Добавление в базу данных Access сведений, полученных по электронной почте

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Вы можете собирать и обновлять сведения по электронной почте с помощью Microsoft Access 2007 или Access 2010 с Microsoft Outlook 2007 или Microsoft Outlook 2010. Access поможет вам создать форму сбора данных и отправить форму в сообщении электронной почты. Когда получатели электронной почты возвращают заполненные формы, вы можете настроить автоматическое обработку собранных данных и их сохранение в определенной базе данных Access. Этот метод сбора данных позволяет экономить время и усилия, которые обычно вовлечены в операцию копирования и вставки, а также процесс ввода данных вручную. Ниже перечислены некоторые ситуации, в которых можно использовать этот процесс для сбора данных.

Опросы    Вы можете выполнить опрос и скомпилировать результаты, создав базу данных Access с необходимыми таблицами, чтобы сохранить результаты, а затем с помощью мастера создать форму опроса, а затем отправить их по почте участникам опроса. Когда участники отвечают, данные опроса автоматически сохраняются в базе данных.

Отчеты о состоянии    Независимо от того, является ли это Последнее состоянием уровня запасов или актуальными сведениями о проблемах, связанных с ожидающими проблемами, ваша команда может информировать Вас о том, что вы задаете сообщения электронной почты, которые содержат текущие сведения через регулярные интервалы времени.

Управление событиями    Если вы организуете собрание или обучение или другие события, вы можете отправить одну или несколько форм в виде сообщения электронной почты, чтобы собрать контактные данные, настройки командировок и гостиниц и т. д. Если вы хотите, чтобы ответы автоматически обрабатывались, участники смогут в любое время изменить свои предпочтения, не уведомляя вас, и у вас будет доступ к последним данным в целях принятия решений.

В этой статье объясняется, что необходимо для использования этого процесса, как приступить к работе с мастером, а затем приведены дополнительные сведения о различных действиях, которые помогут вам выбрать наиболее подходящие элементы, следуя инструкциям мастера.

Примечание: Вы не сможете добавить собранные данные, если ваш получатель использовал для отправки вам форму сбора данных с помощью Hotmail или Yahoo.

Подготовка

Если вы впервые собираете данные с помощью сообщений электронной почты, выполните указанные ниже действия.

  1. Убедитесь, что на компьютере установлены следующие приложения:

    • Доступ к 2007 или Access 2010.

    • Outlook 2007 или Outlook 2010. Необходимо установить и настроить приложение Outlook на компьютере, который используется для отправки сообщений электронной почты. Если приложение Outlook установлено, но еще не настроено, запустите Outlook и следуйте инструкциям мастера начальной настройки Outlook. Дополнительные сведения о мастере см. в справке Outlook.

    • Если вы планируете использовать форму InfoPath, убедитесь в том, что на компьютере установлено приложение InfoPath 2007 или более поздней версии, а для этого получателя потребуется установить приложение InfoPath.

    • Для просмотра и редактирования у получателей электронной почты должно быть установлено приложение InfoPath или почтовый клиент, поддерживающий формат HTML на их компьютерах.

      Форма, используемая для сбора данных по электронной почте, не является формой Access. Мастер создаст специальную форму в формате HTML или InfoPath.

      Определить конечную базу данных. База данных может быть в формате MDB или ACCDB. Кроме того, поддерживаются файлы MDE и ACCDE. Если вы не хотите использовать существующую базу данных, необходимо создать новую.

  2. Найдите или создайте таблицы, которые вы хотите заполнить данными из ответов на сообщения электронной почты. При сборе данных существующие таблицы, убедитесь в том, что таблицы не предназначены только для чтения и у вас есть необходимые разрешения для добавления или обновления их содержимого.

Примечание: Не удается собрать сообщения электронной почты для объектов "вложение", "Счетчик", "OLE" и "многозначный тип поля"

Если операция сбора данных заполнена двумя или более таблицами, необходимо создать запрос на выборку и использовать его в качестве источника записей формы. Убедитесь, что в запрос включены все обязательные поля из базовых таблиц. Если вы используете существующий запрос, убедитесь в том, что запрос не является доступным только для чтения и что у вас есть необходимые разрешения для добавления или обновления его содержимого. Дополнительные сведения о создании запроса на основе нескольких таблиц см. в статье Знакомство с запросами.

Храните данные в виде новых записей в перечисленных ниже ситуациях.

  • Если данные заполняют несколько таблиц.

