Включение и отключение записи исправлений

С помощью функции записи исправлений в Excel для Mac можно отслеживать, редактировать и просматривать сведения об изменениях, внесенных в общая книга.

Примечание : Функция записи исправлений доступна только в общих книгах. Фактически после ее включения книга автоматически становится общей. Хотя такие файлы обычно хранятся в папках, где доступ к ним есть у других пользователей, отслеживать исправления можно и в локальной копии общей книги.

Общие сведения о записи исправлений

Функция записи исправлений позволяет фиксировать сведения об изменениях в книге каждый раз при ее сохранении. С помощью такого журнала изменений можно найти все исправления, которые были внесены в данные, а затем принять или отклонить их.

Функция записи исправлений особенно удобна при редактировании одной книги несколькими пользователями. Кроме того, с ее помощью проверяющие могут добавлять примечания в общую копию книги, на основании которых затем можно сделать необходимые исправления.

Историю изменений, внесенных в общую книгу, можно просматривать непосредственно на листе с данными или на отдельном листе журнала. В обоих случаях для каждого изменения указываются подробные сведения. Например, можно увидеть, кто и когда внес исправление, просмотреть его тип, затронутые ячейки, а также добавленные или удаленные сведения.

При работе с функцией записи исправлений следует помнить о нескольких моментах.

  • Запись исправлений работает не так, как функция отмены, и резервная копия данных не создается    

    Некоторые пользователи считают, что функция записи исправлений создает резервную копию книги или позволяет отменить внесенные изменения. К сожалению, с помощью журнала изменений невозможно отменить исправления или восстановить более раннюю версию книги. При этом на листе журнала сохраняются все удаленные данные, и их можно скопировать обратно в исходные ячейки общей книги.

    Поскольку функция записи исправлений не позволяет восстанавливать предыдущие версии книги, создавайте резервные копии файлов, в которых она включена.

  • Изменения определенных видов не отслеживаются    

    Функция записи исправлений отслеживает изменения, которые вносятся в содержимое ячеек, но некоторые исправления (например, изменения формата) не записывает. В общих книгах недоступны определенные возможности Excel, поэтому связанные с ними исправления не отслеживаются.

  • Журнал изменений хранится в течение определенного промежутка времени    

    По умолчанию журнал изменений хранится в течение 30 дней с момента включения соответствующей функции: это позволяет поддерживать размер книги в разумных пределах. Этот период можно увеличить или уменьшить. Чтобы хранить изменения неограниченно долго, задайте большое число дней. Кроме того, можно периодически создавать копию данных из журнала.

  • Самые старые записи периодически удаляются из журнала изменений    

    Чтобы определить, какие записи необходимо оставить в журнале изменений, Excel отсчитывает число дней относительно текущей даты. Каждый раз при закрытии книги Excel удаляет из журнала те исправления, которые старше периода, указанного в параметрах в момент последнего сохранения файла.

    Например, если в книге хранится журнал изменений за 30 дней, а книга открывается в первый раз за последние два месяца, в ней будут отражены изменения относительно момента двухмесячной давности. Однако при закрытии книги все исправления за первые 30 дней (с 31-го по 60-й) удаляются.

Важно : Когда функция записи исправлений отключается либо книга перестает быть общей, весь журнал изменений удаляется без возможности восстановления.

Работа с функцией записи исправлений

Ниже перечислены режимы работы с журналом изменений в Excel.

  • Выделение на экране    

    В Excel можно выделять области с исправлениями разным цветом в зависимости от того, кто их внес, и выводить на экран основные сведения о примечании при наведении указателя мыши на измененную ячейку. Выделение на экране удобно использовать, если в книге не очень много исправлений или требуется сразу увидеть, что именно было изменено.

  • Ведение журнала     

    Журнал изменений в Excel отображается на отдельном листе, содержащем список исправлений со сведениями, которые можно вывести на печать или отфильтровать. Такой лист с журналом удобен, если в книге можно исправлений либо необходимо отследить историю определенного изменения.

  • Просмотр изменений    

    В Excel можно просматривать, принимать и отклонять изменения по очереди. Этот режим удобен, когда необходимо проверить исправления других пользователей.

Включение записи исправлений

  1. На вкладке Рецензированиев разделе Общий доступ нажмите кнопку Исправления и выберите Выделить исправления.

