Начало работы с Access

Сведения об объектах базы данных

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

В приложениях Access доступно шесть объектов баз данных, с помощью которых вы сможете максимально эффективно использовать ваши данные. Узнайте о роли каждого объекта.

Таблицы

Access позволяет упорядочить информацию в таблицах. Для этого используются списки строк и столбцов, напоминающие блокнот или электронную таблицу бухгалтера. В каждой таблице хранятся сведения об отдельном объекте, поэтому большинство баз данных содержат несколько таблиц.

Фрагмент экрана: таблицы "Товары", "Клиенты" и "Заказы"

Строки в таблице называются записями, а столбцы — полями. Запись содержит все необходимые сведения о конкретном объекте, например, клиенте или заказе. Поле — это отдельный элемент сведений об этом объекте. Например, в таблице "Товары" каждая строка или запись будет содержать сведения об одном товаре. Каждые столбец или поле содержат определенный тип сведений об этом товаре, например название или цену. Если вы еще не сделали это, ознакомьтесь с основными сведениями о базах данных.

Запросы

В хорошо спроектированной базе данных сведения, которые нужно добавить в форму или отчет, обычно распределены по нескольким таблицам. С помощью запроса можно извлечь данные из различных таблиц и собрать их, чтобы отобразить в форме или отчете.

Запрос может быть запросом результатов данных из базы данных и/или средством выполнения действий с данными. С помощью запросов можно получать ответы на простые вопросы, выполнять вычисления с использованием данных, объединять данные из различных таблиц, а также добавлять, изменять или удалять данные из базы данных.

Существует множество типов запросов, но к основным относятся два:

Основные типы запросов

Назначение

Запрос на выборку

Получение данных из таблицы и выполнение вычислений.

Запрос на действие

Добавление, изменение или удаление данных. Для каждой задачи существует специальный тип запроса на изменение. В веб-приложениях Access запросы на изменение недоступны.

Формы

Формы подобны витринам в магазинах: с их помощью можно легко просматривать и получать необходимые элементы базы данных. Подобно бумажным формам формы Access — это объекты, с помощью которых пользователи могут добавлять, изменять и отображать данные из базы данных Access на компьютере. Очень важно спроектировать форму с учетом ее назначения. Например, если она предназначена для нескольких пользователей, хорошо спроектированная форма позволяет сделать ввод данных точным, быстрым и эффективным.

Отчеты

С помощью отчетов можно просматривать, форматировать и суммировать информацию из базы данных Access. Например, можно создать простой отчет в виде списка номеров телефонов всех контактов или сводный отчет по итогам продаж компании в разных регионах за разные периоды.

Отчеты удобны в случаях, когда требуется представить информацию в базе данных для таких целей:

  • отображение или распространение сводки данных;

  • архивирование моментальных снимков данных;

  • предоставление сведений об отдельных записях;

  • создание надписей.

Макросы

Макрос — это инструмент, позволяющий автоматизировать задачи и добавлять функции в формы, отчеты и элементы управления. Например, если вы добавляете в форму кнопку и связываете событие OnClick этой кнопки с макросом, он будет выполнять определенную команду при каждом нажатии этой кнопки.

Access предоставляет среду разработки для создания макросов. По сути, вы будете создавать список необходимых действий с помощью упрощенного языка программирования. Для некоторых действий требуется дополнительная информация, например в каком поле следует отобразить данные. Макросы легче создавать в среде разработки, так как здесь можно выбирать из списков действий и вводить необходимую информацию.

Макросы используются для автоматизации ряда действий, изменения информации в базе данных и т. д. В режиме конструктора макросы предоставляют набор команд, доступных в языке программирования Visual Basic для приложений (VBA). Большинству людей легче добавлять функции в формы, отчеты и элементы управления путем создания макроса, чем через написание кода VBA. При этом макросы всегда можно преобразовать в VBA с помощью конструктора.

