Добавление в базу данных одной или нескольких записей

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

В этой статье объясняется, как ввести данные в базу данных Access и поможет вам понять различные процессы ввода данных. Также в статье объясняется, как использовать несколько способов ввода данных в Access.

В этой статье

Основы добавления записей

Добавление записей в таблицу в режиме таблицы

Добавление записей с помощью формы

Редактирование элементов в поле подстановки

Введите пустые строки

Добавление записей с помощью импорта или связывания данных

Методы для экономии времени при вводе данных

Основы добавления записей

Чтобы ввести данные в базе данных Access точно и быстро, полезно знать основные понятия о том, как работает базы данных. Сведения в следующих разделах описываются некоторые основные принципы структуры, которые определяют, как ввести данные.

Влияние на ввод данных структуры базы данных

Базы данных Access не является файлом в том же смысле как документ Microsoft Word или набор слайдов Microsoft PowerPoint. Вместо этого представляет собой набор объектов базы данных Access — таблиц, форм, отчетов, запросов и т. д., необходимо совместная работа в базе данных для правильной работы.

Кроме того этих объектов необходимо придерживаться набор принципы или база данных будет работать неправильно или совсем сбой. В свою очередь эти принципы влияет как ввести данные. Он будет справки, учитывайте об объектах базы данных и создание во время выполнения.

  • Access сохраняет все данные в одной или нескольких таблиц. Количество таблиц, которые можно использовать зависит от оформления и сложности базы данных. Несмотря на то, что могут просматривать данные в форме, отчете или в результаты, возвращенные в запросе, Access сохраняет данные только в таблицах и других объектов в базе данных создаются поверх этих таблиц.

  • Каждая таблица следует принять только одного типа данных. Например таблицы деловых контактных данных не должен содержать данные о продажах. В этом случае быстро находить нужные сведения может стать сложно, если невозможно.

  • Как правило все поля в таблице принимает только одного типа данных. Например нельзя хранить заметки в поле настроен на прием чисел. При попытке ввести текст в такое поле Access отображает сообщение об ошибке. Однако это еще не жесткие, быстрый правило. Например, номера (например, почтовые индексы) можно хранить в набор полей в коротком текстовый тип данных, но не может выполнять вычисления с этими данными так как Access рассматривает его фрагмент текста.

  • С некоторыми исключениями полей в записи следует принять только одно значение. Например не можно ввести несколько адресов в поле адрес. Это в отличие от Microsoft Excel, где по умолчанию, можно ввести число имена или адреса или изображений в одной ячейке Если установил эту ячейку для принятия ограниченный типов данных.

    Тем не менее можно ввести с разделителями список элементов в набор короткий текст () или длинный текст (Memo) тип данных поля. Кроме того Access предоставляет функцию многозначное поле. Многозначные поля использование присоединение нескольким элементам данных одну запись, а также создание списков, допускающие несколько значений. Например можно прикрепить набор слайдов Microsoft PowerPoint и любое число изображений в запись в базе данных. Можно также создать список имен и выберите столько локальные имена, при необходимости. Использование многозначных полей может показаться разрыва правила структуры базы данных, так как можно хранить более чем одна запись в поле таблицы, но фактически не так как Access применит их «в скрытом» путем сохранения данных в таблицах специальные, скрытые.

  • В более ранних версиях Access (до 2007 г.) приходилось разработка и создание по крайней мере одну таблицу, прежде чем можно ввести данные. Было решить, какие поля для добавления в таблицу и настроенные типы данных для каждого поля. В новых версиях Access теперь можно открыть пустую таблицу и начните ввод данных. Тип данных для поля на основании вы вводите определит Access.

Дополнительные сведения

Сведения в этом разделе касается структуры базы данных, конструктор таблиц и функцию многозначные поля.

По следующим ссылкам можно получить статьи, в которых содержатся дополнительные сведения об этих темам.

Влияние типов данных на так, как при вводе данных

При разработке таблицу базы данных, вы выберите тип данных для каждого поля в этой таблице процесс, помогающее обеспечить более точные ввод данных. Предположим, что открытие пустой таблицы и введите набор значений продаж. Затем Access выводит тип данных для поля. Если кто-либо пытается ввести текст в этом поле, Access отображает ошибку, сообщение и не позволяет сохранить измененную запись пользователя — шаг, который позволяет защитить данные.

Показать, как просматривать типы данных

В области навигации выполните одно из указанных ниже действий.

  • Дважды щелкните таблицу, который нужно выяснить, откройте таблицу в режиме таблицы. На вкладке поля в группе Форматирование найдите значение в списке тип данных. Обратите внимание, если вы используете Access 2007 вы найдете этого списка на вкладке таблицы в группе Форматирование и типов данных. Значение изменяется, когда вы установите курсор в различные поля в таблице. На приведенном рисунке показан список:

    Список «Тип данных»

  • Щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую вы хотите изучить и выберите команду Конструктор.

