Все о рабочих процессах сбора подписей

Все о рабочих процессах сбора подписей

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Процессы в продуктах SharePoint — функции, которые можно использовать для автоматизации бизнес-процессами, делая их оба morereassign повышают эффективность и согласованность. Можно использовать для маршрутизации документов, созданных в Excel, Word или InfoPath для одного или нескольких пользователей для их подписи рабочего процесса SharePoint Сбора подписей .

Дополнительные сведения смотрите в разделе о рабочих процессов в SharePoint.

Важно : По умолчанию рабочий процесс сбора подписей не активирован и отсутствует в списке Выбор шаблона рабочего процесса формы связи. Чтобы сделать доступным для использования сайта администратор должен активировать их на уровне семейства сайтов. Если у вас разрешения уровня семейства сайтов, найти шаблоны рабочего процесса SharePoint включить.

Если все необходимые действия является выполнение задачи рабочего процесса сбора подписей    Просто перейдите к сегменту ЗАВЕРШЕНИЯ или развернуть ее. Не может потребоваться любые другие сегменты сейчас.

Сравнение выполнения процесса вручную и автоматически

Ниже приведены характеристики рабочих процессов в среде SharePoint.

  • Эффективность и согласованность.    Рабочий процесс сбора подписей автоматически перенаправляет документ назначает задачи подписи и отслеживает ход. Действия в рабочем процессе можно отслеживать и изменится на странице центра состояния и ведения журнала событий во время выполнения рабочего процесса 60 дней после завершения.

  • Меньше работы для пользователя.    Рабочий процесс сбора подписей позволяет сэкономить время, требует меньше усилий и одновременно оптимизирует и стандартизирует процесс сбора подписей.

Ниже приведена схема очень простой версии рабочего процесса сбора подписей.

Блок-схема рабочего процесса

Советы по использованию данной статьи

Сведения в этой статье представлены в развертываемых сегментах.

Если все необходимые действия является выполнение задачи рабочего процесса сбора подписей    Просто перейдите к сегменту ЗАВЕРШЕНИЯ или развернуть ее. Не может потребоваться любые другие сегменты сейчас.

Добавление, запуск, мониторинг и обслуживание рабочих процессов.   Если вы еще не знакомы с этими задачами и собираетесь впервые приступить к разработке и добавлению рабочего процесса, рекомендуем полностью просмотреть данную статью сегмент за сегментом. Ознакомившись со сведениями и структурой статьи, впоследствии вы сможете переходить прямо к необходимому сегменту.

Примечание к рисункам.    Изображения на экране и концептуальные схемы, которые приводятся в этой серии статей по рабочим процессам, как правило, основываются на рабочем процессе утверждения. Однако если необходимо разъяснить понятие или предоставить четкие инструкции, изображения и схемы адаптируются для рабочих процессов сбора подписей.

Печать статьи.    Это длинная статья. Чтобы распечатать только выбранные сегменты, при печати разверните только их. (Кроме того, чтобы включить в распечатку все рисунки, выполняйте печать в альбомной, а не книжной ориентации.)

Поиск.    Прежде чем начать поиск любого текста или термина в этой статье, обязательно разверните все сегменты, в которых необходимо выполнить поиск.

Дополнительные сведения о рабочих процессах сбора подписей

Рабочий процесс сбора подписей — это функция продуктов SharePoint, которая направляет документов или форм, созданных в Word, Excel или InfoPath для одного или нескольких пользователей для свою подпись. Рабочий процесс автоматизации, позволяет оптимизировать и силы всего процесса.

Иллюстрация маршрутизации в рабочем процессе

Основной рабочий процесс сбора подписей, включенный в продукты SharePoint, работает в качестве шаблона. С помощью этого шаблона на сайты можно добавить один или несколько рабочих процессов сбора подписей. Каждый добавляемый рабочий процесс — уникальная версия базового рабочего процесса сбора подписей, в которой указаны особые методы его использования на основе параметров, установленных при добавлении.

  • Впервые добавляя рабочий процесс сбора подписей в свой список, библиотеку или семейство веб-сайтов, можно указать количество включаемых участников и порядок назначения задач: одна за другой (последовательный) или все сразу (параллельный). Задачи участников даже можно разделить на две отдельных стадии или более. Данные параметры можно изменять при каждом ручном запуске рабочего процесса относительно документа.

  • Рабочий процесс назначает задачу каждому указанному участнику. Каждый участник выбирает один из нескольких возможных ответов: подписать (или не подписать) документ, переназначить задачу по сбору подписей или удалить ее.

  • После запуска рабочего процесса можно отслеживать ход его выполнения и при необходимости вносить изменения на единой центральной странице "Состояние рабочего процесса".

  • В течение 60 дней после завершения рабочего процесса список событий, которые произошли во время этого запуска (или экземпляра) рабочего процесса, отображается на странице ''Состояние рабочего процесса'' для неформальной справки.

Рабочий процесс сбора подписей не предназначены для сбора утверждения и отклонения для документа или для управления веб-страницы публикации для веб-сайта. Если вы хотите добавить рабочий процесс, в котором участники утвердить или отклонить документ, просмотрите их, читайте в статье, все о рабочих процессах утверждения.

Кроме того рабочих процессах сбора подписей, не предназначены для сбора отзывов. Если вы хотите собрать отзывы о документе с помощью рабочего процесса, читайте в статье, все о рабочих процессах сбора отзывов.

Сведения об использовании Microsoft SharePoint Designer 2013 для дальнейшей настройки любых рабочих процессов, включенных в продукты SharePoint, см. в справочной системе Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Добавление рабочего процесса.    По умолчанию для добавления рабочего процесса необходимо разрешение на управление списками. (Группа ''Владельцы'' имеет разрешение на управление списками по умолчанию; у групп ''Участники'' и ''Посетители'' его нет.)

Запуск рабочего процесса.    Кроме того, для запуска добавленного рабочего процесса по умолчанию требуется разрешение на изменение элементов. (Группы ''Участники'' и ''Владельцы'' имеют разрешение на изменение элементов по умолчанию; у группы ''Посетители'' его нет.)

Как вариант, участники группы ''Владельцы'' могут настроить определенные рабочие процессы таким образом, чтобы их запускали только участники этой группы. (Чтобы сделать это, установите флажок Для запуска рабочего процесса требовать наличия разрешения на управление списками на первой странице формы связи.)

С каждым днем выполняется все больше электронных бизнес-транзакций. Как результат, для оформления юридических обязательств проверяющих сторон в отношении транзакций все чаще используются цифровые подписи. С их помощью можно проверить личность человека, подписавшего документ, и подтвердить, что содержимое документа не изменялось после применения к нему цифровой подписи. Цифровые подписи обеспечивают безопасность с помощью технологий шифрования и уменьшают риски, связанные с электронными бизнес-транзакциями. Усовершенствование технологий цифровых подписей в пакете Office позволяет обеспечить потребности в отношении информационной безопасности, испытываемые предприятиями и общественными организациями по всему миру.

Для создания цифровой подписи необходим цифровой сертификат, который подтверждает вашу личность проверяющим сторонам. Этот сертификат следует запросить в признанном центре сертификации (ЦС). Если у вас нет цифрового сертификата, его можно получить у партнеров корпорации Майкрософт, которые выдают цифровые сертификаты, а также другие типы расширенных подписей.

Ниже приведены основные стадии.

  • Перед запуском рабочего процесса (планирование, добавление, запуск)   
    перед добавлением рабочего процесса, планирование которых вы хотите добавить его (для одного списка или библиотеки или для всего семейства узлов) и сведения о том, как он будет работать. После добавления и настроить рабочий процесс, любой пользователь с необходимыми разрешениями запустить рабочий процесс на конкретный документ. Рабочий процесс также можно настроить Автоматическийзапуск. Можно активировать автоматических запусков с учетом один или оба из двух запускающем события: когда любой документ будет добавлен к или созданный в список или библиотеку, или при любой документ в списке или библиотеке изменен.

  • Во время выполнения рабочего процесса (завершение, отслеживать, настройте)   
    во время выполнения рабочего процесса, отдельным участникам выполнения назначенных им задач. Тем временем с центральной страницы '' состояние рабочего процесса для этого конкретного экземпляра рабочего процесса можно отслеживать ход выполнения рабочего процесса. Корректировки при выполнении рабочего процесса могут быть созданы из этой же странице; и, при необходимости рабочий процесс можно отменить или прервано из этой библиотеки.

  • После запуска рабочего процесса (проверка, отчет, изменение)   
    по завершении рабочего процесса можно просмотреть весь журнал, выполнить (или экземпляра) 60 дней на странице '' состояние рабочего процесса. При наличии никогда не все, что вы хотите изменить о способе функции рабочего процесса, можно открыть и изменить форму связи, выполненные при добавлении рабочего процесса.

На следующей блок-схеме эти стадии приведены с точки зрения пользователя, добавляющего новый рабочий процесс.

Рабочий процесс

Планирование нового рабочего процесса сбора подписей

В этом сегменте приведены необходимые решения, а также сведения, которые нужно собрать перед добавлением версии рабочего процесса сбора подписей.

Если вы уже знаете, как добавить рабочий процесс этого типа, и хотите вспомнить лишь определенные действия, можно перейти непосредственно к соответствующему сегменту Добавление (список или библиотека либо семейство веб-сайтов) этой статьи.

Рабочие процессы, включенные в продукты SharePoint, выполняют роль основных шаблонов, на базе которых разрабатываются определенные рабочие процессы, которые можно добавлять в списки, библиотеки и семейство веб-сайтов.

Например, при каждом добавлении рабочего процесса сбора подписей вы в действительности добавляете версию общего шаблона данного рабочего процесса. Каждой версии присваивается собственное название и параметры, которые указываются в форме связи при добавлении данной версии. Таким образом, можно добавить несколько рабочих процессов: каждая версия основывается на главном шаблоне рабочего процесса сбора подписей, но при этом каждая из них имеет уникальное имя и настроена необходимым образом.

На этой схеме показаны три добавленных рабочих процесса на основе шаблона рабочего процесса утверждения: один — для всех типов контента в одной библиотеке, один — для одного типа контента в одной библиотеке и один — для одного типа контента во всем семействе веб-сайтов.

Три рабочих процесса на основе шаблона рабочего процесса утверждения

При каждом добавлении новой версии рабочего процесса на основе одного из включенных шаблонов рабочих процессов необходимо заполнить форму связи, определив в ней способ работы новой версии.

В следующем разделе приведен список вопросов, которые помогут вам подготовиться к заполнению формы связи. Однако сначала просмотрите форму и ее поля.

Первая страница формы связи

Первая страница формы связи

Вторая страница формы связи

Вторая страница формы связи

Поля на второй странице также отображаются на форме запуска, которая представляется при каждом запуске рабочего процесса вручную, и могут быть изменены только во время данного сеанса.