Предположим, вы хотите открыть отчет непосредственно из одной из своих форм для ввода данных. Добавьте в форму кнопку, а затем создайте макрос, который открывает отчет. Макрос может быть либо автономным, т. е. отдельным объектом в базе данных, который связывается с событием OnClick кнопки, либо внедренным непосредственно в событие OnClick. В любом случае при нажатии кнопки макрос запускает и открывает отчет.

Модули

Модули — это код VBA, создаваемый для автоматизации задач в приложении и выполнения функций более высокого порядка. Модули пишутся на языке программирования VBA. Модуль — это набор объявлений, инструкций и процедур, которые хранятся одним блоком.

Данные могут не нести в себе никакого смысла, пока вы не подвергнете их определенной обработке. В Access можно структурировать и упорядочивать информацию, формируя ее контекст, благодаря чему она становится не только полезной, а просто незаменимой. Шесть компонентов (ОБЪЕКТОВ) в базе данных Access помогают упростить ввод, поиск, представление данных и управление ими.

Вот шесть объектов Access, которые можно использовать для работы с информацией.

ТАБЛИЦЫ служат для хранения данных. Они являются основой базы данных. ПОЛЕ является мельчайшим фрагментом данных в любой базе, а поля в таблице упорядочиваются по столбцам. НАБОР полей образует ЗАПИСЬ, а записи в таблице упорядочиваются по строкам. Таким образом, поля и записи данных составляют таблицу.

ЗАПРОСЫ служат для поиска определенной информации, например «Каков был уровень продаж в четвертом квартале?». С помощью запросов также можно фильтровать данные и производить математические операции, например вычислять суммарные значения или скидки. Результаты представляются в таблице. В зависимости от типа запроса вы можете добавлять или изменять данные.

ФОРМЫ придают базе законченный вид. Они могут упрощать ввод данных и содержать кнопки для перехода по базе.

ОТЧЕТЫ позволяют упорядочивать, отбирать и визуализировать данные для их более эффективного представления или анализа. Если для представления некоторых данных нужны диаграммы или графики, их можно добавить в отчет.

МАКРОСЫ автоматизируют работу с базой данных. Они производят определенные операции при нажатии кнопок. Также можно создавать макросы, выполняющие часто повторяющиеся задачи.

МОДУЛИ также позволяют автоматизировать работу с базой данных, расширяя возможности макросов. С их помощью можно выполнять сложные задачи, написав код в Visual Basic для приложений. Модуль — это, по сути, пользовательская надстройка для базы данных.

Теперь, когда вы ознакомились с шестью объектами базы, давайте снова посмотрим на наш пример и поговорим о том, что такое ПРЕДСТАВЛЕНИЯ, или режимы. Здесь вы видите объект таблицы в режиме ТАБЛИЦЫ. Помните, что объект базы данных, с которым вы работаете, всегда находится в каком-либо представлении: это может быть представление для СОЗДАНИЯ объекта либо для его ИСПОЛЬЗОВАНИЯ.

Вот еще один пример. ЭТА таблица сейчас открыта в режиме таблицы. С помощью вкладки можно легко перейти в режим конструктора и получить доступ к различным функциям для создания и изменения таблицы.

Эта форма открыта в представлении ФОРМЫ, которое позволяет быстро добавлять данные в базовую таблицу. Форму можно открыть в режиме МАКЕТА, чтобы изменить ее или добавить элементы управления. Именно в этом режиме она создается.

То же самое относится и к запросам. Запрос создается в представлении конструктора. После его выполнения результаты выводятся в режиме таблицы. Можно пойти дальше и открыть запрос в режиме SQL, чтобы изменить его код, если это необходимо.

Некоторые представления позволяют выполнять обе задачи. Например, вы можете добавить данные в эту таблицу, как обычно. Кроме того, можно изменить ее структуру, добавив поля.

Итак, вы познакомились с шестью типами объектов базы данных Access и представлениями, которые позволяют работать с ними. Планируя базу данных, подумайте о том, что вы собираетесь делать с информацией. Ее предназначение поможет вам выбрать оптимальные объекты Access для достижения ваших целей.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×