Добавление в базу данных одной или нескольких записей

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

В этой статье объясняется, как можно ввести данные в базе данных Access и общие сведения, необходимые для изучения различных процессов ввода данных. Также в статье объясняется, как использовать несколько способов ввода данных в Access.

В этой статье

Основы добавления записей

Добавление записей в таблицу в режиме таблицы

Добавление записей с помощью формы

Редактирование элементов в поле подстановки

Введите пустые строки

Добавление записей с помощью импорта или связывания данных

Методы для экономии времени при вводе данных

Начальные сведения о добавлении записей

Чтобы правильно и быстро вводить данные в базу данных Access, полезно в общих чертах понять, как она работает. Сведения, приведенные ниже, поясняют основные принципы структуры и разработки базы данных, которые определяют способы ввода данных.

Как структура базы данных влияет на ввод данных

Базы данных Access не является файлом в том же смысле как документ Microsoft Word или набор слайдов Microsoft PowerPoint. Вместо этого представляет собой набор объектов базы данных Access — таблиц, форм, отчетов, запросов и т. д., необходимо совместная работа в базе данных для правильной работы.

Кроме того, эти объекты должны подчиняться определенному набору принципов разработки, иначе база данных будет работать плохо или не будет работать вовсе. В свою очередь, от этих принципов зависят способы ввода данных. В ходе работы с базами данных помните о следующем.

  • В Access все данные хранятся в одной или нескольких таблицах. Число таблиц определяется структурой базы данных и уровнем ее сложности. Хотя просматривать данные можно в форме, отчете или результатах, возвращаемых запросом, хранятся все данные Access только в таблицах и других объектах базы данных, основанных на этих таблицах.

  • Каждая таблица должна принимать только один вид данных. Например, таблица сведений о деловых контактах не должна содержать данные о продажах. В противном случае найти нужные данные будет трудно, а то и невозможно.

  • Обычно каждое из полей таблицы принимает только данные одного типа. Например, нельзя хранить примечания в поле, предназначенном для чисел. При попытке ввести текст в такое поле отображается сообщение об ошибке. Однако это правило не нужно понимать жестко и однозначно. Например, можно хранить числа (такие как почтовые индексы) в поле с текстовым типом данных, но нельзя выполнять вычисления с такими числами.

  • С некоторыми исключениями полей в записи следует принять только одно значение. Например не можно ввести несколько адресов в поле адрес. Это в отличие от Microsoft Excel, где по умолчанию, можно ввести число имена или адреса или изображений в одной ячейке Если установил эту ячейку для принятия ограниченный типов данных.

    Тем не менее можно ввести список элементов с разделителями в полях установлено в тип данных текст или заметки. Кроме того Access предоставляет функцию многозначное поле. Многозначные поля использование присоединение нескольким элементам данных одну запись, а также создание списков, допускающие несколько значений. Например можно прикрепить набор слайдов Microsoft PowerPoint и любое число изображений в запись в базе данных. Можно также создать список имен и выберите столько локальные имена, при необходимости. Использование многозначных полей может показаться разрыва правила структуры базы данных, так как можно хранить более чем одна запись в поле таблицы, но фактически не так как Access применит их «в скрытом» путем сохранения данных в таблицах специальные, скрытые.

  • В более ранних версиях Access (до 2007 г.) приходилось разработка и создание по крайней мере одну таблицу, прежде чем можно ввести данные. Было решить, какие поля для добавления в таблицу и настроенные типы данных для каждого поля. В новых версиях Access теперь можно открыть пустую таблицу и начните ввод данных. Тип данных для поля на основании вы вводите определит Access.

Дополнительные сведения

Сведения в этом разделе касается структуры базы данных, конструктор таблиц и функцию многозначные поля.

Следующие ссылки позволяют перейти к статьям, в которых приведены дополнительные сведения по этим темам:

Как способ ввода данных зависит от их типа

При разработке таблицы базы данных для каждого поля этой таблицы выбирается тип данных, чтобы сделать ввод данных более точным. Предположим, что была открыта пустая таблица и в нее были введены цифры продаж. Приложение Access присваивает этому полю тип данных «Числовой». Если затем пользователь попытается ввести в это поле текст, в Access появится сообщение об ошибке и пользователь не сможет сохранить измененную запись.Этот механизм помогает защитить данные. 

Показать, как просматривать типы данных

В области переходов выполните одно из действий, указанных ниже.

  • Дважды щелкните таблицу, который нужно выяснить, откройте таблицу в режиме таблицы. На вкладке поля в группе Форматирование найдите значение в списке тип данных. Обратите внимание, если вы используете Access 2007 вы найдете этого списка на вкладке таблицы в группе Форматирование и типов данных. Значение изменяется, когда вы установите курсор в различные поля в таблице. На приведенном рисунке показан список:

    Список «Тип данных»

  • Щелкните правой кнопкой мыши нужную таблицу и выберите команду Конструктор.

