Создание отчетов

Создание простых отчетов

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Примечание : Сведения на этой странице относятся только к классическим базам данных Access. Веб-приложения Access не поддерживают отчеты.

Перед тем как делиться базой данных с другими, переведите информацию в формат, который можно легко понять. Отчеты позволяют просматривать, форматировать и суммировать сведения в базе данных.

  1. В области навигации выберите источник записей.
    Источником записей отчета может быть таблица или именованный запрос. В нем должны содержаться все строки и столбцы с данными, которые необходимо включить в отчет.

  2. На вкладке Создание выберите нужный инструмент для создания отчетов и следуйте соответствующим инструкциям, чтобы создать отчет.

Инструмент

Описание

Отчет

Позволяет создать простой табличный отчет, содержащий все поля из источника записей, который выбран в области навигации.

Конструктор отчетов

Позволяет открыть пустой отчет в режиме конструктора, чтобы затем добавить нужные поля и элементы управления.

Пустой отчет

Позволяет открыть пустой отчет в режиме макета, чтобы затем добавить нужные поля из списка полей.

Мастер отчетов

Следуйте инструкциям мастера, чтобы указать поля, уровни группировки и сортировки, а также параметры макета.

Наклейки

Позволяет выбрать стандартные или пользовательские размеры наклеек, поля, которые требуется включить в отчет, и способ их сортировки.

Добавление группировки, сортировки и итогов в поля отчета
  1. Откройте отчет в режиме конструктора.

  2. Если область Группировка, сортировка и итоги не открыта, на вкладке Конструктор выберите элемент Группировка.

  3. Выберите Добавить группировку или Добавить сортировку и выберите поле, в котором требуется сгруппировать или отсортировать данные.

  4. Чтобы задать дополнительные параметры или добавить итоги, в строке группировки или сортировки выберите команду Больше.

Вам нужны дополнительные возможности?

Создание отчета с группировкой или сводного отчета

Обучение работе с Excel

Обучение работе с Outlook

С вашими данными наверняка будут работать другие пользователи, которым непросто будет разобраться в необработанных данных.

В этом случае на помощь придут отчеты базы данных. Например, вы можете создать отчет, чтобы отобразить данные по определенному периоду,

посмотреть сведения об определенных записях, как в простом отчете с телефонными номерами контактов,

или показать общие тенденции, как в сводном отчете с клиентами, разместившими крупнейшие заказы.

Чтобы создать отчет в базе данных рабочего стола, в первую очередь нужно выбрать источник записей.

В нем должны содержаться все строки и столбцы с данными, которые необходимо включить в отчет.

Источником записей может служить одна таблица. Однако если данные распределены по нескольким таблицам, используйте именованный или внедренный запрос с этими таблицами.

В области навигации выберите таблицу или запрос в качестве источника данных.

Нажмите кнопку Создать. Здесь доступны различные команды для создания отчета.

Нажав кнопку Отчет, вы создадите простой табличный отчет со всеми полями из источника записей.

Если выбрать Конструктор отчетов, в режиме конструктора откроется пустой отчет. После этого в него можно добавить все нужные поля и элементы управления из источника записей.

Если у вас не выбран источник данных, создайте пустой отчет и напрямую добавьте в него поля из списка полей, а также элементы управления.

Наклейки, например с адресами клиентов, — это тоже отчеты, поскольку в них в определенном формате отображаются поля из таблицы или запроса. В мастере создания наклеек вы можете выбрать их размер, а также поля и порядок сортировки.

Запустим мастер отчетов. В нем следует выбрать поля, уровень группировки, порядок сортировки, а также макет для отчета.

В списке Доступные поля выберите первое поле для отчета и нажмите стрелку вправо.

Продолжайте выбирать и добавлять в отчет необходимые поля из источника записей.

При этом вы не ограничены таблицей или отчетом, которые выбрали как источник данных. При необходимости вы можете добавлять поля из других таблиц или отчетов.

Затем вы можете выбрать, как будут отображаться данные и на чем будет акцентироваться внимание. Отобразим в первую очередь состояние заказов.

На следующей странице вы можете добавить уровни группировки для систематизации большого количества данных.

Чтобы отобразить дополнительные параметры группировки, нажмите кнопку Параметры группировки.

Теперь укажем порядок сортировки. Пусть записи сортируются по полю «ИД заказа» в порядке возрастания.

Нажмите кнопку Итоги, чтобы добавить математические операции с числовыми данными.

Далее выберем макет для отчета.

Выберите ориентацию, а также укажите, хотите ли вы настроить ширину полей для размещения на одной странице.

Укажем имя отчета.

Пора посмотреть, как будет выглядеть наш отчет. Предварительный просмотр уже включен, поэтому нажмем кнопку Готово.

Смотрится неплохо. На вкладке Предварительный просмотр можно настроить некоторые параметры.

Когда закончите, нажмите кнопку Закрыть окно предварительного просмотра.

Отчет откроется в режиме конструктора.

Посмотрите список отчетов в области навигации. Как видите, в нем появился созданный отчет.

Со временем вам может потребоваться изменить некоторые параметры, однако теперь у вас есть наглядный отчет, который можно передать другим людям для работы с вашими данными.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×