Включение и настройка управления версиями для библиотеки SharePoint

Одно из множества решений, которые приходится принимать при настройке библиотеки SharePoint, связано с управлением версиями. Требуется ли сохранять версии всех элементов и файлов каждый раз при их редактировании? Если да, то сколько версий нужно сохранять? Необходимо ли отслеживать только основные либо и основные, и дополнительные версии? Должны ли все черновые варианты быть видны всем пользователям сайта либо только своим создателям, а также людям с разрешениями "Проектирование" и "Полный доступ"? Решение, принимаемое по каждому из этих вопросов, зависит от типа и важности элементов и файлов в библиотеках, их назначения, требований группы пользователей, а также необходимого уровня безопасности.

В этой статье

Польза от управления версиями

Параметры управления версиями: принципы работы

Включение управления версиями в библиотеке SharePoint

Отключение управления версиями в библиотеке SharePoint

Польза от управления версиями

Когда в библиотеках SharePoint включено управление версиями, можно отслеживать данные и управлять ими по мере их изменения. Можно просматривать предыдущие версии и при необходимости восстанавливать их. Эта функция может пригодиться при повреждении файла либо в ситуации, когда выясняется, что прежние версии файла правильнее новых. Некоторые организации вынуждены хранить несколько версий файлов согласно требованиям законодательства либо для аудита. По умолчанию управление версиями отключено. Чтобы включить его и начать управлять версиями, необходимо разрешение "Полный доступ" или "Проектирование".

Также может потребоваться отслеживать как основные, так и дополнительные версии файлов. Эта функция может пригодиться, например, для наблюдения за процессом составления экспертного заключения либо для понимания сути разрабатываемой программы. Основной номер версии свидетельствует о том, что документ готов для представления широкой аудитории, в то время как дополнительный (черновой) номер указывает на незавершенность работы и что она пока не предназначена для широкого использования.

Основная версия существенно изменяется с момента выпуска предыдущей основной версии и обозначается целым числом, таким как 2.0. Основные версии обычно видны всем пользователям, у которых есть доступ к библиотеке. Дополнительная версия содержит лишь незначительные изменения с момента выпуска последней основной версии и обозначается дробным числом, таким как 2.1. Как правило, дополнительные версии видны только пользователям, которые вносят в документ изменения, а также обладателям разрешения "Полный доступ" или "Проектирование". Однако библиотеку можно настроить таким образом, чтобы все пользователи сайта видели все доступные черновые варианты.

Примечание :  Основные и дополнительные номера версий есть только у библиотек, но не у списков.

В начало страницы

Параметры управления версиями: принципы работы

Диалоговое окно Параметры управления версиями содержит четыре основных раздела, но не все они непосредственно относятся к управлению версиями. На этапе создания библиотеки в каждом из разделов необходимо принимать решения. При наличии необходимых разрешений параметры можно изменить и позднее.

Параметр

Действие

Без контроля версий

Пользователям сайта доступна только текущая версия элемента или файла. Данный параметр установлен по умолчанию.

Создать основные версии

Создаются и сохраняются все основные версии. Дополнительные версии не создаются и не сохраняются.

Создать основные и вспомогательные (черновые) версии

Создаются и отслеживаются как основные, так и дополнительные версии возвращаемых файлов. Пользователь, работающий с файлом, должен при его возврате указать, является ли данная версия основной или дополнительной.

Хранить следующее число основных версий

Если установлен флажок этого необязательного параметра, номер рядом с ним указывает количество основных версий, которые хранятся в библиотеке. Например, если указано значение 25, то при создании 26-й версии самая старая версия удаляется.. После этого будут доступны версии со 2-й по 26-ю. Чем меньше версий хранится, тем проще управлять библиотекой. Однако если важно хранить все версии либо большое их количество, установите большее ограничение или совсем снимите его.

Хранить черновики для следующего числа основных версий

Если выбран этот необязательный параметр, число в поле определяет количество хранимых черновых версий. Например, можно хранить 25 основных версий, а количество черновиков ограничить пятью последними. В отсутствие законодательных или иных особых требований хранить все черновые версии всех основных версий обычно не требуется.

  • Раздел "Безопасность для черновиков"   . В этом разделе можно указать, кто именно будет видеть черновые версии элементов в библиотеке. Право на просмотр можно предоставить всем пользователям с разрешениями уровня "Чтение" на доступ к библиотеке, пользователям, которые имеют право на редактирование элементов, либо только автору данного элемента и утверждающим лицам. В режиме ограниченного доступа видеть дополнительные версии (черновики) будут только определенные пользователи. Другие пользователи будут видеть лишь основные версии.