    Таблица будет открыта в сетке конструктора, в верхней части которой отображается имя и тип данных для каждого поля таблицы. На этом рисунке показано, как выглядит таблица в сетке конструктора.

    Поля в режиме конструктора

Тип данных для каждого поля таблицы, которое предоставляет первого уровня контролировать что можно и нельзя ввести в поле. В некоторых случаях таких как при работе с полей Memo, можно ввести все данные, которые вы хотите. В других случаях таких как при работе с помощью поля "Счетчик", введите данные в поле препятствует вводу любые сведения о вообще. В следующей таблице перечислены типы данных, Access предоставляет и описано их влияние на ввод данных.

Тип данных

Влияние на ввод данных

Текстовый

Текстовые поля принять текстовых или числовых знаков, включая с разделителями списки элементов. В текстовом поле принимает меньшее количество знаков, чем полей Memo — от 0 до 255 знаков. В некоторых случаях можно использовать функции преобразования для выполнения вычислений на данные в текстовом поле. Обратите внимание на то, начиная с Access 2013, текстовые данные, которые были переименованы типов, чтобы Короткий текст.

Поле MEMO

В поле этого типа можно ввести большой объем текста и числовых данных. Кроме того, если разработчик базы данных включил для такого поля поддержку форматирования текста, к тексту можно применять форматирование, которое обычно используется в текстовых редакторах, таких как Word. Можно, например, применить к определенным фрагментам текста различные шрифты и размеры шрифта, курсивное или полужирное начертание и т. д. Данные можно также разметить с помощью тегов HTML.

Кроме того полей Memo иметь свойство с именем Только на добавление. Когда вы включаете это свойство, можно добавлять новые данные в поле Memo, но не удается изменить существующие данные. Функция предназначена для использования в приложениях, например отслеживание баз данных, где необходимо сохранить постоянных запись, остается неизменным. При наведении курсора в поле Memo с Только добавление свойство включено по умолчанию, текст в поле исчезает. Любые изменения форматирования или нельзя применить к тексту.

Обратите внимание на то, начиная с Access 2013, Memo данные, которые были переименованы типов, чтобы Длинный текст.

Как и в случае с текстовыми полями, к данным в полях с типом «Поле MEMO» можно применять функции преобразования.

Числовой

В поля этого типа можно вводить только числа, и эти числа могут использоваться в вычислениях в числовых полях.

Большое число

Вы можете ввести только числа в этот тип поля и можно выполнять вычисления с значения в поле большого числа. Обратите внимание, что большое количество типы данных, доступны только в версии Access подписки Office 365.

Дата/время

В поле этого типа можно вводить только дату и время. В зависимости от параметров такого поля, заданных разработчиком, может потребоваться соблюдение следующих условий.

  • Если конструктор базы данных маски ввода для поля (ряды литерал и заполнитель символы, которые отображаются при выборе поля), необходимо ввести данные в формате, в которой содержатся маски и пробелов. Например если вы видите маски, например MMM_DD_YYYY, необходимо ввести 11 окт 2017 г. в месяцах. Невозможно ввести значения двузначным обозначением года или полное название месяца.

  • Если конструктор не была создана маски ввода для управления как ввести дату или время, можно ввести значение, используя любое допустимое формат даты или времени. Например, можно ввести 11 октября 2017 г., 10 и 11/17 11 октября, 2017 г., и т. д.

  • Конструктор базы данных может применить формат отображения в поле. В этом случае если нет маску ввода не содержится данных, можно ввести значение практически любой формат, но Access отображает даты в соответствии с формат отображения. Например можно ввести 10 или 11 и 2017 г., но может задать формат отображения, так, чтобы она отображалась значение как 11 окт 2017 г.

Денежный

В поле этого типа можно вводить только денежные величины. Обозначение денежной единицы вводится автоматически. По умолчанию в Access используется знак денежной единицы ( ¥, £, $ и т. п.), указанный в региональных параметрах Windows.

Счетчик

Нельзя ввести данные в поле этого типа или изменить их. В Access значение в поле «Счетчик» увеличивается автоматически при добавлении новой записи в таблицу.

Вычисление

Не можно ввести или изменить данные в поля этого типа в любое время. Выражение, которое вы определите определяются результаты в этом поле. Access обновляет значения в вычисляемое поле, при каждом изменении или добавлении новых записей в таблицу. Обратите внимание на то, вычисляемое типы данных были добавлены в начале доступ в Access 2010.

Логический

Если щелкнуть поле данного типа, отображается либо флажок, либо раскрывающийся список в зависимости от формата этого поля. Если установлен формат раскрывающегося списка, можно выбрать одно из значений: Да или Нет, Истина или Ложь, Включено или Выключено, также в зависимости от выбранного формата поля. Нельзя ввести значения в список или изменить их непосредственно в форме или таблице.