    Таблица откроется в бланке запроса, а в верхней части сетки показывает имя и тип данных для каждого поля таблицы. В бланке изображена обычная таблица.

    Поля в режиме конструктора

Тип данных для каждого поля таблицы, которое предоставляет первого уровня контролировать разрешен типа данных в поле. В некоторых случаях таких как при работе с полем длинный текст можно ввести все данные, которые вы хотите. В других случаях таких как при работе с помощью поля "Счетчик", введите данные в поле препятствует вводу любые сведения о вообще. В следующей таблице перечислены типы данных, Access предоставляет и описано их влияние на ввод данных.

Тип данных

Влияние на ввод данных

Короткий текст

Обратите внимание на то, начиная с Access 2013, текстовые данные, которые были переименованы типов, чтобы Короткий текст.

Короткий текст поля принимать текстовых или числовых знаков, включая с разделителями списки элементов. В текстовом поле принимает меньше число знаков, чем длинное текстовое поле — от 0 до 255 знаков. В некоторых случаях можно использовать функции преобразования для выполнения вычислений на данные в поле короткий текст.

Длинный текст

Обратите внимание на то, начиная с Access 2013, Memo данные, которые были переименованы типов, чтобы Длинный текст.

Вы можете ввести больших объемов текста и числовые данные в поля этого типа. Кроме того конструктор баз данных задает поле для поддержки форматирования RTF, можно применить типов форматирования, которые обычно можно найти в редактируемом программ, таких как Microsoft Word. Например можно применить другой шрифт и размер шрифта для определенных знаков в тексте и добавлять их в полужирный или курсив и т. д. Также можно добавить теги языка (HTML) к данным.

Кроме того длинный текст поля имеют свойство с именем Только на добавление. Когда вы включаете это свойство, можно добавлять новые данные в поле длинный текст, но не удается изменить существующие данные. Функция предназначена для использования в приложениях, например отслеживание баз данных, где необходимо сохранить постоянных запись, остается неизменным. При наведении курсора в поле длинный текст с Только добавление свойство включено по умолчанию, текст в поле исчезает. Любые изменения форматирования или нельзя применить к тексту.

Как поля короткий текст можно также выполнять функции преобразования данных в поле длинный текст.

Числовой

Вы можете ввести только числа в поля этого типа, и можно выполнять вычисления с значения в поле число.

Большое число

Обратите внимание, что большое количество типы данных, доступны только в версии Access подписки Office 365.

Вы можете ввести только числа в этот тип поля и можно выполнять вычисления с значения в поле большого числа.

Дата и время

Только значения даты и времени можно ввести в этот тип поля. В зависимости от того, как конструктор базы данных задает поле могут появляться следующие условия:

  • Если конструктор базы данных маски ввода для поля (ряды литерал и заполнитель символы, которые отображаются при выборе поля), необходимо ввести данные в формате, в которой содержатся маски и пробелов. Например если вы видите маски, например MMM_DD_YYYY, необходимо ввести 11 окт 2017 г. в месяцах. Невозможно ввести значения двузначным обозначением года или полное название месяца.

  • Если конструктор не была создана маски ввода для управления как ввести дату или время, можно ввести значение, используя любое допустимое формат даты или времени. Например, можно ввести 11 октября 2017 г., 10 и 11/17 11 октября, 2017 г., и т. д.

  • Конструктор базы данных может применить формат отображения в поле. В этом случае если нет маску ввода не содержится данных, можно ввести значение практически любой формат, но Access отображает даты в соответствии с формат отображения. Например можно ввести 10 или 11 и 2017 г., но может задать формат отображения, так, чтобы она отображалась значение как 11 окт 2017 г.

Денежный

Можно ввести только денежных значений в поля этого типа. Кроме того не необходимо вручную ввести денежной единицы. Доступ по умолчанию применяется символ валюты (¥, £, $ и т. д.), заданный в региональных стандартах Windows. При необходимости можно изменить этот денежной единицы в соответствии с другой валюте.

Счетчик

Нельзя ввести или изменить данные в поля этого типа в любое время. При добавлении новой записи в таблицу Access увеличивает значения в поле "Счетчик".

Вычисляемый

Обратите внимание, вычисляемое типы данных были добавлены в начале доступ в Access 2010

Нельзя ввести или изменить данные в поля этого типа в любое время. Выражение, которое вы определите определяются результаты в этом поле. Access обновляет значения в вычисляемое поле, при каждом изменении или добавлении новых записей в таблицу.