Девять вопросов

Ответив на все вопросы в этом разделе, можно приступить к добавлению рабочего процесса.

В этой статье касается шаблона рабочего процесса, которая отображается в меню как Сбор подписей — SharePoint 2013 или Сбор подписей — SharePoint 2010. Если вы не уверены, что этот тип рабочего процесса — лучший выбор для вас, сверяться с сегменты сведения в этой статье. Для получения дополнительных сведений о других доступных шаблонов рабочего процесса читайте в статье, рабочие процессы SharePoint.

Важно знать, что строки подписей здесь описанного типа может быть вставленные только в документы, созданные в Word, Excel или InfoPath.

Общие сведения о типах контента

Каждый документ или другой элемент, который хранится в списке или библиотеке SharePoint, принадлежит к определенному типу контента. Тип контента может быть базовым и общим, например Документ или Электронная таблица Excel, либо очень специальным, например Юридическое соглашение или Спецификация конструкции изделия. Некоторые типы контента доступны в SharePoint по умолчанию. Их можно настраивать, а также добавлять другие типы, созданные самостоятельно.

К новой версии рабочего процесса сбора подписей можно предоставить доступ только в одном списке или библиотеке либо во всем семействе веб-сайтов.

  • Если рабочий процесс добавляется для одного списка или библиотеки, можно настроить его выполнение для всех типов контента или только одного типа контента.

  • Однако если рабочий процесс добавляется для всего семейства веб-сайтов, необходимо настроить выполнение только для одного типа контента веб-сайтов.

  • Во всех случаях каждого документа, для которого выполняется рабочий процесс сбора подписей должен быть файлом, который был создан в Word, Excel или InfoPath.

Карта семейства веб-сайтов с объяснением трех способов добавления

Имя версии рабочего процесса должно:

  • четко указывать на ее предназначение;

  • явно отличать ее от других рабочих процессов.

Пример

Предположим, вы являетесь участником группы редакторов, члены которой хотят использовать два разных рабочих процесса сбора отзывов, указанных ниже.

  • Необходимо запустить первый рабочий процесс для каждого документа, отправленные участником настраиваемую группу. Этот рабочий процесс собирает отзывы только от руководителя группы.

  • Необходимо запустить второй рабочий процесс для каждого документа, отправляемого пользователям за пределами настраиваемую группу. Этот рабочий процесс сбор отзывов откаждому участнику группы.

Можно назвать первый рабочий процесс Внутри отправки отзывов и второй За пределами отправки отзыва.

Совет : Как правило, рекомендуется установить согласованные правила именования и ознакомить с ними всех пользователей, имеющих отношение к вашим рабочим процессам.

Можно настроить рабочий процесс для использования списка задач и журнала веб-сайта по умолчанию, использовать другие существующие списки или запросить новые списки только для этого рабочего процесса.

  • Если ваш веб-сайт будет содержать много рабочих процессов или если некоторые рабочие процессы будут включать много задач, рекомендуется запросить новые списки для каждого рабочего процесса. (Управление слишком длинными списками может ухудшить производительность. Система проще и быстрее поддерживает несколько коротких списков, чем один очень длинный список.)

  • Если задачи и журнал для этого рабочего процесса будет содержать секретные или конфиденциальные данные, что вам следует сохранить разделены Общие списки, затем следует безусловно указывается, новый, отдельных списков для этого рабочего процесса. После добавления рабочего процесса, убедитесь, что установлены соответствующие разрешения для новых списков.

Строки подписей можно вставить в документ:

  • перед запуском рабочего процесса относительно документа;

  • после запуска рабочего процесса, но прежде чем первый участник добавит свою подпись в строку подписи.

Добавление цифровой подписи к документу представляет собой двухэтапный процесс.

  1. Во-первых, кто-то добавляет подписьновостей строки в тексте документа.
    Вставленная, но не подписанная строка подписи

  2. Затем кто-то добавляет свою подпись во вставленную строку.
    Вставленная строка подписи с подписью

Следует учитывать    На данный момент, что первый участник добавит свою подпись в документ документ блокируется и редактирование. Any дальнейшего изменения в документ после этой точки — других авторов, добавив их подписи, за исключением — недействительной или удаляет все подписи, которые были добавлены. И так, как вставить строку подписи считается равным изменения в документе, все подписи строк должны существовать в документе Прежде чем первый участник добавит свою фактические подписи к одному из этих строк.

Существует три варианта ответа на этот вопрос.

  • При любом типе запуска.    Если документ создан на основе шаблона или формы со вставленными строками подписей, добавление строк подписей в течение каждого отдельного сеанса выполнения рабочего процесса не требуется.

  • При запуске вручную.    Пользователь, запускающий рабочий процесс, вставляет все необходимые строки подписей перед его запуском.

  • При автоматическом запуске.    Первый участник, открывающий документ, вставляет все необходимые строки подписей, прежде чем добавить собственную подпись.

Ниже приведено краткое графическое отображение сути вопроса.

Документ без первой подписи, доступный для изменений

Документ с добавленной первой подписью, заблокированный от изменений

Можно настроить запуск рабочего процесса только вручную, только автоматически или обоими способами.

  • При запуске рабочего процесса сбора подписей вручную относительно определенного документа отображается другая форм — форма запуска. Она содержит параметры только со второй страницы формы связи. Таким образом, если пользователь, который запускает рабочий процесс, хочет изменить любые из этих параметров (только для текущего экземпляра), он может сделать это перед нажатием кнопки Запуск.

  • Конечно, при автоматическом запуске форма запуска не отображается, поэтому параметры по умолчанию, указанные в форме связи, используются без изменений.

На следующем рисунке показаны различия между запуском вручную и автоматическим запуском.

Сравнение форм для запуска вручную и автоматического запуска

Любые изменения, внесенные в форме запуска, применяется только во время текущего экземпляра рабочего процесса. Чтобы изменить параметры по умолчаниюпостоянный, рабочего процесса, измените форму связи , как описано в статье сегмент Изменение этой статьи.

Запуск вручную

Если разрешить запуск вручную, любой пользователь с необходимыми разрешениями может в любое время запустить рабочий процесс относительно какого-либо соответствующего документа.

Преимущества запуска вручную состоят в том, что вы и ваши коллеги можете запускать рабочий процесс только при необходимости, и при каждом запуске можно изменять некоторые параметры с помощью формы запуска.

Конечно, при запуске вручную пользователь должен не забывать при необходимости выполнять рабочий процесс.

Автоматический запуск

Можно настроить автоматический запуск рабочего процесса в случае одного или каждого из следующих событий:

  • создание нового документа или его отправка в список или библиотеку;

  • изменение документа, который уже хранится в списке или библиотеке.

Преимущество автоматического запуска заключается в том, что никому не нужно помнить о необходимости запустить рабочий процесс. Он выполняется каждый раз после запускающего события.

Особенности автоматических запусков рабочих процессов сбора подписей

В отличие от в некоторых из других включены рабочие процессы, он является "t можно добавить несколько задач после запуска рабочего процесса сбора подписей. Когда рабочий процесс запускается автоматически, назначается задачи подписи, уже заданные в его параметры по умолчанию. Каждой из них действительно можно переназначить во время выполнения рабочего процесса, но без дополнительных задач могут быть созданы и назначены. Другими словами, рабочий процесс сбора подписей должны выполняться автоматически при удостоверение, или по крайней мере номер, участники известен заранее.

После автоматического запуска можно удалять или отменять уже назначенные задачи, но при отмене задачи связанная строка подписи не будет удалена из документа.

Ниже приведены три сценария, в которых используется автоматический запуск. Обратите внимание, что в каждом сценарии:

  • рабочий процесс выполняется в библиотеке, куда пользователи отправляют документы, которые необходимо подписать;

  • набор пользователей, которым назначаются задачи по сбору подписей, не меняется со временем, и его не нужно проверять или изменять при каждом запуске рабочего процесса.

Конечно, в каждом из этих сценариев при выполнении рабочего процесса участникам не нужно вставлять строки подписей, если отправляется документ или форма, которая уже содержит соответствующие строки.

Сценарий 1. Одна задача, один подписывающий

Анне необходимо подписать новые заявки на возмещение расходов, поэтому она создает библиотеку с названием ''Новые заявки на возмещение расходов''. Заявку может создать или отправить любой пользователь в организации.

Анна создает рабочий процесс и ему то же имя: Новый утверждения расходов. Автоматически выполняется рабочий процесс для каждого нового документа, назначение только одна задача подписи, чтобы Анна курса.

Блок-схема рабочего процесса

Сценарий 2. Несколько задач, несколько подписывающих

На этот раз три пользователя (Анна и Иван и Алексей) должны подписать контракты.

Иван создает библиотеку с именем контракты для подписи. Анна создает рабочего процесса сбора подписей с именем подписи (annaANDseanANDfrank). Рабочий процесс запускается автоматически относительно каждого нового документа, назначение одна задача подпись для каждой из трех пользователей.

Первый подписывающий, который открывает документ, вставляет строки подписей для всех троих подписывающих, прежде чем добавить собственную подпись.

Блок-схема рабочего процесса

Сценарий 3. Несколько задач, один подписывающий

В этой версии контракты должен подписать только один из троих пользователей (Анна или Иван или Алексей).

Иван создает библиотеку с именем контракты для подписи и рабочий процесс с именем подписи (Анна_или_иван_или_алексей). Она также создает список рассылки или группы рассылки, также называемых Анна_или_иван_или_алексей, который включает в себя все три.

Снова автоматически выполняется рабочий процесс для каждого нового документа в библиотеке, но на этот раз назначается только один подпись задача в группе Анна_или_иван_или_алексей .

Такая задача называется групповой и заключается в следующем: при выполнении рабочего процесса электронное уведомление о задаче отправляется каждому участнику группы, но при этом создается только одна задача, которую может зарезервировать и выполнить от лица всей группы любой ее участник.

Блок-схема рабочего процесса

Инструкции по резервированию приведены и выполнение групповой задачи читайте в сегменте ЗАВЕРШЕНИЯ этой статьи.

При добавлении рабочего процесса к типу контента для всего семейства веб-сайтов также предоставляется возможность добавить рабочий процесс ко всем другим типам контента в семействе веб-сайтов, наследующим данные из типа контента, к которому добавляется рабочий процесс. (Обратите внимание: если рабочий процесс добавляется только для одного списка или библиотеки, эта возможность не отображается.)

Примечания : 

  • Операция, завершающая все дополнительные действия добавления, может длиться долго.

  • Если наследование нарушено для каких-либо сайтов или дочерних сайтов, на которых этот рабочий процесс нужно добавить к наследующим типам контента, перед выполнением этой операции убедитесь, что вы являетесь участником группы ''Владельцы'' на каждом из данных сайтов или дочерних сайтов.

Необходимо предоставить имя или адрес электронной почты всех пользователей, которым будет назначена задача по сбору подписей.

