Создание отчетов

Изменение и печать отчетов

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Отчет может содержать все необходимые сведения, но при этом не соответствовать вашему фирменному стилю. Перед тем как распечатать и распространить отчет, измените его внешний вид и добавьте в него логотип.

Совет : Чтобы внести изменения во внешний вид или формат отчета, откройте режим макета. Для этого на вкладке Главная последовательно выберите Режим > Режим макета.

  • Чтобы изменить размер поля, выделите его, а затем перетащите его поля.

    Фрагмент экрана: годовой отчет по продажам продукции

  • Чтобы переместить поле, выделите и перетащите его в нужное расположение. Чтобы переместить несколько полей одновременно, нажмите и удерживайте клавишу CTRL, выделите нужные поля, а затем перетащите их в нужное расположение.

  • Чтобы добавить визуальную тему в отчеты и формы базы данных, на вкладке Конструктор выберите элемент Темы. Наведите указатель на тему, чтобы посмотреть, как она выглядит. Чтобы изменить все цвета и шрифты, выберите тему.

  • Чтобы изменить стиль шрифта отдельного поля, выделите это поле. Затем на вкладке Формат выберите шрифт, цвет шрифта и выравнивание.

  • Чтобы добавить в отчет фоновый рисунок, на вкладке Формат последовательно выберите Фоновый рисунок > Обзор. Затем перейдите к папке, содержащей нужный рисунок, выберите его и нажмите кнопку Открыть.

Примечание : В Access изменения дизайна не сохраняются автоматически, так что не забудьте сохранить их вручную. На панели быстрого доступа нажмите кнопку "Сохранить".

Выделение данных с помощью правил условного форматирования
  1. Выберите поля, содержащие данные, которые нужно выделить.
    Чтобы выделить несколько элементов, нажмите и удерживайте клавишу CTRL и выберите нужные поля или элементы управления.

  2. Выберите Формат > Условное форматирование.

  3. Нажмите кнопку Создать правило и выберите тип правила.

  4. В разделе Измените описание правила введите диапазон значений полей, которые требуется выделить.

    Снимок экрана: диалоговое окно "Новое правило форматирования"

  5. На панели инструментов форматирования выберите стиль шрифта и цвет фона для выделяемых данных.

  6. Чтобы применить правило к отчету, нажмите кнопку ОК.

Добавление логотипа
  1. На вкладке Конструктор выберите элемент Логотип.

  2. Чтобы добавить изображение, которое будет отображаться вверху отчета, перейдите к папке, содержащей нужный рисунок, выберите его и нажмите кнопку Открыть.

    • Чтобы изменить размер логотипа, выберите маркер рисунка и перетаскивайте его до тех пор, пока не подберете нужный размер.

    • Чтобы переместить логотип, выделите и перетащите его в нужное расположение.

Предварительный просмотр и печать отчета
  1. Выберите Файл > Печать > Предварительный просмотр.

    • Чтобы перелистать страницу отчета, нажмите одну из стрелок рядом с надписью Страница.

    • Чтобы увеличить или уменьшить отображаемый отчет, нажмите одну из кнопок в разделе Масштаб.

  2. Чтобы изменить поля, откройте список Поля и выберите нужный размер.

  3. Если внешний вид отчета вас устраивает, выберите элемент Печать и укажите параметры печати. При необходимости выберите другой принтер и укажите количество распечатываемых копий.

  4. Чтобы напечатать отчет, нажмите кнопку ОК.

Вам нужны дополнительные возможности?

Общие сведения об отчетах в Access

Обучение работе с Excel

Обучение работе с Outlook

Предположим, вы создали в базе данных простой отчет,

в котором информация отображается так, как вам нужно.

Но что, если вам необходимо его немного преобразить, а затем распечатать, чтобы показать другим?

Для начала щелкните стрелку под кнопкой Вид и выберите пункт Режим макета.

Вносить изменения в оформление и форматирование можно как в режиме конструктора, так и в режиме макета, однако в режиме макета легче менять размер элементов управления, потому что отображаются данные.