    Вкладка "Просмотр", группа "Общий доступ"

  2. Установите флажок Записывать исправления.

    В результате книга станет общей, а исправления, внесенные вами и другими пользователями, будут выделяться.

Выделение исправлений во время работы

В режиме выделения исправлений во время работы Excel помечает все исправления (изменения, вставки и удаления) определенным цветом.

  1. На вкладке Рецензированиев разделе Общий доступ нажмите кнопку Исправления и выберите Выделить исправления.

    Вкладка "Просмотр", группа "Общий доступ"

  2. Установите флажок Записывать исправления.

    В результате книга станет общей, а исправления, внесенные вами и другими пользователями, будут выделяться.

  3. В разделе Отслеживать исправления, внесенные установите флажок когда, а затем в списке когда выберите нужный параметр.

  4. Выполните одно из перечисленных ниже действий.

Что нужно выбрать

Действия

Пользователей, исправления которых должны выделяться

Установите флажок кем, а затем во всплывающем меню кем выберите нужный параметр.

Область листа, на которой требуется выделить изменения

Установите флажок куда, а затем в поле куда введите ссылку на диапазон ячеек на листе.

Совет : Также можно щелкнуть значок Свернуть диалоговое окно в правой части поля куда и выбрать диапазон на листе. Чтобы восстановить на экране все окно, щелкните значок Свернуть диалоговое окно еще раз.

  1. Установите флажок Выделять исправления на экране.

  2. Нажмите кнопку ОК.

    Если будет предложено сохранить книгу, нажмите кнопку ОК.

  3. Внесите на листе нужные изменения.

    Примечание : Некоторые изменения (например, форматирование) не отслеживаются и поэтому не выделяются цветом.

Отключение выделения исправлений

Если изменения больше не нужно выделять, эту функцию можно отключить.

  1. На вкладке Рецензированиев разделе Общий доступ нажмите кнопку Исправления и выберите Выделить исправления.

    Вкладка "Просмотр", группа "Общий доступ"

  2. Снимите флажок Выделять исправления на экране.

Просмотр исправлений

  1. На вкладке Рецензированиев разделе Общий доступ нажмите кнопку Исправления и выберите Выделить исправления.

    Вкладка "Просмотр", группа "Общий доступ"

    Примечание : Если флажок Записывать исправления не установлен, Excel не ведет журнал изменений в книге.

  2. Чтобы выбрать изменения для просмотра, выполните указанные ниже действия.

Изменения для просмотра

Действия

Все записанные изменения

Установите флажок когда, во всплывающем меню когда выберите вариант Все, а затем снимите флажки кем и куда.

Изменения, внесенные после определенной даты

Установите флажок когда, в списке когда выберите вариант С даты и введите начальную дату периода, за которых хотите просмотреть изменения.

Изменения, внесенные определенным пользователем

Установите флажок кем и выберите в списке кем пользователя, изменения которого хотите просмотреть.

Изменения в определенном диапазоне ячеек

Установите флажок когда и введите ссылку на диапазон ячеек на листе.

  1. Совет : Также можно щелкнуть значок Свернуть диалоговое окно в правой части поля куда и выбрать диапазон на листе. Чтобы восстановить на экране все окно, щелкните значок Свернуть диалоговое окно еще раз.

  2. Чтобы выбрать режим просмотра изменений, выполните одно из указанных ниже действий.

Задача

Действия

Выделение изменений на листе

Установите флажок Выделять исправления на экране.

Совет : В этом режиме для просмотра сведений об изменении потребуется навести указатель мыши на выделенную ячейку.

Создание списка изменений на отдельном листе

Чтобы создать лист с журналом исправлений, установите флажок Вносить изменения на отдельный лист.

Примечание : Чтобы этот флажок стал доступен, необходимо включить запись исправлений и сохранить файл, содержащий хотя бы одно отслеживаемое изменение.

Принятие и отклонение изменений

  1. На вкладке Рецензированиев разделе Общий доступ нажмите кнопку Исправления и выберите Принять или отклонить исправления.

    Вкладка "Просмотр", группа "Общий доступ"

    Если будет предложено сохранить книгу, нажмите кнопку ОК.

  2. В диалоговом окне Просмотр исправлений выполните одно из указанных ниже действий.

Изменения, которые требуется принять или отклонить

Действия

Изменения, внесенные после определенной даты

Установите флажок когда, в списке когда выберите вариант С даты и введите начальную дату периода, за которых хотите просмотреть изменения.

