Все о рабочих процессах утверждения

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Рабочие процессы SharePoint позволяют автоматизировать бизнес-процессы, делая их более согласованный и эффективнее. Позволяет рабочего процесса SharePoint утверждения , маршрутизации документов и других элементов, хранящихся в SharePoint для одного или нескольких пользователей их утверждение.

Дополнительные сведения см. в статье Рабочие процессы в SharePoint.

Важно :  По умолчанию рабочий процесс утверждения не активирован и отсутствует в поле со списком Выберите шаблон рабочего процесса формы связи. Чтобы сделать его доступным для использования, администратор сайта должен активировать процесс на уровне семейства веб-сайтов.

Если все необходимые действия является выполнение задачи рабочего процесса утверждения    Просто прокрутите вниз до завершения сегмента и откройте его. Не может потребоваться любые другие сегменты сейчас.

Сравнение выполнения процесса вручную и автоматически

Ниже приведены характеристики рабочих процессов в среде SharePoint.

  • Эффективность и согласованность.    Рабочий процесс утверждения автоматически направляет документ или элемент, назначает задачи проверки и отслеживает их выполнение, а также при необходимости отправляет напоминания и уведомления. Действие в рабочем процессе можно отслеживать и настраивать на центральной странице состояния, а история событий в рабочем процессе хранится в течение 60 дней после их выполнения.

  • Меньше работы для пользователя.    Рабочий процесс утверждения позволит вам и вашим коллегам тратить меньше времени и усилий, в то же время оптимизируя и стандартизируя процесс утверждения.

На этой схеме показана очень простая версия рабочего процесса утверждения.

Схема простого рабочего процесса утверждения

Сведения в этой статье представлены в десяти развертываемых сегментах.

Щелкните здесь, чтобы получить несколько советов для эффективной работы с этой статьей

Если все необходимые действия является выполнение задачи рабочего процесса утверждения    Просто прокрутите вниз до завершения сегмента и откройте его. Не может потребоваться любые другие сегменты сейчас.

Добавление, запуск, мониторинг и обслуживание рабочих процессов.   Если вы еще не знакомы с этими задачами и собираетесь впервые приступить к разработке и добавлению рабочего процесса, рекомендуем полностью просмотреть данную статью сегмент за сегментом. Ознакомившись со сведениями и структурой статьи, впоследствии вы сможете переходить прямо к необходимому сегменту.

Утверждение контента и публикации.    Возможно, у вас есть списки или библиотеки с новыми элементами и/или новыми версиями текущих элементов, которые требуется проверить на точность контента или соответствие формы и стиля, прежде чем показывать их пользователям, у которых есть доступ к списку. Такой процесс проверки называется утверждением контента. Чтобы контролировать его, можно использовать рабочий процесс утверждения. (Существует также очень похожий рабочий процесс утверждения публикации, созданный специально для использования на сайтах SharePoint для публикации веб-страниц в Интернете.)

Печать статьи.    Это длинная статья. Чтобы распечатать только выбранные сегменты, при печати разверните только их. (Кроме того, чтобы включить в распечатку все рисунки, выполняйте печать в альбомной, а не книжной ориентации.)

Поиск.    Прежде чем начать поиск любого текста или термина в этой статье, обязательно разверните все сегменты, в которых необходимо выполнить поиск.

Рабочий процесс утверждения — это функция SharePoint, которая используется для маршрутизации документа или другого элемента, сохраненного в списке или библиотеке SharePoint, одному или нескольким пользователям для утверждения или отклонения. Рабочий процесс автоматизирует, оптимизирует и стандартизирует всю процедуру.

Схема простого рабочего процесса

Основной рабочий процесс утверждения, включенный в SharePoint, работает в качестве шаблона. С помощью данного шаблона на сайты можно добавить несколько рабочих процессов утверждения. Каждый добавляемый процесс является уникальной версией базового рабочего процесса утверждения, которая отличается собственными специальными методами использования на основе параметров, указанных при добавлении.

Разделы в этом сегменте

  1. Возможности рабочего процесса утверждения

  2. Ограничения рабочего процесса утверждения

  3. Кто может использовать этот тип рабочего процесса?

  4. Планирование, добавление, выполнение и обслуживание рабочего процесса этого типа

1. Возможности рабочего процесса утверждения

  • Впервые добавляя рабочий процесс утверждения в свой список, библиотеку или семейство веб-сайтов, можно указать количество включаемых участников и порядок назначения задач: одна за другой (последовательный) или все сразу (параллельный). Задачи участников можно даже разделить на несколько отдельных стадий. Эти параметры можно изменять каждый раз, когда рабочий процесс для элемента запускается вручную.

  • Рабочий процесс назначает задачу каждому указанному участнику. Каждый участник выбирает один из нескольких возможных ответов: утвердить или отклонить элемент, запросить изменение элемента, переназначить задачу или отменить либо удалить задачу.

  • После запуска рабочего процесса можно отслеживать ход его выполнения и при необходимости вносить изменения на единой центральной странице "Состояние рабочего процесса".

  • В течение 60 дней после завершения рабочего процесса список событий, которые произошли во время этого запуска (или экземпляра) рабочего процесса, отображается на странице ''Состояние рабочего процесса'' для неформальной справки.

Рабочий процесс утверждения можно также использовать для управления процесс утверждения контента для списка или библиотеки. Подробнее читайте в сегменте Управление в этой статье.

2. Ограничения рабочего процесса утверждения

Обычно участникам рабочего процесса утверждения не разрешается изменять проверяемый элемент. Вместо этого они могут сделать запрос на изменение элемента в ходе выполнения экземпляра рабочего процесса. Если необходимо добавить рабочий процесс, в котором участники могут вставлять комментарии и отслеживаемые изменения непосредственно в элемент, читайте статью Все о рабочих процессах сбора отзывов в разделе См. также.

Кроме того, рабочие процессы утверждения не предназначены для сбора подписей. Если рабочий процесс необходимо использовать для сбора подписей в документе Microsoft Word, книге Microsoft Excel или форме Microsoft InfoPath, читайте статью Все о рабочих процессах сбора подписейв разделе См. также.

К началу сегмента

3. Кто может использовать этот тип рабочего процесса?

Добавление рабочего процесса.    По умолчанию для добавления рабочего процесса необходимо разрешение на управление списками. (Группа ''Владельцы'' имеет разрешение на управление списками по умолчанию; у групп ''Участники'' и ''Посетители'' его нет.)

Запуск рабочего процесса.    Кроме того, для запуска добавленного рабочего процесса по умолчанию требуется разрешение на изменение элементов. (Группы ''Участники'' и ''Владельцы'' имеют разрешение на изменение элементов по умолчанию; у группы ''Посетители'' его нет.)

Как вариант, участники группы ''Владельцы'' могут настроить определенные рабочие процессы таким образом, чтобы их запускали только участники этой группы. (Чтобы сделать это, установите флажок Для запуска рабочего процесса требовать наличия разрешения на управление списками на первой странице формы связи.)

К началу сегмента

4. Планирование, добавление, выполнение и обслуживание рабочего процесса данного типа

Ниже приведены основные стадии.

  • ПЕРЕД запуском рабочего процесса (планирование, добавление, запуск).
        Прежде чем добавить рабочий процесс, необходимо указать расположение для добавления (в одном списке или библиотеке или во всем семействе веб-сайтов) и подробные сведения об особенностях его работы. Добавив и настроив рабочий процесс, пользователь с необходимыми разрешениями может запустить его по отношению к определенному элементу. Кроме того, можно настроить автоматический запуск рабочего процесса. Он активируется на основе одного или двух запускающих событий: при добавлении или создании элемента в списке или библиотеке либо при изменении элемента в списке или библиотеке.

  • ВО ВРЕМЯ выполнения рабочего процесса (выполнение, отслеживание, настройка).
        Во время выполнения рабочего процесса отдельные участники выполняют назначенные им задачи. Участникам, нарушающим установленные сроки, отправляются автоматические напоминания. Тем временем за выполнением рабочего процесса для определенного экземпляра рабочего процесса можно следить на центральной странице "Состояние рабочего процесса". Здесь же можно настраивать рабочий процесс во время его выполнения. Кроме того, на этой странице рабочий процесс можно отменить или прекратить.

  • ПОСЛЕ выполнения рабочего процесса (проверка, отчет, изменение).
        После завершения рабочего процесса полную историю запуска (или экземпляра) можно просмотреть в течение 60 дней на странице "Состояние рабочего процесса". На этой же странице можно создавать статистические отчеты о производительности данной версии рабочего процесса. Наконец, если требуется изменить что-либо в функционировании рабочего процесса, можно открыть и изменить форму связи, заполняемую при первом добавлении рабочего процесса.

На следующей блок-схеме эти стадии приведены с точки зрения пользователя, добавляющего новый рабочий процесс.

Рабочий процесс

В этом сегменте рассказывается о том, какие решения необходимо принять и какие сведения необходимо собрать, прежде чем добавлять версию рабочего процесса утверждения.

Если вы уже знаете, как добавить рабочий процесс этого типа, и хотите вспомнить лишь определенные действия, можно перейти непосредственно к соответствующие сегменту Добавление (список или библиотека либо семейство веб-сайтов) этой статьи.

Разделы в этом сегменте

  1. Шаблоны и версии

  2. Общие сведения о форме связи

  3. Двенадцать важных вопросов

1. Шаблоны и версии

Рабочие процессы, включенные в SharePoint, функционируют как главные шаблоны, на которых основаны конкретные отдельные рабочие процессы, которые можно добавлять в свои списки, библиотеки и семейства веб-сайтов.

Например, при каждом добавлении рабочего процесса утверждения вы на самом деле добавляете версию общего шаблона рабочего процесса утверждения. При добавлении каждой версии вы указываете для нее собственное имя и собственные параметры в форме связи. Таким образом, можно добавлять несколько рабочих процессов, все версии которых основаны на главном шаблоне рабочего процесса утверждения. При этом каждой версии присваивается имя и для каждой версии указываются настройки, определяющие способ ее использования.

На этой схеме показаны три добавленных рабочих процесса на основе шаблона рабочего процесса утверждения: один — для всех типов контента в одной библиотеке, один — для одного типа контента в одной библиотеке и один — для одного типа контента во всем семействе веб-сайтов.

Три рабочих процесса на основе шаблона рабочего процесса утверждения

К началу сегмента

2. Общие сведения о форме связи

При каждом добавлении новой версии рабочего процесса на основе одного из включенных шаблонов рабочих процессов необходимо заполнить форму связи, определив в ней способ работы новой версии.

В следующем разделе приведен список вопросов, которые помогут вам подготовиться к заполнению формы связи. Однако сначала просмотрите форму и ее поля.

Первая страница формы связи

Первая форма запуска

Вторая страница формы связи

Форма для ввода сведений для запуска

Поля на второй странице, обведенные красной рамкой, также отображаются в форме запуска, которая отображается при каждом запуске рабочего процесса вручную и которую можно изменять для каждого отдельного запуска.

К началу сегмента

3. Двенадцать важных вопросов

Ответив на все вопросы в этом разделе, вы будете готовы добавить свой рабочий процесс.

  1. Правильно ли выбран тип рабочего процесса?

  2. Для чего создается рабочий процесс: для одного списка или библиотеки или для целого семейства веб-сайтов; (и) для одного или для всех типов контента?

  3. Какое имя рекомендуется присвоить?

  4. Являются ли списки задач и журналов существующими или новыми?

  5. Кто и как может запускать этот рабочий процесс?

  6. Используется ли этот рабочий процесс для типов контента, которые наследуют данный тип?

  7. Участники: какие пользователи и в каком порядке?

  8. Какие дополнительные сведения необходимы участникам?

  9. Каковы сроки выполнения задач?

  10. Когда завершается этот рабочий процесс?

  11. Кого необходимо уведомлять?

  12. Будет ли этот рабочий процесс контролировать утверждение контента?

01. Правильно ли выбран тип рабочего процесса?

Есть несколько шаблонов рабочих процессов, в названиях которых содержится слово "Утверждение". В этой статье описывается шаблон рабочего процесса, отображаемый в меню как Утверждение — SharePoint 2013. Если вы не уверены, что этот тип рабочего процесса больше всего вам подходит, вернитесь к сегменту СВЕДЕНИЯ в этой статье. О других доступных шаблонах рабочих процессов читайте в статье Сведения о рабочих процессах в среде SharePoint в разделе См. также.

К началу сегмента

02. Имеется один список или библиотека либо целое семейство веб-сайтов? (и) Имеется один или все типы контента?

Можно сделать к новой версии рабочего процесса утверждения доступной только в одном списке или библиотеке только или его можно сделать доступными в семействе всего сайта.

  • Если рабочий процесс добавляется для одного списка или библиотеки, можно настроить его выполнение для всех типов контента или только одного типа контента.