Групповой задачи или отдельными?    Если задача назначена группу или список рассылки, групповой задачи будут назначаться: каждого участника группы получат уведомление о задаче, но только один элемент потребуется резервирование и выполнение задачи. Инструкции по резервированию приведены и выполнение групповой задачи читайте в сегменте ЗАВЕРШЕНИЯ этой статьи.

Необходима одна или несколько стадий?    Вы можете иметь только один рабочей области задач подпись, также несколько стадий. Если у вас несколько рабочей области, этапы будут выполнены одну за другой.

Параллельный проверки выполняются или последовательно?    Для участников в любой необходима одна вы можете их назначены все одновременно (параллельно) задачи подписи или назначены одну за другой (последовательное) свои задачи в порядке, в котором можно указать. Порядковый номер параметр может быть полезен, если, например, одним из авторов является действительным этом в отношении документа и не смысл для любых других авторов для выполнения задач их подписи, при этом определяется не для входа.

Пример

В этом простом сценарии показано несколько преимуществ параллельного и последовательного назначения задач.

Предположим, Алексей добавляет новый рабочий процесс сбора подписей в библиотеку контрактов. Поскольку Алексей является руководителем, он хочет первым подписывать каждый контракт. Если он решит не ставить свою подпись, задачи по сбору подписей не будут назначены ни Анне, ни Ивану. Алексей может настроить рабочий процесс одним из двух указанных ниже способов.

  • С помощью последовательного рецензирования    Иван настраивает одного последовательной стадии, в которой он является первый участник и Анна и Иван — второй и третий.
    Вот как Иван настраивает свой рецензирование последовательной стадии одной.
    Записи в форме

  • Две стадии    Если Иван хочет Анна и Иван присваиваемое своих задач одновременно, таким образом, не нужно ждать Анна для добавления своей цифровой подписи, прежде чем она можно добавить собственный, he Иван можно настроить две стадии рабочего процесса. Первый этап включает только собственную подпись задачу, а второй — параллельной стадии, содержащий Анна и Иван элемента задачи. Если первый этап не завершена, второго уровня не запускается.
    Вот как Иван настраивает свой двухэтапный параллельного рецензирование.
    Параметры в форме

Ниже приведены схемы обоих решений. В обеих версиях задачи будут назначены Анне и Ивану, только если Алексей завершит свою задачу по сбору подписей.

Блок-схемы обеих версий

В поле Копия на второй странице формы связи можно ввести имена или адреса пользователей, которых необходимо уведомлять при каждом запуске или завершении данного рабочего процесса.

  • Ввод имени в этом поле не приводит к назначению задачи рабочего процесса данному пользователю.

  • Когда рабочий процесс запускается вручную, пользователь, который запускает его, получает уведомления о запуске и завершении, даже если он не указан в этом поле.

  • Когда рабочий процесс запускается автоматически, пользователь, который изначально добавил его, получает уведомления о запуске и завершении, даже если он не указан в этом поле.

Добавление рабочего процесса сбора подписей (только для одного списка или библиотеки)

Если вы еще не знакомы с добавлением рабочих процессов, бывает полезно просмотреть предыдущей сегменты сведения и Планирование в этой статье, прежде чем выполнять действия, описанные в этом сегменте.

Для добавления рабочего процесса требуются два приведенных ниже компонента.

Электронная почта.    Чтобы отправлять уведомления по электронной почте в рамках рабочего процесса, для сайта SharePoint необходимо включить электронную почту. Если вы не уверены, сделано ли это, обратитесь к своему администратору SharePoint.

Разрешения    Параметры по умолчанию продуктов SharePoint требуют, что у вас есть разрешение на управление списками, добавление рабочих процессов для списков, библиотек и семейств веб-сайтов. (По умолчанию в группе "Владельцы" имеет разрешение на управление списками; члены группы и посетители не рекомендуется. Дополнительные сведения о разрешениях просмотреть сегменты сведения в этой статье.)

Выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте список или библиотеку, для которых необходимо добавить рабочий процесс.

  2. На ленте выберите вкладку Список или Библиотека.

    Имя вкладки может отличаться в зависимости от типа списка или библиотеки. Например, вкладка списка календаря имеет название Календарь.

  3. В группе Настройки нажмите кнопку Параметры рабочих процессов.

  4. На странице Параметры рабочих процессов '' укажите одного типа контента для рабочего процесса для запуска на либо все (для всех типов контента) и нажмите кнопку Добавить рабочий процесс.

    Примечание : Сбор подписей можно выполнять только для документов, созданных в созданном Word, Excel или InfoPath рабочие процессы.

    Команда ''Добавить рабочий процесс'' с выбранным типом контента документа

    1. Заполните первую страницу формы связи.
      (Инструкции приведены после иллюстрации.)

Первая страница формы связи для одного списка или библиотеки

Выноска № 1

Тип контента

Оставьте выбор по умолчанию Все или выберите определенный тип содержимого.

Выноска № 2

Рабочий процесс.

Выберите шаблон Сбор подписей — SharePoint 2013 или Сбор подписей — SharePoint 2010.

Примечание : Если шаблон Сбор подписей — SharePoint 2013 или Сбор подписей — SharePoint 2010 не отображается в списке, обратитесь к администратору SharePoint, чтобы узнать, активирован ли он для семейства веб-сайтов или рабочей области. Если у вас есть разрешения для сайта, найти Шаблоны включить SharePoint рабочего процесса.

Выноска № 3

Имя

Введите имя рабочего процесса. По нему пользователи смогут находить процесс в списке или библиотеке.

Рекомендации относительно именования рабочего процесса читайте в сегменте Планирование в этой статье.

Выноска № 4

Список задач

Выберите список задач, которые будут использоваться в этом рабочем процессе. Можно выбрать существующий список задач или щелкнуть Задачи (новые), чтобы создать новый список.

Сведения о случаях следует создавать новый список задач (а не выбирать существующий) читайте в сегменте Планирование в этой статье.

Выноска № 5

Список журналов

Выберите список журналов, которые будут использоваться в этом рабочем процессе. Можно выбрать существующий список журналов или создать новый, нажав кнопку Новый список журналов.

Сведения о случаях следует создавать новый список журналов (а не выбирать существующий) читайте в сегменте Планирование в этой статье.

Выноска № 6

Параметры запуска

Укажите один или несколько способов запуска рабочего процесса.

Сведения о различных параметров читайте в сегменте Планирование в этой статье.

  1. Установив необходимые значения для всех параметров в этой форме, нажмите кнопку Далее.

  2. Заполните вторую страницу формы связи.
    (Инструкции приведены после иллюстрации.)

    При каждом запуске рабочего процесса, выполняемом вручную, на второй странице формы связи в продуктах SharePoint выводятся все параметры. В них можно вносить изменения, которые отразятся только на текущем экземпляре рабочего процесса.

Вторая страница формы связи с вынесенными параметрами

Выноска № 1

Кому назначено

Введите имена или адреса пользователей, которым необходимо назначить задачи рабочего процесса.

  • Назначение задач по одной (последовательное).
       Введите имена или адреса в порядке назначения задач.

  • Одновременное назначение всех задач (параллельное)   
    Порядок имен или адресов не имеет значения.

  • Если добавить группу или список рассылки   
    групповой задачи будут назначаться: каждого участника группы получат уведомление о задаче, но только один элемент потребуется резервирование и выполнение задачи. Инструкции по резервированию приведены и выполнение групповой задачи читайте в сегменте ЗАВЕРШЕНИЯ этой статьи.

Выноска № 2

Порядок

Укажите, как следует назначать задачи: одну за другой (последовательно) или одновременно (параллельно).

Дополнительные сведения об использовании последовательного и параллельного стадий читайте в сегменте Планирование в этой статье.

Выноска № 3

Добавить новую стадию

Добавьте все необходимые стадии помимо первой, которую вы только что настроили.

  • Чтобы удалить всю стадию, щелкните в поле Кому назначено данной стадии, а затем нажмите сочетание клавиш CTRL+DELETE.

Дополнительные сведения об использовании нескольких стадий читайте в сегменте Планирование в этой статье.

Выноска № 4

КОПИЯ

Введите имена или адреса электронной почты пользователей, которых необходимо уведомлять при каждом запуске или завершении рабочего процесса.

  • Ввод имени в этом поле не</legacyItalic> приводит к назначению задачи рабочего процесса.

  • Когда рабочий процесс запускается вручную, пользователь, который запускает его, получает уведомления о запуске и завершении, даже если он не указан в этом поле.

  • Когда рабочий процесс запускается автоматически, пользователь, который изначально добавил его, получает уведомления о запуске и завершении, даже если он не указан в этом поле.

  1. Установив необходимые значения для всех параметров на этой странице, нажмите кнопку Сохранить, чтобы создать рабочий процесс.

В среде SharePoint будет создана новая версия рабочего процесса.

Дальнейшие действия

Если вы готовы запустить и проверить новый рабочий процесс, перейдите к сегменту ЗАПУСК этой статьи.

Инструкции для вставки строки подписей в документ в сегменте Вставить в этой статье вы найдете.

Добавление рабочего процесса сбора подписей (для всего семейства сайтов)

Если вы еще не знакомы с добавлением рабочих процессов, бывает полезно просмотреть сегменты сведения и Планирование в этой статье, прежде чем выполнять действия, описанные в этом сегменте.

Для добавления рабочего процесса требуются два приведенных ниже компонента.

Электронная почта    Рабочий процесс для отправки уведомления по электронной почте, электронной почты должна быть включена для сайта. Если вы не знаете, что это уже выполнена, обратитесь к администратору SharePoint.

Разрешения    Параметры по умолчанию продуктов SharePoint требуют, что у вас есть разрешение на управление списками, добавление рабочих процессов для списков, библиотек и семейств веб-сайтов. (По умолчанию в группе "Владельцы" имеет разрешение на управление списками; члены группы и посетители не рекомендуется. Дополнительные сведения о разрешениях просмотреть сегменты сведения в этой статье.)

Выполните указанные ниже действия.

  1. Перейдите на домашнюю страницу семейства веб-сайтов (не на домашнюю страницу сайта или дочернего сайта в семействе).

  2. Нажмите кнопку Параметры Значок параметров и выберите пункт Параметры сайта.

    В SharePoint Online нажмите кнопку Параметры Кнопка "Параметры" в заголовке окна SharePoint 2016 , а затем нажмите кнопку контент сайта. Содержимое сайта щелкните Параметры сайта.

  3. На странице Параметры сайта в разделе Коллекции конструктора выберите Типы контента сайта.
    Ссылка ''Типы контента сайта'' в разделе ''Коллекции''

  4. На странице Типы контента сайта выберите имя типа контента сайта, для которого необходимо добавить рабочий процесс.

    Примечание : Сбор подписей можно выполнять только для документов, созданных в созданном Word, Excel или InfoPath рабочие процессы.