Изменения, внесенные другим пользователем

Установите флажок кем и выберите в списке кем пользователя, изменения которого хотите просмотреть.

Изменения, внесенные всеми пользователями

Снимите флажок кем.

Изменения, внесенные в определенную область

Установите флажок когда и введите ссылку на диапазон ячеек на листе.

Совет : Также можно щелкнуть значок Свернуть диалоговое окно в правой части поля куда и выбрать диапазон на листе. Чтобы восстановить на экране все окно, щелкните значок Свернуть диалоговое окно еще раз.

Изменения во всей книге

Снимите флажок куда.

  1. Нажмите кнопку ОК и просмотрите сведения о каждом из изменений в диалоговом окне Просмотр исправлений.

    Совет : Здесь указываются и другие изменения, которые затронуты вашими исправлениями. Сведения можно прокручивать.

  2. Для каждого изменения нажмите Принять или Отклонить.

    Примечание : На листе с журналом изменений для отклоненных исправлений в столбце Тип действия указано "Отменить" или "Результат отмены действия".

  3. Если будет предложено выбрать для ячейки значение, щелкните нужное вариант и нажмите кнопку Принять.

    Примечания : 

    • Прежде чем переходить к следующему изменению, необходимо принять или отклонить текущее.

    • Чтобы принять или отклонить сразу все оставшиеся изменения, выберите команду Принять все или Отклонить все.

    • На листе с журналом изменений отображаются только сохраненные исправления.

Просмотр листа с журналом изменений

  1. На вкладке Рецензированиев разделе Общий доступ нажмите кнопку Исправления и выберите Выделить исправления.

    Вкладка "Просмотр", группа "Общий доступ"

    Примечание : Если флажок Записывать исправления не установлен, Excel не ведет журнал изменений в книге.

  2. В разделе Отслеживать исправления, внесенные установите флажок когда, а затем во всплывающем меню когда выберите вариант Все.

  3. Снимите флажки кем и куда.

  4. Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист и нажмите кнопку ОК.

  5. Нажмите кнопку ОК.

    Появится лист с журналом изменений.

  6. На листе с журналом можно искать нужные данные с помощью стрелок фильтрации, которые расположены рядом с подписями соответствующих столбцов.

    Примечание : При сохранении книги лист с журналом изменений скрывается. Чтобы снова отобразить его, необходимо еще раз установить флажок Вносить изменения на отдельный лист в диалоговом окне Исправления.

Сохранение журнала изменений

Поскольку журнал изменений удаляется после отключения записи исправлений, иногда бывает необходимо сохранить его копию. Лист с журналом изменений можно напечатать или скопировать в другую книгу.

  1. На вкладке Рецензированиев разделе Общий доступ нажмите кнопку Исправления и выберите Выделить исправления.

    Вкладка "Просмотр", группа "Общий доступ"

  2. В разделе Отслеживать исправления, внесенные установите флажок когда, а затем в списке когда выберите вариант Все.

  3. Снимите флажки кем и куда.

  4. Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист.

  5. Нажмите кнопку ОК.

    Советы : 

    • Чтобы напечатать лист с журналом изменений, в меню Файл выберите команду Печать, задайте нужные параметры и нажмите кнопку Печать.

    • Чтобы скопировать лист с журналом изменений в другую книгу, выполните указанные ниже действия.

    • Удерживая клавишу CONTROL , щелкните вкладку Журнал в нижней части листа с журналом изменений и выберите команду Переместить или копировать.

    • В области в книгу щелкните имя книги, в которую требуется перенести лист, или выберите вариант (новая книга).

    • Установите флажок Создать копию и нажмите кнопку ОК.

    • Сохраните книгу со скопированным журналом изменений.

Отключение записи исправлений

Важно : Журнал изменений удаляется после отключения записи исправлений, поэтому иногда бывает необходимо сохранить его копию.

  1. На вкладке Рецензированиев разделе Общий доступ нажмите кнопку Исправления и выберите Выделить исправления.

    Вкладка "Просмотр", группа "Общий доступ"

  2. Снимите флажок Записывать исправления и нажмите кнопку ОК.

  3. В окне с предупреждением о том, что в результате этого действия книга перестанет быть общей, нажмите кнопку ОК.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×