Поле объекта OLE

Поля этого типа используются, если необходимо отобразить данные из файла, созданного в другой программе. В поле объекта OLE можно, например, отобразить текстовый файл, диаграмму Excel или набор слайдов PowerPoint.

Для просмотра данных из других программ можно воспользоваться более быстрым, простым и гибким способом — вложениями. Дополнительные сведения см. ниже, в разделе полей типа "Вложение".

Гиперссылка

Можно вводить данные в поля этого типа, и Access переносит его в веб-адрес. Например, при вводе значения в поле Access окружающего текста с http://www..comyour_text. При вводе допустимый веб-адрес ссылки будут работать. В противном случае ссылка приведет к сообщение об ошибке. Кроме того редактировании существующих гиперссылок может быть затруднен, потому что нажмите поля «Гиперссылка» с помощью мыши запускает браузер и перейти на сайт, указанный в поле ссылка. Чтобы изменить поля «Гиперссылка», выделите смежные поля, используйте клавиши со стрелками для перемещения фокуса в поле «Гиперссылка» и нажмите клавишу F2, чтобы разрешить редактирование.

Вложение

К полю этого типа можно прикрепить данные из других программ, но в него нельзя ввести или поместить каким-либо другим способом текстовые или числовые данные.

Дополнительные сведения об использовании поля вложения читайте в статье Присоединение файлов и изображений в записи базы данных.

Мастер подстановок

Мастер подстановок не является типом данных. Он используется для создания двух типов раскрывающихся списков: списков значений и полей подстановок. В списке значений используется введенный вручную при помощи мастера подстановок список элементов с разделителями. Эти значения могут быть независимыми от других данных и объектов базы данных.

В отличие от поля подстановки использует запрос для извлечения данных из одного или нескольких других таблиц в базе данных или в другом расположении, например сервер SharePoint. Выберите поле подстановки отображает данные в раскрывающемся списке. По умолчанию мастер подстановок устанавливает для поля таблицы типу данных.

Вы можете работать с поля подстановки непосредственно в таблицах, а также в формах и отчетах. По умолчанию отобразятся значения поля подстановки в поле Тип элемента управления списком называется списком — список, содержащий направленную вниз стрелку: Пустой список подстановки . В зависимости от параметров конструктора базы данных поля подстановки и поле со списком можно изменять элементы в списке и добавление элементов в списке. Чтобы сделать это, необходимо задать свойства поля подстановки конструктора базы данных (свойство называется Ограничиться спискоми дизайнер имеет отключить соответствующую функцию).

Если не удается редактировать значений в списке подстановки непосредственно, необходимо добавить или изменить данные в списке предопределенных значений или в таблице, которая выступает в качестве источника для поля подстановок. Подробнее об этом читайте в статье Изменение элементов в поле подстановки, далее в этой статье.

Наконец, при создании поля подстановки можно задать для него поддержку одновременно нескольких значений. В этом случае получается список, в котором рядом с каждым элементом списка отображается флажок, и можно установить или снять флажки у любых элементов. На этом рисунке показан обычный список, поддерживающий одновременно несколько значений:

Список с флажками

Сведения о Создание полей подстановок, одновременно допускающем несколько значений и использование получившийся списков читайте в статьях : руководство для многозначных полейи сведений об использовании списка, который хранится несколько значений .

Примечание : Типы данных вложений, вычисляемый и большое количество недоступны в форматы файлов MDB.

Как способ ввода данных зависит от свойств поля таблицы

Кроме принципов разработки, которые определяют структуру базы данных, и типов данных, которые определяют возможность ввода тех или иных данных в поле, на способ ввода данных в базу данных Access влияют также разнообразные свойства поля.

Просмотр свойств для поля таблицы

Access предоставляет два способа просмотра свойств для поля таблицы. Можно использовать элементы управления на вкладке режим таблицы или открытии таблицы в режиме конструктора. Ниже описано, как использовать обоих способов.

Просмотр свойств таблицы на вкладке «Режим таблицы»

  1. В области переходов дважды щелкните нужную таблицу, чтобы открыть ее.

  2. Перейдите на вкладку поля и просмотреть свойства для каждого поля таблицы с помощью элементов управления в группе Форматирование. Обратите внимание, если вы используете Access 2007 вы найдете этого списка на вкладке таблицы в группе Форматирование и типов данных.

Просмотр свойств таблицы в режиме конструктора.

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу и нажмите кнопку Режим конструктора Значок кнопки в контекстном меню.

    Таблица будет открыта в сетке конструктора.

  2. В нижней части сетки щелкните вкладку Общие, если она еще не выбрана.

