущей базы данных Access.

    Примечание : При сборе данных для обновления существующих записей это диалоговое окно не отображается, поскольку в этом случае адреса электронной почты получателей должны быть доступны в виде поля базы данных.

Ввод адресов электронной почты непосредственно в Outlook

Указывая получателей в приложении Outlook, можно просмотреть и настроить сообщение перед отправкой. Тело сообщения электронной почты содержит краткий вводный текст и форму. Вносить изменения в форму сообщения не рекомендуется. Изменение структуры формы может нарушить обработку ответа.

Использование адресов электронной почты, хранимых в поле базы данных

Возможность выбрать связанные таблицы ссылается на таблицы, которые связаны. Чтобы просмотреть или изменить связи таблиц в базе данных, на вкладке Инструменты базы данных. в группе отношения выберите элемент Схема данных

Дополнительные сведения о связях см. в статье Общие сведения о связях между таблицами.

К началу страницы

Проверка и настройка списка получателей

На последнем этапе необходимо проверить сообщение электронной почты, внести в него изменения, окончательно настроить список получателей, а затем отправить сообщение для сбора данных.

Создание и отправка сообщения электронной почты

Когда мастер сообщит о том, что можно создать сообщение электронной почты, и покажет, как проверить его состояние с помощью команды Управление ответами, могут появиться предупреждающие сообщения. В приведенной ниже таблице описаны эти предупреждения, а также действия, которые помогут устранить возникшие проблемы.

Предупреждение сообщение

Описание

S решение

Некоторые записи не содержат допустимых адресов в поле адреса электронной почты. Для этих столбцов не будут возвращаться данные.

Выбранное поле адресов содержит пустые значения.

Если нужно собрать данные для каждой записи, закройте мастер и замените пустые значения адресами электронной почты. Затем снова запустите мастер.

В настоящий момент база данных заблокирована; до тех пор, пока блокировка не будет снята, автоматическая обработка работать не будет.

База данных открыта в режиме монопольного доступа.

Приложение Access не может добавлять или обновлять записи, если база данных открыта в режиме монопольного доступа, поэтому автоматическая обработка сообщений невозможна. Закройте базу данных и откройте ее с общим доступом сразу после отправки сообщения.

Это сообщение может содержать конфиденциальные данные

Сбор данных осуществляется для обновления существующих записей, и форма, которую требуется отправить, будет заполнена имеющимися данными.

Если в некоторых полях содержатся конфиденциальные данные, вернитесь к тому этапу работы мастера, на котором были выбраны поля с конфиденциальными данными, и удалите их из формы.

После проверки и настройки сообщения можно отфильтровать содержимое поля адреса электронной почты и указать получателей. Выберите нужные адреса электронной почты, установив соответствующие флажки. Если программа выдает диалоговое окно со списком недействительных адресов электронной почты, запишите их и нажмите кнопку Выход. Проверьте недействительные адреса, внесите в них необходимые изменения и попытайтесь отправить сообщение снова.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×