Чтобы изменить размер элемента управления, выберите его и перетащите края.

Обратите внимание, что при изменении одной метки элемента управления изменятся также и другие.

Чтобы переместить элемент управления и его метки, выберите их и перетащите.

Чтобы открыть контекстное меню с параметрами форматирования отчета, выберите элемент управления и нажмите клавиши SHIFT+F10 или щелкните его правой кнопкой мыши.

В открывшемся меню вы можете изменить макет, порядок группировки или сортировки, а также открыть окно свойств и выполнить другие действия.

Чтобы отобразить другие параметры, выберите пункт Свойства.

В окне свойств доступны различные параметры отчета, которые можно изменить.

Также можно изменить выравнивание текста в элементе управления.

В Access изменения дизайна не сохраняются автоматически, поэтому на панели быстрого доступа щелкните значок Сохранить.

Отличный способ выделить информацию в отчете — воспользоваться правилом условного форматирования.

Предположим, вам нужно выделить заказы, отправленные с января по март 2015 года.

Откройте отчет в режиме макета и выберите элементы управления, которые хотите выделить.

Чтобы выбрать несколько элементов, щелкните их, удерживая клавишу CTRL.

Выберите Формат > Условное форматирование.

В диалоговом окне выберите Создать правило.

Оставим тип «Проверьте значения в текущей записи или используйте выражение».

Правила другого типа сравнивают значения, используя гистограммы.

Введите диапазон значений, которые хотите выделить,

а ниже укажите их формат.

Используем полужирный текст и выберем цвет фона.

Вы сможете сразу увидеть, как будут выглядеть форматированные значения. Нажмите кнопку ОК.

Access применит правило к вашему отчету.

Чтобы сделать отчет еще лучше и нагляднее, можете изменить цвет и шрифты.

Не выходя из режима макета, откройте вкладку Конструктор и щелкните стрелку под кнопкой Темы.

Наведите указатель мыши на тему, чтобы увидеть, как она будет смотреться.

Когда найдете подходящую тему, выберите ее, и Access применит ее к отчету.

Если хотите просто изменить цвета, нажмите кнопку Цвета и выберите понравившуюся схему.

Если вам нужно изменить шрифт, нажмите кнопку «Шрифты» и выберите подходящий вариант.

Чтобы придать отчету профессиональный вид, можете добавить в качестве заголовка логотип организации или другое изображение.

Не выходя из режима макета, выберите Конструктор > Логотип.

Выберите изображение и нажмите кнопку ОК.

Access добавит логотип в заголовок отчета.

При необходимости вы можете изменить размер логотипа.

Разместите логотип в нужном месте заголовка.

Вы также можете добавить в отчет фоновое изображение, например подложку с вашим логотипом или фотографию вашего флагманского продукта.

Если вы создали отчет с помощью мастера отчетов или кнопки Отчет, в верхнем или нижнем колонтитуле появятся текущая дата и номер страницы.

Но если вы использовали конструктор отчетов или кнопку Пустой отчет, этого не произойдет.

Чтобы добавить или изменить номера страниц, на вкладке Конструктор выберите Номера страниц.

Настройте формат, расположение и выравнивание номеров страниц.

Чтобы добавить или изменить дату в верхнем или нижнем колонтитуле либо удалить ее оттуда, выберите Дата и Время.

Если хотите отображать дату и время, установите соответствующие флажки и выберите формат.

Когда придет время распечатать отчет, нужно сначала проверить, как он выглядит.

Выберите Файл > Печать > Предварительный просмотр.

Настройте отчет с помощью команд на вкладке «Предварительный просмотр».

Вы можете приблизить или отдалить его, а также изменить поля и ориентацию страниц.

Когда отчет будет выглядеть подходящим образом, на вкладке Предварительный просмотр нажмите кнопку Печать.

Укажите нужные параметры (например, принтер и число копий) в диалоговом окне «Печать». Нажмите кнопку ОК.

Отчет будет распечатан с учетом выбранных параметров.

Теперь у вас есть понятный и профессиональный отчет, с которым легко разберутся другие пользователи.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×