  • Раздел "Требовать извлечения"   . В этом разделе можно указать, должны ли пользователи извлекать файлы, прежде чем вносить в них изменения. Дополнительные сведения см. в статье Требование извлечения файлов в библиотеке SharePoint.

В начало страницы

Включение управления версиями в библиотеке SharePoint

  1. Перейдите к нужной библиотеке. Если имя библиотеки не отображается на панели быстрого запуска, выберите команду Просмотреть весь контент сайта, а затем — имя библиотеки.

  2. На ленте в группе Работа с библиотекой откройте вкладку Библиотека.

  3. Нажмите кнопку Параметры библиотеки Кнопка ''Параметры библиотеки'' на ленте библиотеки SharePoint Foundation .

  4. На странице Параметры библиотеки в разделе Общие параметры щелкните элемент Параметры управления версиями. Откроется диалоговое окно Параметры управления версиями.

  5. В разделе Журнал версий документов выберите один из указанных ниже вариантов.

    • Создать основные версии: выбрав этот вариант, можно задать максимальное количество основных версий.

    • Создать основные и вспомогательные (черновые) версии: выбрав этот вариант, можно ограничить количество основных и черновых версий.

  6. Необязательно: ограничьте количество хранимых версий.

    • Установите флажок Хранить следующее число основных версий, если требуется ограничить количество версий, хранимых в библиотеке. В противном случае не устанавливайте его. В поле непосредственно под флажком укажите количество версий, которые требуется хранить.

    • Установите флажок Хранить черновики для следующего числа основных версий, если требуется ограничить количество хранимых черновиков. Этот параметр доступен лишь в том случае, если установлен флажок Создать основные и вспомогательные (черновые) версии. В поле непосредственно под флажком укажите количество версий, для которых требуется хранить черновики.

  7. Необязательно: укажите пользователей, которым будет разрешено видеть черновики элементов в библиотеке документов. В разделе Безопасность для черновиков выберите один из указанных ниже вариантов.

    • Любой пользователь с разрешением на чтение элементов. Выберите этот вариант, чтобы разрешить доступ для всех обладателей разрешения "Чтение" на доступ к сайту. Этот вариант доступен в том случае, если в разделе Журнал версий документов выбран параметр Создать основные и вспомогательные (черновые) версии.

    • Только пользователи с разрешением на изменение элементов. Выберите этот вариант, чтобы разрешить просмотр черновиков только пользователям с правами на изменение. Этот вариант доступен в том случае, если в разделе Журнал версий документов выбран параметр Создать основные и вспомогательные (черновые) версии.

    • Только пользователи, которые могут утверждать элементы (и автор элемента). Выберите этот вариант, чтобы разрешить просмотр только исходному автору элемента, а также обладателям разрешений на утверждение элементов в библиотеке. Этот вариант доступен в том случае, если для параметра Утверждение контента выбрано значение Да.

  8. Необязательно: укажите, требуется ли извлечение элементов в этой библиотеке. По умолчанию извлечение документов не требуется. Чтобы изменить значение по умолчанию, в разделе Требовать извлечения выберите вариант Да. Дополнительные сведения о требовании извлечения файлов см. в статье Требование извлечения файлов в библиотеке SharePoint.

  9. Чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться на страницу Параметры библиотеки документов, нажмите кнопку ОК.

В начало страницы

Отключение управления версиями в библиотеке SharePoint

На определенном этапе может выясниться, что управлять версиями в библиотеке SharePoint не требуется. При наличии разрешения "Полный доступ" или "Проектирование" можно отключить для библиотеки управление версиями.

  1. Перейдите к нужной библиотеке. Если имя библиотеки не отображается на панели быстрого запуска, выберите команду Просмотреть весь контент сайта и выберите имя библиотеки.

  2. На ленте в группе Работа с библиотекой откройте вкладку Библиотека.

  3. Нажмите кнопку Параметры библиотеки Кнопка ''Параметры библиотеки'' на ленте библиотеки SharePoint Foundation .

  4. На странице Параметры библиотеки в разделе Общие параметры щелкните элемент Параметры управления версиями.

  5. В разделе Журнал версий документов диалогового окна Параметры управления версиями выберите вариант Без контроля версий. В результате все записи, ранее созданные в этом разделе, будут удалены.

  6. Чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться на страницу Параметры библиотеки документов, нажмите кнопку ОК.

В начало страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×