Добавление таблиц

Создание таблиц и назначение типов данных

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Таблицы являются основой базы данных, так как именно в них хранятся данные. В каждой таблице содержится информация по какой-либо теме. Например, в таблице поставщиков могут храниться имена поставщиков, их адреса электронной почты и номера телефонов.

Примечание : Перед созданием таблиц важно знать, какие объекты используются в базах данных Access.

При создании пустой базы данных в Access автоматически создается пустая таблица. Чтобы настроить ее, определите поля и добавьте данные.

Переименование таблицы в базе данных рабочего стола

Первая таблица в новой базе данных рабочего стола по умолчанию имеет имя Таблица1. Это имя желательно поменять на более понятное.

  1. На панели быстрого доступа нажмите кнопку Сохранить Сохранить .

  2. В поле Имя таблицы введите описательное имя.

Добавление таблицы в базу данных на компьютере

При необходимости вы можете добавить дополнительные таблицы в базу данных, даже если она была создана на основе шаблона.

  1. На вкладке Создание нажмите кнопку Таблица.
    Добавится новая таблица с именем Таблица<#>, где <#> — это следующий порядковый номер, который еще не используется.

  2. Чтобы переименовать таблицу, выполните процедуру Переименование таблицы в базе данных рабочего стола, описанную ранее в этом модуле.

Сохранение таблицы

Чтобы не потерять введенные данные и результаты работы, перед закрытием базы данных обязательно сохраните таблицу. Если вы не сохранили внесенные в таблицу изменения, то перед закрытием базы данных в Access появится запрос на сохранение. Вы также можете в любой момент нажать кнопку Сохранить .

Добавление поля путем ввода данных

  1. В режиме таблицы введите данные в столбце Щелкните для добавления.
    Access создаст поле.

    Снимок экрана: поле идентификатора в таблице поставщиков

  2. В заголовке столбца введите новое имя для поля.

    Снимок экрана: таблица поставщиков с двумя строками

Изменение типа данных поля

Если поле в Access добавляется путем ввода данных в него, тип данных поля устанавливается в соответствии с его содержимым. Тип данных можно увидеть на вкладке Поля в поле Тип данных.

Снимок экрана: поле "Тип данных"

Чтобы изменить тип данных, выполните указанные ниже действия.

  1. Выберите поле.

  2. На вкладке "Поля" откройте список Тип данных и выберите тип данных.

Добавление поля с определенным типом данных

Access проверяет вводимые в поле данные на соответствие его типу данных. Если в поле требуется определенный формат данных, укажите тип данных при создании поля.

  1. В режиме таблицы щелкните заголовок столбца Щелкните для добавления, а затем выберите тип данных.

    Снимок экрана: раскрывающийся список типов данных, появляющийся при нажатии на заголовок столбца "Щелкните для добавления"

  2. Введите описательное имя поля, например Фамилия.

    Снимок экрана: поле для добавления описательного имени столбца

Так как тип данных задан, Access проверяет данные, вводимые в новом поле. Например в поле даты текст недопустим. Указание типа данных также позволяет уменьшить размер базы данных.

Вам нужны дополнительные возможности?

Типы данных для веб-приложений Access

Типы данных для баз данных Access рабочего стола

Обучение работе с Excel

Обучение работе с Outlook

Обычно таблицы создаются в базе данных в первую очередь. И это логично, ведь данные хранятся именно в них. В этом видео мы создадим таблицу и назначим ее первичный ключ. Мы также рассмотрим доступные типы данных и процесс выбора типов для полей.

Для примера я приведу уже готовую таблицу. Если дважды щелкнуть поле Код, оно станет редактируемым. Переименуем его в ИД клиента. Таким образом, мы всегда будем знать, что значения в этом поле берутся из таблицы «Клиенты». У всех таблиц должен быть первичный ключ. В нашей таблице это будет поле «ИД клиента».

Если нажать ВВОД, Access выберет следующее пустое поле и отобразит меню. Большинство элементов в нем будут ТИПАМИ ДАННЫХ. Для каждого поля в базе данных должен быть выбран тип.

Типы данных помогают оптимизировать хранилище, поскольку позволяют ограничить размер файлов. Например, если вам нужно хранить только имена, для этого не требуется выделять много места. Для нашего примера это не так важно, но если у вас много данных, то ситуация меняется.

Благодаря типам данных вы также сможете избежать ошибок. Например, нельзя ввести имя в поле даты и времени.

Давайте рассмотрим доступные типы данных. Краткий текст — это текстовое поле не длиннее 256 знаков. Есть типы Числовой, Денежный, Дата и время и Логический.

В логических полях могут быть только значения «Да» или «Нет», «Истина» или «Ложь» либо «0» или «1».

Подстановка и отношение — это не тип данных, а команда создания списка вариантов для поля.

В полях типа Форматированный текст и Длинный текст можно хранить по гигабайту текста. В базах данных рабочего стола используется форматированный текст, а в веб-приложениях Access — длинный. Отличие между ними в том, что для форматированного текста можно менять шрифты и другие элементы форматирования, например делать его полужирным или курсивным.

Тип данных Вложение используется, чтобы прикрепить к записи изображения и другие файлы, как к электронному письму. В полях типа Гиперссылка хранятся веб-ссылки и электронные адреса. Тип данных Вычисляемое поле предназначен для таких операций, как объединение имен с фамилиями или вычисление скидок.

В этой таблице также доступен тип данных Счетчик. С его помощью новым записям назначаются последовательные номера. Значения таких полей нельзя менять и удалять. Этот тип данных часто используется для полей первичных ключей, потому что их значения не должны меняться.

Если вы создаете таблицу для хранения и демонстрации изображений в веб-приложении Access, используйте тип данных Изображение, а не Вложение.

Выберем для нашего поля тип Краткий текст, так как в нем будут храниться только имена и 256 знаков вполне хватит. Обратите внимание, что после выбора типа данных заголовок становится редактируемым. Введем Имя и нажмем клавишу TAB, чтобы выбрать следующее пустое поле. Снова выберем Краткий текст и введем Фамилия. Мы используем разные поля для имен и фамилий, чтобы в каждом из них хранилось как можно меньше данных.

Нажмите клавиши CTRL+S, чтобы сохранить таблицу. Назовем ее Клиенты.

Мы назначили первичный ключ, а также выбрали тип данных «Краткий текст» для имен и фамилий. Для каждого поля выбран тип данных, предполагающий хранение минимально достаточного количества информации. Теперь таблица готова к работе.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×