Управление данными с помощью запросов

Начало работы с запросами

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

С помощью запросов вы можете получать ответы на различные вопросы, как связанные с бизнесом, так и нет, а также легко вносить массовые изменения в базу данных или удалять из нее информацию.

Что такое запросы?

Запросы Access похожи на вопросы, которые вы задаете для поиска необходимой (в том числе узкоспециализированной) информации в своей базе данных.

В запросах может использоваться информация как из одной таблицы, так и из нескольких. Например, вам может требоваться просто найти номер телефона контакта. Для этого можно использовать простой запрос поля с номером телефона определенного человека, указанного в таблице с контактами. Вы также можете объединять данные из нескольких таблиц. Например, чтобы узнать заказ клиента, вы можете использовать сведения о клиенте из одной таблицы, а информацию о заказе — из другой.

Запросы Access считаются объектами баз данных. В них не хранятся данные. Вместо этого при помощи запросов отображаются данные из таблиц, чтобы вы могли с ними работать. В запросах могут отображаться данные из одной или нескольких таблиц, а также из других запросов. Кроме того, возможно сочетание этих вариантов. Примеры использования запросов:

  • Просмотр данных с помощью запроса на выборку. Поиск и просмотр информации из одной или нескольких таблиц по указанным условиям, а также выбор подходящих значений. Например, вы можете найти все продукты компании Tailspin Toys.

  • Указание условий и мгновенный поиск. Вы можете создавать повторно используемые запросы, в которые каждый раз будете вводить новые условия поиска. Например, можно создать запрос, в который потребуется вводить имя поставщика для поиска его продуктов.

  • Обновление или добавление данных с помощью запроса. Вы можете запросить данные, а затем использовать результаты для автоматического ввода или обновления информации. Например, если компания Tailspin Toys добавит аббревиатуру «TT» перед названиями всех своих продуктов, с помощью запроса на обновление можно найти все ее продукты и добавить перед их названиями буквы «TT».

  • Удаление данных с помощью запроса. Вы можете искать данные или записи, а затем удалять их. Например, если компания Tailspin Toys закроется и ее продукты станут недоступны, найдите их и автоматически удалите из соответствующих таблиц.

Чтобы создать запрос на выборку, в котором информация будет отображаться в режиме таблицы, воспользуйтесь мастером запросов.

Примечание : В этом мастере недоступны некоторые элементы. При необходимости вы можете изменить созданный запрос в режиме конструктора.

Примечание :  Перед созданием запроса следует создать связи между таблицами в базе данных, поскольку они будут использоваться при запросе сведений. Дополнительные сведения см. в статье Начало работы со связями между таблицами и соответствующих модулях данного курса.

Создание запроса
  1. На вкладке Создание нажмите кнопку Мастер запросов.

  2. Выберите пункт Простой запрос и нажмите кнопку ОК.

  3. Выберите таблицу или запрос с полем, а затем добавьте поле в список Выбранные поля. Когда добавите все нужные поля, нажмите кнопку Далее.

    Вы можете добавить любое число полей из всех нужных таблиц.

    Если вы добавили числовое поле

    При добавлении числового поля вам потребуется выбрать, что именно вернет запрос: подробности или итоговые данные. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если вы хотите просмотреть отдельные записи, выберите пункт подробный и нажмите кнопку Далее. Перейдите к действию 4.

    • Если вы хотите просмотреть итоговые числовые данные, например средние значения, выберите пункт итоговый и нажмите кнопку Итоги. Укажите необходимые поля и типы итоговых данных. В списке будут доступны только числовые поля. Для каждого числового поля выберите необходимую функцию:

      • Sum — запрос вернет сумму всех значений, указанных в поле.

      • Avg — запрос вернет среднее значение поля.

      • Min — запрос вернет минимальное значение, указанное в поле.

      • Max — запрос вернет максимальное значение, указанное в поле.

    • Если вы хотите, чтобы в результатах запроса отобразилось число записей в источнике данных, установите для этой таблицы флажок Подсчет числа записей в (название таблицы).

      Если вы добавили поле со значениями даты или времени

      Вам потребуется выбрать способ группировки значений даты. Таким образом, если вы добавили в запрос числовое поле, например с ценами, а также поле со значениями даты или времени, например с временем транзакций, а затем в диалоговом окне Итоги указали, что хотите выводить среднее значение цены, вы сможете вычислить итоги для каждого уникального значения даты и времени либо для каждого дня, месяца, квартала или года.

      Выберите временной период, который хотите использовать для группировки значений даты и времени, а затем нажмите кнопку Далее.

      Примечание : В режиме конструктора у вас будет больше вариантов группировки значений даты и времени.

  4. Укажите имя запроса.

  5. Укажите, хотите вы открыть запрос (в режиме таблицы) или изменить его (в режиме конструктора). Нажмите кнопку Готово.

Вам нужны дополнительные возможности?