  • Однако если рабочий процесс добавляется для всего семейства веб-сайтов, необходимо настроить выполнение только для одного типа контента веб-сайтов.

Карта семейства веб-сайтов с объяснением трех способов добавления

Общие сведения о типах контента

Каждый документ или другой элемент, который хранится в списке или библиотеке SharePoint, принадлежит к определенному типу контента. Тип контента может быть базовым и общим, например Документ или Электронная таблица Excel, либо очень специальным, например Юридическое соглашение или Спецификация конструкции изделия. Некоторые типы контента доступны в SharePoint по умолчанию. Их можно настраивать, а также добавлять другие типы, созданные самостоятельно.

К началу сегмента

03. Какое имя рекомендуется присвоить?

Имя версии рабочего процесса должно:

  • четко указывать на ее предназначение;

  • явно отличать ее от других рабочих процессов.

Пример

Предположим, вы являетесь участником группы редакторов, члены которой хотят использовать два разных рабочих процесса утверждения, указанных ниже.

  • Вам необходимо запустить первый рабочий процесс для каждого поданного документа, чтобы решить, принимать ли его в процесс редактирования.

  • После принятия и редактирования поданного документа необходимо запустить второй рабочий процесс для отредактированной версии, чтобы решить, нужно ли принимать ее как финальную версию.

Можно назвать первый рабочий процесс Утверждение приема поданного документа, а второй — Утверждение финальной версии.

Совет : Как правило, рекомендуется установить согласованные правила именования и ознакомить с ними всех пользователей, имеющих отношение к вашим рабочим процессам.

К началу сегмента

04. Списки задач и журналов относятся к существующим или новым?

Можно настроить рабочий процесс для использования списка задач и списка журналов веб-сайта по умолчанию, использовать другие существующие списки или запросить новые списки только для этого рабочего процесса.

  • Если ваш веб-сайт будет содержать много рабочих процессов или если некоторые рабочие процессы будут включать много задач, рекомендуется запросить новые списки для каждого рабочего процесса. (Управление чрезмерно длинными списками может замедлить выполнение рабочего процесса. Система проще и быстрее поддерживает несколько коротких списков, чем один очень длинный список.)

  • Если задачи и журнал для этого рабочего процесса будут содержать конфиденциальные или секретные сведения, которые нужно хранить отдельно от списка общих задач, следует четко указать, что вам нужны новые отдельные списки для этого рабочего процесса. (Добавив рабочий процесс, обязательно задайте соответствующие разрешения для новых списков.)

К началу сегмента

05. Как (и кем) может запускаться этот рабочий процесс?

Можно настроить запуск рабочего процесса только вручную или только автоматически либо обоими способами.

  • При ручном запуске рабочего процесса утверждения для определенного документа или элемента открывается другая форма — форма запуска. Она содержит большинство параметров, указанных на второй странице формы связи. Таким образом, если пользователь, который запускает рабочий процесс, хочет изменить любые из этих параметров (только для текущего экземпляра), он может сделать это перед нажатием кнопки Запуск.

  • Конечно, при автоматическом запуске форма запуска не отображается, поэтому параметры по умолчанию, указанные в форме связи, используются без изменений.

На следующем рисунке показаны различия между запуском вручную и автоматическим запуском.

Сравнение форм для запуска вручную и автоматического запуска

Любые изменения, внесенные в форме запуска, применяется только во время текущего экземпляра рабочего процесса. Чтобы изменить параметры по умолчаниюпостоянный, рабочего процесса, измените форму связи , как описано в статье сегмент Изменение этой статьи.

Запуск вручную

Если разрешить запуск вручную, любой пользователь с необходимыми разрешениями может в любое время запустить рабочий процесс для любого соответствующего элемента.

Преимущества запуска вручную состоят в том, что вы и ваши коллеги можете запускать рабочий процесс только при необходимости. Кроме того, с помощью формы запуска при каждом запуске вручную можно изменять некоторые параметры.

Краткий пример.    Если необходимо запустить рабочий процесс только для тех элементов, автором которых является участник другой команды, установка запуска исключительно вручную предотвратит автоматический запуск для элементов, авторами которых являетесь вы и ваши коллеги. (Альтернативное решение: создайте один список или библиотеку для элементов от авторов из своей команды и отдельный список или библиотеку для элементов от всех других авторов. Таким образом, можно будет автоматически запускать рабочий процесс, но только в списке внешних авторов.)

Основной недостаток запуска вручную состоит в том, что нужно помнить о необходимости запустить рабочий процесс.

Автоматический запуск

Можно настроить автоматический запуск рабочего процесса при любом из следующих событий.

  • Кто-либо пытается опубликовать основную версию элемента.

  • В списке или библиотеке создается новый элемент (или новый элемент загружается в список или библиотеку).

  • Элемент, уже сохраненный в списке или библиотеке, изменяется.

Преимущество автоматического запуска заключается в том, что никому не нужно помнить о необходимости запустить рабочий процесс. Он выполняется каждый раз после запускающего события.

Краткий пример.    Если вы ответственны за точность и пригодность элементов в списке, можете добавить в этот список рабочий процесс утверждения и указать себя в качестве единственного участника. Можно настроить автоматический запуск рабочего процесса при каждом изменении элемента в списке и каждом добавлении нового элемента. Таким образом вы всегда будете в курсе событий.

Два недостатка автоматического запуска:

  • нельзя остановить выполнение рабочего процесса после возникновения активирующего события;

  • нельзя изменить какие-либо параметры в начале выполнения отдельного экземпляра.

Дополнительные сведения об автоматическом запуске рабочего процесса утверждения при попытке одного из опубликовать основную версию элемента читайте в сегменте Управление в этой статье.

К началу сегмента

06. Используется ли этот рабочий процесс для типов контента, которые наследуют данный тип?

Возможность добавить рабочий процесс ко всем остальным типам контента (наследующим тип контента, к которому добавляется рабочий процесс) в семействе веб-сайтов существует только в том случае, когда рабочий процесс добавляется к типу контента для целого семейства веб-сайтов.

Примечания.

  • Операция, завершающая все дополнительные действия добавления, может длиться долго.

  • В случае нарушения наследования для каких-либо сайтов или дочерних сайтов, на которых необходимо добавить этот рабочий процесс для наследующих типов контента, перед выполнением операции убедитесь, что вы являетесь участником группы "Владельцы" на каждом из таких сайтов или дочерних сайтов.

К началу сегмента

07. Сколько участников занято в рабочем процессе, и в каком порядке они должны действовать?

Необходимо указать имя или адрес электронной почты каждого пользователя, которому будут назначаться задачи проверки.

Необходима одна или несколько стадий?    Можно выбрать одну или несколько стадий задач проверки. В последнем случае они будут выполняться последовательно.

Проверки выполняются параллельно или последовательно?    На каждой стадии для участников можно выбрать назначение всех задач проверки одновременно (параллельно) или назначение одной задачи после другой (последовательно) в указанном порядке. Последовательное назначение удобно, например, если рабочий процесс должен завершаться после первого отклонения, или если нужно, чтобы участники могли в дальнейшем просматривать комментарии предыдущих участников в среде выполнения проверок.

Пример

В этом простом примере показано несколько преимуществ последовательных проверок и проверок в несколько стадий.

Предположим, Алексей добавляет новый рабочий процесс утверждения. Он хочет, чтобы до него каждый элемент проверяли его коллеги Анна и Иван. Он также хочет, чтобы рабочий процесс завершался перед его проверкой, если Анна или Иван отклонят элемент. Алексей может настроить такой процесс одним из двух описанных ниже способов.

  • Последовательная проверка.    Алексей настраивает одноэтапную последовательную проверку, в которой Анна и Иван являются первыми двумя участниками, а он сам — третьим. Он выбирает параметр Закончить при первом отклонении.
    В такой ситуации Анна должна утвердить элемент до назначения задачи Ивану, а затем Иван должен утвердить элемент до назначения задачи Алексею. Если Анна отклонит элемент, задачи Ивану и Алексею назначаться не будут. Если Анна утвердит элемент, а Иван его отклонит, рабочий процесс все равно завершится до назначения задачи проверки Алексею.
    Именно таким образом Алексею нужно настроить одноэтапную последовательную проверку.
    Форма с выделенным параметром последовательной стадии
    Выбранный параметр "Закончить при первом отклонении"

  • Две стадии.    Если Алексей хочет одновременно назначить проверки Анне и Ивану, чтобы для начала проверки Ивану не нужно было ждать, пока Анна завершит свою проверку, он может настроить в рабочем процессе две стадии: первую параллельную стадию для проверок Анны и Ивана и вторую отдельную стадию только для собственной проверки. Снова ему необходимо выбрать параметр Закончить при первом отклонении. Вторая стадия не начнется до завершения первой. Поэтому, опять же, если Анна или Иван отклонят элемент, задача Алексею назначена не будет.
    Вот как Алексей назначает двухэтапную параллельную проверку.
    Форма с выделенным параметром параллельной стадии
    Выбранный параметр "Закончить при первом отклонении"

Ниже приведены схемы обоих решений.

Последовательный рабочий процесс и двухэтапный рабочий процесс

Внешние участники    Существует специальный процесс добавления участников, которые не являются участниками вашей организации SharePoint. В этом процессе участник сайта выступает в качестве прокси-сервер для внешнего участника.

Ниже показана схема этого процесса.

Блок-схема процесса добавления внешнего участника

Назначить одну задачу целой группе или каждому участнику группы?    Если группа адрес или список рассылки включают среди участников рабочего процесса, можно рабочего процесса назначить одну задачукаждому участнику группы, или назначить одну задачу всей группе (, но по-прежнему отправить уведомление об этом одну задачу для каждого участника). При назначении только одну задачу всей группе любой участник группы может резервирование и выполнение этого одну задачу. (Вы найдете инструкции по резервированию групповой задачи сегмента завершения этой статье приведены.)

К началу сегмента

08. Какие дополнительные сведения необходимы участникам?

В форме связи есть текстовое поле, в котором вы можете указать инструкции, подробные требования, ресурсы и другие сведения.

Два вида сведений, которые можно добавить.

  • Контактные сведения, которыми участники могут воспользоваться при возникновении сложностей или вопросов.

  • Если вы рабочий процесс назначит только одну задачу для каждой группы или списка рассылки, упомянутые здесь, один член каждой такой группы должны резервирование задачи перед его завершением. Таким образом, другие участники группы не тратить время на начальным ту же задачу. Вы найдете подробные сведения о резервированию групповой задачи сегмента завершения этой статье приведены

К началу сегмента

09. Каковы сроки выполнения задач?

Можно указать срок выполнения задач рабочего процесса двумя указанными ниже способами.

По дате в календаре.    Можно указать одну календарную дату, до которой должны быть выполнены все задачи.

  • Если рабочий процесс настроен на автоматический запуск, обычно не используется этот параметр. Это происходит потому даты, которое можно указать значение не изменяется относительно текущей даты при каждом рабочий процесс запускается автоматически.

По длительности задачи.    Можно указать количество дней, недель или месяцев, в течение которых можно выполнять каждую задачу с момента ее назначения.

  • Календарная дата завершения имеет приоритет по отношению к длительности определенной задачи. То есть, если сегодня 10 июня и в этот день мне назначена задача длительностью в три дня с календарной датой завершения 11 июня, то эту задачу необходимо выполнить до 11 июня (календарная дата завершения), а не до 13 июня (последний день трехдневного срока).

К началу сегмента

10. Когда завершается данный рабочий процесс?

Чтобы не тратить время на ненужные проверки, можно выбрать немедленное завершение рабочего процесса (перед указанной или вычисленной датой завершения) при наступлении одного из указанных ниже двух событий.

  • Элемент отклонен любым из участников.

  • Элемент изменен каким-либо способом.

Примечание :  Невозможно запустить рабочий процесс для элемента, который в данный момент извлечен. Однако после запуска рабочего процесса элемент, который нужно проверить, можно извлечь, чтобы защитить его от изменений. (Вместе с тем, пока элемент не будет возвращен, для него нельзя запустить никакой другой рабочий процесс.)

К началу сегмента

11. Кого необходимо уведомлять?

В поле Копия на второй странице формы связи можно ввести имена или адреса пользователей, которых необходимо уведомлять при каждом запуске или завершении рабочего процесса.

  • Ввод имени в этом поле не приводит к назначению задачи рабочего процесса данному пользователю.

  • Когда рабочий процесс запускается вручную, пользователь, который запускает его, получает уведомления о запуске и завершении, даже если он не указан в этом поле.

  • Когда рабочий процесс запускается автоматически, пользователь, который изначально добавил его, получает уведомления о запуске и завершении, даже если он не указан в этом поле.

К началу сегмента

12. Будет ли этот рабочий процесс контролировать утверждение контента?