    Типы контента документа с выделенным типом

    1. На странице выбранного типа контента в разделе Параметры щелкните ссылку Параметры рабочих процессов.
      Ссылка "Параметры рабочих процессов в разделе "Параметры"

    2. На странице "Параметры рабочих процессов" выберите ссылку Добавить рабочий процесс.
      Ссылка "Добавить рабочий процесс"

    3. Заполните первую страницу формы связи.
      (Инструкции приведены после иллюстрации.)

Первая страница формы связи с вынесенными параметрами

Выноска № 1

Рабочий процесс.

Выберите шаблон Сбор подписей — SharePoint 2013 или Сбор подписей — SharePoint 2010.

Примечание : Если шаблон Сбор подписей — SharePoint 2013 или Сбор подписей — SharePoint 2010 не отображается в списке, обратитесь к администратору SharePoint, чтобы узнать, активирован ли он для семейства веб-сайтов или рабочей области. Если у вас есть разрешения для сайта, найти Шаблоны включить SharePoint рабочего процесса.

Выноска № 2

Имя

Введите имя рабочего процесса. По нему пользователи семейства веб-сайтов смогут находить этот процесс.

Рекомендации относительно именования рабочего процесса читайте в сегменте Планирование в этой статье.

Выноска № 3

Список задач

Выберите список задач, которые будут использоваться в этом рабочем процессе. Можно выбрать существующий список задач или щелкнуть Задачи (новые), чтобы создать новый список.

Сведения о случаях следует создавать новый список задач (а не выбирать существующий) читайте в сегменте Планирование в этой статье.

Выноска № 4

Список журналов

Выберите список журналов, которые будут использоваться в этом рабочем процессе. Можно выбрать существующий список журналов или создать новый, нажав кнопку Новый список журналов.

Сведения о случаях следует создавать новый список журналов (а не выбирать существующий) читайте в сегменте Планирование в этой статье.

Выноска № 5

Параметры запуска

Укажите один или несколько способов запуска рабочего процесса.

Сведения о различных параметров читайте в сегменте Планирование в этой статье.

Выноска № 6

Обновление типов контента сайта и списка?

Укажите, следует ли добавить (привязать) этот рабочий процесс ко всем другим типам сайтов и контента списков, которые наследуют данные от этого типа контента.

  • Операция, завершающая все дополнительные действия добавления, может длиться долго.

  • Если наследование нарушено для каких-либо сайтов или дочерних сайтов, на которых этот рабочий процесс нужно добавить к наследующим типам контента, перед выполнением этой операции убедитесь, что вы являетесь участником группы ''Владельцы'' на каждом из данных сайтов или дочерних сайтов.

  1. Установив необходимые значения для всех параметров на этой странице, нажмите кнопку Далее.

  2. Заполните вторую страницу формы связи.
    (Инструкции приведены после иллюстрации.)

    При каждом запуске рабочего процесса, выполняемом вручную, на второй странице формы связи в продуктах SharePoint выводятся все параметры. В них можно вносить изменения, которые отразятся только на текущем экземпляре рабочего процесса.

Вторая страница формы связи с вынесенными параметрами

Выноска № 1

Кому назначено

Введите имена или адреса пользователей, которым необходимо назначить задачи рабочего процесса.

  • Назначение задач по одной (последовательное).
       Введите имена или адреса в порядке назначения задач.

  • Одновременное назначение всех задач (параллельное)   
    Порядок имен или адресов не имеет значения.

  • Если добавить группу или список рассылки   
    групповой задачи будут назначаться: каждого участника группы получат уведомление о задаче, но только один элемент потребуется резервирование и выполнение задачи. Инструкции по резервированию приведены и выполнение групповой задачи читайте в сегменте ЗАВЕРШЕНИЯ этой статьи.

Выноска № 2

Порядок

Укажите, следует ли на этой стадии назначать задачи по одной (последовательно) или все вместе (параллельно).

Дополнительные сведения об использовании последовательного и параллельного стадий читайте в сегменте Планирование в этой статье.

Выноска № 3

Добавить новую стадию

Добавьте все необходимые стадии помимо первой, которую вы только что настроили.

  • Чтобы удалить всю стадию, щелкните в поле Кому назначено данной стадии, а затем нажмите сочетание клавиш CTRL+DELETE.

Дополнительные сведения об использовании нескольких стадий читайте в сегменте Планирование в этой статье.

Выноска № 4

КОПИЯ

Введите имена или адреса электронной почты пользователей, которых необходимо уведомлять при каждом запуске или завершении рабочего процесса.

  • Ввод имени в этом поле не</legacyItalic> приводит к назначению задачи рабочего процесса.

  • Когда рабочий процесс запускается вручную, пользователь, который запускает его, получает уведомления о запуске и завершении, даже если он не указан в этом поле.

  • Когда рабочий процесс запускается автоматически, пользователь, который изначально добавил его, получает уведомления о запуске и завершении, даже если он не указан в этом поле.

  1. Установив необходимые значения для всех параметров на этой странице, нажмите кнопку Сохранить, чтобы создать рабочий процесс.

В среде SharePoint будет создана новая версия рабочего процесса.

Дальнейшие действия

Если вы готовы запустить и проверить новый рабочий процесс, перейдите к сегменту ЗАПУСК этой статьи.

Инструкции для вставки строки подписей в документ в сегменте Вставить в этой статье вы найдете.

Вставка строк подписей

Прежде чем участника рабочего процесса можно добавить свою подпись, должен быть вставлен строку подписи в документе. Вставка строки и Добавление подписи сам являются два отдельных действий.

Помните:

  • после добавления подписи в любую строку подписи документ блокируется от дальнейших изменений, кроме вставки дополнительных подписей в существующие строки подписей;

  • если внести изменение после добавления первой подписи, все ранее добавленные подписи станут недействительными или будут удалены из документа;

  • вставка и удаление строк подписей считаются изменениями документа;

  • поэтому прежде чем первый участник добавит свою подпись, необходимо завершить добавление и удаление всех строк подписей.

Ниже приведено краткое графическое отображение всех этих моментов.

Документ без первой подписи, доступный для изменений

Документ с добавленной первой подписью, заблокированный от изменений

Вставка строки подписи в Word или Excel.

  1. Щелкните в документе или электронной таблице, расположив курсор в месте, куда необходимо вставить строку подписи.

  2. На Вставка вкладке группа " текст ", нажмите кнопку Строка подписи.

  3. В диалоговом окне Настройка подписи поля, заполните любой, приведенные ниже четыре поля:

    • Предложенный подписывающий   
      полное имя подписывающего.
      (Отображается во вставленной подписи.)

    • Должность предложенного подписывающего   
      (отображается во вставленной подписи.)

    • Предлагаемые адрес электронной почты подписывающего   
      (не отображаются во вставленной подписи.)

    • Инструкции для подписывающего   
      любой полезные или необходимые сведения для подписывающего.
      (Не отображаются во вставленной подписи.)
      Диалоговое окно ''Настройка подписи''

  4. В этом же диалоговом поле установите или снимите приведенные ниже флажки.

    • Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи   
      разрешить подписывающему их Цель подписания.
      (Типы подписывающего будет не отображаются во вставленной подписи.)

    • Показывать дату подписи в строке подписи   
      Дата, на котором добавления подписи.
      (Отображается во вставленной подписи.)

  5. Нажмите кнопку ОК.

Повторите эти действия, чтобы добавить дополнительные строки подписей.

Чтобы Удалить строку подписи в Word или Excel:

  1. Щелкните строку подписи, чтобы выделить ее.

  2. Нажмите клавишу DELETE.

Важно : Строки подписей можно вставлять только в формы InfoPath Filler.

Чтобы Вставить строку подписи в InfoPath:

  1. Щелкните в форме, расположив курсор, которую вы хотите вставить строку подписи.

  2. На ленте выберите вкладку Главная, а затем в группе Элементы управления щелкните Строка подписи.

  3. Щелчком левой кнопки мыши выделите строку подписи, затем щелкните ее правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Свойства строки подписи.

  4. В диалоговом окне Свойства строки подписи на вкладке Общие при необходимости заполните приведенные ниже четыре поля.

    • Сообщение, которое подписывающие будут видеть перед подписанием   
      любой полезные или необходимые сведения для подписывающего.
      (Не отображаются во вставленной подписи.)

    • Имя подписывающего   
      (отображается во вставленной подписи.)

    • Должность подписывающего   
      (отображается во вставленной подписи.)

    • Адрес электронной почты подписывающего   
      (не отображаются во вставленной подписи.)
      Диалоговое окно ''Свойства подписи''

  5. Внесите необходимые изменения на вкладках Размер и Дополнительно.

  6. Нажмите кнопку ОК.

Чтобы Удалить строку подписи в InfoPath:

  • Щелкните элемент управления, чтобы выделить его, а затем нажмите клавишу DELETE.

Дальнейшие действия

Если вы готовы проверить новый рабочий процесс, перейдите к сегменту ЗАПУСК этой статьи.

Если завершения задачи рабочего процесса, откройте (или возвращают) к сегменту ЗАВЕРШЕНИЯ этой статьи.

Запуск рабочего процесса сбора подписей

Напоминание о процессе подписей: необходимо внести все изменения в документе, включая все удаления и вставки всех строк подписей — прежде чем первый участник добавит свою подпись в строку подписи. (Для получения дополнительных сведений читайте в сегменте Планирование в этой статье.)

Кроме того убедитесь в том, что людей, которым рабочий процесс будет назначение задач понять, как добавить их подписи и завершить свои формы задачи. Он может быть полезна сегмента ЗАВЕРШЕНИЯ этой статьи.

Два способа запуска рабочего процесса.    Можно настроить запуск рабочего процесса только вручную, только автоматически или обоими способами.

  • Вручную — запуск может выполнить любой пользователь с необходимыми разрешениями.

  • Автоматически при каждом возникновении активирующего события указанного, то есть всякий раз, когда документ будет добавлен в список или библиотека и/или при каждом документе уже есть в списке изменен каким-либо способом.
    (Запускающем событии или события указываются на первой странице формы связи во время исходного Добавление и настройка рабочего процесса. Подробнее читайте в сегменте Планирование в этой статье.)

Рабочий процесс можно "начатьt в любой документ, который извлекается в данный момент. (Документ может быть извлечен после запуска рабочего процесса на нем; Однако после извлечен, нет дальнейших рабочих процессов может запускаться над документом, пока он возвращен еще раз).

Если рабочий процесс настроен на автоматический запуск, при каждом запускающем событии рабочий процесс выполняется относительно документа, запустившего его.

После запуска рабочий процесс назначает первую задачу или задачи и отправляет уведомление о них каждому назначенному лицу. Одновременно он также отправляет уведомления о запуске (отличные от уведомлений о задачах) пользователю, который изначально добавил рабочий процесс, а также другим пользователям, перечисленным в поле Копия на второй странице формы связи.

Если до запуска рабочего процесса запускающим действием в документе отсутствуют необходимые строки подписей, их необходимо вставить перед добавлением первой подписи.