Логический

При щелчке поля устанавливаемое к этому типу данных Access отображает флажка или раскрывающегося списка, в зависимости от способа форматирования поля. При форматировании поля для отображения списка можно выбрать Да или Нет, Истина или ЛОЖЬ, и на либо Отключение из списка, еще раз в зависимости от формата поля. Не удается ввести значения в списке или измените значения в списке непосредственно из формы или таблицы.

Объект OLE

Используйте этот тип поля при необходимости для отображения данных из файла, созданного в другой программе. Например можно отобразить наборе слайдов PowerPoint, текстового файла или диаграммы Excel в поле объекта OLE.

Вложения позволяет быстрее, более простой и гибкой просматривать данные из других программ. Просмотреть вложение запись, читайте дальше в этой таблице для получения дополнительных сведений.

Гиперссылка

Можно вводить данные в поля этого типа, и Access переносит его в веб-адрес. Например, при вводе значения в поле Access окружающего текста с http://www..comyour_text. При вводе допустимый веб-адрес ссылки будут работать. В противном случае ссылка приведет к сообщение об ошибке. Кроме того редактировании существующих гиперссылок может быть затруднен, потому что нажмите поля «Гиперссылка» с помощью мыши запускает браузер и перейти на сайт, указанный в поле ссылка. Чтобы изменить поля «Гиперссылка», выделите смежные поля, используйте клавиши со стрелками для перемещения фокуса в поле «Гиперссылка» и нажмите клавишу F2, чтобы разрешить редактирование.

Вложение

Данные из других программ можно прикрепить к этот тип поля, но не удается ввести или в противном случае введите текст или числовые данные.

Дополнительные сведения об использовании поля вложения читайте в статье Присоединение файлов и изображений в записи базы данных.

Мастер подстановок

Мастер подстановок не типа данных. Вместо этого два типа раскрывающихся списков с помощью мастера: значение, для списков и поля подстановки. Список значений используется с разделителями перечень элементов, которые можно ввести вручную, при использовании мастера подстановок. Эти значения могут быть независимо от других данных и объектов в базе данных.

В отличие от поля подстановки использует запрос для извлечения данных из одного или нескольких других таблиц в базе данных или в другом расположении, например сервер SharePoint. Выберите поле подстановки отображает данные в раскрывающемся списке. По умолчанию мастер подстановок устанавливает для поля таблицы типу данных.

Вы можете работать с поля подстановки непосредственно в таблицах, а также в формах и отчетах. По умолчанию отобразятся значения поля подстановки в поле Тип элемента управления списком называется списком — список, содержащий направленную вниз стрелку: Пустой список подстановки . В зависимости от параметров конструктора базы данных поля подстановки и поле со списком можно изменять элементы в списке и добавление элементов в списке. Чтобы сделать это, необходимо задать свойства поля подстановки конструктора базы данных (свойство называется Ограничиться спискоми дизайнер имеет отключить соответствующую функцию).

Если не удается редактировать значений в списке подстановки непосредственно, необходимо добавить или изменить данные в списке предопределенных значений или в таблице, которая выступает в качестве источника для поля подстановок. Подробнее об этом читайте в статье Изменение элементов в поле подстановки, далее в этой статье.

Наконец при создании поля подстановки, можно при необходимости настроить его для поддержки нескольких значений. После этого, появившемся списке отображается флажок рядом с каждым элементом списка, а можно установить или снять любое количество элементов, при необходимости. На этом рисунке показано типичные несколько значений списка:

Список с флажками

Сведения о Создание полей подстановок, одновременно допускающем несколько значений и использование получившийся списков читайте в статьях : руководство для многозначных полейи сведений об использовании списка, который хранится несколько значений .

Примечание: Типы данных вложений, вычисляемый и большое количество недоступны в форматы файлов MDB.

Влияние на свойства полей таблицы так, как при вводе данных

Помимо принципы, которые отвечают за структуру базы данных и типы данных, которые можно ввести в данном поле управления некоторые свойства поля также может повлиять на как ввод данных в базе данных Access.

Просмотр свойств для поля таблицы

Access предоставляет два способа просмотра свойств для поля таблицы. Можно использовать элементы управления на вкладке режим таблицы или открытии таблицы в режиме конструктора. Ниже описано, как использовать обоих способов.

Просмотр свойств таблицы на вкладке режим таблицы

  1. В области навигации дважды щелкните таблицу, которую требуется использовать.

  2. Перейдите на вкладку поля и просмотреть свойства для каждого поля таблицы с помощью элементов управления в группе Форматирование. Обратите внимание, если вы используете Access 2007 вы найдете этого списка на вкладке таблицы в группе Форматирование и типов данных.

Просмотр свойств таблицы в режиме конструктора

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу и нажмите кнопку Режим конструктора Значок кнопки в контекстном меню.

    Таблица откроется в бланке запроса.

