Управление данными с помощью запросов

Создание простых запросов

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Для быстрого поиска данных и получения ответов на вопросы вы можете создать простой запрос.

Создание запроса в режиме конструктора

В режиме конструктора вы можете более гибко управлять создаваемым запросом, чем при использовании мастера запросов.

  1. Откройте конструктор запросов.

    • На вкладке Создание выберите пункт Конструктор запросов.

      Значок "Конструктор запросов" на ленте

  2. Добавление источников данных

    Сначала следует добавить таблицу или запрос с необходимыми данными. (Кстати, вы можете создать новый запрос на основе сохраненного ранее. Например, если вы создали запрос для поиска всех продуктов своих поставщиков с последующим упорядочением объемов продаж по убыванию, вы можете использовать его в качестве источника данных для нового запроса, с помощью которого, например, будут искаться объемы продаж продуктов поставщиков в определенном регионе).

    1. В диалоговом окне Добавление таблицы откройте вкладку Таблицы и запросы.

    2. Поочередно выбирайте каждый нужный источник данных и нажимайте кнопку Добавить.

    3. Закройте диалоговое окно.

  3. Добавление выходных полей

    Выходные поля — это данные, которые вам требуется отображать в результирующем наборе запроса или включить в них.

    • Перетащите необходимые поля из источника данных в верхней области в пустую ячейку строки "Поле" в нижней области.

      Снимок экрана: область "Все объекты Access"

    Использование выражения в качестве выходного поля

    Вы можете использовать выражение в качестве выходного поля для вычислений или создания результатов запроса с помощью функции. В выражениях могут использоваться данные из любых источников запроса, а также функции, например Format или InStr, константы и арифметические операторы.

    1. В пустом столбце бланка запроса выберите строку Поле.

    2. На вкладке Конструктор в группе Настройка запроса нажмите кнопку Построитель.

    3. Введите или вставьте необходимое выражение. Перед выражением введите имя, которое хотите использовать для результата выражения, а после него — двоеточие. Например, чтобы обозначить результат выражения как "Последнее обновление", введите перед ним фразу "Последнее обновление:".

      Для создания выражений вы также можете воспользоваться построителем выражений, чтобы задействовать доступные элементы, категории и значения выражений.

    Примечание : Выражения — это мощный и гибкий инструмент со множеством параметров. Дополнительные сведения см. в статье Создание выражения.

  4. Укажите условия (необязательно)

    Вы можете использовать различные условия, чтобы ограничить значения полей в записях, возвращаемых запросом. Например, можно отображать только продукты ценой менее 10 $.

    1. Чтобы задать условия, сначала перетащите поля со значениями в нижнюю область.

      Совет : По умолчанию при добавлении поля его данные будут возвращаться в результатах запроса. Если вы уже добавили необходимое поле, делать это повторно не требуется.

    2. Если содержимое поля не должно отображаться в результатах, снимите для этого поля флажок в строке "Вывод на экран".

    3. В строке Условие отбора введите выражение, которому должны удовлетворять значения в поле (если запись будет включаться в результаты). Пример: <10. (Другие примеры см. в статье Примеры условий запроса.)

    4. Укажите альтернативные условия в строке или под строкой Условие отбора.

    Если задать альтернативные условия, записи буду отбираться, когда значение поля будет удовлетворять хотя бы одному из указанных условий. Например, если задействовать поле Штат из таблицы клиентов и указать в качестве условия CA, а в строке или ввести ID и WA, будут отображаться записи клиентов, живущих в одном из этих трех штатов.

  5. Вычисление итоговых значений (необязательно)

    Вы также можете вычислить итоговые значения для числовых данных. Например, вам может потребоваться узнать среднюю стоимость или общие объемы продаж.

    1. При необходимости добавьте в бланк запроса в нижней области строку Всего. В режиме конструктора на вкладке Конструктор найдите группу Показать или скрыть и нажмите кнопку Итоги.

    2. Для каждого необходимого поля в строке Групповая операция выберите нужную функцию. Доступные функции будут зависеть от типа данных в поле.

  6. Запуск или сохранение запроса

    • Чтобы запустить запрос, на вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

    • Чтобы сохранить запрос и использовать его в дальнейшем, на панели быстрого доступа нажмите кнопку Сохранить Сохранить . Введите описательное имя запроса и нажмите кнопку ОК.

Вам нужны дополнительные возможности?

Обучение работе с Excel

Обучение работе с Outlook

В этом видео мы расскажем, как с помощью конструктора запросов создать с нуля запрос на выборку.