Возможно, у вас есть списки или библиотеки с новыми элементами и/или новыми версиями текущих элементов, которые требуется проверить на точность контента или соответствие формы и стиля, прежде чем показывать их пользователям, у которых есть доступ к списку. Такой процесс проверки называется утверждением контента.

В продуктах SharePoint с помощью рабочего процесса утверждения сделать процесс утверждения контента еще проще и эффективнее. Подробнее читайте в сегменте Управление утверждением контента в этой статье.

Дальнейшие действия

Если вы будете готовы добавить новый рабочий процесс утверждения в список, библиотеку или семейство веб-сайтов, перейдите к соответствующему сегменту Добавление (список или библиотека либо семейство веб-сайтов) этой статьи.

Возможно, у вас есть списки или библиотеки с новыми элементами и/или новыми версиями текущих элементов, которые требуется проверить на точность контента или соответствие формы и стиля, прежде чем показывать их пользователям, у которых есть доступ к списку. Такой процесс проверки называется утверждением контента.

В продуктах SharePoint можно контролировать утверждение контента вручную, не используя рабочие процессы. Но с помощью рабочего процесса утверждения в среде SharePoint можно упростить этот процесс и сделать его более эффективным.

Если вы еще не знакомы с возможностями создания версий и утверждения контента в продуктах SharePoint, мы рекомендуем вам сначала изучить следующие статьи:

Рабочий процесс утверждения может управлять процессом утверждения контента двумя способами. Каждый из них связан с одним элементом управления в формах связи, которые заполняются при первом добавлении рабочего процесса. Можно использовать оба этих способа или один из них.

Управление публикацией основных версий

В области Параметры запуска первой страницы формы связи есть параметр Этот рабочий процесс запускается для утверждения публикации основной версии элемента. Обратите внимание на ряд моментов.

  • Этот параметр доступен только для рабочего процесса утверждения, выполняемого для всех типов контента в одном списке или одной библиотеке, а не для любого рабочего процесса, выполняемого для элементов только одного типа контента.

  • Чтобы он был доступен, необходимо включить утверждение контента для списка или библиотеки на странице "Параметры управления версиями". На этой же странице необходимо выбрать параметр Создать основные и вспомогательные (черновые) версии.

  • При выборе этого параметра становятся недоступными два следующих за ним параметра: Начинать рабочий процесс при создании нового элемента и Начинать рабочий процесс при изменении элемента.

  • В случае выборе этого параметра ваш рабочий процесс будет автоматически запускаться для элемента только при попытке пользователя опубликовать его основную версию.

  • В любом списке или библиотеке для утверждения публикации основных версий может использоваться только один рабочий процесс утверждения. При попытке назначить для одного и того же списка или библиотеки второй рабочий процесс с такой же функцией вам будет предложено выбрать один из них.

Элемент управления, не основанное на версиях

В области Включить утверждение контента на второй странице формы связи есть параметр Обновить состояние утверждения после завершения рабочего процесса (этот рабочий процесс используется для управления утверждением контента).

Этот параметр доступен в форме независимо от того, требуется ли утверждение контента в списке или библиотеке. В любом случае значение в поле Утверждение для элемента обновляется на основе результата рабочего процесса.

С помощью этого параметра можно:

  • всегда запускать рабочий процесс вручную;

  • выбрать один или несколько параметров автоматического запуска на первой странице формы связи;

  • разрешить оба вида запуска: автоматически и вручную.

Управление контентом для сайтов веб-публикации

Управление контентом — это специализированный процесс на сайтах, которые публикуют веб-страницы в Интернете. Соответственно, SharePoint предлагает специализированный рабочий процесс утверждения публикации для использования на сайтах публикации, а также шаблон сайта (называется "Веб-сайт публикации с рабочим процессом"), включающий версию этого рабочего процесса, уже настроенную для использования в веб-публикации.

Дальнейшие действия

Если вы будете готовы добавить новый рабочий процесс утверждения в список, библиотеку или семейство веб-сайтов, перейдите к соответствующему сегменту Добавление (список или библиотека либо семейство веб-сайтов) этой статьи.

Если вы не знакомы с добавлением рабочих процессов, прежде чем выполнять описанные в этом сегменте действия, возможно, вам будет полезно просмотреть сегменты СВЕДЕНИЯ и ПЛАНИРОВАНИЕ в этой статье.

Разделы в этом сегменте

  1. Подготовка

  2. Добавление рабочего процесса

1. Подготовка

Для добавления рабочего процесса требуются два приведенных ниже компонента.

Электронная почта.    Чтобы рабочий процесс мог отправлять уведомления и напоминания по электронной почте, необходимо активировать электронную почту для своего сайта SharePoint. Если вы не уверены, сделано ли это, обратитесь к своему администратору SharePoint.

Разрешения.    В соответствии с установленными по умолчанию параметрами SharePoint, чтобы добавлять рабочие процессы для списков, библиотек и семейств веб-сайтов, требуется разрешение на управление списками. (У группы "Владельцы" оно есть по умолчанию; у групп "Участники" и "Посетители" его нет. Подробнее о разрешениях читайте в сегменте СВЕДЕНИЯ в этой статье.)

К началу сегмента

2. Добавление рабочего процесса

Выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте список или библиотеку, для которых необходимо добавить рабочий процесс.

  2. На ленте выберите вкладку Список или Библиотека.

    Примечание : Имя вкладки может отличаться в зависимости от типа списка или библиотеки. Например, в списке календаря вкладка называется Календарь.

  3. В группе Параметры нажмите кнопку Параметры рабочих процессов.

  4. На странице "Параметры рабочих процессов" в разделе Показать сопоставления рабочего процесса следующего типа укажите, для чего должен выполняться рабочий процесс: для документа, списка или папки, — а затем нажмите кнопку Добавить рабочий процесс.

  5. Заполните первую страницу формы связи.
    (Инструкции приведены после иллюстрации.)

Базовые сведения страницы "Добавление рабочего процесса" с вынесенными разделами

Выноска № 1

Тип контента

Оставьте выбор по умолчанию Все или выберите определенный тип содержимого.

Выноска № 2

Шаблон

Выберите шаблон Утверждение — SharePoint 2013.

Примечание :  Если шаблон Утверждение — SharePoint 2013 не отображается в списке, обратитесь к своему администратору SharePoint, чтобы узнать, активирован ли он для семейства веб-сайтов или рабочей области.

Выноска № 3

Имя

Введите имя рабочего процесса. По нему пользователи смогут находить процесс в списке или библиотеке.

Рекомендации относительно именования рабочих процессов см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.

Выноска № 4

Список задач

Выберите список задач, который будет использоваться в рабочем процессе. Можно выбрать существующий список задач или создать новый, нажав кнопку Новый список задач.

Чтобы узнать, в каких случаях следует создавать новый список задач (а не выбирать существующий), читайте сегмент ПЛАНИРОВАНИЕ в этой статье.

Выноска № 5

Список журналов

Выберите список журналов, который будет использоваться в рабочем процессе. Можно выбрать существующий список журналов или создать новый, нажав кнопку Журнал рабочих процессов (новый).

Чтобы узнать, в каких случаях следует создавать новый список журналов (а не выбирать существующий), читайте сегмент ПЛАНИРОВАНИЕ в этой статье.

Выноска № 6

Параметры запуска

Укажите один или несколько способов запуска рабочего процесса.

Сведения о выборе параметров запуска см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.

Дополнительные сведения об использовании рабочего процесса для управления утверждением контента, включая публикацию основных версий, читайте в сегменте Управление в этой статье.

  • Обратите внимание, что параметр этот рабочий процесс запускается для утверждения публикации основной версии элемента  не отображаются, если вы добавляете рабочего процесса только одного типа контента.

  • Также заметьте, что при выборе параметра Этот рабочий процесс запускается для утверждения публикации основной версии элемента становятся недоступными два следующих флажка.

  1. Установив необходимые значения для всех параметров в этой форме, нажмите кнопку Далее.

  2. Заполните вторую страницу формы связи.
    (Инструкции приведены после иллюстрации.)

    Примечание : На второй странице формы связи, которая отображается при каждом запуске рабочего процесса вручную, можно настроить первые несколько параметров SharePoint (числа с первого по седьмое на следующей иллюстрации, от поля Утверждающие до поля Копия), что позволяет изменять эти параметры только для одного экземпляра рабочего процесса.

Значения по умолчанию на странице "Добавление рабочего процесса" с вынесенными полями

Выноска № 1

Кому назначено

Введите имена или адреса пользователей, которым необходимо назначать задачи рабочего процесса.

  • Назначение задач по одной (последовательное)
       Вводите имена или адреса в порядке назначения задач.

  • Одновременное назначение всех задач (параллельное)   
    Порядок имен или адресов не имеет значения.

  • Если вы назначение задачи пользователю вне вашей организации SharePoint   
    Дополнительные сведения о включении внешних участников читайте в сегменте завершения этой статьи.

Выноска № 2

Порядок

Укажите, как следует назначать задачи: одну за другой (последовательно) или одновременно (параллельно).

Подробные сведения об использовании последовательного и параллельного порядка см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.

Выноска № 3

Добавить новую стадию

Добавьте все необходимые стадии помимо первой, которую вы только что настроили.

  • Чтобы удалить целую стадию, выберите поле Кому назначено для этой стадии, а затем нажмите комбинацию клавиш CTRL+DELETE.

Сведения об использовании нескольких стадий см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.

Выноска № 4

Развернуть группы

  • Чтобы назначить одну задачу каждому участнику каждой группы, введенной в поле Кому назначено, установите этот флажок. (Каждый участник группы получит уведомление о задаче, и каждому участнику будет необходимо выполнить собственную задачу.)

  • Чтобы есть только одна задача, назначенная каждой всей группе , введенное в поле Назначить слою, снимите этот флажок. (Каждого участника группы будут получать уведомления о задаче, но можно резервирование и выполнение отдельной задачи от имени всей группе любой один элемент. Вы найдете инструкции по резервированию групповой задачи сегмента завершения этой статье приведены.)

Выноска № 5

Запрос

Введенный здесь текст будет добавлен в каждое уведомление о задаче, отправляемое рабочим процессом. Не забудьте указать здесь все дополнительные инструкции и ресурсы, которые могут понадобиться участникам, в том числе упомянутые ниже.

  • Контактные данные.

  • При необходимости, заметка о отдельных задач назначаются всей группам или распределение списков. (Вы найдете инструкции по резервированию групповой задачи сегмента завершения этой статье приведены.)

Выноска № 6

Сроки выполнения и длительность задач

Укажите дату завершения для целого рабочего процесса либо количество дней, недель или месяцев, в течение которых можно выполнять каждую задачу с момента ее назначения.

  • Если предполагается автоматический запуск рабочего процесса, рекомендуется не заполнять поле Дата выполнения для всех задач и указать дату выполнения задачи в двух полях длительности задачи. Точную дату выполнения всегда можно указать в форме запуска при запуске рабочего процесса вручную.

Подробные сведения о том, в каких случаях лучше указывать дату выполнения задачи, а в каких — длительность задачи, см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.

Выноска № 7

КОПИЯ

Введите имена или адреса электронной почты пользователей, которых необходимо уведомлять при каждом запуске или завершении рабочего процесса.

  • Ввод имени в этом поле не приводит к назначению задачи рабочего процесса.

  • Когда рабочий процесс запускается вручную, пользователь, который запускает его, получает уведомления о запуске и завершении, даже если он не указан в этом поле.

  • Когда рабочий процесс запускается автоматически, пользователь, который изначально добавил его, получает уведомления о запуске и завершении, даже если он не указан в этом поле.

Выноска № 8

Завершение рабочего процесса

Можно выбрать оба параметра, любой из них или не выбирать ни одного.

Подробные сведения об этих параметрах см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.

Выноска № 9

Включить утверждение контента

Установите этот флажок, если рабочий процесс будет использоваться для управления утверждением контента.

Дополнительные сведения об использовании рабочего процесса для управления утверждением контента, включая публикацию основных версий, читайте в сегменте Управление в этой статье.

  1. Установив необходимые значения для всех параметров на этой странице, нажмите кнопку Сохранить, чтобы создать рабочий процесс.

В среде SharePoint будет создана новая версия рабочего процесса.

Если вы не знакомы с добавлением рабочих процессов, прежде чем выполнять описанные в этом сегменте действия, возможно, вам будет полезно просмотреть сегменты СВЕДЕНИЯ и ПЛАНИРОВАНИЕ в этой статье.

Разделы в этом сегменте

  1. Подготовка

  2. Добавление рабочего процесса

1. Подготовка

Для добавления рабочего процесса требуются два приведенных ниже компонента.

Электронная почта.    Чтобы отправлять уведомления и напоминания по электронной почте в рамках рабочего процесса, для сайта должна быть включена электронная почта. Если вы не знаете, как это проверить, обратитесь к своему администратору SharePoint.