  2. В нижней части сетки откройте вкладку Общие, если он еще не выбран.

    -или-

    Чтобы просмотреть свойства для поля подстановки, перейдите на вкладку подстановки.

    Поля подстановки является поля таблицы, использующего запрос для получения значений из одной или нескольких таблиц в базе данных. По умолчанию поле подстановки демонстрирует эти значения в виде списка. В зависимости от того, как конструктор базы данных задает поле подстановки можно выбрать один или несколько элементов из этого списка.

В следующей таблице перечислены свойства, которые наибольшее влияние на ввод данных и описано их влияние на ввод данных.

Свойство

Расположение в сетке конструктора таблицы

Возможные значения

Поведение при попытке ввода данных

Размер поля

Вкладка Общие

0 255

Ограничение применяется только к поля установлено в тип данных текст. Если вы пытаетесь ввести более чем на указанное число символов, поле обрезает их.

Обязательный

Вкладка Общие

Логический

При включенном режиме, это свойство приходится введите значение в поле и Access не позволяет сохранить все новые данные, пока не будут выполнены обязательное поле. При отключении поле может принимать пустые значения, это означает, что поле остается пустым.

Примечание: Значение null не то же самое нулевое значение. Нуль является цифрой, а значение «null» имеет значение отсутствует, неизвестное или неопределенное.

Разрешить нулевой длины строки

Вкладка Общие

Логический

При включенном режиме, можно ввести пустые строки, строки, не содержащие знаков. Чтобы создать строку нулевой длины, пару двойных кавычек введите в поле («»).

Индексированное

Вкладка Общие

Логический

Когда индексировать поля таблицы, Access предотвращает добавление повторяющиеся значения. Можно также создать индекс из более чем одного поля. После этого можно повторяющиеся значения в одно поле, но не в обоих полях.

Маска ввода

Вкладка Общие

Встроенный или настраиваемый наборы литерал и заполнитель символов

Маски ввода приходится вводить данные в стандартных формате. Маски отображаются при выборе поля в таблицу или элемента управления в форме. Предположим, щелкните поле Дата и этот набор символов: ДД-МММ-ГГГГ. Это маски ввода. Приходится вводить значения месяца в виде аббревиатуры трех букв, например, ОКТ и значение года четырьмя цифрами — например, ОКТ-15-2017 г.

Примечание: Помните, что масок ввода управлять только как ввести данные, не как получить доступ к служит для хранения и отображает эти данные.

Дополнительные сведения о создании и использование масок ввода читайте в статье Управление форматами ввода данных с помощью масок ввода. Дополнительные сведения о сохраняет доступ и отображение данных даты и времени читайте в статье, Введите значение даты или времени.

Ограничиться списком

Вкладка " Поиск "

Логический

Включение или отключение изменения элементов в поле подстановки. Новые пользователи Access иногда попробовать изменить элементы поля подстановки вручную. Когда Access не позволяет изменять элементы в поле, это свойство имеет значение Да. Если это свойство включено, и вам нужно изменить элементы списка, необходимо открыть списка (Если вы хотите изменить список значений) или таблицу, содержащую исходные данные для списка (Если вы хотите изменить поля подстановки) значения и измените их там. Дополнительные сведения об использовании поля подстановки читайте Изменение элементов в поле подстановки, читайте дальше в этой статье.

Разрешить изменение списка значений

Вкладка " Поиск "

Логический

Включение или отключение команды Изменить элементы списка для списка значений, но не для поля подстановки. Чтобы включить соответствующие команды для поля подстановки, введите имя допустимая форма в поле свойства Форма изменения элементов списка . Команда "Разрешить изменение списка значений" отображается в контекстном меню, появляющегося по щелчку правой кнопкой мыши элемент управления списка или поля со списком поле. При выполнении команды откроется диалоговое окно Изменение элементов списка. Кроме того Если указать имя формы в поле свойства Форма изменения элементов списка , Access запустит эту форму вместо отображения диалогового окна.

Примечание: Команда Изменить элементы списка из раскрывающегося списка и списком находится в формах, после чего из элементов управления поле со списком, расположенных в таблицах и результаты запроса. Формы должен быть открыт в конструкторе или режиме просмотра; таблицы и наборы результатов запросов должен быть открыт в режиме таблицы.

Форма изменения элементов списка

Вкладка " Поиск "

Имя формы для ввода данных

Если в это свойство таблицы в качестве значения введите имя формы для ввода данных, когда пользователь запускает команда Изменить элементы списка открывается эту форму. В противном случае — при запуске команды откроется диалоговое окно Изменение элементов списка.

К началу страницы

Добавление записей в таблицу в режиме таблицы

Таблицы, открытой в режиме таблицы похож на листе Excel, а также можно ввести или вставить данные в одно или несколько полей — эквивалент в ячейки на листе.

