Выбор и использование шаблонов Access 2007

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

В этой статье

Общие сведения

Шаг 1: Выбор шаблона

Шаг 2: Настройка шаблона

Шаг 3: Добавление данных для новой базы данных

Действие 4: Поиска записей


Общие сведения

Чтобы упростить разработку эффективных баз данных, в Microsoft Office Access содержится несколько профессионально разработанных шаблонов баз данных. Каждый из шаблонов создает готовое решение, которое можно использовать без изменений или настроить в соответствии с требованиями. Каждый шаблон содержит предварительно определенные таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы и связи, на основе которых настроить собственную базу данных.

Кроме того, можно легко загрузить другие шаблоны Access с веб-узла Microsoft Office Online, щелкая ссылки в Access. После выбора шаблона и его настройки в соответствии с требованиями можно добавить данные и начать просмотр записей.

Действие 1. Выбор шаблона

Можно выбрать один из шаблонов, установленных с Access, или найти шаблон в Интернете.

Выбор установленного шаблона

  1. В окне Приступая к работе с Microsoft Access в группе Категории шаблонов выберите пункт Локальные шаблоны.

    Список доступных шаблонов   

Шаблон

Способ использования

Основные средства

Учет имущества, включая сведения об имуществе и его владельцах. Имущество можно распределять по категориям и регистрировать его состояние, дату приобретения, расположение и владельца.

Контакты

Управление сведениями о людях, с которыми работает группа (например, о клиентах и партнерах). Можно отслеживать имена и адреса, телефоны, адреса электронной почты. Также можно вложить рисунок.

События

Отслеживание предстоящих встреч, крайних сроков и других важных событий. Можно регистрировать название, местоположение, время начала и окончания, описание события. Также можно вложить рисунок.

Факультет

Управление важными сведениями о преподавателях на факультете (телефоны, адреса, контактные данные для связи в экстренных случаях, сведения о трудоустройстве).

Вопросы

Управление вопросов и проблем и их отслеживание. Можно назначать вопросы, задавать их приоритет и следить за процессом их решения.

Проекты по маркетингу

Управление данными маркетингового проекта, а также планирование и отслеживание результатов.

Проекты

Управление задачами и контроль бюджета для одного или нескольких проектов.

Канал продаж

Контроль за ходом возможных продаж в небольшой группе специалистов по продажам.

Студенты

Управление данными о студентах, включая контактные данные для связи в экстренных случаях, медицинские сведения, а также сведения об их попечителях.

Задачи

Контроль над группой поручений, которые должна выполнить команда.

Борей 2007

Создание системы контроля заказов. Необходимо удалить данные, введенные в качестве примера.

  1. Щелкните шаблон, на основе которого необходимо создать базу данных.

  2. В поле Имя файла введите имя базы данных.

  3. Чтобы выбрать определенное местоположение для новой базы данных, щелкните значок файла возле поля Имя файла.

    Совет : Чтобы связать базу данных с узлом Windows SharePoint Services, установите флажок Создание и присоединение базы данных к узлу Windows SharePoint Services.

  4. Нажмите кнопку Создать.

Новая база данных готова к использованию. Теперь ее можно настроить требуемым образом.

Выбор шаблона в Интернете

  1. В окне Приступая к работе с Microsoft Access выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы просмотреть все шаблоны в Интернете, в группе Категории шаблонов выберите пункт Обратите внимание, а затем выберите требуемый шаблон.

    • Чтобы выбрать в Интернете шаблон по теме, щелкните тему Microsoft Online и выберите нужный шаблон.

  2. В поле Имя файла введите новое имя шаблона, а затем щелкните значок возле текстового поля, чтобы выбрать определенную папку для новой базы данных.

  3. Нажмите кнопку Загрузить.

Совет : Чтобы связать базу данных с узлом Microsoft Windows SharePoint Services, установите флажок Создание и присоединение базы данных к узлу Windows SharePoint Services.

Новая база данных готова к использованию. Теперь ее можно настроить требуемым образом.