    -или-

    Чтобы открыть свойства поля подстановок, щелкните вкладку Подстановка.

    Поле подстановок — это поле в таблице, которое использует запрос для извлечения значений из одной или нескольких таблиц базы данных. По умолчанию поле подстановок отображает эти значения в виде списка. В зависимости от того, как разработчик базы данных настроил поле подстановок, в этом списке можно выбирать один или несколько пунктов.

В следующей таблице перечисляются свойства, оказывающие наибольшее влияние на ввод данных, и объясняется, каким образом это происходит.

Свойство

Расположение в сетке конструктора таблицы

Возможные значения

Поведение при вводе данных

Размер поля

Вкладка Общие

0-255

Ограничение на количество символов применяется только в том случае, если поле имеет тип данных «Текстовый». Если попытаться ввести больше указанного количества символов, поле обрежет их

Обязательное поле

Вкладка Общие

Да/Нет

Если это свойство включено, пользователь обязательно должен ввести значение в поле. Пока поле не заполнено, сохранение новых данных в Access невозможно. Если данное свойство не задано, поле может принимать пустые значения, то есть его можно оставить незаполненным.

Примечание : Пустое значение — это не значение, равное нулю. Нуль является цифрой, а пустое значение (null) — это отсутствующее, неопределенное или неизвестное значение.

Пустые строки (Allow zero length strings)

Вкладка Общие

Да/Нет

Если это свойство включено, можно вводить строки нулевой длины — строки, не содержащие никаких знаков. Чтобы создать строку нулевой длины, введите в поле пару двойных кавычек ("").

Индексировано

Вкладка Общие

Да/Нет

Если поле таблицы индексируется, оно не допускает повторяющихся значений. Индекс можно создавать и для двух полей, тогда повторяющиеся значения допускаются в одном поле, но не в обоих одновременно.

Маска ввода (Input Mask)

Вкладка Общие

Встроенный или пользовательский набор текстовых констант и местозаполнителей

Маски ввода приходится вводить данные в стандартных формате. Маски отображаются при выборе поля в таблицу или элемента управления в форме. Предположим, щелкните поле Дата и этот набор символов: ДД-МММ-ГГГГ. Это маски ввода. Приходится вводить значения месяца в виде аббревиатуры трех букв, например, ОКТ и значение года четырьмя цифрами — например, ОКТ-15-2017 г.

Примечание : Следует иметь в виду, что маски ввода управляют только вводом данных, но не влияют на способ хранения и отображения данных в Access.

Дополнительные сведения о создании и использование масок ввода читайте в статье Управление форматами ввода данных с помощью масок ввода. Дополнительные сведения о сохраняет доступ и отображение данных даты и времени читайте в статье, Введите значение даты или времени.

Ограничиться списком

Вкладка Подстановка

Да/Нет

Включение или отключение изменения элементов в поле подстановки. Новые пользователи Access иногда попробовать изменить элементы поля подстановки вручную. Когда Access не позволяет изменять элементы в поле, это свойство имеет значение Да. Если это свойство включено, и вам нужно изменить элементы списка, необходимо открыть списка (Если глобальная сеть изменение списка значений) или таблицу, содержащую исходные данные для списка (Если вы хотите изменить поля подстановки) значения и измените их там. Дополнительные сведения об использовании поля подстановки читайте Изменение элементов в поле подстановки, читайте дальше в этой статье.

Разрешить изменение списка значений

Вкладка Подстановка

Да/Нет

Включает или отключает команду Изменить элементы списка для списков значений, но не для списков подстановок. Чтобы включить эту команду для полей подстановок, введите допустимое имя формы в свойство Форма редактирования элементов списка (List Items Edit Form). Эта команда появляется в контекстном меню, которое открывается, если щелкнуть правой кнопкой мыши элемент управления «Список» или «Поле со списком». При выборе этой команды открывается диалоговое окно Изменение элементов списков. С другой стороны, если указать название формы в свойстве Форма редактирования элементов списка (List Items Edit Form), приложение Access вместо отображения диалогового окна запускает эту форму.

Примечание : Команду Изменить элементы списка можно выбрать в элементе управления «Список» или «Поле со списком» в формах, и в элементе управления «Поле со списком» в таблицах и результатах запросов. Формы должны открываться либо в режиме конструктора, либо в режиме просмотра; таблицы и результаты запросов должны открываться в режиме таблицы.

Форма изменения элементов списка

Вкладка Подстановка

Имя формы для ввода данных

Если ввести имя формы ввода данных в качестве значения этого свойства таблицы, эта форма будет открываться при выборе команды Изменить элементы списка. В противном случае при выборе этой команды будет появляться диалоговое окно Изменение элементов списков.

К началу страницы

Добавление записей непосредственно в таблицу в режиме таблицы

Таблица, открытая в режиме таблицы, похожа на лист Excel, так что можно вводить или вставлять данные в одно или несколько полей — как в ячейки листа.