Учитывайте при переходе.

  • Необходимо явно сохраните данные. Изменения обязуется доступ к таблице при наведении курсора на новое поле в той же строке или при наведении курсора на другую строку.

  • По умолчанию для принятия определенного типа данных, таких как текст или числа задаются поля в базе данных Access. Необходимо ввести тип данных, в поле содержит значение принять. Если вы не доступа появится сообщение об ошибке:

    Сообщение о недопустимом значении

  • Возможно, поле маска ввода. Маски ввода — это набор литерал и заполнитель знаки, которые задают для ввода данных в определенном формате.

    Дополнительные сведения о масках ввода читайте в статье Управление форматами ввода данных с помощью масок ввода.

  • За исключением вложения и списков, одновременно допускающем несколько значений вы можете ввести только одна запись в большинстве полей. Если вы не знаете, принимает ли поля вложений, можно проверить свойства поля. Чтобы сделать это, просмотреть действия, описанные в Просмотр свойств для поля таблицывыше в этой статье. Всегда можно определить одновременно допускающем несколько значений списка, так как Access отображает флажок рядом с каждым элементом списка.

Ввод данных в таблице

  1. В области навигации дважды щелкните таблицу, которую требуется использовать.

    По умолчанию таблица откроется в режиме таблицы — сетки, который похож на листе Excel.

  2. Нажмите кнопку или иным образом перемещаться в первое поле, которое вы хотите использовать, а затем введите данные.

  3. Для перемещения к следующему полю в той же строке, нажимайте клавишу TAB, с помощью клавиш Стрелка влево или вправо или щелкните ячейку в поле next.

    При нажатии клавиши TAB, по умолчанию, Access использует региональных стандартах Windows, чтобы определить, является ли перемещение курсора влево или вправо. Если на компьютере используется язык, который читает слева направо, курсор перемещается вправо при нажатии клавиши TAB. Если на компьютере используется язык, который читает справа налево, курсор перемещается влево.

    Перемещение в следующую ячейку в столбце с помощью клавиши Стрелка вниз или щелкните ячейку, которую вы хотите.

Применение форматирования форматированного текста для данных в поле длинный текст (Memo)

  1. В таблице открыть в режиме таблицы, выберите поле длинный текст. Если вы используете Access 2007 или Access 2010, которые должны быть полей Memo.

    Обычно содержат много текстовые поля примечания или заметки, чтобы вы могли просматривать для поля с именем «Комментарии» или «Заметки». Если по-прежнему не удается найти поле длинный текст, ознакомьтесь со статьей действия, описанные в Просмотр свойств для поля таблицывыше в этой статье.

  2. На вкладке Главная в группе « Шрифт », используйте кнопки и команды меню для форматирования текста.

    Команды в группе "Шрифт" в Access

    Можно применять различные шрифты и размеры, преобразование текста в полужирный или курсив, изменить цвета и т. д.

К началу страницы

Добавление записей с помощью формы

Формы для ввода данных может предоставить проще, быстрее и точнее способ ввести данные. Обычно создание форм, когда нужно ввести данные в несколько таблиц одновременно. Если вы хотите скрыть некоторые поля в таблице, чтобы упростить использование (шаг можно сократить расходы на обучение) базы данных и нужно обеспечить пользователям вводить данные точно также создавать формы.

Использование формы для редактирования данных зависит от макета формы. Формы могут содержать любое количество элементов управления, например списки, текстовые поля, кнопки и таблицах — сетки, подобные листы Excel. В свою очередь каждый из элементов управления в форме с данными, либо записывает данные в поле базовой таблицы. Что делать с данного элемента управления зависит от типа данных, заданные для поле базовой таблицы, все свойства, заданные для этого поля и, возможно, на несколько свойств, которые задает конструктор баз данных для каждого элемента управления. Дополнительные сведения о влиянии типы данных и свойства полей ввода данных в разделах как типы данных влиять на ввод данных и как свойства полей таблицы влиять на ввод данных, выше в этой статье.

Ниже объясняется, как использовать наиболее распространенные элементы управления вводом данных. Если у вас возникли вопросы о конкретных базы данных, обратитесь к системному администратору или конструктора базы данных.

Добавлять или изменять текст в текстовом поле

Добавлять или изменять текст в текстовом поле, можно работать с данными в поле короткий текст или длинный текст. Во время выполнения следует помнить, что можно задать поле длинный текст (или элемент управления, привязанных к полю длинный текст) поддерживают форматированный текст форматирование, а затем можно применить различные шрифты, размеры, цвета и стили к тексту.

Редактирование текста в текстовом поле

  • Поместите курсор в текстовом поле и изменить данные. Следует помните, что невозможно выполнять вычисления с в поле короткий текст или длинный текст.