К началу страницы

Действие 2. Настройка шаблона

После выбора шаблона базы данных его можно настроить в соответствии со своими требованиями. База данных, созданная из шаблона, содержит встроенные предварительно спроектированные таблицы, формы и отчеты, с которыми можно сразу же начать работу. При создании базы данных из шаблона Access создает таблицы и другие объекты, необходимые для выполнения задачи, для которой предназначен шаблон. В некоторых случаях базы данных в шаблоне имеют сложную структуру и может потребоваться настроить некоторые ее элементы. При внесении изменений в имеющиеся таблицы важно не нарушить существующие отношения. Если в структуру шаблона необходимо будет внести существенные изменения, возможно, проще будет начать с пустой базы данных.

При настройке шаблона избегайте переименования полей и таблиц. Эти поля и таблицы могут использоваться в других объектах баз данных (например, в формах и отчетах), и их переименование может привести к тому, что другие объекты базы данных, которые ссылаются на эти имена полей и таблиц или зависят от них, не будут работать должным образом. Перед тем как переименовать таблицу в области переходов или переименовать поле в режиме таблицы или конструктора, убедитесь, что автозамена имен включена. Эта функция автоматически распространяет изменение имен полей, таблиц, форм и отчетов на другие объекты в базе данных. Обычно для всех новых баз данных параметр Автозамена имен включен по умолчанию.

Настройка формы или отчета

Шаблон формы или отчета можно настроить различными способами. Например, можно изменить формат формы, открыв ее в режиме макета и выбрав новый формат в группе Автоформат (на вкладке Формат). Форму или отчет также можно настроить посредством добавления новых полей. При добавлении поля в форму или отчет в них создается элемент управления. Если требуется настроить существующие элементы управления отчета, можно изменить их свойства.

Добавление элемента управления в форму или отчет

  1. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет, в которые требуется добавить элемент управления, и выберите команду Конструктор.

  2. Откройте вкладку Конструктор.

  3. В группе Элементы управления щелкните элемент управления, который требуется добавить, а затем выберите пункт Использовать мастера.

    Команда «Использовать мастера» в группе «Элементы управления»

  4. Чтобы создать и настроить элемент управления, следуйте инструкциям мастера.

Дополнительные сведения о создании форм и отчетов см. в статьях, указанных в разделе Дополнительные сведения.

Изменение элемента управления

Внешний вид элементов управления в форме или отчете можно изменять. Для изменения формата отображения необходимо изменить свойство поля Формат. Затем это свойствоавтоматически наследуется элементами управления, основанными на этом поле, в любых создаваемых формах и отчетах.

Настройка формата отображения в режиме базы данных

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите Открыть.

  2. В диалоговом окне Открыть откройте базу данных, содержащую элемент управления, который требуется изменить.

  3. В области переходов дважды щелкните таблицу, содержащую поле, формат которого требуется настроить.

    Таблица откроется в режиме таблицы.

  4. Щелкните поле, формат отображения которого требуется настроить.

  5. На вкладке таблицы в группе Форматирование и тип данных щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с полем Формат и затем выберите нужный формат. Изображение группы "Тип данных и форматирование" на ленте Access

    Поле выводится с применением нового формата отображения.

Настройка формата отображения в режиме конструктора

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите Открыть.

  2. В диалоговом окне Открыть откройте базу данных, содержащую элемент управления, который требуется изменить.

  3. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши таблицу, содержащую поле, формат отображения которого необходимо изменить, и выберите команду Конструктор.

    Таблица откроется в режиме конструктора.

  4. Щелкните поле, формат отображения которого требуется настроить.

  5. В группе Свойства поля на вкладке Общие выберите формат отображения в списке Формат.

  6. Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа.

К началу страницы

Действие 3. Добавление данных в новую базу данных

После выбора шаблона и выполнения необходимой настройки в базу данных можно добавить сведения посредством импорта или связывания внешних данных.

Импорт данных

Данные можно экспортировать в различных форматах, среди которых книги Excel, списки Windows SharePoint Services 3.0, адресные книги Outlook и другие базы данных Access.