В процессе работы помните о следующем.

  • Нет необходимости явно сохранять свои данные. Приложение Access фиксирует изменения, внесенные в таблицу, при перемещении курсора на другое поле той же строки или на другую строку.

  • По умолчанию поля в базе данных Access настроены на прием определенного типа данных, например, текста или чисел. Поэтому следует вводить данные того типа, который задан для поля. В противном случае отображается сообщение об ошибке:

    Сообщение о недопустимом значении

  • К полю может применяться маска ввода. Маска ввода представляет собой набор текстовых констант и подстановочных знаков, который определяет формат ввода данных.

    Дополнительные сведения о масках ввода читайте в статье Управление форматами ввода данных с помощью масок ввода.

  • За исключением вложения и списков, одновременно допускающем несколько значений вы можете ввести только одна запись в большинстве полей. Если вы не знаете, принимает ли поля вложений, можно проверить свойства поля. Чтобы сделать это, просмотреть действия, описанные в Просмотр свойств для поля таблицывыше в этой статье. Всегда можно определить одновременно допускающем несколько значений списка, так как Access отображает флажок рядом с каждым элементом списка.

Ввод данных в таблицу

  1. В области переходов дважды щелкните нужную таблицу.

    По умолчанию приложение Access открывает таблицу в режиме таблицы — в виде сетки, похожей на лист Excel.

  2. Щелкните первое поле, которое требуется заполнить, или иным образом установите фокус на это поле, и введите данные.

  3. Для перемещения на следующее поле в той же строке нажмите клавишу TAB, клавиши ВЛЕВО или ВПРАВО или щелкните ячейку следующего поля.

    Если была нажата клавиша TAB, приложение Access по умолчанию использует региональные параметры Windows, чтобы определить, в каком направлении перемещать курсор: влево или вправо. Если используется язык с направлением письма слева направо, при нажатии клавиши TAB курсор перемещается вправо. В противном случае при нажатии клавиши TAB курсор перемещается влево.

    Чтобы перейти к следующей ячейке в столбце, нажмите клавишу ВВЕРХ или ВНИЗ, или щелкните нужную ячейку.

Применение форматирования форматированного текста для данных в поле длинный текст (Memo)

  1. В таблице открыть в режиме таблицы, выберите поле длинный текст. Если вы используете Access 2007 или Access 2010, которые должны быть полей Memo.

    Обычно содержат много текстовые поля примечания или заметки, чтобы вы могли просматривать для поля с именем «Комментарии» или «Заметки». Если по-прежнему не удается найти поле длинный текст, ознакомьтесь со статьей действия, описанные в Просмотр свойств для поля таблицывыше в этой статье.

  2. На вкладке Главная в группе « Шрифт », используйте кнопки и команды меню для форматирования текста.

    Изображение ленты Access

    Можно использовать разные шрифты разного размера, выделить текст полужирным шрифтом или курсивом, изменить цвет и т. д.

К началу страницы

Добавление записей с использованием формы

С помощью форм ввода данных можно сделать процесс ввода более простым, быстрым и точным. Также формы создаются, чтобы скрыть некоторые поля в таблице, упростить работу с базой данных (снизить стоимость обучения) и обеспечить точность ввода данных. пользователями.

Использование формы для редактирования данных зависит от макета формы. Формы могут содержать любое количество элементов управления, например списки, текстовые поля, кнопки и таблицах — сетки, подобные листы Excel. В свою очередь каждый из элементов управления в форме с данными, либо записывает данные в поле базовой таблицы. Что делать с данного элемента управления зависит от типа данных, заданные для поле базовой таблицы, все свойства, заданные для этого поля и, возможно, на несколько свойств, которые задает конструктор баз данных для каждого элемента управления. Дополнительные сведения о влиянии типы данных и свойства полей ввода данных в разделах как типы данных влиять на ввод данных и как свойства полей таблицы влиять на ввод данных, выше в этой статье.

В следующем разделе описывается применение самых распространенных элементов управления для ввода данных. При возникновении вопросов о конкретной базе данных необходимо обратиться к системному администратору или к разработчику этой базы данных.

Добавление или изменение текста в поле

При добавлении или изменении текста в текстовое поле можно работать с данными в текст или долго (Memo) текстового поля. Во время выполнения следует помнить, что можно задать поле длинный текст (или элемент управления, привязанных к полю длинный текст) поддерживают форматированный текст форматирование, а затем можно применить различные шрифты, размеры, цвета и стили к тексту.

Изменение текста в поле

  • Поместите курсор в текстовом поле и изменить данные. Помните, что не удается выполнять вычисления с в текстовом редакторе или длинный текст (Memo) поле.

