Включение и настройка идентификаторов документов в семействе веб-сайтов

Включение и настройка идентификаторов документов в семействе веб-сайтов

Идентификаторы документов облегчают управление документами, позволяя без труда отслеживать элементы независимо от их расположения. Например, если договор был перемещен из библиотеки документов в архивную библиотеку другого сайта, идентификатор контракта остается прежним. С его помощью несложно найти заархивированный контракт. Идентификаторы назначаются полученным документам автоматически и остаются с ними в течение всего их жизненного цикла. Кроме того, они могут назначаться и наборам документов.

Активация, включение и настройка идентификаторов документов

Чтобы использовать идентификаторы документов для отслеживания документов или записей, сначала необходимо активировать эту функцию в семействе веб-сайтов.

Активация функции идентификаторов документов для семейства веб-сайтов

Примечание:  Функцию идентификаторов документов может включить только администратор семейства веб-сайтов.

  1. Перейдите к веб-сайту или семейству веб-сайтов верхнего уровня.

  2. Щелкните значок Параметры Кнопка "Параметры" в заголовке окна SharePoint 2016 и выберите пункт Параметры сайта.

    На сайте, подключенном к группе SharePoint, щелкните значок Параметры Кнопка "Параметры" в заголовке окна SharePoint 2016 , выберите пункт Содержимое сайта, затем — Параметры сайта.

  3. В разделе «Администрирование семейства веб-сайтов» щелкните ссылку Возможности семейства веб-сайтов.

  4. Нажмите кнопку Активировать рядом с пунктом «Служба идентификаторов документов». Функция будет активирована для текущего семейства веб-сайтов, что подтверждает соответствующий значок.

Включение и настройка идентификаторов документов в семействе веб-сайтов

После включения функции идентификаторов документов для любого семейства веб-сайтов всем документам этого семейства автоматически назначается идентификатор. Продолжительность процесса зависит от количества документов в конкретном семействе веб-сайтов.

Примечание:  Функцию идентификаторов документов может включить и настроить только администратор семейства веб-сайтов.

  1. Перейдите к веб-сайту или семейству веб-сайтов верхнего уровня.

  2. Щелкните значок Параметры Кнопка "Параметры" в заголовке окна SharePoint 2016 и выберите пункт Параметры сайта.

    На сайте, подключенном к группе SharePoint, щелкните значок Параметры Кнопка "Параметры" в заголовке окна SharePoint 2016 , выберите пункт Содержимое сайта, затем — Параметры сайта.

  3. В разделе «Администрирование семейства веб-сайтов» выберите пункт Параметры идентификаторов документов.

  4. Убедитесь, что на странице параметров идентификаторов документов в разделе «Присвоение идентификаторов документам» установлен флажок Присвоение идентификаторов документам.

    Назначение идентификаторов документов на странице "Параметры идентификаторов документов"

    Примечание: После включения службы идентификаторов документов в семействе веб-сайтов отобразится сообщение: "Запланировано, что настройка функции идентификаторов документов будет выполнена автоматическим процессом". Продолжительность этого процесса зависит от количества таких документов.

    1. Чтобы настроить пользовательскую строку символов или цифр, которая автоматически добавляется в начало каждого идентификатора документа, введите эту строку в разделе Начинать идентификаторы…

    2. Если требуется автоматически добавить префикс ко всем существующим идентификаторам документов в семействе веб-сайтов, установите флажок Сброс всех идентификаторов документов…

    3. В разделах «Область поиска документов по идентификаторам» выберите сайты, которые будут использоваться как области поиска по идентификаторам.

  5. Нажмите кнопку ОК.

После того как вы включите идентификаторы документов для семейства веб-сайтов, к типам контента "Документ" и "Набор документов" на уровне семейства веб-сайтов добавится новый столбец. Идентификатор, назначенный элементу, отображается в столбце "Идентификатор документа" в области сведений библиотеки документов.

Обратная связь

Последнее обновление: 25 апреля 2018 г.

Эта статья оказалась полезной? Если да, оставьте свой отзыв в нижней части страницы. В противном случае расскажите, что нужно добавить или сделать понятнее. Укажите свои версии SharePoint, операционной системы и браузера. С учетом вашего отзыва мы перепроверим сведения и, если нужно, допишем и обновим эту статью.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×