Применение форматирования форматированного текста

Примечание: Только тогда, когда текстовое поле привязан к полю длинный текст (Memo) можно выполните следующие действия. Читайте в статье действия, описанные в Просмотр свойств для поля таблицывыше в этой статье.

  1. С помощью форма, открытая в форме или макета представления или таблице, открытой в режиме таблицы выберите поле длинный текст (Memo).

  2. На вкладке Главная в группе « Шрифт », используйте кнопки и команды меню для форматирования текста.

    Команды в группе "Шрифт" в Access

    Можно применять различные шрифты и размеры, преобразование текста в полужирный или курсив, изменить цвета и т. д.

Ввод данных с помощью списка

Списки можно использовать в формах и таблиц и запросов результирующие наборы открыт в режиме таблицы — сетки, который похож на листе Excel.

Если вы используете список в форме, может появиться поле со списком или элемент управления списком. Эти показатели описывают поля со списком и списка, соответственно.

Пустой список подстановки

Простой список в форме

При использовании списка в результирующем наборе таблицы или запроса Access использует по умолчанию поля со списком.

Кроме того списки поддерживает несколько значений. Если вы видите список с флажок рядом с каждым элементом списка, можно выбрать более 100 элементов в списке. Многозначные списков, которые можно создать без программирования можно решить распространенных бизнес-задач. Например предположим, что для отслеживания проблем поддержки клиентов с помощью базы данных Access. Если вам нужно назначить нескольким людям проблему, можно использовать одновременно допускающем несколько значений списка. Указанные ниже рисунках показано обычно списки, одновременно допускающем несколько значений.

Поле со списком с флажками в открытом состоянии.   Список с флажками

Можно также изменить элементы списка. Если вы или ваш конструктор базы данных команда доступной, можно добавить, изменение и удаление элементов списка непосредственно из списка. Тем не менее разработчики базы данных можно отключить команды, поэтому его могут быть недоступны для всех баз данных.

В следующих разделах описано, как использовать и редактирование списков.

Выберите элементы из раскрывающегося списка

  1. Откройте форму, таблицу или запрос, что результирующий набор, который содержит список.

    Примечание: Необходимо открыть форм в формы или режим макета. Необходимо открыть таблицы и наборы результатов запроса в режиме таблицы.

  2. Щелкните стрелку вниз рядом со списком и выберите нужный элемент.

  3. Для фиксации выбранных параметров базы данных, переместите курсор к другому полю.

Выберите элементы из раскрывающегося списка

  1. Откройте форму, которая содержит список.

  2. Прокрутите вниз список элементов в списке и выберите нужный элемент.

  3. Для фиксации выбранных параметров базы данных, переместите курсор к другому полю.

Выберите элементы из раскрывающийся список с флажками

  1. Откройте форму, таблицу или запрос, что результирующий набор, который содержит список.

    Примечание: Можно использовать флажок раскрывающихся списков в формах, таблиц и наборы результатов запросов. Чтобы сделать это, необходимо открыть формы в режиме формы или режиме просмотра необходимо открыть таблиц и наборов результатов запроса в режиме таблицы.

  2. Щелкните стрелку вниз рядом со списком.

  3. Установите флажки до 100 и нажмите кнопку ОК.

Выберите элементы из список с флажками

  1. Откройте форму, которая содержит список.

    Примечание: Необходимо открыть форму в режиме формы или выберите представление.

  2. Щелкните стрелку вниз рядом со списком.

  3. Установите флажки до 100 и нажмите кнопку ОК.

Изменение элементов списка

Примечание: Вы можете изменять любой тип списка в форму, таблицу или результирующем наборе запроса. Помните, что необходимо открыть формы в режиме формы или режиме просмотра и необходимо открыть таблиц и наборов результатов запроса в режиме таблицы. Кроме того не забывайте конструктора базы данных или ИТ-отдела можно отключить эту команду, поэтому его могут быть недоступны вообще времени.

  1. Откройте форму, таблицу или запрос, что результирующий набор, который содержит список.

  2. Щелкните правой кнопкой мыши список, который вы хотите изменить и нажмите кнопку Изменить элементы списка.

    Откроется диалоговое окно или форму ввода данных. Экран, которое отображается, зависит от типа списка, который вы хотите изменить. Access использует два основных типа списков — значение, списки и подстановки. Отображение списков значение набор элементов можно ввести вручную, что списки поиска с помощью запроса для выборки данных из одной или нескольких таблиц. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если вы редактируете списка значений, используйте диалоговое окно " Изменение элементов списка " для изменения данных списка и нажмите кнопку ОК, после завершения.

    • Если вы редактируете списка подстановки, появляется форму ввода данных. Используйте эту форму для редактирования данных списка.