Разрешения.    В соответствии с установленными по умолчанию параметрами SharePoint, чтобы добавлять рабочие процессы для списков, библиотек и семейств веб-сайтов, требуется разрешение на управление списками. (У группы "Владельцы" оно есть по умолчанию; у групп "Участники" и "Посетители" его нет. Подробнее о разрешениях читайте в сегменте СВЕДЕНИЯ в этой статье.)

К началу сегмента

2. Добавление рабочего процесса

Выполните указанные ниже действия.

  1. Перейдите на домашнюю страницу семейства веб-сайтов (не на домашнюю страницу сайта или дочернего сайта в семействе).

  2. Щелкните значок Параметры Кнопка "Параметры" общедоступного веб-сайта SharePoint Online и выберите пункт Параметры сайта.

  3. На странице "Параметры сайта" в разделе Коллекции веб-дизайнера нажмите Типы контента сайта.

  4. На странице Типы контента сайта выберите имя типа контента сайта, для которого необходимо добавить рабочий процесс.

    Примечание :  Рабочий процесс для целого семейства веб-сайтов необходимо добавлять для элементов только одного типа контента.

    Типы контента документа с выделенным типом

    1. На странице выбранного типа контента в разделе Параметры щелкните ссылку Параметры рабочих процессов.
      Ссылка "Параметры рабочих процессов в разделе "Параметры"

    2. На странице "Параметры рабочих процессов" выберите ссылку Добавить рабочий процесс.
      Ссылка "Добавить рабочий процесс"

    3. Заполните первую страницу формы связи.
      (Инструкции приведены после иллюстрации.)

Страница настройки рабочего процесса

Выноска № 1

Шаблон

Выберите шаблон Утверждение — SharePoint 2013.

Примечание :  Если шаблон Утверждение — SharePoint 2013 не отображается в списке, обратитесь к своему администратору SharePoint, чтобы узнать, активирован ли он для семейства веб-сайтов или рабочей области.

Выноска № 2

Имя

Введите имя рабочего процесса. По нему пользователи семейства веб-сайтов смогут находить этот процесс.

Рекомендации относительно именования рабочих процессов см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.

Выноска № 3

Список задач

Выберите список задач, который будет использоваться в рабочем процессе. Можно выбрать существующий список задач или создать новый, нажав кнопку Новый список задач.

Чтобы узнать, в каких случаях следует создавать новый список задач (а не выбирать существующий), читайте сегмент ПЛАНИРОВАНИЕ в этой статье.

Выноска № 4

Список журналов

Выберите список журналов, который будет использоваться в рабочем процессе. Можно выбрать существующий список журналов или создать новый, нажав кнопку Журнал рабочих процессов (новый).

Чтобы узнать, в каких случаях следует создавать новый список журналов (а не выбирать существующий), читайте сегмент ПЛАНИРОВАНИЕ в этой статье.

Выноска № 5

Параметры запуска

Укажите один или несколько способов запуска рабочего процесса.

Сведения о выборе параметров запуска см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.

Выноска № 6

Добавить рабочий процесс для дочерних типов контента?

Укажите, следует ли добавить (привязать) этот рабочий процесс ко всем другим типам сайтов и контента списков, которые наследуют данные от этого типа контента.

  • Операция, завершающая все дополнительные действия добавления, может длиться долго.

  • Если наследование нарушено для каких-либо сайтов или дочерних сайтов, на которых этот рабочий процесс нужно добавить к наследующим типам контента, перед выполнением этой операции убедитесь, что вы являетесь участником группы "Владельцы" на каждом из данных сайтов или дочерних сайтов.

  1. Установив необходимые значения для всех параметров на этой странице, нажмите кнопку Далее.

  2. Заполните вторую страницу формы связи.
    (Инструкции приведены после иллюстрации.)

    Примечание : На второй странице формы связи, которая отображается при каждом запуске рабочего процесса вручную, можно настроить первые несколько параметров SharePoint (числа с первого по седьмое на следующей иллюстрации, от поля Утверждающие до поля Копия), что позволяет изменять эти параметры только для одного экземпляра рабочего процесса.

Значения по умолчанию на странице "Добавление рабочего процесса" с вынесенными полями

Выноска № 1

Кому назначено

Введите имена или адреса пользователей, которым необходимо назначить задачи рабочего процесса.

  • Назначение задач по одной (последовательное).
       Введите имена или адреса в порядке назначения задач.

  • Одновременное назначение всех задач (параллельное)   
    Порядок имен или адресов не имеет значения.

  • Если вы назначение задачи пользователю вне вашей организации SharePoint   
    Дополнительные сведения о включении внешних участников читайте в сегменте завершения этой статьи.

Выноска № 2

Порядок

Укажите, как следует назначать задачи: одну за другой (последовательно) или одновременно (параллельно).

Подробные сведения об использовании последовательного и параллельного порядка см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.

Выноска № 3

Добавить новую стадию

Добавьте все необходимые стадии помимо первой, которую вы только что настроили.

  • Чтобы удалить целую стадию, выберите поле Кому назначено для этой стадии, а затем нажмите комбинацию клавиш CTRL+DELETE.

Сведения об использовании нескольких стадий см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.

Выноска № 4

Развернуть группы

  • Чтобы назначить одну задачу каждому участнику каждой группы, введенной в поле Кому назначено, установите этот флажок. (Каждый участник группы получит уведомление о задаче, и каждому участнику будет необходимо выполнить собственную задачу.)

  • Чтобы есть только одна задача, назначенная для каждоговсей группе , введенное в поле назначить, снимите этот флажок. (Каждого участника группы будут получать уведомления о задаче, но можно резервирование и выполнение отдельной задачи от имени всей группе любой один элемент. Вы найдете инструкции по резервированию групповой задачи сегмента завершения этой статье приведены.)

Выноска № 5

Запрос

Введенный здесь текст будет добавлен в каждое уведомление о задаче, отправляемое рабочим процессом. Не забудьте указать здесь все дополнительные инструкции и ресурсы, которые могут понадобиться участникам, в том числе упомянутые ниже.

  • Контактные данные.

  • При необходимости, заметка о отдельных задач назначаются всей группам или распределение списков. (Вы найдете инструкции по резервированию групповой задачи сегмента завершения этой статье приведены.)

Выноска № 6

Сроки выполнения и длительность задач

Укажите дату завершения для целого рабочего процесса либо количество дней, недель или месяцев, в течение которых можно выполнять каждую задачу с момента ее назначения.

  • Если предполагается автоматический запуск рабочего процесса, рекомендуется не заполнять поле Дата выполнения для всех задач и указать дату выполнения задачи в двух полях длительности задачи. Точную дату выполнения всегда можно указать в форме запуска при запуске рабочего процесса вручную.

Подробные сведения о том, в каких случаях лучше указывать дату выполнения задачи, а в каких — длительность задачи, см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.

Выноска № 7

КОПИЯ

Введите имена или адреса электронной почты пользователей, которых необходимо уведомлять при каждом запуске или завершении рабочего процесса.

  • Ввод имени в этом поле не приводит к назначению задачи рабочего процесса.

  • Когда рабочий процесс запускается вручную, пользователь, который запускает его, получает уведомления о запуске и завершении, даже если он не указан в этом поле.

  • Когда рабочий процесс запускается автоматически, пользователь, который изначально добавил его, получает уведомления о запуске и завершении, даже если он не указан в этом поле.

Выноска № 8

Завершение рабочего процесса

Можно выбрать оба параметра, любой из них или не выбирать ни одного.

Подробные сведения об этих параметрах см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.

Выноска № 9

Включить утверждение контента

Установите этот флажок, если рабочий процесс будет использоваться для управления утверждением контента.

Дополнительные сведения об использовании рабочего процесса для управления утверждением контента, включая публикацию основных версий, читайте в сегменте Управление в этой статье.

  1. Установив необходимые значения для всех параметров на этой странице, нажмите кнопку Сохранить, чтобы создать рабочий процесс.

В среде SharePoint будет создана новая версия рабочего процесса.

Дальнейшие действия

Если вы готовы, переходите к разделу ЗАПУСК этой статьи и запустите первый экземпляр, чтобы проверить новый рабочий процесс.

Можно настроить запуск рабочего процесса только вручную, только автоматически или обоими способами.

  • Вручную — запуск может выполнить любой пользователь с необходимыми разрешениями.

  • Автоматически — запуск осуществляется при возникновении указанного активирующего события. (То есть, при добавлении элемента в список или библиотеку либо при любом изменении элемента в списке или при попытке любого пользователя опубликовать основную версию элемента).
    (Активирующие события указываются на первой странице формы связи во время первоначального связывания и настройки рабочего процесса. Подробнее об этом в сегменте ПЛАНИРОВАНИЕ в этой статье.)

Примечание :  Невозможно запустить рабочий процесс для элемента, который в данный момент извлечен. Однако после запуска рабочего процесса элемент, который нужно проверить, можно извлечь, чтобы защитить его от изменений. (Вместе с тем, пока элемент не будет возвращен, для него нельзя запустить никакой другой рабочий процесс.)

Разделы в этом сегменте

  1. Автоматический запуск рабочего процесса

  2. Запуск рабочего процесса вручную

  3. Запуск вручную из списка или библиотеки

  4. Запуск вручную из программы Microsoft Office

1. Автоматический запуск рабочего процесса

Если настроен автоматический запуск рабочего процесса, при каждом возникновении активирующего события рабочий процесс запускается на активировавшем его элементе.

Когда запускается рабочий процесс, он назначает одну или несколько первых задач и отправляет уведомление о задаче каждому назначенному пользователю. Одновременно он также отправляет уведомления о запуске (отличаются от уведомлений о задачах) пользователю, который первоначально добавил рабочий процесс, а также другим пользователям, перечисленным в поле Кому на второй странице формы связи.

Примечание :  При добавлении нового рабочего процесса, который будет запускаться автоматически, поле Дата выполнения для всех задач на второй странице формы связи обычно должно оставаться пустым, поскольку все явно указанные значения данных не будут автоматически настраиваться по отношению к дате каждого запуска рабочего процесса. Подробнее об этом в сегменте ПЛАНИРОВАНИЕ в этой статье.

К началу сегмента

2. Запуск рабочего процесса вручную

Примечание о разрешениях.    Обычно для запуска рабочего процесса необходимо разрешение на редактирование элементов. (По умолчанию группы ''Участники'' и ''Владельцы'' обладают этим разрешением, а группа ''Посетители'' — нет. пользователи из группы ''Владельцы'' также могут устанавливать для отдельного рабочего процесса требование, чтобы запускающие его пользователи обладали разрешениями на управление списками. Выбрав этот параметр, ''Владельцы'' могут указывать, чтобы только они и другие ''Владельцы'' могли запускать определенный рабочий процесс. Дополнительные сведения см. в сегменте Дополнительные сведения в этой статье.)

Два способа запуска

Рабочий процесс можно запустить вручную в одном из двух расположений:

  • Из списка или библиотеки, где расположен элемент

  • Из самого элемента, открытого в программе Microsoft Office, в которой он создан. (Обратите внимание, это должна быть программа, установленная на компьютере, а не веб-приложение.)

В оставшихся двух разделах этого сегмента приводятся инструкции, касающиеся обоих методов.

К началу сегмента

3. Запуск вручную из списка или библиотеки

  1. Перейдите к списку или библиотеке, где хранится элемент, для которого нужно запустить рабочий процесс.

  2. Нажмите многоточие рядом с названием элемента, а затем — в диалоговом окне, чтобы открыть меню элемента. После этого в раскрывающемся меню выберите Рабочие процессы.

  3. В разделе "Рабочие процессы" на странице Название элемента в области Запуск нового рабочего процесса выберите рабочий процесс, который нужно запустить.
    Ссылка для запуска рабочего процесса

  4. На странице Изменение рабочего процесса в форме запуска внесите изменения, которые необходимо применить к данному экземпляру рабочего процесса.

    Примечание : Изменения, внесенные здесь в форме запуска, используемые только во время текущего экземпляра рабочего процесса. Если вы хотите внесите необходимые изменения, которые будут применяться при каждом выполняется рабочий процесс или если вы хотите изменить параметры рабочих процессов, которые не отображаются в этой форме, читайте в сегменте Изменение этой статьи.

Форма запуска

Выноска № 1

Кому назначено

Внесите изменения в список пользователей, которым необходимо назначить задачи рабочего процесса.

  • Назначение задач по одной.
       Вводите имена или адреса в порядке назначения задач.

  • Одновременное назначение всех задач.   
    Порядок имен или адресов не имеет значения.

  • Если вы назначение задачи пользователю вне вашей организации SharePoint   
    Дополнительные сведения о включении внешних участников читайте в сегменте завершения этой статьи

Выноска № 2

Порядок

Убедитесь, что правильно выбраны параметры, определяющие порядок назначения задач: по одной (последовательно) или одновременно (параллельно).

Подробные сведения об использовании последовательного и параллельного порядка см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.

