Действие 3. Обновление хода выполнения задачи

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Знакомство с приложением Отправка расписания Обновление хода выполнения задачи

Очень важно отправлять сведения о времени, затраченном на работу над задачами, в Project Web App, но не менее важно сообщать руководителю проекта о положении дел в более общем виде.

В этой статье

Время и ход выполнения задачи: в чем разница?

Прежде чем перейти к тому, как отчитаться о ходе выполнения задачи Project Web App, важно пояснить, в чем разница между временем и ходом выполнения задачи.

Время

Время выполнения задачи — это фактическое количество часов, затраченных на работу над конкретной задачей. Эти значения указываются в расписании для регистрации времени, посвященного разным задачам в течение рабочей недели.

Ход выполнения задачи

Ход выполнения задачи — это обобщающий термин для таких показателей, как процент выполненной работы над задачей (процент завершения) и объем работы, которую еще предстоит сделать, чтобы выполнить задачу (оставшиеся трудозатраты).

Отправляя данные о ходе выполнения задач, вы можете предоставить расширенное описание положения дел.

Рассмотрим пример.

В этом примере вам назначена задача, на выполнение которой отведено 40 часов.

Задачи

Вы работали над ней 8 часов в понедельник, 4 часа во вторник и 8 часов в среду, т. е. всего 20 часов.

Пн

Вт

Ср

Чт

Пт

ВСЕГО

Фактические

8

4

8

0

0

20

Запланированные

8

8

8

8

8

40

Это то время, которое вы бы указали в расписании.

Теперь посмотрим на сделанную работу с точки зрения хода выполнения задачи.

Несмотря на то что на задачу потрачено 20 из 40 часов, возможно, вы не считаете, что сделано 50 % работы.

Вы можете думать, что опережаете график и задача выполнена, например, на 75 %, или отстаете, а задача выполнена всего на 25 %.

Вот как выглядят в процентах 20 из 40 часов:

50 %

Но на самом деле вы, может быть, опережаете график, и процент другой:

75 %

Или вы отстаете от графика, и процент такой:

Когда вы оцениваете процент завершения задачи, это и есть сведения о ходе ее выполнения. Ваша оценка оставшегося времени работы над задачей (оставшиеся трудозатраты) также относится к сведениям о ходе ее выполнения.

Вернемся к примеру. Предположим, проработав 20 часов из запланированных 40, вы понимаете, что на завершение задачи понадобится более 20 часов. Отправляя руководителю проекта предварительные сведения об оставшихся трудозатратах, вы сообщаете о ходе выполнения задачи.

Хорошо, но для чего все это нужно?

Помните: как и расписания, отчеты о ходе выполнения задач на самом деле относятся не к вам, а к проекту. Цель в том, чтобы все задачи выполнялись вовремя и в рамках бюджета.

Если задача, над которой вы работаете, требует больше времени, чем ожидалось, руководитель проекта сможет принять меры, чтобы проект не пострадал.

Даже если вы выполняете свою работу как можно лучше, не всегда все идет по плану. Каждый хороший руководитель проекта знает об этом, так что не переживайте, если ход выполнения задачи не соответствует графику. Просто будьте честны, сообщайте о реальном положении дел, и вы сможете сделать свою часть работы и поддерживать выполнение проекта.

Где нужно указать ход выполнения задачи?

Это довольно интересный вопрос. Настроить Project Web App для ввода сведений о ходе выполнения задачи можно двумя способами.

Отдельные представления для времени и хода выполнения задач.    Если в вашей организации служба Project Web App настроена таким образом, то участники группы вводят данные о времени в представлении Расписание, а о ходе выполнения задач — в представлении Задачи.

  • Время вводится в следующем виде:    часы в представлении "Расписание"

  • Ход выполнения задачи вводится в следующем виде:    процент завершения в представлении "Задачи" + оставшиеся трудозатраты в представлении "Задачи"

Одно комбинированное представление для времени и хода выполнения задач.    Если в вашей организации служба Project Web App настроена таким образом, то участники группы могут фиксировать данные о времени и о ходе выполнения задач в представлении Расписание. В этом случае ход выполнения задачи отображается в часах, а не в виде процента завершения. Также указываются оставшиеся трудозатраты.

  • Время вводится в следующем виде:    часы в представлении "Расписание"

  • Ход выполнения задачи вводится в следующем виде:    оставшиеся трудозатраты в представлении "Расписание"

"Комбинированное представление" (которое, возможно, известно вашему администратору как "режим одной операции") позволяет избавиться от необходимости записывать данные в двух местах, но вы потеряете возможность отчитываться о проценте завершения в более общем виде ("Я выполнил примерно 25 % работы над этой задачей."). Как видите, этот метод имеет свои недостатки и преимущества. В конечном счете, как участник группы вы просто следуете правилам, действующим в организации, но иногда полезно знать некоторые дополнительные подробности.

Готовы отчитаться о ходе выполнения задачи?    

Добавление примечаний о своей работе

Еще один способ сообщить о ходе выполнения задачи — просто добавить примечания при отправке обновлений руководителю проекта. Иногда вам нужно будет объяснить, почему происходят задержки ("Я добавляю 20 часов оставшихся трудозатрат, потому что..."), или предоставить более подробные сведения о работе, сделанной на прошлой неделе ("Во вторник на задачу ушло 6 часов, в частности на...").

Чтобы добавить примечания, перед отправкой расписания или хода выполнения задачи установите на ленте флажок Примечания к отправке. Это позволит вам заполнить поле примечания, перед тем как изменения будут отправлены руководителю проекта.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×