  • Чтобы импортировать данные, на вкладке Внешние данные в группе Импорт выберите команду, соответствующую типу импортируемого файла.

    Кнопки команд в группе «Импорт»

    Примечания : 

    • Если значок для типа данных, который требуется импортировать, не отображается, выберите пункт Другие и следуйте инструкциям в диалоговом окне Внешние данные.

    • Если не удается найти команду для импорта внешних данных, может потребоваться запуск программы, в которой изначально были созданы данные (это необходимо делать не в Access), и сохранение данных с помощью этой программы в распространенном формате (например, в виде текстовый файл с разделителями). Затем вернитесь в Access и воспользуйтесь для импорта этих данных одной из команд для внешних данных.

  • На последней странице мастера может быть предложено сохранить сведения для этих действий импорта. Сохранение сведений может пригодиться, если в будущем будет выполняться импорт из этого источника данных. Установите флажок Сохранить шаги импорта, введите данные и нажмите кнопку Сохранить импорт. Теперь этот импорт можно выполнить в любой момент, выбрав пункт Сохраненные операции импорта в группе Импорт на вкладке Внешние данные. Если данные этой операции импорта сохранять не требуется, нажмите кнопку Закрыть.

Создание связи с данными

При создании связи с данными они остаются в исходном приложении, а в новой базе данных представляются в виде связанной таблицы. Для большинства форматов файлов данные можно просмотреть и изменить с помощью Access или исходной программы, в которой они были созданы, поскольку оба приложения работают с одними и теми же физическими данными. Однако если данные сохранены в книге Excel, в Access можно только просмотреть связанные данные — изменять их нельзя. Чтобы изменить данные связанной книги, необходимо использовать Excel.

    1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите Открыть.

    2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.

    3. На вкладке Внешние данные в группе Импорт выберите команду для типа файла, с которым необходимо создать связь. Например, если требуется создать связь с данными книги Excel, выберите команду Excel. Если значок для типа данных, с которым требуется создать связь, отсутствует, выберите пункт Другие.

      Откроется диалоговое окно Внешние данные.

      Примечание : Если не удается найти команду для создания связи с внешними данными, может потребоваться запустить программу, в которой были созданы данные (это необходимо делать не в Access), и сохранить данные с помощью этой программы в распространенном формате (например, в виде текстовый файл с разделителями). Затем вернитесь в Access и воспользуйтесь для связывания этих данных одной из команд для внешних данных.

    4. В диалоговом окне Внешние данные нажмите кнопку Обзор, чтобы найти исходный файл данных, или введите полный путь к исходному файлу данных в поле Имя файла.

    5. Выберите нужное значение параметра Укажите, когда и где сохранять данные в текущей базе данных.

      Для большинства форматов файлов запускается мастер. Однако если выполняется связывание с данными в базе данных Access, открывается диалоговое окно Импорт объекта. Выберите нужные параметры в диалоговом окне Связь с таблицами и перейдите к действию 7. В противном случае перейдите к действию 6.

    6. Следуйте указаниям мастера. Процесс будет зависеть от выбранных параметров.

К началу страницы

Действие 4. Поиск записей

После импорта данных в базу данных потребуется эффективное средство для поиска определенных записей. Для этого можно использовать панель инструментов в нижней части базы данных.

Кнопки перехода

Поиск записей в таблицу или представление с помощью кнопок навигации.:

Кнопка перехода

Объект перехода

1.

Первая запись

2.

Предыдущая запись

3.

Определенная запись — щелкните в текстовом поле, введите номер записи и нажмите клавишу ВВОД, чтобы отобразить эту запись. Номера записей считаются последовательно от начала формы или таблицы.

4.

Следующая запись

5.

Последняя запись

6.

Новая (пустая) запись

7.

Фильтр — этот индикатор указывает на применение фильтра. Если фильтр не применяется или все фильтры удалены, отображается индикатор Нет фильтра.

8.

Поле поиска — введите текст в поле Поиск, и по мере ввода будет выделяться первое подходящее значение. Данная функция служит для быстрого поиска записей.

Дополнительные возможности поиска записей

Записи также можно находить одним из указанных ниже способов.