Вы выберите источник данных и нужные поля из него.

Вы добавите нужные условия, чтобы отфильтровать результаты, обеспечив при этом соответствие типов данных,

и настроите представление результатов запроса, чтобы получить нужные сведения.

Наш запрос ответит на такой вопрос: «Сколько заказов разместила компания Tailspin Toys в прошлом месяце?»

Давайте приступим.

На ленте на вкладке Создание нажмите кнопку Конструктор запросов.

Запустится конструктор запросов.

Вы можете добавить таблицы или запросы как источник данных с помощью диалогового окна Добавление таблицы либо просто перетащить источник из области навигации.

Давайте используем в качестве источника данных таблицу «Заказы». Чтобы получить ответ на свой вопрос, нам нужны имена клиентов и даты заказов.

Вы можете дважды щелкнуть поле, чтобы добавить его в бланк, либо перетащить его туда.

Как видите, если запустить запрос сейчас, он возвращает все заказы всех клиентов, но вы сможете уменьшить количество результатов с помощью фильтров.

Обратите внимание, что если вы добавите условия прямо в запрос, то будете всегда получать одинаковые результаты.

Дело в том, что добавлять условия немного сложнее. Есть пара правил, которые нужно учитывать.

Первое правило — изучайте данные.

Чтобы понять, что имеется в виду, давайте откроем таблицу «Заказы»,

выберем на ленте элемент Поля,

а затем выделим поля в запросе.

Поле Дата заказа имеет тип данных «Дата/время»,

однако поле Клиенты — не текстовое: оно имеет тип данных «Число».

Из этого исходит второе правило: условия должны соответствовать типу данных в фильтруемом поле.

Например, в поле типа «Дата/время» можно ввести только значения даты, в поле типа «Число» — только числа и т. д.

Итак, как же определить, какое число отвечает TailSpin Toys?

Выберите Работа с базами данных > Схема данных. В области «Отношения» мы видим, что таблицы Клиенты и Заказы связаны полями «Код» и «Код клиента».

Выберите Работа с базами данных > Схема данных. В области «Отношения» мы видим, что таблицы Клиенты и Заказы связаны полями «Код» и «Код клиента».

Открыв таблицу «Клиенты», находим там TailSpin Toys и видим соответствующее значение идентификатора — 23.

Теперь давайте вернемся к запросу и введем значение 23 в строку «Условия» поля Код клиента.

Затем развернем поле Дата заказа и добавим пару логических операторов: between и and. Здесь мы вводим начальную дату, а здесь — конечную.

Обратите внимание, что значения дат мы выделяем символами решетки. Они необходимы Access, чтобы определить значение как дату, а не текст.

Запустив запрос, мы получим нужные результаты: только те заказы, которые компания TailSpin разместила в прошлом месяце.

А теперь давайте еще раз взглянем на конструктор запросов.

Видите эти флажки? Если их снять, соответствующее поле будет скрыто в результатах.

Поле все еще есть в запросе: оно просто не отображается в результатах.

Если вам нужно вернуть часть результата, например пять верхних значений или 25 % нижних в наборе данных, выберите значение из списка «Вернуть».

Затем перейдите в бланке к строке «Сортировка» и выберите По возрастанию или По убыванию. Если выбрать «По возрастанию», возвращаются нижние элементы, «По убыванию» — верхние.

Теперь взгляните на кнопку Итоги. Она позволяет быстро добавить в запрос суммы, средние значения и другие вычисления.

На рисунке ниже показан пример. Как видите, у нас есть три таблицы, и из каждой из них взято по полю. Если запустить запрос как есть, мы получим много повторяющихся категорий.

Теперь вернемся к конструктору.

Нажмите кнопку Итоги. Обратите внимание, что в бланке добавилась строка Итоги, а всем трем полям присвоено значение Группировка.

Допустим, нам нужно узнать, сколько товаров было заказано из каждой категории. Мы удаляем из запроса поле Дата заказа.

Для поля Количество устанавливаем значение Sum, а в поле Категория оставляем значение Группировка.

Мы также перемещаем поле Категория в самый левый столбец.

Запускаем запрос. Он подсчитывает количество проданных товаров в каждой категории.

Отсортировав результаты, можно узнать, в каких категориях продается больше всего или меньше всего товаров.

Вы создали запрос на выборку с помощью конструктора запросов.

Теперь вы знаете, как выбирать источник данных и условия, а также как запускать запросы и настраивать их, чтобы получать нужные результаты.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×