Выноска № 3

Добавить новую стадию

Добавьте все необходимые стадии помимо тех, которые настроены в данный момент.

  • Чтобы удалить целую стадию, выберите поле Кому назначено для этой стадии, а затем нажмите комбинацию клавиш CTRL+DELETE.

Сведения об использовании нескольких стадий см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.

Выноска № 4

Развернуть группы

  • Чтобы назначить одну задачукаждому участнику каждой группы, введенной в поле Кому назначено, установите этот флажок. (Каждый участник группы получит уведомление о задаче, и каждому участнику будет необходимо выполнить собственную задачу.)

  • Чтобы есть только одна задача, назначенная каждой всей группе , введенное в поле Назначить слою, снимите этот флажок. (Каждого участника группы будут получать уведомления о задаче, но можно резервирование и выполнение отдельной задачи от имени всей группе любой один элемент. Вы найдете инструкции по резервированию групповой задачи сегмента завершения этой статье приведены.)

Выноска № 5

Запрос

Введенный здесь текст будет добавлен в каждое уведомление о задаче, отправляемое рабочим процессом. Не забудьте указать здесь все дополнительные инструкции и ресурсы, которые могут понадобиться участникам, в том числе упомянутые ниже.

  • Контактные данные, по которым следует обращаться в случае вопросов и проблем

  • При необходимости, заметка о отдельных задач назначаются всей группам или распределение списки (вы найдете инструкции по резервированию групповой задачи сегмента завершения этой статье приведены.)

Выноска № 6

Сроки выполнения и длительность задач

Укажите дату завершения для целого рабочего процесса либо количество дней, недель или месяцев, в течение которых можно выполнять каждую задачу с момента ее назначения.

Подробные сведения о том, в каких случаях лучше указывать дату выполнения задачи, а в каких — длительность задачи, см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.

Выноска № 7

КОПИЯ

При необходимости добавьте или удалите пользователей. Помните:

  • Ввод имени здесь не приводит к назначению задачи рабочего процесса.

  • Поскольку вы запускаете рабочий процесс вручную, вы получите уведомления о запуске и завершении, независимо от того, указано ли ваше имя в этом поле.

  1. Установив необходимые значения для всех параметров в форме запуска, нажмите кнопку Запуск, чтобы запустить рабочий процесс.

Рабочий процесс назначит одну или несколько первых задач и одновременно отправит уведомления о запуске вам и пользователям, указанным в поле Копия формы запуска.

К началу сегмента

4. Запуск вручную из программы Microsoft Office

  1. Откройте элемент в установленной на компьютере программе Office.

  2. В открытом элементе перейдите на вкладку Файл, выберите Сохранить и отправить, а затем выберите рабочий процесс, который необходимо запустить для элемента.

  3. Если вы видите указанное ниже сообщение о том, что для рабочего процесса необходимо вернуть файл, нажмите кнопку Вернуть.

  4. Нажмите большую кнопку Запустить рабочий процесс.

  5. На странице "Изменение рабочего процесса" в форме запуска внесите любые изменения, которые необходимо применить к данному экземпляру рабочего процесса.

    Примечание :  Изменения, внесенные в форме запуска, используются только в этом экземпляре рабочего процесса. Чтобы внести изменения, которые будут применяться при каждом запуске рабочего процесса, или изменить параметры рабочего процесса, которые отсутствуют в этой форме, читайте сегмент "ИЗМЕНЕНИЕ" в этой статье.

    Форма запуска

Выноска № 1

Кому назначено

Внесите изменения в список пользователей, которым необходимо назначить задачи рабочего процесса.

  • Назначение задач по одной (последовательное)
       Вводите имена или адреса в порядке назначения задач.

  • Одновременное назначение всех задач (параллельное)   
    Порядок имен или адресов не имеет значения.

  • Если вы назначение задачи пользователю вне вашей организации SharePoint   
    Дополнительные сведения о включении внешних участников читайте в сегменте завершения этой статьи.

Выноска № 2

Порядок

Убедитесь, что правильно выбраны параметры, определяющие порядок назначения задач: по одной (последовательно) или одновременно (параллельно).

Подробные сведения об использовании последовательного и параллельного порядка см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.

Выноска № 3

Добавить новую стадию

Добавьте все необходимые стадии помимо тех, которые настроены в данный момент.

  • Чтобы удалить целую стадию, выберите поле Кому назначено для этой стадии, а затем нажмите комбинацию клавиш CTRL+DELETE.

Сведения об использовании нескольких стадий см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.

Выноска № 4

Развернуть группы

  • Чтобы назначить одну задачукаждому участнику каждой группы, введенной в поле Кому назначено, установите этот флажок. (Каждый участник группы получит уведомление о задаче, и каждому участнику будет необходимо выполнить собственную задачу.)

  • Чтобы есть только одна задача, назначенная каждой всей группе , введенное в поле Назначить слою, снимите этот флажок. (Каждого участника группы будут получать уведомления о задаче, но можно резервирование и выполнение отдельной задачи от имени всей группе любой один элемент. Вы найдете инструкции по резервированию групповой задачи сегмента завершения этой статье приведены.)

Выноска № 5

Запрос

Введенный здесь текст будет добавлен в каждое уведомление о задаче, отправляемое рабочим процессом. Не забудьте указать здесь все дополнительные инструкции и ресурсы, которые могут понадобиться участникам, в том числе упомянутые ниже.

  • Контактные данные, по которым следует обращаться в случае вопросов и проблем.

  • При необходимости, заметка о отдельных задач назначаются всей группам или распределение списков. (Вы найдете инструкции по резервированию групповой задачи сегмента завершения этой статье приведены.)

Выноска № 6

Сроки выполнения и длительность задач

Укажите дату завершения для целого рабочего процесса либо количество дней, недель или месяцев, в течение которых можно выполнять каждую задачу с момента ее назначения.

Подробные сведения о том, в каких случаях лучше указывать дату выполнения задачи, а в каких — длительность задачи, см. в разделе ПЛАНИРОВАНИЕ этой статьи.

Выноска № 7

КОПИЯ

При необходимости добавьте или удалите пользователей. Помните:

  • ввод имени в этом поле не приводит к назначению задачи рабочего процесса.

  • Поскольку вы запускаете рабочий процесс вручную, вы получите уведомления о запуске и завершении, независимо от того, указано ли ваше имя в этом поле.

  1. Установив необходимые значения для всех параметров в форме запуска, нажмите кнопку Запуск, чтобы запустить рабочий процесс.

Рабочий процесс назначит одну или несколько первых задач и одновременно отправит уведомления о запуске вам и пользователям, указанным в поле Копия формы запуска.

Дальнейшие действия

  • Если это в первый раз выполнения этого рабочего процесса, другие участники может потребоваться сведения и помощь для выполнения назначенных им задач. (Он может быть полезна сегмента завершения этой статьи.)

  • Рекомендуется также проверить, получают ли участники уведомления по электронной почте, в частности, не блокируются ли ошибочно такие сообщения фильтрами нежелательной почты.

  • И Конечно, может содержать один или несколько задач рабочего процесса для завершения самостоятельно. Перейдите к сегменту завершения этой статьи для получения подробных сведений о том, как их выполнения.

  • Также о том, как можно отслеживать выполнение экземпляра рабочего процесса, читайте в сегменте НАБЛЮДЕНИЕ в этой статье.

Если задача рабочего процесса утверждения назначена вам впервые, прежде чем приступить к ее выполнению, может быть полезно полностью прочитать этот сегмент статьи. Так вы будете знать обо всех доступных возможностях.

Примечание : Если вы знаете, что вам назначена задача рабочего процесса, но в папке ''Входящие'' вашей электронной почты нет сообщения с уведомлением, проверьте, не было ли оно по ошибке направлено в папку ''Нежелательная почта''. Если это так, настройте параметры фильтра соответствующим образом.

Сначала убедитесь в правильности типа задачи

Для разных типов рабочих процессов требуются различные действия в отношении задач.

Поэтому, прежде чем начать, убедитесь, что вам точно назначена задача рабочего процесса утверждения, а не другого типа.

Найдите текст Утвердите в любом из следующих мест:

  • в строке Тема уведомления о задаче;
    Уведомление о задаче с выделенным текстом "Утвердите"

  • на панели сообщений элемента, который нужно проверить;
    Элемент, который нужно проверить, с выделенным текстом "Утвердите"

  • в заголовке задачи на странице "Состояние рабочего процесса".
    Задача в списке на странице "Состояние рабочего процесса" с выделенным текстом "Утвердите"

Если в указанных местах не удается найти текст Утвердите, обратитесь к пользователю, первоначально добавившему рабочий процесс, чтобы выяснить, является этот рабочий процесс настраиваемым или он основан на шаблоне (и на каком именно). Ссылки на статьи об использовании других типов рабочих процессов, включенных в продукты SharePoint, можно найти в разделе См. также в этой статье.

Если вам действительно назначена задача утверждения, читайте дальше.

Разделы в этом сегменте

  1. Обзор процесса

  2. Переход к элементу и форме задачи из уведомления о задаче

  3. Переход к элементу и форме задачи из списка или библиотеки

  4. Проверка элемента

  5. Заполнение и отправка формы задачи

  6. Уведомления о нарушении сроков

  7. Резервирование и выполнение групповой задачи (необязательно)

  8. Запрос на изменение элемента (необязательно)

  9. Переназначение задачи утверждения другому пользователю (необязательно)

  10. Выполнение задачи от имени внешнего участника (необязательно)

1. Обзор процесса

Обычно пользователь узнает о назначении задачи рабочего процесса одним из трех способов:

  • получая уведомление о задаче по электронной почте;

  • открывая документ Microsoft Office, где отображается панель сообщений с уведомлением о назначении связанной задачи;

  • заходя на сайт SharePoint, где отображаются текущие назначенные задачи.

Узнав о назначении задачи рабочего процесса утверждения, пользователь обычно выполняет два приведенных ниже действия.

  • Проверка элемента.    Необходимо определить, можно ли утвердить элемент в его текущем состоянии.

  • Выполнение задачи.    Результаты проверки отправляются с помощью формы задачи.

Поэтому чаще всего в выполнение задачи вовлечены три следующих элемента:

  • сообщение с уведомлением (получаемое по электронной почте);

  • элемент, отправленный на утверждение (который необходимо открыть и проверить);

  • форма задачи (которую необходимо открыть, заполнить и отправить).

Ниже показано, как выглядят эти три элемента.

Уведомление о задаче, элемент для проверки и форма задачи

Примечание : Кнопка Открыть эту задачу отображается на ленте в сообщении с уведомлением о задаче только в том случае, если сообщение открыто в полной, установленной версии программы Outlook, а не в веб-приложении Outlook Web Access.

К началу сегмента

2. Переход к элементу и форме задачи из уведомления о задаче

Выполните указанные ниже действия.

  1. В уведомлении о задаче выберите ссылку на элемент, указанную в инструкциях Чтобы завершить эту задачу.

  2. В открытом элементе нажмите кнопку Открыть эту задачу на панели сообщений.

Доступ к элементу и форме задачи из уведомления о задаче в электронной почте

Примечание : Кнопка Открыть эту задачу отображается на ленте в сообщении с уведомлением о задаче только в том случае, если сообщение открыто в полной, установленной версии программы Outlook, а не в веб-приложении Outlook Web Access.

К началу сегмента

3. Переход к элементу и форме задачи из списка или библиотеки

Выполните указанные ниже действия.

  1. В списке или библиотеке, где хранится элемент, который нужно проверить, нажмите ссылку  Выполняется для элемента и рабочего процесса.

  2. На странице "Состояние рабочего процесса" щелкните заголовок своей задачи.

  3. В форме задачи на панели сообщений Данная задача рабочего процесса относится к нажмите ссылку на элемент.

Доступ к элементу и форме задачи из списка или библиотеки

К началу сегмента

4. Проверка элемента

В данном примере в качестве элемента использован документ Microsoft Word.

Совет :  Если это групповая задача (одна задача, назначенная целой группе или списку рассылки, которую может выполнить один участник от имени всей группы), рекомендуется зарезервировать задачу, прежде чем проверять элемент. Таким образом вы уменьшите вероятность того, что другой участник группы также проверит этот элемент. Инструкции можно найти в разделе 7 этого сегмента — Резервирование и выполнение групповой задачи.

Открытый элемент для проверки с желтыми панелями

Обратите внимание на две желтые панели сообщений в верхней части документа.

  • Только для чтения на сервере.    Этот документ открыт в режиме только для чтения , то есть можно читать документ, но нельзя его изменять.
    (Заметьте, что при выполнении задачи рабочего процесса утверждения изменения обычно не вносятся в сам элемент. Для регистрации своих отзывов необходимо использовать форму задачи.)

  • Задача рабочего процесса.    Когда вы будете готовы зарегистрировать свой отзыв в форме задачи, нажмите кнопку Открыть эту задачу.