К началу страницы

Редактирование элементов в поле подстановки

Поля подстановки перечислены данные, которые пользователи могут использовать, чтобы выделить один или несколько элементов. Можно создать два вида списки подстановок.

  • Список значений    Они содержат жестко набор значений, которые можно ввести вручную. Значения расположены в свойстве Источник строк для поля подстановки.

  • Список подстановки    Эти использовать запрос для получения значений из другой таблицы. Свойство поля Источник строк содержит запрос вместо жестко списка значений.

По умолчанию Access отображает данных подстановки в раскрывающемся списке, хотя вы можете указать элемент управления списком. Раскрывающийся список при открытии представления списка и закроется после выбрать нужный вариант. Поле со списком, в отличие от открытия остается в любой момент.

Можно выполнить команду Изменить элементы списка или данные непосредственно в свойстве Источник строк или исходную таблицу можно редактировать. Дополнительные сведения об использовании команды Изменить элементы списка отображается Ввод данных с помощью спискавыше в этой статье. В этом разделе описано, как редактировать элементы непосредственно в свойстве Источник строк или исходная таблица. Несколько перечислены основные этапы процесса.

  • Определите поле подстановки. При работе с формы по сравнению с таблицей, выполните процесс немного отличаются.

  • Укажите тип поля подстановки — список значений или списка подстановки. Если вы используете списка подстановки, определите исходную таблицу, которая содержит данные для поля подстановки.

  • Редактирование элементов в списке значений.

    ИЛИ

    Откройте исходную таблицу для списка подстановки и изменить данные в этой таблице.

Определение поля подстановок в форму

  1. В области навигации щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите команду Конструктор.

    ИЛИ

    Если форма уже открыта, можно щелкните правой кнопкой мыши вкладку формы и выберите в контекстном меню команду Конструктор.

    -или-

    На вкладке Главная в группе Просмотр нажмите кнопку Просмотр для переключения между доступные представления. Кроме того можно щелкните стрелку в разделе Просмотр и выберите один из доступных представлений в меню.

    Изображение ленты Access

  2. Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления списка или поля со списком полем и выберите пункт Свойства.

  3. В окне свойств откройте вкладку все и найдите значения для свойств Тип источника строк и Источник строк. Свойство Тип источника строк должно содержать Список значений или Таблица или запрос, а свойство Источник строк должен содержать список элементов, разделяя их точкой с запятой или запроса. При необходимости увеличить размер страницы свойств, чтобы можно прочитать в списке элементов или запрос.

    Как правило, списки значений с помощью этой базовый синтаксис: " "товар«;» элемент«;» элемент "«

    В этом случае список — набор элементов заключено в двойные кавычки, а через точку с запятой.

    Запросы на выборку с помощью этой базовый синтаксис: ВЫБЕРИТЕ [table_or_query_name]. [ имя_поля] FROM [table_or_query_name].

    В этом случае запрос содержит два предложения, (SELECT и FROM). Первое предложение ссылается на таблицу или запрос и поля в таблице или запросе. Второе предложение относится только таблицу или запрос. Вот важно помнить: предложения SELECT не придется содержат имя таблицы или запроса, несмотря на то, что рекомендуется, и они должны содержать имя хотя бы одно поле. Однако все из предложений должны ссылаться на таблицу или запрос. Таким образом можно всегда найти исходную таблицу или запрос источника для поля подстановки, прочитайте предложения FROM.

  4. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если вы используете списка значений, изменение элементов в списке. Убедитесь в том, заключите каждый элемент в двойные кавычки и разделяя их точкой с запятой.

    • Если запрос в списке подстановки ссылается на другой запрос, в области навигации откройте второго запроса в режиме конструктора (щелкните запрос правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим конструктора ). Обратите внимание на имя таблицы, которая отображается в верхней части конструктора запросов и перейдите к следующему действию.

      ИЛИ

      Если запрос в поле подстановки ссылается на таблицу, обратите внимание на имя таблицы и перейдите к следующему действию.

  5. Дважды щелкните таблицу в области навигации, чтобы открыть ее в режиме таблицы, а затем изменить элементы списка, при необходимости.

Определение поля подстановки в таблицу

  1. В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите команду Конструктор.

  2. В верхней части бланке запроса в столбце Тип данных выберите или иным образом установите фокус на любой текст, число или логическое поле.

  3. В нижней части на бланке таблицы перейдите на вкладку Подстановка и посмотрите на значения для свойств Тип источника строк и Источник строк.

    Свойство Тип источника строк должно чтение Списка значений или Таблица или запрос. Свойство Источник строк должен содержать списка значений или запроса.

    Списки значений с помощью этой базовый синтаксис: " "товар«;» элемент«;» элемент "«

    В этом случае список — набор элементов заключено в двойные кавычки, а через точку с запятой.