  • Если у целевой таблицы нет поля первичного ключа. Значения первичных ключей необходимы для сопоставления каждого ответа с существующей записью. Если у целевой таблицы нет поля первичного ключа, добавьте его сейчас или назначьте существующее поле с уникальными значениями в качестве первичного ключа.

  • Если в целевой таблице нет записей. Если таблица пустая, в мастере предполагается, что вы хотите добавить записи.

  • Если адреса электронной почты получателей не хранятся в базе данных в виде поля. При сборе данных для обновления записей вы не сможете вручную вводить адреса в сообщении, созданном мастером. Поле Address должно находиться в целевой таблице или в таблице, которая содержит связь с целевой таблицей.

К началу страницы

Приступая к работе

  1. Откройте базу данных, в которой будут храниться собранные данные.

  2. Чтобы добавить данные в отдельную таблицу, выберите таблицу в области навигации. Чтобы заполнить несколько связанных таблиц, выберите запрос, связанный с этими таблицами.

  3. Выполните одно из следующих действий, чтобы запустить мастер.

    • На вкладке Внешние данные в группе сбор данных нажмите кнопку создать сообщение электронной почты.

    • Щелкните таблицу или запрос правой кнопкой мыши и выберите команду собрать и обновить данные по электронной почте.

      Примечание: Если таблица не содержит ни одного поля или только имеет типы полей "Счетчик", "объект OLE", "вложение" и "многозначный", в приложении Access отображается следующее сообщение: в выбранной таблице или запросе нет полей, которые поддерживают сбор данных по электронной почте. .

Если таблица содержит поля, которые поддерживают сбор данных, мастер запустится. Если конечная таблица поддерживает и добавление, и обновление данных, мастер поможет вам выполнить необходимые действия для сбора данных по электронной почте.

Используйте следующие разделы, чтобы получить ссылки на все вопросы, которые могут быть выполнены с помощью указанных ниже семи основных действий.

  1. Выбор типа формы для ввода данных, которую вы хотите отправить

  2. Укажите, следует ли собрать новые данные или обновить существующие данные.

  3. Указание данных, которые требуется собрать

  4. Настройка автоматической или ручной обработки данных

  5. Укажите, как вы хотите задать адреса электронной почты получателей.

  6. Просмотр и указание списка получателей

  7. Создание и отправка сообщения электронной почты

К началу страницы

Выбор типа формы для ввода данных, которую вы хотите отправить

Выберите тип формы в зависимости от того, как они запросты в использовании и для всех получателей.

Выбор HTML-формы    HTML-форма может просматриваться и редактироваться любым пользователем, чей почтовый клиент поддерживает HTML.

Выбор формы Microsoft InfoPath    Этот параметр отображается только в том случае, если на компьютере установлено приложение InfoPath. Выберите этот параметр, только если все получатели установили приложение InfoPath и приложение Outlook на своих компьютерах. Форма InfoPath предлагает лучшую среду для ввода данных и редактирования.

Страница мастера, отображаемая в зависимости от того, поддерживает ли целевой объект обновление данных. Если объект является запросом, основанным на двух или более таблицах, или таблица, в которой нет поля первичного ключа или нет записей, в мастере предполагается, что вы хотите добавить новые записи и предложит выбрать поля формы. Во всех остальных случаях мастер предлагает указать, хотите ли вы добавить или обновить данные перед выбором полей формы.

К началу страницы

Укажите, следует ли собрать новые данные или обновить существующие данные.

Укажите, что вы хотите сделать с данными. Тип используемой формы влияет на количество новых записей, которые получатель может отправить вам в одном ответе. При обновлении данных количество записей, которые должны быть обновлены получателем, определяет количество предварительно завершенных форм, которые будут включены в сообщение.

Примечание: Для добавления новых записей введите адреса электронной почты в поле адрес сообщения электронной почты, когда оно будет создано. Для обновления существующих данных адреса электронной почты получателей должны храниться как поля в базовой таблице или запросе, а также в связанной таблице.

К началу страницы

Выбор данных для сбора

При выборе полей, которые нужно включить в форму, не обязательно включать все поля, которые существуют в базовой таблице или запросе в форме. Тем не менее должны выполняться следующие условия:

  • Обязательные поля:    Поля, помеченные звездочкой (*), являются обязательными полями. При сборе новых записей мастер автоматически включит все поля, для которых требуется задать значение Да. Если обязательные поля записи пусты, Access не добавляет запись в таблицу.