Применение форматирования текста

Примечание : Только тогда, когда текстовое поле привязан к полю длинный текст (Memo) можно выполните следующие действия. Читайте в статье действия, описанные в Просмотр свойств для поля таблицывыше в этой статье.

  1. С помощью форма, открытая в форме или макета представления или таблице, открытой в режиме таблицы выберите поле длинный текст (Memo).

  2. На вкладке Главная в группе « Шрифт », используйте кнопки и команды меню для форматирования текста.

    Изображение ленты Access

    Можно применять к тексту различные шрифты и размеры шрифта, курсивное или полужирное начертание, изменять его цвет и т. д.

Ввод данных с использованием списка

Списки можно использовать в формах, а также в таблицах и в результатах запросов, открытых в режиме таблицы — в виде сетки, похожей на лист Excel.

Список в форме обычно используется в виде элемента управления «Поле со списком» или «Список». Приведенные рисунки изображают элементы управления «Поле со списком» или «Список» соответственно.

Пустой список подстановки

Простой список в форме

При использовании списка в таблице или в результатах запроса приложение Access по умолчанию вставляет поле со списком.

Кроме того списки поддерживает несколько значений. Если вы видите список с флажок рядом с каждым элементом списка, можно выбрать более 100 элементов в списке. Многозначные списков, которые можно создать без программирования можно решить распространенных бизнес-задач. Например предположим, что для отслеживания проблем поддержки клиентов с помощью базы данных Access. Если вам нужно назначить нескольким людям проблему, можно использовать одновременно допускающем несколько значений списка. Указанные ниже рисунках показано обычно списки, одновременно допускающем несколько значений.

Поле со списком с флажками в открытом состоянии.   Список с флажками

Теперь можно также изменять элементы в списке. Если эта команда включена, можно непосредственно в списке добавлять, изменять или удалять элементы списка. Однако разработчик базы данных может отключить эту команду, поэтому она может быть доступна не во всех базах данных.

Ниже объясняется, как пользоваться списками и изменять их.

Выбор элементов в поле со списком

  1. Откройте форму, таблицу или результаты запроса, в которых содержится список.

    Примечание : Формы следует открывать в режиме формы или макета. Таблицы и результаты запросов следует открывать в режиме таблицы.

  2. Щелкните стрелку вниз рядом со списком и выберите нужный элемент.

  3. Чтобы зафиксировать сделанный выбор в базе данных, переместите курсор в другое поле.

Выбор элементов в списке

  1. Откройте форму, содержащую список.

  2. Прокрутите список элементов и выберите из них требуемый.

  3. Чтобы зафиксировать сделанный выбор в базе данных, переместите курсор в другое поле.

Выбор элементов в поле со списком с флажками

  1. Откройте форму, таблицу или результаты запроса, в которых содержится список.

    Примечание : Поля со списком с флажками можно использовать в формах, в таблицах и в результатах запросов. Для этого формы следует открывать в режиме формы или просмотра, а таблицы и результаты запросов — в режиме таблицы.

  2. Щелкните стрелку вниз рядом со списком.

  3. Установите нужные флажки (до 100 флажков) и нажмите кнопку ОК.

Выбор элементов из списка с флажками

  1. Откройте форму, содержащую список.

    Примечание : Форму следует открывать в режиме формы или просмотра.

  2. Щелкните стрелку вниз рядом со списком.

  3. Установите нужные флажки (до 100 флажков) и нажмите кнопку ОК.

Изменение элементов в списке

Примечание : Можно изменять списки любых типов в форме, в таблице или в результатах запроса. Помните, что формы следует открывать в режиме формы или просмотра, а таблицы и результаты запросов — в режиме таблицы. Кроме того, помните, что команда изменения элементов списка может быть отключена разработчиком или администратором базы данных и поэтому не всегда бывает доступна.

  1. Откройте форму, таблицу или результаты запроса, в которых содержится список.

  2. Щелкните правой кнопкой мыши список, который требуется изменить, и выберите команду Изменить элементы списка.

    Откроется диалоговое окно или форма ввода данных. Отображаемая на экране информация будет зависеть от типа изменяемого списка. В приложении Access используется два основных типа списков — список значений и список подстановок. Списки значений отображают набор элементов, которые вводятся вручную, а списки подстановок используют запрос для извлечения данных из одной или нескольких таблиц. Выполните одно из следующих действий.

    • Для изменения списка значений используйте диалоговое окно Изменение элементов списка и по завершении нажмите кнопку ОК.

    • В случае списка подстановок отображается форма ввода данных, которую следует использовать для изменения этого списка.

К началу страницы

Изменение элементов в поле подстановок

Поле подстановок представляет собой список данных, в котором пользователи могут выбирать один или несколько элементов. Можно создавать два типа списков подстановок.

