Добавление и редактирование данных

Копирование данных из Excel

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Воспользуйтесь улучшенными функциями редактирования, эффективными запросами и полезными функциями отчетов в Access, скопировав данные из электронной таблицы Excel. Данные можно вставить в существующую или в новую пустую таблицу.

Чтобы копирование данных прошло без проблем, они должны быть согласованы и правильно структурированы.

Очистка данных
  • Все данные в столбце должны быть одного типа и иметь одинаковый формат. Например, все номера телефонов должны включать код города, но не префикс страны, все адреса должны включать название города и области или края, но не название страны, а все цены должны включать копейки, даже если цена равна 0,00.

  • Удалите все подзаголовки, строки итогов и примечаний, а также пустые строки.

    Примечание : При необходимости вы сможете добавить их позднее с помощью запросов, а также функций группирования и подведения итогов в отчетах Access.

    Если вы вставляете данные в существующую таблицу Access, в электронной таблице должно быть такое же количество столбцов, что и в таблице Access, и они должны следовать в том же порядке. (Если же вы планируете создать таблицу Access для этих данных, имена и порядок столбцов могут быть любыми.)

    Совет : Для каждого отдельного элемента информации рекомендуется использовать собственный столбец. Например, разнесите по разным столбцам имя и фамилию либо, если указывается адрес, название улицы и номер дома, город, область или край и почтовый индекс.

Добавление данных Excel в новую таблицу
  1. Выделите и скопируйте в Excel данные, которые нужно добавить в таблицу.

  2. В Access на вкладке Главная нажмите кнопку Вставить.

  3. Чтобы указать, содержит ли первая строка заголовки столбцов, выберите Да или Нет.

  4. При необходимости переименуйте таблицу и поля.

Добавление данных Excel в существующую таблицу
  1. Выделите и скопируйте в Excel данные, которые нужно добавить в таблицу.

  2. В приложении Access откройте таблицу, в которую нужно вставить данные.

  3. В конце таблицы выберите пустую строку.

  4. На вкладке Главная нажмите кнопку Вставить и выберите пункт Добавить следующую.

При копировании данных Excel в базу данных Access исходные данные в Excel не изменяются.

Вам нужны дополнительные возможности?

Видеоролик: перемещение данных из Excel в Access

Обучение работе с Excel

Обучение работе с Outlook

Возможно, вы храните в Excel списки данных, например контактов.

Если списком становится трудно управлять в Excel, его можно перенести в Access, чтобы использовать функции запросов и отчетов этого приложения.

Один из вариантов — просто скопировать данные Excel и вставить их в Access — в существующую или в новую таблицу. Вот как это сделать.

Сначала может понадобиться произвести очистку данных в Excel. Таблицы Access требуют строгой структуры данных, что позволяет повысить их точность.

Данные в каждом столбце должны быть одного типа, например текстового или числового.

Удалите все подзаголовки, строки итогов или пустые строки. Их можно будет восстановить позже с помощью функций группирования и подведения итогов в запросах и отчетах Access.

Если вы собираетесь вставить данные в существующую таблицу Access, данные Excel должны содержать такое же количество столбцов, что и в таблице Access, и они должны следовать в том же порядке.

Чтобы обеспечить соответствие, может потребоваться добавить пустые столбцы в том или ином месте электронной таблицы Excel.

Если вы создаете таблицу в Access для копируемых данных, то можете отформатировать электронную таблицу Excel так, как считаете нужным.

Например, желательно разделить имена и фамилии на отдельные столбцы.

Точно так же будет лучше поступить и с адресами.

Когда данные будут готовы, выделите их

и скопируйте в буфер обмена.

Если вы создаете таблицу в Access специально для этих данных, просто щелкните правой кнопкой мыши в области навигации и выберите пункт Вставить.

Если копируемые данные содержат заголовки столбцов, выберите Да. В противном случае выберите Нет.

Таблица будет создана в Access, и вы можете приступать к работе с ней.

Если вы добавляете данные в существующую таблицу, дважды щелкните ее в Access.

В конце таблицы щелкните звездочку в пустой строке, чтобы выделить ее, а затем на вкладке «Главная» щелкните стрелку вниз под кнопкой «Вставить» и выберите пункт Добавить следующую.

Если столбцы данных Excel не соответствуют столбцам в таблице Access, возможно, придется повторить попытку несколько раз.

Если при вставке возникают проблемы, тщательно проверьте тип данных каждого столбца в таблице Access.

Для этого перейдите на вкладку Поля и щелкните столбец. Тип данных столбца показан в этом поле. Данные, которые вы пытаетесь вставить в столбец, должны иметь именно этот тип.

Вставив данные, вы можете начинать работать с ними в Access. Так как данные копируются, исходные данные в Excel не изменяются.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×