Примечание о разрешениях    Как правило необходимо иметь разрешение на изменение элементов запуск рабочего процесса. (По умолчанию группы "Участники" и группы владельцев и предоставить это разрешение, но не поддерживает группы посетителей. Тем не менее владелец также можно выбрать, на основе рабочего процесса с рабочего процесса, что требуется разрешение на управление списками для людей с нарушениями запустить рабочий процесс. Выберите этот параметр, владельцы по существу можно указать запуска определенного рабочего процесса только они и других владельцев. Для получения дополнительных сведений просмотреть сегменты сведения в этой статье.)

Два способа запуска

Рабочий процесс можно запустить вручную в одном из двух расположений:

  • Из списка или библиотеки, где хранится документ.

  • Из в самом документе, открытый в приложении Microsoft Office, в которой он был создан. (Обратите внимание, что это должно быть полностью, установленные программы и не имеет версии веб приложения).

В оставшихся двух разделах этого сегмента приводятся инструкции, касающиеся обоих методов.

  1. Добавьте в документ все необходимые строки подписей или сообщите участникам рабочего процесса о необходимости проверять наличие строк подписей перед добавлением своей подписи в одну из строк.

  2. Перейдите к списку или библиотеке с документом, относительно которого необходимо выполнить рабочий процесс.

  3. Щелкните значок на переднем плане имени элемента выберите элемент, а затем на вкладки " файл " на ленте в рабочие процессы группы, нажмите кнопку рабочие процессы.

  4. На странице '' рабочие процессы: Название страницы документа , в группе Запуск нового рабочего процесса щелкните рабочий процесс, который необходимо выполнить.
    Ссылка для запуска рабочего процесса

  5. В форме запуска внесите изменения, которые необходимо применить к данному экземпляру рабочего процесса.

    Примечание : Изменения, внесенные здесь в форме запуска, используемые только во время текущего экземпляра рабочего процесса. Если вы хотите внесите необходимые изменения, которые будут применяться при каждом выполняется рабочий процесс или если вы хотите изменить параметры рабочих процессов, которые не отображаются в этой форме, читайте в сегменте Изменение этой статьи.

Вторая страница формы связи с вынесенными параметрами

Выноска № 1

Кому назначено

Внесите изменения в список пользователей, которым необходимо назначить задачи рабочего процесса.

  • Назначение задач по одной.
       Вводите имена или адреса в порядке назначения задач.

  • Одновременное назначение всех задач.   
    Порядок имен или адресов не имеет значения.

  • Если добавить группу или список рассылки   
    групповой задачи будут назначаться: каждого участника группы получат уведомление о задаче, но только один элемент потребуется резервирование и выполнение задачи. Инструкции по резервированию приведены и выполнение групповой задачи читайте в сегменте ЗАВЕРШЕНИЯ этой статьи.

Выноска № 2

Порядок

Убедитесь, что указаны правильные спецификации, связанные с назначением задач в каждом сегменте: по одной (последовательно) или все одновременно (параллельно).

Дополнительные сведения об использовании последовательного и параллельного стадий читайте в сегменте Планирование в этой статье.

Выноска № 3

Добавить новую стадию

Добавьте все необходимые стадии после уже настроенных.

  • Чтобы удалить всю стадию, щелкните в поле Кому назначено данной стадии, а затем нажмите сочетание клавиш CTRL+DELETE.

Дополнительные сведения об использовании нескольких стадий читайте в сегменте Планирование в этой статье.

Выноска № 4

КОПИЯ

При необходимости добавьте или удалите пользователей. Помните:

  • Ввод имени в этом поле не</legacyItalic> приводит к назначению задачи рабочего процесса.

  • Когда рабочий процесс запускается вручную, пользователь, который запускает его, получает уведомления о запуске и завершении, даже если он не указан в этом поле.

  • Когда рабочий процесс запускается автоматически, пользователь, который изначально добавил его, получает уведомления о запуске и завершении, даже если он не указан в этом поле.

  1. Установив необходимые значения для всех параметров в форме запуска, нажмите кнопку Запуск, чтобы запустить рабочий процесс.

Рабочий процесс назначит одну или несколько первых задач и одновременно отправит уведомления о запуске вам и пользователям, указанным в поле Копия формы запуска.

  1. Добавьте в документ все необходимые строки подписей или сообщите участникам рабочего процесса о необходимости проверять наличие строк подписей перед добавлением своей подписи в одну из строк.

  2. Откройте документ в программе Office, установленной на компьютере.

    Примечание : Этот метод не может использоваться, когда документ открыт в веб- приложения версии программы Microsoft Office. Оно должно быть открыто в полный, установленную версию программы на вашем компьютере.

  3. В открытом документе выберите вкладку Файл, нажмите кнопку Сохранить и отправить, а затем щелкните рабочий процесс, который необходимо выполнить относительно документа.

  4. Если отобразится следующее сообщение о том, что рабочий процесс требует возвращения файла, нажмите кнопку Вернуть.
    (Если это сообщение не отображается, перейдите к шагу 5.)

  5. Нажмите большую кнопку Запустить рабочий процесс.

  6. На странице ''Изменение рабочего процесса'' в форме запуска внесите любые изменения, которые необходимо применить к данному экземпляру рабочего процесса.

    Примечание : Изменения, внесенные здесь в форме запуска, используемые только во время текущего экземпляра рабочего процесса. Если вы хотите внесите необходимые изменения, которые будут применяться при каждом выполняется рабочий процесс или если вы хотите изменить параметры рабочих процессов, которые не отображаются в этой форме, читайте в сегменте Изменение этой статьи.

Вторая страница формы связи с вынесенными параметрами

Выноска № 1

Кому назначено

Внесите изменения в список пользователей, которым необходимо назначить задачи рабочего процесса.

  • Назначение задач по одной.
       Вводите имена или адреса в порядке назначения задач.

  • Одновременное назначение всех задач.   
    Порядок имен или адресов не имеет значения.

  • Если добавить группу или список рассылки   
    групповой задачи будут назначаться: каждого участника группы получат уведомление о задаче, но только один элемент потребуется резервирование и выполнение задачи. Инструкции по резервированию приведены и выполнение групповой задачи читайте в сегменте ЗАВЕРШЕНИЯ этой статьи.

Выноска № 2

Порядок

Убедитесь, что указаны правильные спецификации, связанные с назначением задач в каждом сегменте: по одной (последовательно) или все одновременно (параллельно).

Дополнительные сведения об использовании последовательного и параллельного стадий читайте в сегменте Планирование в этой статье.

Выноска № 3

Добавить новую стадию

Добавьте все необходимые стадии после уже настроенных.

  • Чтобы удалить всю стадию, щелкните в поле Кому назначено данной стадии, а затем нажмите сочетание клавиш CTRL+DELETE.

Дополнительные сведения об использовании нескольких стадий читайте в сегменте Планирование в этой статье.

Выноска № 4

КОПИЯ

При необходимости добавьте или удалите пользователей. Помните:

  • Ввод имени в этом поле не</legacyItalic> приводит к назначению задачи рабочего процесса.

  • Когда рабочий процесс запускается вручную, пользователь, который запускает его, получает уведомления о запуске и завершении, даже если он не указан в этом поле.

  • Когда рабочий процесс запускается автоматически, пользователь, который изначально добавил его, получает уведомления о запуске и завершении, даже если он не указан в этом поле.

  1. Установив необходимые значения для всех параметров в форме запуска, нажмите кнопку Запуск, чтобы запустить рабочий процесс.

Рабочий процесс назначит одну или несколько первых задач и одновременно отправит уведомления о запуске вам и пользователям, указанным в поле Копия формы запуска.

Дальнейшие действия

  • Если это в первый раз выполнения этот рабочий процесс будет другим участникам необходимо сведения и помощь для выполнения назначенных им задач? (Он может быть полезна сегмента ЗАВЕРШЕНИЯ этой статьи.)

  • Кроме того, рекомендуется проверить, получают ли участники уведомления по электронной почте, и, в частности, правильно ли они обрабатываются фильтрами нежелательной почты.

  • И Конечно, может содержать один или несколько задач рабочего процесса для завершения самостоятельно. Перейдите к сегменту ЗАВЕРШЕНИЯ данной статьи, чтобы узнать подробности.

  • Тем временем чтобы узнать, как вы можете отслеживания хода выполнения текущего экземпляра рабочего процесса, перейдите в сегменте НАБЛЮДЕНИЕ в этой статье.

Выполнение задачи рабочего процесса сбора подписей

Если задача в рамках рабочего процесса сбора подписей назначается вам впервые, перед ее выполнением рекомендуется полностью просмотреть этот сегмент статьи. Таким образом, вы будете знать обо всех доступных возможностях.

Примечание : Если вы знаете, что вам назначена задача рабочего процесса, но в папке ''Входящие'' вашей электронной почты нет сообщения с уведомлением, проверьте, не было ли оно по ошибке направлено в папку ''Нежелательная почта''. Если это так, настройте параметры фильтра соответствующим образом.

Сначала убедитесь в правильности типа задачи

Для разных типов рабочих процессов требуются различные действия в отношении задач.

Поэтому, прежде чем начать, убедитесь, что назначенная вам задача в самом деле является задачей рабочего процесса сбора подписей, а не относится к рабочему процессу другого типа.

Найдите текст, в этом документе требуется ваша подпись в любом из следующих расположений:

  • В строке Тема уведомления о задаче
    Идентифицирующий текст в уведомлении о задаче

  • На панели сообщений в документ, который нужно проверить
    Идентифицирующий текст в просматриваемом элементе

  • В заголовке задачи на странице '' состояние рабочего процесса
    Идентифицирующий текст в названии задачи на странице ''Состояние рабочего процесса''

Если вы не видите текст этом документе требуется ваша подпись в следующих расположениях, спросите у пользователя, начало или изначально добавил рабочего процесса, чтобы узнать, какие на основе шаблона рабочего процесса — или будь то пользовательский рабочий процесс.

Однако если ваша задача является задачей по сбору подписей, продолжайте чтение.

Обычно пользователь узнает о назначении задачи рабочего процесса одним из трех способов:

  • получая уведомление о задаче по электронной почте;

  • открывая документ Microsoft Office, где отображается панель сообщений с уведомлением о назначении связанной задачи;

  • заходя на сайт SharePoint, где отображаются текущие назначенные задачи.

Узнав о назначении задачи рабочего процесса сбора подписей, пользователь обычно выполняет два приведенных ниже действия.

  • Просмотр документа.    Документ открывается, просматривается и при необходимости подписывается.

  • Выполнение задачи.    Заполняется и отправляется форма задачи.

Поэтому чаще всего в выполнение задачи вовлечены три следующих элемента:

  • сообщение с уведомлением (получаемое по электронной почте);

  • документ, отправленный на подпись (который пользователь открывает и при необходимости подписывает);

  • форма задачи (которую необходимо открыть, заполнить и отправить).