  • Списки значений    содержат постоянный набор значений, которые вводятся вручную. Эти значения хранятся в свойстве Источник строк (Row Source) поля подстановок.

  • Списки подстановок     используют запрос для извлечения значений из другой таблицы. Свойство Источник строк (Row Source) такого поля вместо постоянного списка значений содержит запрос.

По умолчанию данные подстановки отображаются в поле со списком, хотя для этого можно выбрать элемент управления «Список». Поле со списком открывается для отображения списка и закрывается после того, как сделан выбор. Список, напротив, остается открытым все время.

Можно выполнить команду Изменить элементы списка или данные непосредственно в свойстве Источник строк или исходную таблицу можно редактировать. Дополнительные сведения об использовании команды Изменить элементы списка отображается Ввод данных с помощью спискавыше в этой статье. В этом разделе описано, как редактировать элементы непосредственно в свойстве Источник строк или исходная таблица. Несколько перечислены основные этапы процесса.

  • Определите поле подстановок. Этот этап выполняется немного по-разному для формы и для таблицы.

  • Определите тип поля подстановок — либо это список значений, либо список подстановок. Если используется список подстановок, нужно определить исходную таблицу, из которой извлекаются данные поля подстановок.

  • Измените элементы в списке значений.

    -или-

    Откройте исходную таблицу для списка подстановок и измените данные в этой таблице.

Поле подстановок в форме

  1. В области переходов щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор.

    -или-

    Если форма уже открыта, можно щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку формы и выбрать в контекстном меню пункт Конструктор.

    –или–

    На вкладке Главная в группе Просмотр нажмите кнопку Просмотр для переключения между доступные представления. Кроме того можно щелкните стрелку в разделе Просмотр и выберите один из доступных представлений в меню.

    Изображение ленты Access

  2. Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления типа «Список» или «Поле со списком» и выберите команду Свойства.

  3. Перейдите в окне свойств на вкладку Все и найдите свойства Тип источника строк (Row Source Type) и Источник строк (Row Source). Свойству Тип источника строк (Row Source Type) должно быть присвоено значение Список значений или Таблица/Запрос, а свойство Источник строк (Row Source) должно содержать либо список элементов, разделенных точкой с запятой, либо запрос. Для удобства чтения списка элементов или запроса окно свойств можно увеличить.

    Как правило, списки значений с помощью этой базовый синтаксис: " "товар«;» элемент«;» элемент "«

    В этом случае список представляет собой набор элементов, заключенных в двойные кавычки и разделенных точками с запятой.

    Запросы на выборку с помощью этой базовый синтаксис: ВЫБЕРИТЕ [table_or_query_name]. [ имя_поля] FROM [table_or_query_name].

    В этом случае запрос состоит из двух предложений (SELECT и FROM). Первое предложение ссылается на таблицу или запрос и поле из этой таблицы или запроса. Второе предложение ссылается только на таблицу или запрос. Следует помнить важное правило: предложения SELECT могут не содержать имя таблицы или запроса, хотя они всегда содержат имя по крайней мере одного поля. Однако любое предложение FROM должно ссылаться на таблицу или запрос. Таким образом, прочитав предложение FROM, всегда можно найти исходную таблицу или исходный запрос для поля подстановок.

  4. Выполните одно из следующих действий.

    • Если используется список значений, измените элементы списка. Каждый элемент должен быть заключен в двойные кавычки и отделен точкой с запятой.

    • Если запрос в списке подстановок ссылается на другой запрос, в области переходов откройте в режиме конструктора этот второй запрос (щелкните правой кнопкой мыши запрос и выберите команду Конструктор). Запомните имя таблицы, отображаемое в верхней части конструктора запросов, и перейдите к следующему шагу.

      -или-

      Если запрос в поле подстановок ссылается на таблицу, запомните ее имя и перейдите к следующему шагу.

  5. Дважды щелкните эту таблицу в области переходов, чтобы открыть ее в режиме таблицы, и измените элементы списка.

Поле подстановок в таблице

  1. В области переходов щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите команду Конструктор.

  2. В верхней части сетки конструктора в столбце Тип данных щелкните любое поле с типом данных «Текстовый», «Числовой» или «Логический» (или иным образом переместите фокус на это поле).

  3. В нижней части сетки конструктора таблицы откройте вкладку Подстановка и просмотрите свойства Тип источника строк (Row Source Type) и Источник строк (Row Source).

    Свойство Тип источника строк (Row Source Type) должно иметь значение Список значений или Таблица/Запрос. Свойство Источник строк (Row Source) должно содержать либо список значений, либо запрос.

    Списки значений с помощью этой базовый синтаксис: " "товар«;» элемент«;» элемент "«

    В этом случае список представляет собой набор элементов, заключенных в двойные кавычки и разделенных точками с запятой.