К началу сегмента

5. Заполнение и отправка формы задачи

Ниже показана форма задачи рабочего процесса утверждения.

Форма задачи рабочего процесса

Обратите внимание, что первые два элемента (Удалить элемент и Данная задача рабочего процесса относится к заголовок элемента) не отображаются в форме задачи, когда она открыта из проверяемого элемента.

Выноска № 1

Удалить элемент

Нажмите эту кнопку, чтобы удалить данную задачу из текущего экземпляра рабочего процесса.

  • Удаление задачи не приводит к удалению проверяемого элемента.

  • В случае удаления элемента это действие означает отклонение документа (и соответственно записывается в журнале). Поэтому, если настроено завершение рабочего процесса при первом отклонении, то удаление задачи завершает рабочий процесс.

  • Удаленная задача больше не отображается в области Задачи на странице "Состояние рабочего процесса". (Однако удаление и последующее автоматическое отклонение все равно записываются в области Журнал страницы.)

    Примечание :  Если этот экземпляр рабочего процесса запущен не вами, перед его удалением рекомендуется посоветоваться с пользователем, который его запустил.

Выноска № 2

Эта задача рабочего процесса применяется к заголовку элемента

Чтобы открыть элемент для проверки, щелкните эту ссылку.

Выноска № 3

"Состояние", "Автор запроса", "Консолидированные примечания", "Дата выполнения"

Записи в этих полях нельзя редактировать или изменять, однако указанная в них информация может быть полезна.

Обратите внимание, что в поле Консолидированные примечания содержатся не только дополнительные инструкции о выполнении задачи, но и все комментарии участников, которые уже завершили свои задачи в этом экземпляре рабочего процесса.

Подобным образом, когда вы отправите собственную форму, все введенные вами комментарии в поле Примечания (4) также будут отображаться в поле Консолидированные примечания для следующих участников.

Выноска № 4

Примечания

Любой введенный здесь текст будет записан в журнал рабочего процесса, а также отобразится в поле Консолидированные примечания (3) для последующих участников.

Выноска № 5

Утверждение

Чтобы утвердить элемент, сначала введите необходимые комментарии в поле Примечания (4), а затем нажмите эту кнопку.

Выноска № 6

Отклонить

Чтобы отклонить элемент, сначала введите необходимые комментарии в полеПримечания (4), а затем нажмите эту кнопку.

Выноска № 7

Отмена

Нажмите эту кнопку, чтобы закрыть форму задачи, не сохраняя никакие изменения или ответы.

Выноска № 8

Запрос на изменение

Чтобы отправить запрос на изменение проверяемого вами элемента, нажмите эту кнопку.

Иллюстрация формы, в которую вводятся сведения о запросе, и дальнейшие инструкции приведены в разделе 8 этого сегмента — Запрос на изменение элемента.

Примечание :  Этот параметр может быть отключен для некоторых задач рабочего процесса.

Выноска № 9

Переназначить задачу

Чтобы переназначить задачу утверждения другому пользователю, нажмите эту кнопку.

Иллюстрация страницы для ввода сведений о переназначении и дальнейшие инструкции приведены в разделе 7 этого сегмента — Переназначение задачи утверждения другому пользователю.

Примечание :  Этот параметр может быть отключен для некоторых задач рабочего процесса.

К началу сегмента

6. Уведомления о нарушении сроков

В случае нарушения сроков выполнения задачи или целого экземпляра рабочего процесса автоматически отправляются уведомления следующим лицам:

  • пользователю, которому назначена задача;

  • пользователю, который запустил рабочий процесс (в случае автоматического запуска — пользователю, изначально добавившему рабочий процесс).

К началу сегмента

7. Резервирование и выполнение групповой задачи (необязательно)

Если всей группе, в которую входит пользователь, назначена одна задача, любой участник группы может зарезервировать и выполнить ее от лица всей группы.

Зарезервируйте задачу до ее проверки. После резервирования задача будет назначена вам, и ее не смогут выполнить другие участники группы. (Это делается для того, чтобы несколько пользователей не выполняли одну и ту же работу.)

  1. На странице "Состояние рабочего процесса" наведите указатель на название задачи, назначенной вашей группе, чтобы отобразилась стрелка.

  2. Щелкните стрелку, выберите пункт Изменить элемент, а затем в форме задачи нажмите кнопку Зарезервировать задачу.
    Резервирование групповой задачи

После обновления страницы "Состояние рабочего процесса" вы увидите, что теперь задача назначена не группе, а именно вам.

Чтобы впоследствии снова освободить задачу для группы, не выполняя ее, выполните те же действия, чтобы вернуться к форме задачи, но в этот раз нажмите кнопку Освободить задачу.

Кнопка "Освободить задачу" в форме задачи

К началу сегмента

8. Запрос на изменение элемента (необязательно)

Прежде чем начать этот процесс, обратите внимание, что можно настроить незамедлительное завершение рабочего процесса в случае любых изменений элемента. Рекомендуется посоветоваться с сотрудником, который запустил или первоначально добавил рабочий процесс, и убедиться, что он согласен с внесением изменения и завершением рабочего процесса на данном этапе.

Продемонстрируем параметр запроса на внесение изменений с помощью описанного ниже сценария.

Предположим, вас зовут Алексей.

Теперь представим, что ваша коллега Анна запустила рабочий процесс утверждения на созданном ею документе.

Проверяя документ Анны, вы замечаете, что вводная часть слишком длинная.

Вы нажимаете кнопку Запрос изменения в нижней части формы задачи рабочего процесса, а затем заполняете эту форму.

Форма запроса на изменение элемента

Выноска № 1

У кого запросить изменение

Введите имя или адрес электронной почты пользователя, которому вы отправляете запрос на изменение.

Чтобы отправить запрос пользователю, который запустил экземпляр рабочего процесса (в случае автоматического запуска рабочего процесса — пользователю, который первоначально добавил рабочий процесс утверждения), можно также не заполнять это поле.

Выноска № 2

Создать запрос

Опишите изменение, которое нужно внести, и укажите все сведения, необходимые пользователю, который будет вносить это изменение. (Любой введенный здесь текст будет добавлен в область Консолидированные примечания.)

Выноска № 3

Новая длительность

Выполните одно из указанных ниже действий.

  • Чтобы сохранить существующую дату выполнения   , оставьте это поле пустым.

  • Чтобы полностью удалить дату выполнения   , введите цифру 0.

  • Чтобы указать новую дату выполнения   , введите здесь число, а затем укажите единицы длительности в следующем поле. В совокупности эти две записи определяют период до даты завершения задачи изменения.

Выноска № 4

Новые единицы длительности

Если указывается новая длительность задачи, используйте это поле в сочетании с полем Новая длительность, чтобы указать период, до истечения которого необходимо выполнить задачу (например, 3 дня, 1 месяц или 2 недели).

Заполнив все поля формы должным образом, нажмите кнопку Отправить. Текущая задача будет помечена какзавершенная. (Но это еще не все. Когда Анна завершит задачу изменения, вам будет снова назначена задача утверждения).

Тем временем Анна получит по электронной почте следующее уведомление.

Уведомление, отправляемое при запросе на изменение элемента

Посмотрев на строку темы сообщения (цифра 1 на иллюстрации), Анна сразу понимает, что это не обычное уведомление об утверждении, а запрос на внесение изменений в элементе. Она находит сведения об определенном изменении, внесение которого запрашивается, в поле Изменение запрошено (цифра 2).

Анна извлекает элемент, вносит необходимые изменения, затем сохраняет изменения и снова возвращает элемент.

Затем она переходит на страницу "Состояние рабочего процесса" и открывает там задачу запроса об изменении из области "Задачи".


Форма, отправляемая после того, как запрошенные изменения выполнены

Анна вводит все необходимые сведения в поле Примечания, а затем нажимает кнопку Ответить. Рабочий процесс выполняет два указанных ниже действия.

  • Помечает задачу запроса об изменении выполненной.

  • Назначает новую задачу утверждения вам (в поле Консолидированные примечания вы увидите комментарии Анны) и отправляет вам уведомление об этой задаче.

Теперь вы можете продолжить и завершить проверку измененного элемента.

Тем временем все эти действия можно отслеживать и просматривать в разделе Журнал рабочего процесса на странице "Состояние рабочего процесса", как показано на иллюстрации ниже.

Журнал рабочего процесса, в котором отображаются действия запроса об изменении

Вот схема всего процесса.

Блок-схема запроса об изменении

К началу сегмента

9. Переназначение задачи утверждения другому пользователю (необязательно)

Чтобы назначенную вам задачу рабочего процесса выполнил другой пользователь, нажмите кнопку Переназначить задачу в форме задачи рабочего процесса.

Отобразится данная форма.

Форма переназначения задачи

Выноска № 1

Кому переназначить задачу

Введите имя или адрес пользователя, которому необходимо назначить эту задачу.

Чтобы назначить задачу пользователю, который запустил рабочий процесс или (если рабочий процесс запущен автоматически) пользователю, который изначально добавил его, оставьте данное поле пустым.

Выноска № 2

Создание запроса

Предоставьте любые сведения, необходимые для выполнения задачи, пользователю, которому она назначается. (Любой введенный здесь текст будет добавлен в область Консолидированные примечания.)

Выноска № 3

Новая длительность

Выполните одно из указанных ниже действий.

  • Чтобы сохранить существующую дату выполнения   , оставьте это поле пустым.

  • Чтобы полностью удалить дату выполнения   , введите цифру 0.

  • Чтобы указать новую дату выполнения   , введите здесь число, а затем укажите единицы длительности в следующем поле. В совокупности эти две записи определяют период до даты завершения задачи изменения.

Выноска № 4

Новые единицы длительности

Если указывается новая длительность задачи, используйте это поле в сочетании с полем Новая длительность, чтобы указать период, до истечения которого необходимо выполнить задачу (например, 3 дня, 1 месяц или 2 недели).

Заполнив форму, нажмите кнопку Отправить. Для вашей задачи будет установлена метка Завершено, а пользователю, который теперь отвечает за выполнение задачи, будет назначена новая задача и отправлено уведомление о ней.

Предоставленные здесь новые сведения будут включены в текстовое поле Делегировано от в уведомлении о новой задаче (№ 1 на приведенной ниже иллюстрации).

Уведомление о переназначенной задаче

Одновременно все эти изменения отслеживаются и отображаются в разделах Задачи и Журнал на странице "Состояние рабочего процесса", как показано здесь.

Области "Задачи" и "Журнал" на странице "Состояние рабочего процесса" для переназначенной задачи

К началу сегмента

10. Выполнение задачи от имени внешнего участника (необязательно)

Существует специальный процесс для добавления участников, которые не являются участниками вашей организации SharePoint. В этом процессе участник сайта выступает в качестве посредника для внешнего участника.

  1. Укажите адрес электронной почты внешнего участника на соответствующем этапе раздела Кому назначено на второй странице формы связи.

  2. На самом деле рабочий процесс назначает задачу внешнего участника участнику сайта, который запускает рабочий процесс (в случае автоматического запуска рабочего процесса — участнику, который первоначально добавил рабочий процесс). Этот сотрудник, которому на самом деле назначена задача, выступает в роли посредника для внешнего участника.

  3. Этот участник сайта получает уведомление о задаче с инструкциями по отправке копии элемента для проверки внешнему участнику. (Одновременно внешний участник получает копию уведомления, которое может служить удобным предупреждением или оповещением.)

  4. Участник сайта, которому на самом деле назначена задача, отправляет копию элемента внешнему участнику.

  5. Внешний участник проверяет элемент и отправляет свой ответ участнику сайта.

  6. Когда приходит ответ от внешнего участника, участник сайта завершает задачу от имени внешнего участника.

Ниже представлена схема процесса.

Блок-схема процесса добавления внешнего участника

Центральное расположение для отслеживания, настройки или остановки выполняемого рабочего процесса — страница "Состояние рабочего процесса" его экземпляра.

Сначала мы рассмотрим, как перейти на эту страницу, а затем — как использовать находящиеся на ней параметры и сведения. Наконец, мы обратим внимание еще на две страницы, на которых можно больше узнать об отслеживании.

Разделы в этом сегменте

  1. Переход на страницу "Состояние рабочего процесса"

  2. Использование страницы "Состояние рабочего процесса" для наблюдения за ходом выполнения рабочего процесса

  3. Изменение активных (уже назначенных) задач

  4. Изменение будущих (еще не назначенных) задач

  5. Отмена или прекращение рабочего процесса

  6. Поиск рабочих процессов, которые выполняются для определенного элемента

  7. Отслеживание рабочих процессов для всего семейства веб-сайтов

1. Переход на страницу "Состояние рабочего процесса"

В списке или библиотеке, в которых расположен необходимый элемент или рабочий процесс, выберите для него ссылку  Выполняется.