    Как правило, запросы на выборку с помощью этой базовый синтаксис: ВЫБЕРИТЕ [table_or_query_name]. [ имя_поля] FROM [table_or_query_name].

    В этом случае запрос содержит два предложения, (SELECT и FROM). Первое предложение ссылается на таблицу или запрос и поля в таблице или запросе. Второе предложение относится только таблицу или запрос. Вот важно помнить: предложения SELECT не придется содержат имя таблицы или запроса, несмотря на то, что рекомендуется, и они должны содержать имя хотя бы одно поле. Однако все из предложений должны ссылаться на таблицу или запрос. Таким образом можно всегда найти исходную таблицу или запрос источника для поля подстановки, прочитайте предложения FROM.

  4. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если вы используете списка значений, изменение элементов в списке. Убедитесь в том, заключите каждый элемент в двойные кавычки и разделяя их точкой с запятой.

    • Если запрос в поле подстановки ссылается на другой запрос, в области навигации откройте второго запроса в режиме конструктора (щелкните запрос правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим конструктора ). Обратите внимание на имя таблицы, которая отображается в верхней части конструктора запросов и перейдите к следующему действию.

      ИЛИ

      Если запрос в поле подстановки ссылается на таблицу, обратите внимание на имя таблицы и перейдите к следующему действию.

  5. Дважды щелкните таблицу в области навигации, чтобы открыть ее в режиме таблицы, а затем изменить элементы списка, при необходимости.

К началу страницы

Введите пустые строки

Access позволяет отличить два вида пустые значения: Null, значения и пустые строки. Неизвестное значение NULL обозначают и пустые строки укажите поля, которые может содержать пробелы. Например предположим, что у вас есть таблица данных клиента и этой таблицы содержит поле номера факса. Если вы не знаете номер факса клиента, можно оставьте поле пустым. В этом случае оставив это поле пустым вводит значение null, это означает, что вы не знаете, что такое значение. Если позже вы определите, что у клиента нет факсимильного аппарата, можно ввести строку нулевой длины в поле для указания, что вы знаете, что нет значения.

Примечание: Помните, что можно задать свойство, которое запрещает принимать пустые значения полей. Дополнительные сведения об установке этого свойства увидеть, как типы данных влиять на ввод данных, выше в этой статье.

  1. Откройте таблицу в режиме таблицы или формы в режиме формы или в режиме просмотра.

  2. Выберите нужное поле и введите два символа двойных кавычек без пробела между ними («»).

  3. Перемещение курсора на другую запись, чтобы внести изменения в базу данных. По умолчанию исчезают в кавычки.

К началу страницы

Добавление записей с помощью импорта или связывания данных

Можно импортировать или связать данные, находящиеся в различных источников, включая другие базы данных Access, книг Excel, текстовых файлов и документов Word и списков на сервере Microsoft SharePoint Services.

Выясним, как импортировать и связывать те источники данных выходит за рамки этой статьи. Эти ссылки можно получить сведения об импорте и связывании данных.

Методы для экономии времени при вводе данных

Access предоставляет широкий спектр способов ускорить процесс ввода данных. В следующих разделах описано, как задать значения по умолчанию для полей и списков в формах и как использовать сочетания клавиш для повторного использования значений при сортировке данных.

Задание значения по умолчанию для поля или элемента управления

Если большое количество записей имеют одинаковое значение для данного поля, например города или страны или региона, можно сэкономить время, установив значение по умолчанию для элемента управления, привязанных к этому полю. При открытии формы или создайте новую запись, значение по умолчанию отображается в этот элемент управления по умолчанию.

Задание значения по умолчанию для элемента управления

  1. Откройте форму в режиме конструктора.

  2. Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления, который вы хотите работать с и выберите пункт Свойства.

  3. На вкладке " данные " задайте свойства Значение по умолчанию на нужное значение.

  4. Повторите шаги 1 – 3, чтобы установить новое значение по умолчанию.

Укажите другое значение

  • Поиск значения в текстовом поле введите новые данные. В любой момент можно переписать значения по умолчанию.

    -или-

  • Поиск значения в списке выберите новое значение из списка.

Повторное использование значения при сортировке

При перемещении между записями, может потребоваться отсортировать все записи с помощью то же значение. В этом случае можно сэкономить время, используя сочетания клавиш для повтора, сортировать значения. Например предположим, что отсортировать список заказов по типу продукта. В первой записи введите напитков мягко для сортировки заказов, где клиенты приобрели мягко напитков. При перемещении на следующую запись, можно копировать и использовать это значение сортировки.

Примечание: Предположим, что у вас есть формы открыть в режиме формы.

  1. Переместите поле, которое использует значение из соответствующего поля предыдущей записи.

  2. Нажмите клавиши CTRL +' (апостроф).

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×