Где сохранять документы: в OneDrive для бизнеса или на сайте группы?

Где сохранять документы: в OneDrive для бизнеса или на сайте группы?

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Безусловно, возможность сохранять все документы в OneDrive для бизнеса выглядит очень заманчиво. Ссылка на библиотеку OneDrive для бизнеса всегда отображается в верхней части страницы, что позволяет легко добавлять и создавать документы в OneDrive для бизнеса. Однако следует ясно представлять, у кого из пользователей должен быть доступ к документам, сохраненным в OneDrive для бизнеса. Если документ является результатом совместной работы над проектом, лучше сохранить его на сайте группы.

В чем разница между OneDrive для бизнеса и сайтом группы SharePoint

OneDrive для бизнеса — это место, где можно сохранять файлы с компьютера в облаке, обращаться к ним с любого устройства и предоставлять к ним доступ другим людям. В составе Office 365 и SharePoint ServerOneDrive для бизнеса позволяет обновлять файлы и делиться ими независимо от того, где вы находитесь, а также работать с документами Office одновременно с другими пользователями.

На сайте группы SharePoint пользователи могут совместно работать с файлами и делиться идеями. Он создан для двустороннего общения между участниками группы. В SharePoint можно вести любые библиотеки документов, списки задач, календари, описания рабочих процессов, вики-библиотеки и т. д. Все это призвано способствовать общению и совместной работе группы.

С помощью OneDrive для бизнеса и сайта группы SharePoint файлы хранятся в облаке. Вы можете синхронизировать OneDrive для бизнеса или SharePoint на свой компьютер. В разделе Синхронизация OneDrive для бизнеса файлов или синхронизировать файлы SharePoint для получения дополнительной информации.

Когда следует сохранять документы в OneDrive для бизнеса

  • Вы не планируете предоставлять общий доступ к ним.
    Документы, которые можно поместить в OneDrive для бизнеса частной, пока общий доступ к ним. Благодаря этому OneDrive для бизнеса вашей лучшим вариантом для документов черновик или личные документы, которые больше никто необходимо просмотреть.

  • Планирование обмениваться файлами по отдельности и с помощью ограничен или жизненного цикла.
    Например, вы пишете статью для блога, не связанную с проектом, и хотите, чтобы некоторые из ваших коллег просмотрели ее перед публикацией. В этом случае ваши коллеги будут использовать документ только один раз и им не нужны сведения о его расположении и дополнительная информация. Им потребуется только ссылка на него, а также разрешение на изменение.

  • Вы не можете определить, где именно на существующем сайте группы следует сохранить документ, но не считаете, что характер документа требует создания нового раздела.

Когда следует сохранять документы в библиотеке сайта группы

  • Вы хотите, чтобы члены рабочей группы воспринимали их как документы, имеющие отношение к текущему проекту.

  • Вы хотите распространить разрешения на доступ и владение документом на большое количество людей. Если документ имеет важное значение для успеха проекта, полезно будет назначить других пользователей, которые смогут контролировать происходящее на сайте помимо вас.

  • Вы хотите предоставлять разрешения на основе разрешений сайта, а не отдельных документов. Пользователи, имеющие доступ к сайту группы, также имеют доступ к документам, хранящимся на сайте.

  • В библиотеке сайта группы уже хранятся и другие связанные с проектом документы, и все другие пользователи ожидают найти данные по проекту именно там.

  • Вы хотите создать рабочий процесс регистрации документов, назначающий документ другому пользователю.

Если у вас малый бизнес, вы можете настроить хранилище файлов и предоставление общего доступа для комплексной работы с OneDrive для бизнеса и сайтом группы в Office 365. См. руководство по настройке сайта группы. В нем приводятся пошаговые инструкции по улучшению сайта группы, призванные помочь участникам группы быстрее переходить от папки OneDrive для бизнеса к сайту группы Office 365 и наоборот.

Переход из OneDrive для бизнеса документы на сайтах групп

Иногда отдельных документов увеличения важность и становятся относящиеся к проекту. В этом случае смысл для копирования файлов в OneDrive для бизнеса на сайт группы.

Устранение неполадок при перемещении документов из OneDrive для бизнеса

Существует несколько моментов, которые необходимо учитывать при перемещении документов из OneDrive для бизнеса в библиотеке сайта группы.

  • Процедура копирование и перемещение файлов может принимать значения от версии OneDrive для бизнеса и SharePoint. Дополнительные сведения читайте в статье Перемещение и копирование папки, файла или ссылки в библиотеке документов.

  • Гиперссылки на оригинал документа перестают работать, потому что документ удаляется в службе OneDrive для бизнеса. В этом случае можно предоставить общий доступ к документу, перемещенному на сайт группы, и сообщить пользователям сайта обновленную рабочую ссылку.

  • Если какие-либо пользователи были подписаны на оригинал документа, ссылки на него в их каналах новостей перестанут работать. Чтобы восстановить эту связь, пользователям потребуется снова подписаться на документ в его новом расположении.

  • Вы можете заменить исходный документ в OneDrive для бизнеса на документ со ссылкой на новый файл и с сообщением о его новом расположении.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×