  • Неподдерживаемые типы полей:    Вы не сможете включать в форму определенные типы полей, такие как, например, "Счетчик", "вложение", "объект OLE" или "многозначные поля подстановки".

  • Поле первичного ключа:    Пользователь сможет вводить значение в поле при добавлении записей; ответ не будет обработан, если указанное значение уже используется.

    Примечание: Для каждого из включенных полей в разделе Свойства поля укажите метку и щелкните только для чтения, если вы не хотите, чтобы пользователь сам изменил данные в этом поле.

К началу страницы

Настройка автоматической или ручной обработки данных

Можно выбрать автоматическую или ручную обработку ответов. Автоматическая обработка означает, что когда вы получаете ответы, Outlook и Access совместно работают над экспортом данных в конечные таблицы в базе данных. Автоматическая обработка позволяет экономить время и усилия. Ручная обработка означает, что вы запускаете операцию экспорта для передачи данных из указанной папки в Outlook в целевую таблицу Access.

Ответы успешно экспортируются в целевую таблицу, так как в момент получения ответов на ваш почтовый ящик выполняются следующие условия:

  • На вашем компьютере должна быть установлена программа Outlook. Если приложение Outlook не запущено, обработка начнется в следующий раз при запуске Outlook.

  • Access не должен быть защищен паролем и не должен открываться в монопольном режиме. После отправки сообщения электронной почты имя или расположение базы данных не должно изменяться.

  • Имена таблиц и запросов, а также свойства полей, включенных в форму, не должны изменяться после отправки сообщения электронной почты.

  • У вас есть необходимые разрешения на добавление или обновление содержимого базовых таблиц и запросов.

    Примечание: Если автоматическая обработка не удалась, попробуйте устранить все проблемы, а затем вручную экспортируйте ответы, по которым произошел сбой. Любые ответы, которые попадут в папку "Входящие" после устранения неполадок, будут автоматически обработаны.

Задание свойств, управляющих автоматической обработкой ответов

Чтобы указать другую папку Outlook, в которой хранятся ответы, на странице " Укажите, как вы хотите обработать ответы в мастере щелкните имя папки. В диалоговом окне Выбор папки выберите другую папку или нажмите кнопку создать, чтобы создать новую папку.

Если нажать кнопку задать свойства, чтобы управлять автоматической обработкой ответов для изменения или настройки параметров импорта, см. приведенную ниже таблицу, в которой можно получить сведения о доступных параметрах.

Вариант

Result (Результат)

Удалять ответы из тех, которым не отправлялись сообщения   

Установите этот флажок, если вы хотите, чтобы автоматически обрабатывались только те ответы, которые были отправлены исходными получателями сообщения. Ответы от других пользователей хранятся в конечной папке, но не обрабатываются автоматически.

Принятие нескольких ответов от одного получателя   

Установите этот флажок, если хотите автоматически обрабатывать только первый ответ от каждого получателя. Второй и последующие ответы хранятся в конечной папке, но не обрабатываются автоматически.

Примечание: Этот параметр задает только количество ответов, а не количество записей в одном ответе, которые обрабатываются. Другими словами, если вы отправите форму InfoPath, пользователь сможет отправлять вам несколько записей в одном ответе и автоматически обрабатывает все записи в ответе, даже если этот флажок не установлен.

Разрешить только обновления существующих данных   

Если получатели используют форму InfoPath для обновления данных, они могут отправлять новые записи в дополнение к обновлениям существующих записей. Установите этот флажок, чтобы обработать только обновления существующих записей.

Количество обрабатываемых ответов   

Введите общее количество ответов (для всех получателей), которые нужно автоматически обработать. Если вы хотите, чтобы все ответы автоматически обрабатывались, введите в текстовое поле большое значение, например 5000. Ответы, полученные после наступления заданного значения, сохраняются в конечной папке, но не обрабатываются автоматически.

Дата и время остановки   

Указание времени отмены автоматической обработки ответов для этого сообщения электронной почты. Ответы, полученные после этой даты и времени, сохраняются в конечной папке, но не обрабатываются автоматически.

Чтобы изменить эти параметры позже, на вкладке Внешние данные в группе сбор данных нажмите кнопку Управление ответами. В диалоговом окне Управление сообщениями сбора данных выберите сообщение, для которого вы хотите изменить параметры, и нажмите кнопку Параметры сообщения. Изменения, внесенные в диалоговом окне, влияют на все последующие ответы, полученные за сообщение.

