Включение и настройка уникальных идентификаторов документов

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

В этой статье описаны преимущества использования идентификаторов документов при управлении документами и записями. Кроме того, показано, как включить службу идентификаторов документов для семейства веб-сайтов и настроить параметры таких идентификаторов для пользовательских правил формирования имен файлов.

В этой статье

Общие сведения

Важные факторы, которые нужно учитывать

Активация, включение и настройка идентификаторов документов

Активация функции Идентификаторов документов для семейства сайтов

Включение и настройка использования идентификаторов документов в семействе сайтов

Общие сведения

Обеспечивая простой способ отслеживания элементов независимо от их расположения, идентификаторы документов облегчают управление документами. Например, если договор был перемещен из библиотеки документов одного сайта в библиотеку документов другого, его было бы легче найти по идентификатору. Идентификаторы назначаются полученным документам автоматически и сопровождают элемент в течение всего его жизненного цикла. Такие идентификаторы могут назначаться и наборам документов.

Отслеживание элементов по идентификаторам документов

После первого включения службы идентификаторов документов новым документам в семействе веб-сайтов новые идентификаторы назначаются автоматически. Чтобы назначить идентификаторы документам, уже хранящимся в семействе веб-сайтов, будет запланировано задание таймера.

Кроме того, когда эта служба включена, к типам контента "Документ" и "Набор документов" автоматически добавляется новый столбец "Идентификатор документа", который показывает назначенный данному элементу идентификатор.

Чтобы начать использовать в системе управления контентом функцию идентификаторов документов, необходимо сначала включить ее для семейств веб-сайтов, в которых хранятся документы.

Важные факторы, которые нужно учитывать

В некоторых ситуациях идентификаторы документов работают не так, как можно ожидать. Такие исключения перечислены в следующей таблице.

Действие

Результат

Загрузка документа с последующей отправкой на другой сайт.

Документ считается копией, и ему назначается новый идентификатор.

Использование команды Переместить с командой Отправить.

Документ считается копией, и ему назначается новый идентификатор.

Использование команды Копировать.

Назначается новый идентификатор документа.

Единственный способ сохранить идентификатор документа на сайтах — это использовать административную страницу «Контент и структура сайта» в разделе «Параметры сайта» при переносе документов. Обратите внимание, что при копировании с помощью этого метода не сохраняется идентификатор документа.

Дополнительные сведения о контентом и структурой сайта узнать в статье Работа с контентом и структурой сайта.

К началу страницы

Активация, включение и настройка идентификаторов документов

Чтобы начать использовать идентификаторы документов для отслеживания документов или записей, необходимо выполнить двухэтапную процедуру.

Активация функции идентификаторов документов для семейства веб-сайтов

Примечание :  Включить функцию идентификаторов документов может только администратор семейства веб-сайтов.

  1. Перейдите к семейству веб-сайтов верхнего уровня.

  2. В меню Действия сайта выберите пункт Параметры сайта.

  3. В разделе «Администрирование семейства веб-сайтов» щелкните ссылку Возможности семейства веб-сайтов.

  4. Нажмите кнопку Активировать рядом с пунктом «Служба идентификаторов документов». Функция будет активирована для текущего семейства веб-сайтов, что подтверждает соответствующий значок.

Включение и настройка использования идентификаторов документов в семействе веб-сайтов

После включения функции идентификаторов документов для любого данного семейства веб-сайтов всем документам этого семейства автоматически назначается идентификатор. Следует учитывать, что в зависимости от количества документов в данном семействе веб-сайтов эта процедура может занять определенное время.

Примечание :  Включить и настроить функцию идентификаторов документов может только администратор семейства веб-сайтов.

  1. Перейдите к семейству веб-сайтов верхнего уровня.

  2. В меню Действия сайта выберите пункт Параметры сайта.

  3. В разделе «Администрирование семейства веб-сайтов» выберите пункт Параметры идентификаторов документов.

  4. Убедитесь, что на странице параметров идентификаторов документов в разделе "Присвоение идентификаторов документам" установлен флажок Присвоение идентификаторов документам.

Примечание : После первого включения службы идентификаторов документов для семейства веб-сайтов будет показано следующее сообщение: "Запланировано, что настройка функции идентификаторов документов будет выполнена автоматическим процессом". Это означает, что за назначение идентификаторов всем документам семейства веб-сайтов отвечает задание таймера. Время, которое займет этот процесс, зависит от количества таких документов.

  1. Чтобы настроить пользовательскую строку символов или цифр, которая автоматически добавляется в начало каждого идентификатора документа, введите эту строку в разделе Начинать идентификаторы…

  2. Если требуется автоматически добавить префикс ко всем существующим идентификаторам документов в семействе веб-сайтов, установите флажок Сброс всех идентификаторов документов…

  3. В разделах "Область поиска документов по идентификаторам" выберите сайты, которые будут использоваться как области поиска по идентификаторам.

  4. Нажмите кнопку ОК.

    Примечание :  Как упоминалось выше, после включения службы идентификаторов документов для любого данного семейства веб-сайтов к типам контента "Документ" и "Набор документов" на уровне семейства веб-сайтов добавляется новый столбец "Идентификатор документа", который используется для отображения назначенного элементу идентификатора.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×