    Как правило, запросы на выборку с помощью этой базовый синтаксис: ВЫБЕРИТЕ [table_or_query_name]. [ имя_поля] FROM [table_or_query_name].

    В этом случае запрос состоит из двух предложений (SELECT и FROM). Первое предложение ссылается на таблицу или запрос и поле из этой таблицы или запроса. Второе предложение ссылается только на таблицу или запрос. Следует помнить важное правило: предложения SELECT могут не содержать имя таблицы или запроса, хотя они всегда содержат имя по крайней мере одного поля. Однако любое предложение FROM должно ссылаться на таблицу или запрос. Таким образом, прочитав предложение FROM, всегда можно найти исходную таблицу или исходный запрос для поля подстановок.

  4. Выполните одно из следующих действий.

    • Если используется список значений, измените элементы списка. Каждый элемент должен быть заключен в двойные кавычки и отделен точкой с запятой.

    • Если запрос в поле подстановок ссылается на другой запрос, в области переходов откройте в режиме конструктора этот второй запрос (щелкните правой кнопкой мыши запрос и выберите команду Конструктор). Запомните имя таблицы, отображаемое в верхней части конструктора запросов, и перейдите к следующему шагу.

      -or-

      Если запрос в поле подстановок ссылается на таблицу, запомните ее имя и перейдите к следующему шагу.

  5. Дважды щелкните эту таблицу в области переходов, чтобы открыть ее в режиме таблицы, и измените элементы списка.

К началу страницы

Ввод строк нулевой длины

В Access различаются два типа пустых значений: значения Null и строки нулевой длины. Значения Null характеризуют неизвестные значения, а строки нулевой длины характеризуют поля, которые содержат пробел. Допустим, имеется таблица, в которой содержатся данные о заказчиках, и в этой таблице есть поле для номера факса. Если номер факса неизвестен, это поле можно оставить пустым. Поле, оставленное пустым, содержит значение Null, говорящее о том, что значение неизвестно. Если впоследствии выясняется, что у заказчика нет факса, можно ввести в это поле строку нулевой длины, говорящую о том, что известно, что значения нет.

Примечание : Помните, что можно задать свойство, которое запрещает принимать пустые значения полей. Дополнительные сведения об установке этого свойства увидеть, как типы данных влиять на ввод данных, выше в этой статье.

  1. Откройте таблицу в режиме таблицы или форму в режиме формы или в режиме просмотра.

  2. Выберите нужное поле и введите пару двойных кавычек без пробела между ними ("").

  3. Для фиксации изменений в базе данных переместите курсор на другую запись. По умолчанию кавычки будут скрыты.

К началу страницы

Добавление записей путем импорта данных или связывания с ними

Можно импортировать или связать данные, находящиеся в различных источников, включая другие базы данных Access, книг Excel, текстовых файлов и документов Word и списков на сервере Microsoft SharePoint Services.

В этой статье не объясняется, как импортировать данные или создать с ними связь. Чтобы получить сведения по этим вопросам, щелкните приведенные ниже ссылки.

К началу страницы

Способы экономии времени при вводе данных

В приложении Access можно ускорить ввод данных несколькими способами. Процедуры, представленные ниже, поясняют, как настроить значения по умолчанию для полей и списков в формах и как использовать сочетания клавиш для повторного использования значений при сортировке данных.

Задание значения по умолчанию для поля или элемента управления

Если во многих записях определенное поле (например, «Город» или «Страна») имеет одно и то же значение, то можно ускорить ввод данных, задав значение по умолчанию для элемента управления, связанного с этим полем. При открытии формы или создании новой записи это значение по умолчанию появляется в элементе управления.

Задание значения по умолчанию для элемента управления

  1. Откройте форму в режиме конструктора.

  2. Щелкните правой кнопкой мыши нужный элемент управления и выберите пункт Свойства.

  3. На вкладке Данные укажите значение для свойства Значение по умолчанию (Default Value).

  4. Для задания другого значения по умолчанию повторите шаги 1-3.

Задание другого значения

  • Введите новые данные для значения в поле. Значение по умолчанию всегда можно заменить другим значением.

    –или–

  • Для значения в списке выберите другое значение из списка.

Повторное использование значений при сортировке

При перемещении между записями, может потребоваться отсортировать все записи с помощью то же значение. В этом случае можно сэкономить время, используя сочетания клавиш для повтора, сортировать значения. Например предположим, что отсортировать список заказов по типу продукта. В первой записи введите напитков мягко для сортировки заказов, где клиенты приобрели мягко напитков. При перемещении на следующую запись, можно копировать и использовать это значение сортировки.

Примечание : В этих действиях предполагается, что форма открыта в режиме формы.

  1. Перейдите к полю, в котором повторно используется значение из соответствующего поля предыдущей записи.

  2. Нажмите клавиши CTRL+' (апостроф).

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×