Ниже показано, как выглядят эти три элемента.

Примечание :  Кнопка Открыть эту задачу отображается на ленте в сообщении с уведомлением о задаче только в том случае, если сообщение открыто в полной, установленной версии программы Outlook, а не в веб-приложении Outlook Web Access.

Уведомление о задаче, элемент для проверки и форма задачи

Примечание : Кнопка Открыть задачу на ленте в сообщении уведомления о задаче отображается, только если сообщение открыто в полнофункциональной, установленной на компьютере версии программы Outlook, а не в веб-приложении Outlook Web Access.

(Обратите внимание, что если задача не назначен вам лично, но для всего группу или список рассылки из которых вы являетесь участником, а затем следует Резервирование задачи перед ее выполнением. Для получения дополнительных сведений обратитесь к зарезервировать групповой задачи перед ее выполнением разделу данного сегмента.)

Выполните указанные ниже действия.

  1. В сообщении с уведомлением о задаче, в разделе инструкций Чтобы завершить эту задачу, щелкните ссылку на документ.

  2. В открытом документе нажмите кнопку Открыть эту задачу на панели сообщений.

Доступ к элементу и форме задачи из уведомления о задаче в электронной почте

Примечание : Кнопка Открыть эту задачу отображается на ленте в сообщении с уведомлением о задаче (см. иллюстрацию над черной стрелкой) только в том случае, если сообщение открыто в полной, установленной версии программы Outlook, а не в веб-приложении Outlook Web Access.

(Обратите внимание, что если задача не назначен вам лично, но для всего группу или список рассылки из которых вы являетесь участником, а затем следует Резервирование задачи перед ее выполнением. Для получения дополнительных сведений обратитесь к зарезервировать групповой задачи перед ее выполнением разделу данного сегмента.)

Выполните указанные ниже действия.

  1. В списке или библиотеке, в которых хранится просматриваемый документ, выберите ссылку  Выполняется, связанную с документом и рабочим процессом.

  2. На странице ''Состояние рабочего процесса'' щелкните заголовок задачи.

  3. В форме задачи на панели сообщений Данная задача рабочего процесса относится к выберите ссылку на документ.

Доступ к элементу и форме задачи из списка или библиотеки

Обратите внимание, что если задача не назначен вам лично, но для всего группу или список рассылки из которых вы являетесь участником, а затем следует Резервирование задачи перед ее выполнением. Для получения дополнительных сведений обратитесь к разделу зарезервировать групповой задачи перед ее выполнением данного сегмента.

Кроме того, помните: если строка подписи настроена на использование определенным пользователем, а вы поставите свою подпись, войдя в систему под учетной записью другого пользователя, это несоответствие может отображаться в строке подписи. В этом примере строка подписи должна использоваться Алексеем Ореховым, но подпись добавлена пользователем, вошедшим в систему под именем ''Анна Воронина''.

Строка подписи с другим подписывающим

В следующем примере документ был создан в Word.

Просматриваемый элемент с тремя панелями сообщений

Обратите внимание на три желтые панели сообщений в верхней части документа.

Помеченного как окончательный    Этот панель сообщений сообщает, что, хотя бы один пользователь уже добавлен свою подпись в строке подписи.

Важно :  С этого момента любое изменение документа, кроме добавления подписей в существующие строки подписей, приведет к удалению все добавленных подписей или сделает их недействительными. (То есть на данный момент вставка или удаление строк подписей запрещены: разрешается только добавлять сами подписи.)

Подписи.    С помощью кнопки Просмотр подписей можно открыть область Подписи. В разделе Запрошенные подписи необходимо щелкнуть стрелку возле своего имени, а затем в раскрывающемся меню выбрать пункт Подписать.

Примечания : 

  • Если в списке Запрошенные подписи ваше имя отображается несколько раз, вам необходимо добавить свою подпись в несколько строк подписей. Вставьте каждую подпись, повторив приведенные выше действия.

  • Если ваше имя отсутствует в списке Запрошенные подписи, обратитесь к пользователю, который запустил рабочий процесс или (в случае автоматического запуска) изначально добавил его.

  • В формах InfoPath отсутствуют панель Подписи и список Запрошенные подписи. Прежде чем сохранить документ и выполнить задачу, обязательно вставьте свою подпись во все соответствующие строки подписей.

Элемент с открытой панелью ''Подписи''

Если отобразится сообщение о сторонних поставщиках услуг цифровых подписей, для продолжения нажмите кнопку ОК. (Чтобы данное сообщение не отображалось в дальнейшем, установите соответствующий флажок.)

Откроется диалоговое окно Подписание.

Диалоговое окно ''Подписание''

Чтобы подписать документ, просто введите свое имя в поле возле большого крестика X и последовательно нажмите кнопки Подписать и ОК в диалоговом окне Подтверждение подписи.

Помните: если в списке Запрошенные подписи ваше имя отображается несколько раз, вам необходимо добавить свою подпись в несколько строк подписей. Вставьте каждую подпись, повторив приведенные выше действия.

Задачи рабочего процесса    Когда вы будете готовы заполнение и отправка формы задачи, нажмите кнопку Открыть эту задачу на панели сообщений Задачи рабочего процесса.

Форма задачи рабочего процесса сбора подписей выглядит, как показано ниже.

Форма задачи с вынесенными параметрами

Обратите внимание, что первые два управляет (Удалить элемент и Данная задача рабочего процесса относится к название документа) не отображаются в форме задачи, когда она открыта из проверяемого документа, который необходимо подписать. Они отображаются только при открытии формы задачи непосредственно из уведомления о задаче или список задач на странице '' состояние рабочего процесса.

Выноска № 1

Удалить элемент

Выберите эту ссылку, чтобы удалить задачу из текущего экземпляра рабочего процесса.

  • Удаление задачи не приводит к удалению документа, который необходимо подписать.

  • Удаленная задача больше не отображается в области Задачи на странице ''Состояние рабочего процесса''. (Однако удаление все равно записывается в область страницы Журнал.)

Примечание :  Если этот экземпляр рабочего процесса запустили не вы, возможно, перед удалением задачи следует обратиться к пользователю, который запустил или (в случае автоматического запуска) изначально добавил его.

Выноска № 2

Данная задача рабочего процесса относится к название документа

Щелкните приведенную здесь ссылку, чтобы открыть документ, который необходимо подписать.

Выноска № 3

"Состояние", "Автор запроса", "Консолидированные примечания", "Дата выполнения"

Записи в этих четырех полях нельзя править или изменять, но приведенные в них сведения могут оказаться полезными.

Обратите внимание, что поле Консолидированные примечания содержит все примечания, отправленные с помощью формы участниками, которые уже выполнили свои задачи в этом же экземпляре рабочего процесса.

Таким же образом, после того, как вы отправите свою форму, текст, включенный вами в поле Примечания (4), также отобразится в поле Консолидированные примечания для последующих участников.

Выноска № 4

примечания

Любой введенный здесь текст будет записан в журнал рабочего процесса, а также отобразится в поле Консолидированные примечания (3) для последующих участников.

Выноска № 5

Знак

Подписав документ и при необходимости вставив отзыв в поле Примечания, нажмите эту кнопку, чтобы отправить форму и завершить задачу.

Выноска № 6

Отмена

Нажмите эту кнопку, чтобы закрыть форму задачи, не сохраняя никакие изменения или ответы.

Выноска № 7

Переназначить задачу

Нажмите эту кнопку, чтобы переназначить задачу другому пользователю.

Иллюстрация страницы ввода сведений о переназначении и дальнейшие инструкции перейдите к разделу 7 данного сегмента переназначение задачи другому пользователю.

Примечание :  Этот параметр может быть отключен для некоторых задач рабочего процесса.

Если всей группе, в которую вы входите, назначена одна задача, любой участник группы может зарезервировать и выполнить ее от лица всей группы.

Резервируйте задачу до открытия и подписания документа. После резервирования задача будет назначена вам, и ее не смогут выполнить другие участники группы. (Это делается для того, чтобы несколько пользователей не выполняли одну и ту же работу.)

  1. На странице ''Состояние рабочего процесса'' наведите указатель на название задачи, назначенной вашей группе, чтобы отобразилась стрелка.

  2. Щелкните стрелку, выберите пункт Изменить элемент, а затем в форме задачи нажмите кнопку Зарезервировать задачу.
    Резервирование групповой задачи

После обновления страницы ''Состояние рабочего процесса'' можно увидеть, что задача уже назначена не группе, а именно вам.

Чтобы впоследствии снова освободить задачу для группы, не выполняя ее, выполните те же действия, чтобы вернуться к форме задачи, но в этот раз нажмите кнопку Освободить задачу.

Кнопка "Освободить задачу" в форме задачи

Чтобы назначенную вам задачу рабочего процесса выполнил другой пользователь, нажмите кнопку Переназначить задачу в форме задачи рабочего процесса.

Отобразится данная форма.

Форма переназначения задачи

Выноска № 1

Кому переназначить задачу

Введите имя или адрес пользователя, которому необходимо назначить эту задачу.

Чтобы назначить задачу пользователю, который запустил рабочий процесс или (если рабочий процесс запущен автоматически) пользователю, который изначально добавил его, оставьте данное поле пустым.

Выноска № 2

Создать запрос

Предоставьте любые сведения, необходимые для выполнения задачи, пользователю, которому она назначается. (Любой введенный здесь текст будет добавлен в область Консолидированные примечания.)

Выноска № 3

Новая длительность

Выполните одно из указанных ниже действий.

  • Чтобы сохранить существующую дату выполнения    Оставьте это поле пустым.

  • Чтобы полностью удалить дату выполнения    Введите число 0.

  • Указание новой даты Дата    Введите здесь номер и введите в следующем поле единицы длительности. Взятые вместе, две записи указывают периода, прежде чем изменить задача должна быть выполнена.

Обратите внимание, что по умолчанию задачам по сбору подписей не назначаются даты выполнения или длительность задач.

Выноска № 4

Новые единицы длительности

Если указывается новая длительность задачи, используйте это поле в сочетании с полем Новая длительность, чтобы указать период, до истечения которого необходимо выполнить задачу (например, 3 дня, 1 месяц или 2 недели).

Заполнив форму, нажмите кнопку Отправить. Для вашей задачи будет установлена метка Завершено, а пользователю, который теперь отвечает за выполнение задачи, будет назначена новая задача и отправлено уведомление о ней.

Предоставленные здесь новые сведения будут включены в текстовое поле Делегировано от в уведомлении о новой задаче (№ 1 на приведенной ниже иллюстрации).

Уведомление о переназначенной задаче

Одновременно все эти изменения отслеживаются и отображаются в разделах Задачи и Журнал на странице "Состояние рабочего процесса", как показано здесь.

