Вложения в сообщениях электронной почты (часть 2). Вложение файлов в исходящее сообщение электронной почты

Attach a file to an e-mail (2) Attach a file to an outgoing e-mail

Содержание раздела:

Вложение файлов

Вставка изображений в текст сообщения

Вложение элемента Outlook

«Подходит ли этот файл для вложения?» Список проверок для вложений

<< Назад | 1 2

Вложение файлов

В сообщение электронной почты можно вложить файлы, чтобы отправить их в составе сообщения.

Практическое занятие. Создание нового сообщения электронной почты

Doctor

Дополнительные сведения см. в статье «Создание нового сообщения электронной почты».

  1. На вкладке Сообщение в группе Включить нажмите кнопку Вложить файл.

    On the Message tab, click Attach File.

    Можно также щелкнуть Attach File icon (Вложить файл) в группе Включить на вкладке Вставка.

    On the Insert tab, click Attach File.

  2. Откроется диалоговое окно Вставка файла. Выберите файл для вставки и нажмите кнопку Вставить.

    Select the file to attach, and then click Insert.

    Вставленный файл отображается в поле Вложение.

    The name of the attachment is displayed as Attachment.

Совет. Получателям сообщения не удается открыть вложенные файлы.

Doctor

Чтобы открыть определенное вложение, на компьютерах получателей должно быть установлено соответствующее приложение. Прежде чем вкладывать и отправлять файлы, поинтересуйтесь у получателей, установлено ли у них приложение, которое использовалось для создания файлов.

Помните о том, что вложения могут не открываться в предыдущих версиях приложений.

Например, файлы, созданные с помощью Office 2010, нельзя корректно открыть в предыдущих версиях Office.

Открыть документ Office 2010 в предыдущей версии Office вам и вашим получателям помогут следующие ссылки.

Открытие документа Word 2010 в более ранних версиях Word

Использование Office Excel 2010 с более ранними версиями Excel

Открытие презентации PowerPoint 2010 в приложении PowerPoint 2003 или более ранних версиях

Совет. Сообщения, отправляемые без вложений, иногда содержат вложение «Winmail.dat».

Doctor

Подобное может происходить, если отправитель использует формат RTF и программа электронной почты получателя не может правильно отобразить сообщение. Чтобы избежать этого, составляйте сообщения электронной почты в формате HTML или в формате обычного текста. Формат по умолчанию можно изменить с помощью следующих действий.

  1. Откройте вкладку Файл и выберите пункт Параметры.

    On the File tab, click Options.

  2. Откроется окно ПараметрыOutlook. Выберите пункт Почта.

    On the Outlook Options dialog box, click Mail.

  3. В разделе Созданиесообщений в списке Создавать сообщения в следующем формате выберите HTML или Обычный текст.

    For Compose messages in this format, select HTML.

  4. Нажмите кнопку ОК.

Дополнительные сведения о типах форматов см. в статье «Что такое обычный текст, HTML и RTF?».

В начало страницы

Вставка изображений в текст сообщения

В приложении Outlook можно изменять вставленные изображения, например можно изменить размер изображения или повернуть его.

Вставим изображение в текст сообщения и добавим к нему рамку.

  1. Щелкните поле сообщения.

    On the Message tab, click the Message field.

  2. На вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите кнопку Рисунок.

    On the Insert tab, click Picture.

  3. Откроется диалоговое окно Вставка рисунка. Выберите файл рисунка для вставки и нажмите кнопку Вставить.

    Select the file to insert, and then click Insert.

  4. Выбранный рисунок будет вставлен.

    The picture is inserted into the body of the message.

    Затем добавим к рисунку рамку. На вкладке Формат в группе Стили рисунков выберите рамку.

    In Picture Tools, on the Format tab, select Picture Styles.

    К рисунку будет добавлена рамка.

    A frame is added to the picture.

Совет. Вставленный рисунок встраивается в сообщение электронной почты

Doctor

Получатель не может использовать вставленный рисунок как отдельный файл. Чтобы отправить рисунок в виде файла, не вставляйте его, а добавьте в виде вложения. Дополнительные сведения о добавлении файлов в виде вложений см. в статье «Вложения в сообщениях электронной почты».