В этом примере используется элемент с именем "Основная версия" и рабочий процесс "Утверждение 3".

Выбор ссылки "Состояние рабочего процесса"

Откроется страница "Состояние рабочего процесса".

Примечания : 

  • Если список или библиотека содержит много элементов, воспользуйтесь сортировкой и/или фильтрацией, чтобы быстро найти искомый элемент. Если вы обнаружите, что часто выполняете сортировку или фильтрацию по одинаковым критериям, рекомендуется создать собственное представление, которое автоматизирует определенные процедуры.

  • Чтобы перейти на страницу "Состояние рабочего процесса", также можно щелкнуть ссылку Просмотр состояния рабочего процесса в сообщении электронной почты о запуске или ссылку Просмотр журнала рабочего процесса в сообщении электронной почты о завершении работы необходимого экземпляра.

К началу сегмента

2. Использование страницы "Состояние рабочего процесса" для наблюдения за ходом выполнения рабочего процесса

Под иллюстрацией каждого раздела страницы "Состояние рабочего процесса" приведены вопросы по наблюдению, ответы на которые рассматриваются в этом разделе.

Раздел "Сведения о рабочем процессе"

Раздел "Сведения о рабочем процессе" на странице "Состояние рабочего процесса"

Рассматриваемые вопросы:

  • Кто запустил экземпляр рабочего процесса?

  • Когда был запущен этот экземпляр?

  • Когда было выполнено последнее действие в экземпляре?

  • По отношению к какому элементу выполняется данный экземпляр?

  • Какое текущее состояние экземпляра?

Раздел "Задачи"

Раздел "Задачи" на странице "Состояние рабочего процесса"

Рассматриваемые вопросы:

  • Какие задачи уже созданы и назначены, и какое их текущее состояние?

  • Какие задачи уже выполнены, и какой результат каждой из таких задач?

  • Какие даты выполнения заданы для созданных и назначенных задач?

В этом разделе не отображаются задачи, которые удалены или еще не назначены.

Раздел "Журнал рабочего процесса"

Раздел "Журнал рабочего процесса" на странице "Состояние рабочего процесса"

Рассматриваемые вопросы:

  • Какие события уже произошли в экземпляре рабочего процесса?

  • Обратите внимание, что в этой области не отображаются просроченные задачи и уведомления о них.

К началу сегмента

3. Изменение активных (уже назначенных) задач

Есть два способа изменения задач, которые уже назначены, но еще не выполнены:

  • Изменение одной активной задачи

  • Изменение всех активных задач.

Изменение одной активной задачи

Разрешения.    Чтобы изменить одну задачу, назначенную другому пользователю (не вам), вам необходимо разрешение на управление списками. (У группы "Владельцы" оно есть по умолчанию; у групп "Участники" и "Посетители" его нет. Поэтому можно, например, иметь разрешения на запуск рабочего процесса, но не на внесение изменений в задачу другого участника.)

При наличии необходимых разрешений выполните указанное ниже:

  1. Выберите заголовок задачи в списке Задачи.
    Выбор заголовка задачи в списке

  2. Используйте форму задачи для выполнения, удаления или переназначения задачи.

Для получения подробных инструкций о том, как использовать форму задачи, читайте в сегменте завершения этой статьи.

Изменение всех активных задач

Разрешения    На странице '' состояние рабочего процесса любой пользователь, имеющий разрешение на управление списками отображаются все четыре команды ссылок на приведенном ниже рисунке. Первые три ссылки отображаются на странице пользователю, который запустил экземпляр рабочего процесса, но Завершение рабочего процесса ссылка не отображается, если его, также имеет разрешение на управление списками. (Еще раз, по умолчанию в группе "Владельцы" имеет разрешение на управление списками; группы "Участники" и группы посетителей не рекомендуется).

  1. В области сразу под визуализацией рабочего процесса выберите ссылку Обновить активные задачи утверждения.

  2. Внесите изменения в открывшейся форме и нажмите кнопку ОК.

    • Пользователям, которым в данный момент назначены задачи в рамках этого экземпляра, будут отправлены сообщения с уведомлением о ваших изменениях.

    • Изменения, вносимые в этой форме, не влияют на уже выполненные, удаленные или еще не назначенные задачи.

    • Сведения о том, как изменить еще не назначенные задачи, см. в следующем разделе Изменение будущих задач.

Форма изменения для активных задач

Выноска № 1

"Длительность задачи", "Единицы длительности"

  • Чтобы сохранить существующую дату выполнения   , оставьте поле Длительность задачи пустым и не вносите изменений в поле Единицы длительности.

  • Чтобы полностью удалить дату выполнения   , введите цифру 0 в поле Длительность задачи.

  • Чтобы переместить дату выполнения, увеличив длительность задачи   , заполните оба поля, указав число и тип единиц, на какие хотите увеличить длительность.

Выноска № 2

Запрос

  • Изменение текста запроса    Внесите необходимые изменения в текстовое поле.

  1. Установив во всех полях в этой форме необходимые значения, нажмите кнопку ОК.

Все активные задачи в текущем экземпляре будут обновлены.

К началу сегмента

4. Изменение будущих (еще не назначенных) задач

Разрешения    На странице '' состояние рабочего процесса любой пользователь, имеющий разрешение на управление списками отображаются все четыре команды ссылок на приведенном ниже рисунке. Первые три ссылки отображаются на странице пользователю, который запустил экземпляр рабочего процесса, но Прервать этот рабочий процесс сейчас ссылка не отображается, если его, также имеет разрешение на управление списками. (Еще раз, по умолчанию в группе "Владельцы" имеет разрешение на управление списками; группы "Участники" и группы посетителей не рекомендуется).

  1. На странице "Состояние рабочего процесса" в области сразу под визуализацией рабочего процесса выберите ссылку Добавить или обновить утверждающих для утверждения.

  2. Внесите изменения в открывшейся форме и нажмите кнопку ОБНОВИТЬ.

    Примечание :  Изменения, внесенные в этой форме, не влияют на уже созданные и назначенные задачи.

Форма изменения для дальнейших задач

Выноска № 1

"Участники", "Порядок", "Развернуть группы"

  • Добавление или удаление участников либо изменение порядка задач    Добавьте, удалите или упорядочьте имена либо адреса участников в поле Участники.

  • Чтобы удалить целую стадию   ЩелкнитеНазначение поля для этой стадии, а затем нажмите клавишуCTRL+DELETE.

Примечание : Установите флажок Развернуть группы можно использовать для указания назначен ли перечисленных групп рассылки: одну задачу целой группе или одну задачу одному участнику.

Дополнительные сведения об использовании этих полей читайте в сегменте Планирование и соответствующем разделе сегмента Добавление (список или библиотека либо Семейство веб-сайтов) этой статьи.

Выноска № 2

Запрос

  • Изменение текста запроса    Внесите необходимые изменения в текстовое поле.

Выноска № 3

"Дата выполнения для всех задач", "Длительность задачи", "Единицы длительности"

  • Изменение или удаление календарной даты выполнения    Удалить существующую дату, а затем либо укажите новый или, чтобы удалить определенный полностью даты выполнения, оставьте поле пустым. (Не вводить нули в этом поле. В этом поле необходимо содержат значение даты календаря или быть пустым.)

  • Чтобы сохранить существующую длительность   , оставьте поле Длительность задачи пустым и не вносите изменений в поле Единицы длительности.

  • Чтобы полностью удалить длительность   , введите цифру 0 в поле Длительность задачи.

  • Чтобы увеличить длительность   , заполните оба поля, указав число и тип единиц, на какие хотите увеличить длительность. (Подробнее о настройке даты выполнения и длительности задачи читайте в сегменте ПЛАНИРОВАНИЕ в этой статье.)

  1. Установив во всех полях в этой форме необходимые значения, нажмите кнопку ОК.

Внесенные вами изменения будут отображены во всех будущих задачах в рамках текущего экземпляра.

К началу сегмента

5. Отмена или прекращение рабочего процесса

Остановить выполнение экземпляра рабочего процесса до его завершения можно двумя способами:

  • Отменив рабочий процесс.    Все задачи отменяются, но сохраняются в области Задачи на странице "Состояние рабочего процесса".

  • Завершив рабочий процесс.    Все задачи отменяются и удаляются из области Задачи на странице "Состояние рабочего процесса". (Однако они по-прежнему будут отображаться в области "Журнал рабочего процесса".)

Ниже приведены инструкции для обоих способов.

Отмена (все задачи отменяются, но сохраняются в списке задач и журнале)

Разрешения    На странице '' состояние рабочего процесса любой пользователь, имеющий разрешение на управление списками отображаются все четыре команды ссылок на приведенном ниже рисунке. Первые три ссылки отображаются на странице пользователю, который запустил экземпляр рабочего процесса, но Завершение рабочего процесса ссылка не отображается, если его, также имеет разрешение на управление списками. (Еще раз, по умолчанию в группе "Владельцы" имеет разрешение на управление списками; группы "Участники" и группы посетителей не рекомендуется).

Когда текущий экземпляр рабочего процесса будет не нужен, его можно остановить.

  • На странице "Состояние рабочего процесса" в области под визуализацией рабочего процесса выберите ссылку Отменить все задачи утверждения.

  • Нажмите кнопку Да для подтверждения операции.

Ссылка для отмены всех задач утверждения

Все текущие задачи отменяются, а рабочий процесс завершается с состоянием Отменено. Отмененные задачи все еще будут перечислены в областях Задачи и Журнал рабочего процесса.

Прерывание (все задачи удаляются из списка "Задачи", но сохраняются в журнале)

Разрешения    На странице '' состояние рабочего процесса любой пользователь, имеющий разрешение на управление списками отображаются все четыре команды ссылок на приведенном ниже рисунке. Первые три ссылки отображаются на странице пользователю, который запустил экземпляр рабочего процесса, но Завершение рабочего процесса ссылка не отображается, если его, также имеет разрешение на управление списками. (Еще раз, по умолчанию в группе "Владельцы" имеет разрешение на управление списками; группы "Участники" и группы посетителей не рекомендуется).

Если возникает ошибка или сбой либо рабочий процесс останавливается, его выполнение может быть прервано.

На странице "Состояние рабочего процесса" в области под визуализацией рабочего процесса выберите Завершить рабочий процесс, а затем нажмите кнопку Да, чтобы подтвердить операцию.

Все задачи, созданные рабочим процессом, отменяются и удаляются из области Задачи на странице "Состояние рабочего процесса", но они по-прежнему отображаются в области Журнал рабочего процесса. Рабочий процесс завершается с состоянием Рабочий процесс отменен.

К началу сегмента

6. Определение того, какие рабочие процессы выполняются для определенного элемента

На странице "Рабочие процессы" приведен список рабочих процессов, запущенных для определенного элемента в данный момент.

  1. Перейдите к списку или библиотеке, где сохранен элемент.

  2. Наведите указатель мыши на имя элемента, нажмите появившуюся стрелку и выберите в раскрывающемся меню команду Рабочие процессы.

  3. Для рабочих процессов на странице Название элемента в области Выполняющиеся рабочие процессы отображается список экземпляров, запущенных в данный момент для элемента.

Примечание :  Обратите внимание, что для одного элемента одновременно не может выполняться несколько экземпляров одной версии рабочего процесса. Пример: добавлено два рабочих процесса, основанных на шаблоне "Утверждение". Один называется "Утверждение плана", а другой — "Утверждение бюджета". Одновременно на одном элементе может выполняться один экземпляр каждого из рабочих процессов — "Утверждение плана" и "Утверждение бюджета", но не два экземпляра каждого рабочего процесса.

К началу сегмента

7. Наблюдение за рабочими процессами для целого семейства веб-сайтов

Администраторы семейства веб-сайтов могут сразу определить следующее:

  • Сколько рабочих процессов, основанных на каждом шаблоне рабочих процессов, существует в данный момент в семействе веб-сайтов.

  • Активен ли в данный момент каждый шаблон рабочих процессов в семействе веб-сайтов.

  • Сколько экземпляров версий рабочих процессов, основанных на каждом шаблоне рабочих процессов, в данный момент выполняется в семействе веб-сайтов.

Вот как это сделать.

  1. Откройте домашнюю страницу семейства веб-сайтов (не домашнюю страницу для сайта или дочернего сайта в семействе).

  2. Щелкните значок Параметры Кнопка "Параметры" общедоступного веб-сайта SharePoint Online и выберите пункт Параметры сайта.

  3. На странице Параметры сайта в разделе Администрирование сайта нажмите Рабочие процессы.

Откроется страница "Рабочие процессы" со сведениями.

Дальнейшие действия

Если это в первый раз, это версия рабочего процесса, может потребоваться выполнить инструкции из сегмента Проверка данной статьи, чтобы просмотреть события в экземпляре и узнать ли функции рабочего процесса как вам хотелось бы.

