Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .
В этой статье описаны преимущества использования идентификаторов документов при управлении документами и записями. Кроме того, показано, как включить службу идентификаторов документов для семейства веб-сайтов и настроить параметры таких идентификаторов для пользовательских правил формирования имен файлов.
В этой статье
Общие сведения
Обеспечивая простой способ отслеживания элементов независимо от их расположения, идентификаторы документов облегчают управление документами. Например, если договор был перемещен из библиотеки документов одного сайта в библиотеку документов другого, его было бы легче найти по идентификатору. Идентификаторы назначаются полученным документам автоматически и сопровождают элемент в течение всего его жизненного цикла. Такие идентификаторы могут назначаться и наборам документов.
После первого включения службы идентификаторов документов новым документам в семействе веб-сайтов новые идентификаторы назначаются автоматически. Чтобы назначить идентификаторы документам, уже хранящимся в семействе веб-сайтов, будет запланировано задание таймера.
Кроме того, когда эта служба включена, к типам контента "Документ" и "Набор документов" автоматически добавляется новый столбец "Идентификатор документа", который показывает назначенный данному элементу идентификатор.
Чтобы начать использовать в системе управления контентом функцию идентификаторов документов, необходимо сначала включить ее для семейств веб-сайтов, в которых хранятся документы.
Важные факторы, которые нужно учитывать
В некоторых ситуациях идентификаторы документов работают не так, как можно ожидать. Такие исключения перечислены в следующей таблице.
|
Действие |
Результат |
|
Загрузка документа с последующей отправкой на другой сайт. |
Документ считается копией, и ему назначается новый идентификатор. |
|
Использование команды Переместить с командой Отправить. |
Документ считается копией, и ему назначается новый идентификатор. |
|
Использование команды Копировать. |
Назначается новый идентификатор документа. |
Единственный способ сохранить идентификатор документа на сайтах — это использовать административную страницу «Контент и структура сайта» в разделе «Параметры сайта» при переносе документов. Обратите внимание, что при копировании с помощью этого метода не сохраняется идентификатор документа.
Дополнительные сведения о контентом и структурой сайта узнать в статье Работа с контентом и структурой сайта.
Активация, включение и настройка идентификаторов документов
Чтобы начать использовать идентификаторы документов для отслеживания документов или записей, необходимо выполнить двухэтапную процедуру.
Активация функции идентификаторов документов для семейства веб-сайтов
Примечание: Включить функцию идентификаторов документов может только администратор семейства веб-сайтов.
-
Перейдите к семейству веб-сайтов верхнего уровня.
-
В меню Действия сайта выберите пункт Параметры сайта.
-
В разделе «Администрирование семейства веб-сайтов» щелкните ссылку Возможности семейства веб-сайтов.
-
Нажмите кнопку Активировать рядом с пунктом «Служба идентификаторов документов». Функция будет активирована для текущего семейства веб-сайтов, что подтверждает соответствующий значок.
Включение и настройка использования идентификаторов документов в семействе веб-сайтов
После включения функции идентификаторов документов для любого данного семейства веб-сайтов всем документам этого семейства автоматически назначается идентификатор. Следует учитывать, что в зависимости от количества документов в данном семействе веб-сайтов эта процедура может занять определенное время.
Примечание: Включить и настроить функцию идентификаторов документов может только администратор семейства веб-сайтов.
-
Перейдите к семейству веб-сайтов верхнего уровня.
-
В меню Действия сайта выберите пункт Параметры сайта.
-
В разделе «Администрирование семейства веб-сайтов» выберите пункт Параметры идентификаторов документов.
-
Убедитесь, что на странице параметров идентификаторов документов в разделе "Присвоение идентификаторов документам" установлен флажок Присвоение идентификаторов документам.
Примечание: После первого включения службы идентификаторов документов для семейства веб-сайтов будет показано следующее сообщение: "Запланировано, что настройка функции идентификаторов документов будет выполнена автоматическим процессом". Это означает, что за назначение идентификаторов всем документам семейства веб-сайтов отвечает задание таймера. Время, которое займет этот процесс, зависит от количества таких документов.
-
Чтобы настроить пользовательскую строку символов или цифр, которая автоматически добавляется в начало каждого идентификатора документа, введите эту строку в разделе Начинать идентификаторы…
-
Если требуется автоматически добавить префикс ко всем существующим идентификаторам документов в семействе веб-сайтов, установите флажок Сброс всех идентификаторов документов…
-
В разделах "Область поиска документов по идентификаторам" выберите сайты, которые будут использоваться как области поиска по идентификаторам.
-
Нажмите кнопку ОК.
Примечание: Как упоминалось выше, после включения службы идентификаторов документов для любого данного семейства веб-сайтов к типам контента "Документ" и "Набор документов" на уровне семейства веб-сайтов добавляется новый столбец "Идентификатор документа", который используется для отображения назначенного элементу идентификатора.