Полученная почта

Вложенный рисунок

Attached picture

Вставленный рисунок

Inserted picture

В начало страницы

Вложение элемента Outlook

Элементы Outlook, такие как сообщения электронной почты и контакты, можно добавлять в сообщения электронной почты в виде вложений. В этом примере рассмотрим вложение контакта в сообщение электронной почты.

  1. На вкладке Сообщение в группе Включить нажмите кнопку Вложить элемент.

    On the Message tab, click Attach Item.

    Можно также щелкнуть Outlook Item icon (элемент Outlook) в группе Включить на вкладке Вставка.

    On the Insert tab, click the Outlook Item icon.

  2. Появится диалоговое окно Вставка элемента. Выберите папку в области Папки. В данном примере выберите Контакты.

    In the Insert Item window, click Contacts.

  3. Выберите элементы в поле Элементы.

    Select &quot;Kobayashi Masako&quot;.

  4. Нажмите кнопку ОК.

    Click OK.

    Вложенный элемент появится в поле Вложение.

    quot;Kobayashi Masako&quot; (5 KB) is attached.

В начало страницы

«Подходит ли этот файл для вложения?» Список проверок для вложений

1. Проверьте размер файла.

Если вложено много файлов или слишком большой файл, отправка и получение сообщения электронной почты может длиться долго. Из-за этого могут возникать сбои в сети не только у отправителя, но и у получателей.

Прежде чем вкладывать файлы, проверьте их общий размер. Обычно общий размер файлов не должен превышать 1 МБ.

2. Проверьте тип файла.

Microsoft Outlook блокирует потенциально опасные вложения, которые могут содержать вирусы. Если вложен такой файл, в приложении Outlook получателя появится сообщение Outlook блокировал доступ к следующим потенциально небезопасным вложениям и получателю будет запрещен доступ к вложению.

In Microsoft Outlook, attachments may contain viruses, and access to unsafe attachments is prohibited.

В следующем списке приведены примеры основных типов файлов вложений. Outlook не блокирует эти файлы для получателей.

Расширение

Значок

Тип файла

DOCX

Icon

Документ Office Word 2007/2010 (формат файла Office Word 2007/2010)

DOC

Icon

Документ Office Word (формат файла предыдущей версии Office Word)

XLSX

Icon

XML-документы Office Excel 2007/2010 (формат файла Office Excel 2007/2010)

XLS

Icon

Документы Office Excel (формат файла предыдущей версии Office Excel)

PPTX

Icon

XML-презентация Office PowerPoint 2007/2010 (формат файла Office PowerPoint 2007/2010)

PPT

Icon

Презентация Office PowerPoint (формат файла предыдущей версии Office PowerPoint)

JPG

Icon

Файл изображения

BMP

Icon

Файл изображения

TXT

Icon

Файл обычного текста

В следующем списке приведены примеры типов файлов, которые блокирует Outlook. Сведения о типах вложений, блокируемых Outlook, см. в статье «Блокировка вложений в Outlook».

Расширение

Тип файла

APP

Исполняемое приложение

BAT

Пакетная обработка

CHM

Скомпилированная HTML-справка

EXE

Исполняемый файл

HLP

Файл справки Windows

JS

Исходный код JavaScript

MDB

Приложение Microsoft Access, база данных Microsoft Access MDB

SCR

Заставка Windows

TMP

Временный файл или временная папка

Person asking question

Значит, не следует вкладывать файлы размером более 1 МБ и файлы с расширением EXE или MDB. Не очень-то удобно, как по мне.

Doctor

Чтобы избежать этих проблем, можно сжать вложения в программе для архивирования файлов и вложить ZIP-файл.

При сжатии вложения также уменьшается общий размер файла. Кроме того, при сжатии формат файла меняется на ZIP. Файлы этого формата не блокируются в Outlook, поэтому получатели смогут работать с вложениями после распаковки ZIP-файла.

The problem is solved

Отлично!

Doctor

Если есть возможность использовать службу общего доступа к защищенной сети, можно разместить файлы в такой службе. Можно также воспользоваться бесплатной службой хранилища корпорации Майкрософт, которая называется OneDrive.

Не забудьте рассказать получателям, как использовать службу!

Совет. Сжатие и распаковка файлов

Doctor

Основные сведения о сжатии файлов в ZIP-файл см. в статье «Уменьшение размера рисунков и вложений».

В начало страницы

<< Назад | 1 2

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×