Области "Задачи" и "Журнал" на странице "Состояние рабочего процесса" для переназначенной задачи

Наблюдение, настройка или завершение выполняемого рабочего процесса сбора подписей

Центральное расположение для отслеживания, настройки или остановки выполняемого рабочего процесса — страница "Состояние рабочего процесса" его экземпляра.

Сначала мы рассмотрим, как перейти на эту страницу, а затем — как использовать находящиеся на ней параметры и сведения. Наконец, мы обратим внимание еще на две страницы, на которых можно больше узнать об отслеживании.

В списке или библиотеке, в которых расположен необходимый элемент или рабочий процесс, выберите для него ссылку  Выполняется.

В этом примере используется элемент с именем "Основная версия" и рабочий процесс "Утверждение 3".

Выбор ссылки "Состояние рабочего процесса"

Откроется страница "Состояние рабочего процесса".

  • Если список или библиотека содержит много элементов, воспользуйтесь сортировкой и/или фильтрацией, чтобы быстро найти искомый элемент. Если вы обнаружите, что часто выполняете сортировку или фильтрацию по одинаковым критериям, рекомендуется создать собственное представление, которое автоматизирует определенные процедуры.

  • Чтобы перейти на страницу "Состояние рабочего процесса", также можно щелкнуть ссылку Просмотр состояния рабочего процесса в сообщении электронной почты о запуске или ссылку Просмотр журнала рабочего процесса в сообщении электронной почты о завершении работы необходимого экземпляра.

Под иллюстрацией каждого раздела страницы "Состояние рабочего процесса" приведены вопросы по наблюдению, ответы на которые рассматриваются в этом разделе.

Раздел "Сведения о рабочем процессе"

Раздел "Сведения о рабочем процессе" на странице "Состояние рабочего процесса"

Рассматриваемые вопросы:

  • Кто запустил экземпляр рабочего процесса?

  • Когда был запущен этот экземпляр?

  • Когда было выполнено последнее действие в экземпляре?

  • По отношению к какому элементу выполняется данный экземпляр?

  • Какое текущее состояние экземпляра?

Раздел "Задачи"

Раздел "Задачи" на странице "Состояние рабочего процесса"

Рассматриваемые вопросы:

  • Какие задачи уже созданы и назначены, и какое их текущее состояние?

  • Какие задачи уже выполнены, и какой результат каждой из таких задач?

  • Какие даты выполнения заданы для созданных и назначенных задач? (Обратите внимание, что по умолчанию задачам по сбору подписей не назначаются даты выполнения или длительность задач.)

В этом разделе не отображаются задачи, которые удалены или еще не назначены.

Раздел "Журнал рабочего процесса"

Раздел "Журнал рабочего процесса" на странице "Состояние рабочего процесса"

Рассматриваемые вопросы:

  • Какие события уже произошли в экземпляре рабочего процесса?

  • Обратите внимание, что в этой области не отображаются просроченные задачи и уведомления о них.

Существует два способа прекратить выполняемый экземпляр рабочего процесса до его обычного завершения.

  • Отменив рабочий процесс.    Все задачи отменяются, но сохраняются в области Задачи на странице "Состояние рабочего процесса".

  • Завершение рабочего процесса.    Все задачи отменяются и удаляются из области Задачи на странице ''Состояние рабочего процесса''. (Однако они все равно отображаются в области ''Журнал рабочего процесса''.)

Ниже приведены инструкции для обоих способов.

Отмена (все задачи отменяются, но сохраняются в списке задач и журнале)

Если текущий экземпляр рабочего процесса больше не нужен, его можно отменить.

По умолчанию данную процедуру может выполнить пользователь, который запустил этот экземпляр рабочего процесса или любой пользователь с разрешением на управление списками. (Напоминаем, что группа ''Владельцы'' имеет такое разрешение по умолчанию; у групп ''Участники'' и ''Посетители'' его нет.)

  • На странице ''Состояние рабочего процесса'' в области прямо под разделом ''Визуализация рабочего процесса'' щелкните ссылку Отменить все задачи рабочего процесса сбора подписей.

Все текущие задачи отменяются, а рабочий процесс завершается с состоянием Отменено. Отмененные задачи все еще будут перечислены в областях Задачи и Журнал рабочего процесса.

Завершение (все задачи удаляются из списка задач, но сохраняются в журнале)

Если произойдет ошибка либо рабочий процесс прекратится и перестанет отвечать, его можно завершить.

По умолчанию эту процедуру может выполнить только пользователь с разрешением на управление списками. (Напоминаем, что группа ''Владельцы'' имеет такое разрешение по умолчанию; у групп ''Участники'' и ''Посетители'' его нет.)

  • На странице "Состояние рабочего процесса" в области прямо под разделом "Визуализация рабочего процесса" выберите ссылку Завершить рабочий процесс.

Созданные рабочего процесса все задачи отменяются и удаляются из области задач на странице '' состояние рабочего процесса на то, что они по-прежнему будете отражаются в разделе Журнал рабочего процесса. Рабочий процесс, которая начинается с состоянием отменено.

На странице "Рабочие процессы" приведен список рабочих процессов, запущенных для определенного элемента в данный момент.

  1. Перейдите к списку или библиотеке, где сохранен элемент.

  2. Наведите указатель мыши на имя элемента, нажмите появившуюся стрелку и выберите в раскрывающемся меню команду Рабочие процессы.

  3. На странице "Рабочие процессы: название элемента" в разделе Выполняющиеся рабочие процессы содержится список экземпляров рабочего процесса, в данный момент выполняемых в отношении элемента.

Примечание :  Обратите внимание, что относительно одного элемента нельзя одновременно запускать несколько экземпляров одной версии рабочего процесса. Пример: добавлено два рабочих процесса, созданных на основе шаблона сбора подписей. Один из них называется ''Отзывы по планированию'', а другой — ''Отзывы по бюджету''. Относительно отдельного элемента одновременно может выполняться по одному экземпляру каждого из рабочих процессов ''Отзывы по планированию'' и ''Отзывы по бюджету'', но нельзя запускать два экземпляра любого из них.

Администраторы семейства веб-сайтов могут сразу определить следующее:

  • Сколько рабочих процессов, основанных на каждом шаблоне рабочих процессов, существует в данный момент в семействе веб-сайтов.

  • Активен ли в данный момент каждый шаблон рабочих процессов в семействе веб-сайтов.

  • Сколько экземпляров версий рабочих процессов, основанных на каждом шаблоне рабочих процессов, в данный момент выполняется в семействе веб-сайтов.

Вот как это сделать.

  1. Откройте домашнюю страницу семейства веб-сайтов (не домашнюю страницу для сайта или дочернего сайта в семействе).

  2. Щелкните значок Параметры Кнопка "Параметры" общедоступного веб-сайта SharePoint Online и выберите пункт Параметры сайта.
    На странице Параметры сайта в разделе Администрирование сайта выберите пункт рабочие процессы.
    Ссылка "Рабочие процессы" под заголовком "Администрирование сайта"

Откроется страница "Рабочие процессы" со сведениями.

Дальнейшие действия

Если это в первый раз, это версия рабочего процесса, может потребоваться выполнить инструкции из сегмента Проверка данной статьи, чтобы просмотреть события в экземпляре и узнать ли функции рабочего процесса как вам хотелось бы.

Просмотр результатов рабочего процесса сбора подписей и создание отчетов

После завершения работы экземпляра рабочего процесса можно просмотреть события, записанные в его журнале. (Доступ к записи любого экземпляра можно получить в течение 60 дней после завершения его работы.)

Важно :  Обратите внимание, что журнал рабочего процесса доступен только для неофициальных целей. Его нельзя использовать для официальных аудиторских проверок, в качестве доказательства или в других юридических целях.

Кроме того, можно создавать отчеты об общей производительности экземпляров рабочего процесса.

Пока элемент остается в том же списке или той же библиотеке и пока этот же рабочий процесс не будет запущен на этом элементе повторно, журнал последнего экземпляра доступен из списка или библиотеки.

Чтобы просмотреть страницу "Состояние рабочего процесса" для последнего экземпляра рабочего процесса, запущенного на любом из элементов, выполните описанные ниже действия:

  • В списке или библиотеке, в которых расположен элемент, щелкните ссылку на состояние необходимого элемента и рабочего процесса.

В этом примере используется документ с именем Основная версия и рабочий процесс Утверждение нового документа.

Выбор ссылки "Состояние рабочего процесса"

Раздел Журнал рабочего процесса расположен в нижней части страницы "Состояние рабочего процесса".

Раздел "Журнал рабочего процесса" на странице "Состояние рабочего процесса"

Иногда может возникнуть необходимость просмотреть журнал экземпляра после повторного выполнения аналогичного рабочего процесса относительно того же элемента.

Журнал доступен для просмотра в течение 60 дней в одном из двух расположений: списке или библиотеке либо уведомлении о завершении рабочего процесса. (Шестьдесят дней хранится журнал задач для рабочих процессов в SharePoint.)

Просмотр из списка или библиотеки

  1. Перейдите к списку или библиотеке, где сохранен элемент.

  2. Выберите значок рядом с именем элемента, щелкнув его, а затем в группе Рабочие процессы, на вкладке Файлы на ленте, щелкните Рабочие процессы.

  3. На странице ''Рабочие процессы: название элемента'' в разделе Завершенные рабочие процессы щелкните имя или состояние экземпляра рабочего процесса, который необходимо просмотреть.
    Список "Завершенные рабочие процессы" на странице "Рабочие процессы" для элемента
    Откроется страница ''Состояние рабочего процесса'' для данного экземпляра.

Просмотр из уведомления о выполнении рабочего процесса

  • Откройте уведомление о завершении рабочего процесса для экземпляра, который нужно проверить, а затем нажмите ссылку Просмотреть журнал рабочего процесса.

Уведомление о завершении рабочего процесса с выделенной ссылкой на журнал
Откроется страница "Состояние рабочего процесса" для этого экземпляра.

Чтобы сохранить все уведомления завершения, нужно создать правило Outlook. Настройте правила для копирования всех входящих сообщений, которые содержат текст, после завершения в строке темы в свои собственные, отдельную папку. (Убедитесь, что к Outlook правила копий входящие сообщения и не просто переместить их, или они не также отображаются в папке "Входящие").

Чтобы получить сведения об общей производительности одной из версий рабочего процесса (с течением времени и для нескольких экземпляров), можно создать один из приведенных ниже предопределенных отчетов (или оба).

  • Отчет о длительности работы.    Этот отчет используется для определения средней длительности каждой операции в рамках рабочего процесса, а также общей длительности каждого рабочего процесса или его экземпляра.

  • Отчет об отменах и ошибках.    Этот отчет используется для определения частоты отмены рабочего процесса или возникновения ошибок перед его завершением.