Создание и выполнение запроса на обновление

Обучение работе с Excel

Обучение работе с Outlook

После того как в базе данных Access появились таблицы и связи, можно приступать к составлению запросов — важных компонентов любой базы.

В этом видео мы расскажем об основах создания и выполнения запросов и вкратце рассмотрим их основные типы. Вы узнаете, как создать запрос с помощью мастера и изменить его в конструкторе запросов.

Запросы — это в буквальном смысле обращение к данным за нужной информацией. Фактически мы задаем вопрос, чтобы получить необходимые сведения.

Например: «Сколько заказов разместила компания TailSpin Toys в прошлом месяце?»

Вопрос предполагает, что нам понадобится таблица «Заказы», в которой мы выберем необходимые поля, составим запрос и выполним его.

Этот основной порядок действий используется для большинства запросов. Вы задаете вопрос, а затем выбираете источник данных — таблицы или даже результаты других запросов, которые содержат необходимую информацию.

Вы выбираете поля, которые отобразятся в результатах (они еще называются набором данных), и задаете дополнительные условия.

В этом примере условия запроса сортируют результаты по компании TailSpin Toys за май.

С помощью запросов можно не только получать необходимые сведения. Запросы — один из самых многофункциональных и удобных инструментов в базе данных, потому что с их помощью можно сделать очень много.

Например, используя запросы, можно подготовить информацию для форм и отчетов или внести в нее изменения в пакетном режиме.

В любой базе данных можно составлять запросы нескольких типов. Перейдем к практике. Откройте вкладку Создание, а затем нажмите кнопку Конструктор запросов.

Пока что мы закроем диалоговое окно Добавление таблицы.

Здесь указаны доступные типы запросов.

Запрос на выборку используется чаще всего. Он позволяет извлечь из данных нужные сведения.

С помощью запроса на создание таблицы можно выбрать записи из существующей таблицы и сохранить их как новый файл. Например, это удобно, если вы импортируете большой файл Excel и хотите разбить информацию на отдельные таблицы.

Следующие три запроса применяются к уже существующим данным.

Запрос на добавление дополняет данными существующие таблицы,

запрос на обновление изменяет существующие данные,

а запрос на удаление удаляет их.

Перекрестный запрос используется, когда необходимо отобразить сводные данные, например средние значения или суммы.

Например, с его помощью можно отсортировать продажи по региону.

Вот как выглядит перекрестный запрос в конструкторе.

А вот что получается в результате. Мы видим, что этот запрос возвращает данные о продажах в каждом квартале.

С помощью запроса на объединение можно объединить несколько запросов на выборку в один. Это полезно, когда нужно отобразить данные из несвязанных источников.

С помощью запроса к серверу можно подключиться к большой базе данных, например Microsoft SQL Server, и обрабатывать в ней запросы.

При этом Access становится внешним интерфейсом, т. е. набором инструментов для управления большой базой данных.

Наконец, с помощью запроса определения данных можно создавать и изменять таблицы и индексы. Надо заметить, что в Access есть столько разных возможностей для их создания и изменения, что запросы этого типа, скорее всего, вам никогда не понадобятся.

Теперь давайте создадим запрос на выборку, так как его вы будете использовать чаще всего.

Для этого откроем вкладку Создание и нажмем кнопку Мастер запросов.

Если вы не составляли запросы раньше, этот пример поможет вам во всем разобраться.

Выберите Простой запрос и нажмите кнопку ОК.

Выберите таблицу Номера телефонов, а затем — поля Клиент и Номер телефона.

Нажмите кнопку Далее.

Если хотите, имя запроса можно изменить.

Затем выберите этот элемент, чтобы отобразить результат,

и нажмите кнопку Готово.

Вот что у нас получилось.

Возможно, на данном этапе у вас возник ряд вопросов, например «Какой запрос мы только что создали?»

или «Как узнать, куда мы звоним: на рабочий телефон или факс?»

На них можно ответить, добавив к запросу дополнительные данные.

Чтобы изменить запрос, откроем конструктор. На вкладке Главная нажмите кнопку Режим и выберите Конструктор.

В конструкторе запросов отображается источник данных. В нашем случае — таблица, но это может быть и другой запрос. Вы также видите поля, используемые в запросе.

На ленте отображается ТИП запроса. В этом случае видно, что у нас запрос на выборку.

Чтобы добавить поле Тип и сделать список телефонов понятнее, просто перетащите его.

Чтобы увидеть результаты, на вкладке Конструктор нажмите кнопку «Выполнить».

Несмотря на то что составлять запросы с помощью мастера удобно и просто, его функционал ограничен. Например, используя мастер запросов, невозможно добавить формулы.

Поэтому в ситуации, когда вам необходимы дополнительные возможности или вы хотите внести некоторые изменения, используйте конструктор запросов.

Итак, вы узнали, как создавать и выполнять запросы, используя мастер и конструктор запросов. Запросы помогают анализировать данные и получать необходимые сведения.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×