Обработка ответов вручную

Чтобы управлять тем, когда и какие ответы обрабатываются, не выбирайте параметр автоматических процессов. Ответы будут храниться в указанной папке в Outlook до тех пор, пока вы не щелкните правой кнопкой мыши каждый ответ в папке, а затем в контекстном меню выберите команду экспортировать данные в Microsoft Access.

В некоторых случаях может также потребоваться вручную обработать ответы, которые не удалось автоматически обработать.

Обратите внимание на следующее, прежде чем экспортировать данные.

  • Базу данных Access не следует открывать в монопольном режиме, а имя или расположение базы данных не должно изменяться после отправки сообщения электронной почты.

  • Имена таблиц и запросов, а также свойства полей, включенных в форму, не должны изменяться после отправки сообщения электронной почты.

  • У вас есть необходимые разрешения на добавление или обновление содержимого базовых таблиц и запросов.

К началу страницы

Укажите, как вы хотите задать адреса электронной почты получателей.

Если вы собираете только новую информацию, вы можете указать адреса электронной почты двумя способами.

  • Введите адреса электронной почты по отдельности в сообщении электронной почты Outlook или выберите их в адресной книге.

  • Используйте поле "адрес электронной почты" в таблице или запросе текущей базы данных Access.

    Примечание: При сборе данных для обновления существующих записей это диалоговое окно не отображается, так как адреса электронной почты получателей должны быть доступны в качестве полей базы данных.

Ввод адресов электронной почты непосредственно в Outlook

Если получатели указаны в Outlook, можно предварительно просмотреть и настроить сообщение, прежде чем отправлять его. В тексте сообщения электронной почты содержится краткое введение и форму. Не рекомендуется вносить изменения в форму. Изменения, внесенные в структуру формы, могут привести к тому, что ответ не будет обработан.

Использование адресов электронной почты, хранящихся в поле базы данных

Возможность выбрать связанную таблицу относится к связанным таблицам. Чтобы просмотреть или изменить связи между таблицами в базе данных, на вкладке Работа с базами данных в группе отношения выберите элемент схема.

Дополнительные сведения о связях см. в статье сведения о связях между таблицами.

К началу страницы

Просмотр и указание списка получателей

В последнем основном действии можно выполнить предварительный просмотр и настройку сообщения электронной почты, настроить список получателей, а затем отправить сообщение сбора данных.

Создание и отправка сообщения электронной почты

Когда мастер сообщает о том, что вы можете создать сообщение электронной почты, а также о том, как просмотреть состояние электронной почты с помощью команды " Управление ответами ", могут появиться некоторые предупреждения. В приведенной ниже таблице описаны все предупреждения и действия, которые можно предпринять для их устранения.

Warning (предупреждение ) сообщение об ошибке

Описание

S олутион

Некоторые записи не содержат действительный адрес в указанном поле адреса электронной почты. Для этих строк никакие данные не возвращаются.

Выбранное поле адреса электронной почты содержит значения NULL.

Если вы хотите собрать данные для каждой записи, закройте мастер и замените значения NULL адресами электронной почты. Затем снова запустите мастер.

В настоящее время у вас есть монопольная блокировка для базы данных; Автоматическая обработка завершится ошибкой, пока блокировка не будет отпущена.

В данный момент база данных открыта в монопольном режиме.

Если вы решили, что ответы автоматически обрабатывались, обработка завершится ошибкой, так как приложению Access не удается добавить или обновить базу данных, которая имеет эксклюзивную блокировку. Закрытие и повторное открытие базы данных в неисключительном режиме сразу после отправки сообщения

Эти сообщения электронной почты могут содержать конфиденциальные или конфиденциальные данные.

При сборе данных для обновления существующих записей форма, которую вы собираетесь отправить, будет предварительно завершена с существующими данными.

Если некоторые поля формы содержат конфиденциальные данные, вернитесь к шагу мастера, в котором были выбраны поля, и удалите из формы поля, содержащие конфиденциальные данные.

После предварительного просмотра и настройки сообщения можно отфильтровать поле адрес электронной почты и выбрать получателей. Выберите адреса электронной почты, которые вы хотите использовать, установив соответствующие флажки. Если появится диалоговое окно со списком адресов электронной почты, запишите адреса из списка и нажмите кнопку выход. Проверьте недопустимые адреса, внесите необходимые исправления и повторите отправку сообщения.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×