Создание доступных отчетов для рабочего процесса

  1. Находясь в списке или библиотеке, щелкните любую ссылку сведений о состоянии в столбце Состояние для данного рабочего процесса.
    Выбор ссылки состояния рабочего процесса

  2. На странице ''Состояние рабочего процесса'' в разделе Журнал рабочего процесса выберите ссылку Просмотреть отчеты о рабочих процессах.
    Выбор ссылки "Просмотреть отчеты о рабочих процессах" в разделе "Журнал рабочего процесса"

  3. Найдите рабочий процесс, отчет о котором необходимо просмотреть, а затем щелкните имя нужного отчета.
    Выбор ссылки на отчет о длительности работы

  4. На странице ''Настройка'' сохраните или измените расположение, в котором будет создан файл отчета, а затем нажмите кнопку ОК.
    Нажатие кнопки "ОК" при сохранении файла
    Отчет будет создан и сохранен в указанном расположении.

  5. Чтобы просмотреть созданный отчет, выберите ссылку, изображенную на следующей иллюстрации. Если просмотр не требуется, нажмите кнопку ОК, чтобы завершить работу и закрыть диалоговое окно. (Позже, когда вы будете готовы просмотреть отчет, его можно будет найти в расположении, указанном в предыдущем шаге.)
    Выбор ссылки для просмотра отчета

Дальнейшие действия

Если рабочий процесс выполняется правильно, все готово к его использованию.

Если ничего, которые нужно изменить его, читайте сегмент Изменение этой статьи.

Создание отчетов о производительности рабочих процессов

Чтобы получить сведения об общей производительности одной из версий рабочего процесса (с течением времени и для нескольких экземпляров), можно создать один из приведенных ниже предопределенных отчетов (или оба).

  • Отчет о длительности работы.    Этот отчет используется для определения средней длительности каждой операции в рамках рабочего процесса, а также общей длительности каждого рабочего процесса или его экземпляра.

  • Отчет об отменах и ошибках.    Этот отчет используется для определения частоты отмены рабочего процесса или возникновения ошибок перед его завершением.

Создание доступных отчетов для рабочего процесса

  1. Находясь в списке или библиотеке, щелкните любую ссылку сведений о состоянии в столбце Состояние для данного рабочего процесса.
    Выбор ссылки состояния рабочего процесса

  2. На странице ''Состояние рабочего процесса'' в разделе Журнал рабочего процесса выберите ссылку Просмотреть отчеты о рабочих процессах.
    Выбор ссылки "Просмотреть отчеты о рабочих процессах" в разделе "Журнал рабочего процесса"

  3. Найдите рабочий процесс, отчет о котором необходимо просмотреть, а затем щелкните имя нужного отчета.
    Выбор ссылки на отчет о длительности работы

  4. На странице ''Настройка'' сохраните или измените расположение, в котором будет создан файл отчета, а затем нажмите кнопку ОК.
    Нажатие кнопки "ОК" при сохранении файла
    Отчет будет создан и сохранен в указанном расположении.

  5. Чтобы просмотреть созданный отчет, выберите ссылку, изображенную на следующей иллюстрации. Если просмотр не требуется, нажмите кнопку ОК, чтобы завершить работу и закрыть диалоговое окно. (Позже, когда вы будете готовы просмотреть отчет, его можно будет найти в расположении, указанном в предыдущем шаге.)
    Выбор ссылки для просмотра отчета

Дальнейшие действия

Если рабочий процесс выполняется правильно, все готово к его использованию.

Если ничего, которые нужно изменить его, читайте сегмент Изменение этой статьи.

Изменение, отключение или удаление рабочего процесса сбора подписей

После запуска первого экземпляра нового рабочего процесса сбора подписей и просмотра результатов его работы может понадобиться внести одно или несколько изменений в его настройки.

Кроме того, в дальнейшем может возникнуть потребность внести дополнительные изменения в конфигурацию.

Наконец, в какой-то момент может понадобиться отключить рабочий процесс на краткий или длинный период времени без удаления или полностью удалить его.

Чтобы внести постоянные изменения в параметры существующего рабочего процесса, необходимо открыть и изменить форму связи, которая изначально использовалась для его добавления.

Рабочий процесс выполняется только в одном списке или библиотеке

  1. Откройте список или библиотеку, в которой запущен рабочий процесс.

  2. На ленте выберите вкладку Список или Библиотека.

    Примечание : Имя вкладки может отличаться в зависимости от типа списка или библиотеки. Например, вкладка списка календаря имеет название Календарь.

  3. В группе Настройки нажмите кнопку Параметры рабочих процессов.

  4. На странице ''Параметры рабочих процессов'' в разделе Имя рабочего процесса (щелкните, чтобы изменить параметры) щелкните имя рабочего процесса, параметры которого необходимо изменить.

    Примечание :  Если необходимый рабочий процесс сбора подписей не отображается в списке, возможно, он связан только с одним типом контента. Наличие рабочих процессов в этом списке определяется элементом управления Показать сопоставления рабочего процесса следующего типа, который расположен прямо над списком (см. иллюстрацию). Просмотрите типы контента в раскрывающемся меню, чтобы узнать, в каком из них отображается необходимый рабочий процесс. Как только в списке отобразится нужный рабочий процесс, щелкните его имя.

  5. Внесите необходимые изменения в двухстраничную форму связи, которая изначально использовалась для добавления рабочего процесса, и сохраните их.

    Дополнительные сведения о полях и элементах управления формы связи читайте в сегменте Планирование и соответствующему сегменту Добавление (список или библиотека либо семейство веб-сайтов) этой статьи.

Рабочий процесс выполняется во всех списках и библиотеках семейства веб-сайтов

  1. Откройте домашнюю страницу семейства веб-сайтов (не домашнюю страницу для сайта или дочернего сайта в семействе).

  2. Щелкните значок Параметры Кнопка "Параметры" общедоступного веб-сайта SharePoint Online и выберите пункт Параметры сайта.

На странице Параметры сайта в разделе коллекции пункт Типы контента сайта.
Ссылка ''Типы контента сайта'' в разделе ''Коллекции''

  1. На странице "Типы контента сайта" выберите название типа контента сайта, для которого необходимо запустить рабочий процесс.
    Типы контента документа с выделенным типом

  2. На странице выбранного типа контента в разделе Параметры щелкните ссылку Параметры рабочих процессов.
    Ссылка "Параметры рабочих процессов в разделе "Параметры"

  3. На странице "Параметры рабочих процессов" в разделе Имя рабочего процесса (щелкните, чтобы изменить параметры) выберите имя рабочего процесса, параметры которого необходимо изменить.

  4. Внесите необходимые изменения в двухстраничную форму связи, которая изначально использовалась для добавления рабочего процесса, и сохраните их.

    Дополнительные сведения о полях и элементах управления формы связи читайте в сегменте Планирование и соответствующему сегменту Добавление (список или библиотека либо семейство веб-сайтов) этой статьи.

Рабочий процесс выполняется только в одном списке или библиотеке

  1. Откройте список или библиотеку, в которой запущен рабочий процесс.

  2. На ленте выберите вкладку Список или Библиотека.

    Имя вкладки может отличаться в зависимости от типа списка или библиотеки. Например, вкладка списка календаря имеет название Календарь.

  3. В группе Параметры нажмите кнопку Параметры рабочих процессов.

  4. На странице "Параметры рабочих процессов" выберите ссылку Удалить рабочий процесс.

  5. С помощью формы на странице "Удаление рабочих процессов" можно отключать, повторно включать и удалять рабочие процессы.
    Форма на странице "Удаление рабочих процессов"

Форма содержит пять описанных ниже столбцов.

  • Рабочий процесс.    Имя рабочего процесса.

  • Экземпляры.    Количество экземпляров, запущенных в данный момент для элементов.

  • Разрешить.    Параметр, позволяющий продолжить обычное выполнение рабочего процесса.

  • Нет новых экземпляров.    Параметр, который обеспечивает завершение всех выполняемых в данный момент экземпляров рабочего процесса, но запрещает рабочему процессу запускать новые экземпляры. (Это действие можно отменить. Чтобы впоследствии повторно включить рабочий процесс, вернитесь на эту страницу и выберите пункт Разрешить.)

  • Удаление    Параметр, который полностью удаляет рабочего процесса из списка или библиотеки. Все запущенные экземпляры сразу же завершаются и столбец для данного рабочего процесса больше не отображается на странице для списка или библиотеки. (Это действие является "t обратным.)

  1. Откройте домашнюю страницу семейства веб-сайтов (не домашнюю страницу для сайта или дочернего сайта в семействе).

  2. Щелкните Параметры  Кнопка "Параметры" общедоступного веб-сайта SharePoint Online и выберите пункт Параметры сайта.

    Нажмите кнопку Параметры Кнопка "Параметры" общедоступного веб-сайта SharePoint Online в SharePoint Online, нажмите кнопку контент сайта и выберите пункт Параметры сайта.

  3. На странице Параметры сайта в группе Коллекции веб-дизайнера выберите Типы контента сайта.
    Ссылка ''Типы контента сайта'' в разделе ''Коллекции''

  4. На странице типы контента сайта выберите имя типа контента сайта, для которого необходимо запустить рабочий процесс.
    Типы контента документа с выделенным типом

  5. На странице выбранного типа контента в разделеПараметры, нажмите кнопку Параметры рабочих процессов.

  6. На странице "Параметры рабочих процессов" выберите ссылку Удалить рабочий процесс.

  7. С помощью формы на странице "Удаление рабочих процессов" можно отключать, повторно включать и удалять рабочие процессы.
    Форма на странице "Удаление рабочих процессов"

Дальнейшие действия

Если вы внесли изменения, запустите тестовый экземпляр рабочего процесса, чтобы повторно проверить результаты изменений.

  • Рабочий процесс.    Имя рабочего процесса.

  • Экземпляры.    Количество экземпляров, запущенных в данный момент для элементов.

  • Разрешить.    Параметр, позволяющий продолжить обычное выполнение рабочего процесса.

  • Нет новых экземпляров.    Параметр, который обеспечивает завершение всех выполняемых в данный момент экземпляров рабочего процесса, но запрещает рабочему процессу запускать новые экземпляры. (Это действие можно отменить. Чтобы впоследствии повторно включить рабочий процесс, вернитесь на эту страницу и выберите пункт Разрешить.)

  • Удаление    Параметр, который полностью удаляет рабочего процесса из семейства веб-сайтов. Все запущенные экземпляры сразу же завершаются и столбец для данного рабочего процесса больше не отображается на странице для списка или библиотеки. (Это действие являетсяn't обратным.)

Есть множество способов дальнейшей настройки рабочих процессов в продуктах SharePoint.

Существует возможность создавать рабочие процессы с нуля.

Для этого можно использовать любые из приведенных ниже программ (или все вместе).

  • SharePoint Designer 2013    Позволяет настраивать формы, действия и характеристики рабочих процессов.

  • Microsoft Visual Studio.    С помощью этой программы можно создавать собственные настраиваемые действия рабочих процессов.

Подробнее об этом можно узнать в справочной системе Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×