Переход к определенной записи

Поиск определенной записи

Фильтр для отображения только определенных записей

Выполнение настраиваемого поиска с помощью запроса

Переход к определенной записи

В некоторых шаблонах есть формы, в которых определенные записи можно просматривать с помощью раскрывающегося списка Перейти. Такая возможность есть, например, в форме "Сведения о контактах" шаблона "Контакты" и в форме "Проекты и задачи" шаблона "Проекты по маркетингу". Ее можно использовать для просмотра определенной записи в раскрывающемся списке. Поле Перейти выводится в верхней левой части формы.

  1. Щелкните стрелку рядом со списком "Перейти".

    Поле "Перейти"

  2. Щелкните запись, которую требуется просмотреть.

Поиск определенной записи

Для поиска определенных записей воспользуйтесь вкладкой Поиск в диалоговом окне Поиск и замена. Поиск можно производить по определенному полю или по всей таблице или представлению.

Примечание : Диалоговое окно Поиск и замена можно использовать только в том случае, если в таблице или представлении отображаются данные.

  1. Откройте таблицу, в которой требуется выполнить поиск, и щелкните поле, содержащее искомую запись.

  2. На вкладке Главная в группе Поиск нажмите кнопку Найти.

    Кнопка команды «Найти»

  3. В диалоговом окне Поиск и замена введите условие поиска в поле Образец.

  4. В списке Поиск выберите вариант Все и щелкните пункт Найти далее.

Дополнительные сведения об использовании диалогового окна Поиск и замена см. в статьях, ссылки на которые приведены в разделе Дополнительные сведения.

Фильтр для отображения определенного набора записей

Для быстрого переключения между отфильтрованным и неотфильтрованным представлением одних и тех же данных можно включать или отключать фильтр.

Фильтр можно применять для ограничения отображаемых записей только теми, которые соответствуют определенным условиям. Применение фильтра упрощает поиск нужных записей. Например, чтобы быстро сократить количество отображаемых записей, щелкните правой кнопкой мыши поле, по которому будет осуществляться отбор, и выберите в меню значение Равно, Не равно, Содержит или Не содержит.

  • Откройте таблицу или форму, в которую требуется добавить фильтр.

  • Чтобы удалить из таблицы или формы возможные фильтры, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выберите пункт Дополнительно, а затем выберите команду Очистить все фильтры. Если эта команда недоступна (отображается серым цветом), фильтры не применяются.

    Группа «Сортировка и фильтр»

  • Чтобы применить фильтр, щелкните поле, по которому необходимо выполнить фильтрацию, а затем на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выберите пункт Фильтр и укажите способ фильтрации.

  • Чтобы применить фильтр, основанного на выделения, откройте таблицу или форму и перейдите к записи, которая содержит значение, которое вы хотите использовать в качестве части фильтра. Нажмите кнопку поля. На вкладке " Главная " в группе " Сортировка и фильтр " щелкните выделенный объект и выберите фильтр, который вы хотите применить.

  • Чтобы применить фильтр, который находится основанные частичного выделения, выделите символы, которые вы хотите. На вкладке " Главная " в группе " Сортировка и фильтр " щелкните выделенный объект и выберите фильтр, который вы хотите применить.

Дополнительные сведения о применении фильтра см. в статьях, ссылки на которые приведены в разделе Дополнительные сведения.

Настраиваемый поиск при помощи запроса

Запросы можно использовать для выполнения пользовательских поиска, применение настроенной фильтров и сортировка записей. Запросы можно сохранить и использовать повторно, и они могут использоваться для создания форм и отчетов. Можно также использовать запрос для поиска записей таблицы, которые вас интересуют. Тип запроса, созданного зависит от записи должны возвращаться и если вам необходим доступ к с результатами больше ничего делать.

  1. На вкладке Создание в группе Прочее выберите пункт Мастер запросов.

    Команда «Мастер запросов» в группе «Прочее»

  2. Следуйте инструкциям мастера запросов.

Дополнительные сведения о создании запросов см. в статьях, ссылки на которые приведены в разделе Дополнительные сведения.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×