После выполнения экземпляра рабочего процесса можно проверить события, записанные в его журнале. (После выполнения экземпляра записи о нем доступны в течение 60 дней.)

Важно :  Обратите внимание, что журнал рабочего процесса доступен только для неофициальных целей. Его нельзя использовать для официальных аудиторских проверок, в качестве доказательства или в других юридических целях.

Кроме того, можно создавать отчеты об общей производительности экземпляров рабочего процесса.

Разделы в этом сегменте

  1. Просмотр событий в последнем экземпляре

  2. Доступ к экземпляру журнала в течение 60 дней

  3. Создание отчетов о производительности рабочих процессов

1. Просмотр событий в последнем экземпляре

Пока элемент остается в том же списке или той же библиотеке и пока этот же рабочий процесс не будет запущен на этом элементе повторно, журнал последнего экземпляра доступен из списка или библиотеки.

Чтобы просмотреть страницу "Состояние рабочего процесса" для последнего экземпляра рабочего процесса, запущенного на любом из элементов, выполните описанные ниже действия:

  • В списке или библиотеке, в которых расположен элемент, щелкните ссылку на состояние необходимого элемента и рабочего процесса.

В этом примере используется документ с именем Основная версия и рабочий процесс Утверждение нового документа.

Выбор ссылки "Состояние рабочего процесса"

Раздел Журнал рабочего процесса расположен в нижней части страницы "Состояние рабочего процесса".

Раздел "Журнал рабочего процесса" на странице "Состояние рабочего процесса"

К началу сегмента

2. доступ к экземпляру журнала 60 дней

Что если необходимо просмотреть журнал экземпляра после повторного запуска того же рабочего процесса для того же элемента?

На самом деле, это можно делать в течение 60 дней. Перейти к просмотру журнала можно в списке или библиотеке либо в уведомлении о выполнении рабочего процесса.

Просмотр из списка или библиотеки

  1. Перейдите к списку или библиотеке, где сохранен элемент.

  2. Наведите указатель мыши на имя элемента, нажмите появившуюся стрелку и выберите в раскрывающемся меню команду Рабочие процессы.

  3. На странице ''Рабочие процессы: название элемента'' в разделе Завершенные рабочие процессы щелкните имя или состояние экземпляра рабочего процесса, который необходимо просмотреть.
    Список "Завершенные рабочие процессы" на странице "Рабочие процессы" для элемента
    Откроется страница ''Состояние рабочего процесса'' для данного экземпляра.

Просмотр из уведомления о выполнении рабочего процесса

  • Откройте уведомление о завершении рабочего процесса для экземпляра, который нужно проверить, а затем нажмите ссылку Просмотреть журнал рабочего процесса.

Уведомление о завершении рабочего процесса с выделенной ссылкой на журнал
Откроется страница "Состояние рабочего процесса" для этого экземпляра.

Чтобы сохранить все уведомления о завершении, можно создать правило Outlook. Создайте правило для копирования всех входящих сообщений, содержащих текст завершен в строке Тема, в отдельную папку. (Убедитесь, что правило Outlook копирует входящие сообщения, а не просто перемещает их, иначе они будут удалены из папки "Входящие".)

К началу сегмента

3. Создание отчетов о производительности рабочих процессов

Чтобы получить сведения об общей производительности одной из версий рабочего процесса (с течением времени и для нескольких экземпляров), можно создать один из приведенных ниже предопределенных отчетов (или оба).

  • Отчет о длительности работы.    Этот отчет используется для определения средней длительности каждой операции в рамках рабочего процесса, а также общей длительности каждого рабочего процесса или его экземпляра.

  • Отчет об отменах и ошибках.    Этот отчет используется для определения частоты отмены рабочего процесса или возникновения ошибок перед его завершением.

Создание доступных отчетов для рабочего процесса

  1. Находясь в списке или библиотеке, щелкните любую ссылку сведений о состоянии в столбце Состояние для данного рабочего процесса.
    Выбор ссылки состояния рабочего процесса

  2. На странице ''Состояние рабочего процесса'' в разделе Журнал рабочего процесса выберите ссылку Просмотреть отчеты о рабочих процессах.
    Выбор ссылки "Просмотреть отчеты о рабочих процессах" в разделе "Журнал рабочего процесса"

  3. Найдите рабочий процесс, отчет о котором необходимо просмотреть, а затем щелкните имя нужного отчета.
    Выбор ссылки на отчет о длительности работы

  4. На странице ''Настройка'' сохраните или измените расположение, в котором будет создан файл отчета, а затем нажмите кнопку ОК.
    Нажатие кнопки "ОК" при сохранении файла
    Отчет будет создан и сохранен в указанном расположении.

  5. Чтобы просмотреть созданный отчет, выберите ссылку, изображенную на следующей иллюстрации. Если просмотр не требуется, нажмите кнопку ОК, чтобы завершить работу и закрыть диалоговое окно. (Позже, когда вы будете готовы просмотреть отчет, его можно будет найти в расположении, указанном в предыдущем шаге.)
    Выбор ссылки для просмотра отчета

Дальнейшие действия

Если рабочий процесс выполняется правильно, все готово к его использованию.

Если ничего, которые нужно изменить его, читайте сегмент Изменение этой статьи.

После первого запуска экземпляра нового рабочего процесса утверждения и проверки его результатов можно изменить настройки рабочего процесса.

Кроме того, в будущем также можно изменить параметры рабочего процесса.

Наконец, в определенный момент вам может понадобиться отключить рабочий процесс на короткий или длительный срок либо совсем отключить его.

Разделы в этом сегменте

  1. Изменение постоянных параметров рабочего процесса

  2. Отключение или удаление рабочего процесса

1. Изменение постоянных параметров рабочего процесса

Чтобы навсегда изменить параметры существующего рабочего процесса, откройте и измените форму связи, которая использовалась для его создания.

Рабочий процесс выполняется только в одном списке или библиотеке

  1. Откройте список или библиотеку, в которой запущен рабочий процесс.

  2. На ленте выберите вкладку Список или Библиотека.

    Примечание : Имя вкладки может отличаться в зависимости от типа списка или библиотеки. Например, в списке календаря вкладка называется Календарь.

  3. В группе Параметры нажмите кнопку Параметры рабочих процессов.

  4. На странице "Параметры рабочих процессов" в разделе Имя рабочего процесса (щелкните, чтобы изменить параметры) выберите имя рабочего процесса, параметры которого нужно изменить.

    Примечание :  Если в списке отсутствует необходимый рабочий процесс утверждения, он может быть связан только с одним типом контента. Отображаемые в этом списке рабочие процессы контролируются элементом управления Эти рабочие процессы настроены на выполнение для элементов следующего типа:, расположенным сразу под списком. (См. иллюстрацию.) Нажимайте разные параметры типа контента в раскрывающемся меню, чтобы определить, какой из них открывает необходимый рабочий процесс. Когда в списке появится необходимый рабочий процесс, нажмите его имя.

  5. На тех же двух страницах формы связи, которые изначально использовались для добавления рабочего процесса, внесите и сохраните необходимые изменения.

    Дополнительные сведения о полях и элементах управления формы связи читайте в сегменте Планирование и соответствующем разделе сегмента Добавление (список или библиотека либо семейство веб-сайтов) этой статьи.

Рабочий процесс выполняется во всех списках и библиотеках семейства веб-сайтов

  1. Откройте домашнюю страницу семейства веб-сайтов (не домашнюю страницу для сайта или дочернего сайта в семействе).

  2. Щелкните значок Параметры Кнопка "Параметры" общедоступного веб-сайта SharePoint Online и выберите пункт Параметры сайта.

  3. На странице "Параметры сайта" в разделе Коллекции веб-дизайнера нажмите Типы контента сайта.

  4. На странице "Типы контента сайта" выберите название типа контента сайта, для которого необходимо запустить рабочий процесс.
    Типы контента документа с выделенным типом

  5. На странице выбранного типа контента в разделе Параметры щелкните ссылку Параметры рабочих процессов.
    Ссылка "Параметры рабочих процессов в разделе "Параметры"

  6. На странице "Параметры рабочих процессов" в разделе Имя рабочего процесса (щелкните, чтобы изменить параметры) выберите имя рабочего процесса, параметры которого нужно изменить.
    Ссылка на изменение параметров рабочего процесса

  7. На тех же двух страницах формы связи, которые изначально использовались для добавления рабочего процесса, внесите и сохраните необходимые изменения.

    Дополнительные сведения о полях и элементах управления формы связи читайте в сегменте Планирование и соответствующем разделе сегмента Добавление (список или библиотека либо семейство веб-сайтов) этой статьи.

К началу сегмента

2. Отключение или удаление рабочего процесса

Рабочий процесс выполняется только в одном списке или библиотеке

  1. Откройте список или библиотеку, в которой запущен рабочий процесс.

  2. На ленте выберите вкладку Список или Библиотека.

    Примечание : Имя вкладки может отличаться в зависимости от типа списка или библиотеки. Например, в списке календаря вкладка называется Календарь.

  3. В группе Параметры нажмите кнопку Параметры рабочих процессов.

  4. На странице "Параметры рабочих процессов" выберите ссылку Удалить, заблокировать или восстановить рабочий процесс.

  5. С помощью формы на странице "Удаление рабочих процессов" можно отключать, повторно включать и удалять рабочие процессы.
    Форма на странице "Удаление рабочих процессов"

Форма содержит пять описанных ниже столбцов.

  • Рабочий процесс.    Имя рабочего процесса.

  • Экземпляры.    Количество экземпляров, запущенных в данный момент для элементов.

  • Разрешить.    Параметр, позволяющий продолжить обычное выполнение рабочего процесса.

  • Нет новых экземпляров.    Параметр, который обеспечивает завершение всех выполняемых в данный момент экземпляров рабочего процесса, но запрещает рабочему процессу запускать новые экземпляры. (Это действие можно отменить. Чтобы впоследствии повторно включить рабочий процесс, вернитесь на эту страницу и выберите пункт Разрешить.)

  • Удалить.    Этот параметр позволяет совсем удалить рабочий процесс из списка или библиотеки. Выполнение всех запущенных экземпляров будет немедленно прервано, и столбец для этого рабочего процесса больше не будет отображаться на странице для списка или библиотеки. (Это действие нельзя отменить.)

Рабочий процесс выполняется во всех списках и библиотеках семейства веб-сайтов

  1. Откройте домашнюю страницу семейства веб-сайтов (не домашнюю страницу для сайта или дочернего сайта в семействе).

  2. Щелкните значок Параметры Кнопка "Параметры" общедоступного веб-сайта SharePoint Online и выберите пункт Параметры сайта.

  3. На странице "Параметры сайта" в разделе Коллекции нажмите кнопку Типы контента сайта.

  4. На странице "Типы контента сайта" выберите название типа контента сайта, для которого необходимо запустить рабочий процесс.
    Типы контента документа с выделенным типом

  5. На странице выбранного типа контента в разделе Параметры щелкните ссылку Параметры рабочих процессов.
    Ссылка "Параметры рабочих процессов в разделе "Параметры"

  6. На странице "Параметры рабочих процессов" выберите ссылку Удалить, заблокировать или восстановить рабочий процесс.

  7. С помощью формы на странице "Удаление рабочих процессов" можно отключать, повторно включать и удалять рабочие процессы.
    Форма на странице "Удаление рабочих процессов"

Форма содержит пять описанных ниже столбцов.

  • Рабочий процесс.    Имя рабочего процесса.

  • Экземпляры.    Количество экземпляров, запущенных в данный момент для элементов.

  • Разрешить.    Параметр, позволяющий продолжить обычное выполнение рабочего процесса.

  • Нет новых экземпляров.    Параметр, который обеспечивает завершение всех выполняемых в данный момент экземпляров рабочего процесса, но запрещает рабочему процессу запускать новые экземпляры. (Это действие можно отменить. Чтобы впоследствии повторно включить рабочий процесс, вернитесь на эту страницу и выберите пункт Разрешить.)

  • Удаление    Параметр, который полностью удаляет рабочего процесса из семейства веб-сайтов. Все запущенные экземпляры сразу же завершаются и столбец для данного рабочего процесса больше не отображается на странице для списка или библиотеки. (Это действие не обратным).

Дальнейшие действия

Если вы внесли изменения, запустите тестовый экземпляр рабочего процесса, чтобы повторно проверить результаты изменений.

Дальнейшая настройка

Есть множество способов дальнейшей настройки рабочих процессов в продуктах SharePoint.

Существует возможность создавать рабочие процессы с нуля.

Для этого можно использовать любые из приведенных ниже программ (или все вместе).

  • Microsoft SharePoint Designer 2013.    Позволяет настраивать формы, действия и характеристики рабочих процессов.

  • Microsoft Visual Studio.    С помощью этой программы можно создавать собственные настраиваемые действия рабочих процессов.

Подробнее об этом можно узнать в справочной системе Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×