Видеоролик: сводные данные в приложении Access

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Кроме режимов таблицы и формы в приложении Access доступны режимы сводной таблицы и сводной диаграммы, помогающие суммировать и визуализировать данные. В этом видеоролике для нового запроса создаются сводные представления, представление сводной диаграммы добавляется в форму, а затем эта форма добавляется в форму навигации, чтобы сводную диаграмму могли легко просматривать пользователи, работающие с базой данных.

Примечание :  Режимы сводной таблицы и сводной диаграммы недоступны в веб-базах данных Access. Дополнительные сведения о веб-базах данных см. в статье Создание базы данных Access для публикации в Интернете.

В этом видеоролике

Общие сведения

Включение режимов сводной таблицы и сводной диаграммы для формы

Создание представления сводной таблицы

Просмотр и настройка представления сводной диаграммы

Установка режима по умолчанию для объекта

Отображение сводного представления в форме или отчете

Добавление формы или отчета в форму навигации

Общие сведения

Представления сводной таблицы и сводной диаграммы можно создавать для таблиц, форм и запросов. Данные, которые могут отображаться в режиме сводной таблицы или сводной диаграммы, зависят от типа объекта.

  • В сводном представлении для формы могут отображаться только данные из источника записей этой формы.

  • В сводном представлении для таблицы могут отображаться только данные из этой таблицы.

  • Использование сводных представлений для запросов обеспечивает наибольшую гибкость, поскольку запросы сами по себе являются очень гибким инструментом и могут содержать данные из нескольких таблиц.

Включение режимов сводной таблицы и сводной диаграммы для формы

По умолчанию режимы сводной таблицы и сводной диаграммы для форм не включены. Чтобы включить их, выполните указанные ниже действия.

  1. В области навигации щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите команду Конструктор.

  2. Если окно свойств не отображается, нажмите клавишу F4.

  3. В окне свойств на вкладке Формат установите для свойств Режим сводной диаграммы и Режим сводной таблицы значение Да.

В начало страницы

Создание представления сводной таблицы

В этом видеоролике создается запрос, а затем для него создаются представления сводной таблицы и сводной диаграммы. Однако тот же процесс используется и при создании этих представлений для формы или таблицы. Представления можно создавать в любом порядке, но в данном видео сначала будет создана сводная таблица.

  1. В области навигации дважды щелкните объект, для которого нужно создать сводные представления.

  2. На вкладке Главная выберите команду Режим, а затем — пункт Сводная таблица.

  3. Если список полей сводной таблицы еще не отображается, на вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть выберите команду Список полей.

  4. Определите поле или поля, которые будут служить заголовками строк в сводной таблице, и перетащите их из списка полей сводной таблицы в зону перетаскивания с текстом Перетащите сюда поля строк.

  5. Определите поле или поля, которые будут служить заголовками столбцов в сводной таблице, и перетащите их из списка полей сводной таблицы в зону перетаскивания с текстом Перетащите сюда поля столбцов.

  6. Если нужна возможность фильтрации данных по определенным полям, перетащите эти поля из списка полей сводной таблицы в зону перетаскивания с текстом Перетащите сюда поля фильтра.

  7. В завершение определите поле, для которого должны отображаться подробные или сводные данные, и перетащите его в зону перетаскивания с текстом Перетащите сюда поля итогов или деталей.

По умолчанию в приложении Access отображаются записи с подробными данными, если только не созданы итоговые строки и столбцы. Чтобы создать их, выполните указанные ниже действия.

  1. В сводной таблице щелкните одно из подробных значений.

  2. На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите команду Автовычисления и выберите нужный тип итогов.

Чтобы скрыть ячейки сведений и отобразить только итоги, выполните указанные ниже действия.

  1. Щелкните заголовок столбца для поля подробных сведений. Например, если ячейка сведений основана на поле суммы, щелкните заголовок столбца Сумма.

  2. На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть выберите команду Без подробностей.

Чтобы удалить поле из сводной таблицы, выполните указанные ниже действия.

  • Щелкните заголовок столбца или заголовок строки поля и на вкладке Конструктор в группе Активное поле выберите команду Удалить.

Просмотр и настройка представления сводной диаграммы

При создании представления сводной таблицы в фоновом режиме также создается представление сводной диаграммы. Однако сводную диаграмму, вероятно, потребуется настроить, чтобы данные в ней отображались в удобном для восприятия виде. Чтобы просмотреть сводную диаграмму, выполните указанные ниже действия.

  • На вкладке Главная выберите команду Режим, а затем — пункт Сводная диаграмма.

Настройте диаграмму с помощью инструментов вкладки "Конструктор". В этом видеоролике будут выполнены перечисленные ниже действия.

  • Переключение заголовков строк и столбцов    На вкладке Конструктор в группе Активное поле выберите команду Строки/столбцы.

  • Изменение типа диаграммы    На вкладке Конструктор в группе Тип выберите команду Изменить тип диаграммы. Выберите нужный тип диаграммы и закройте диалоговое окно "Свойства".

  • Отображение легенды    На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть выберите команду Легенда.

  • Скрытие зон перетаскивания    На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Зоны.

  • Форматирование элементов диаграммы    В число элементов диаграммы входят цвет фона и названия осей. Выделите элемент диаграммы, который нужно изменить, и на вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите кнопку Страница свойств. Внесите необходимые изменения и закройте диалоговое окно "Свойства".

В начало страницы

Установка режима по умолчанию для объекта

После создания сводных представлений для объекта можно задать свойство "Режим по умолчанию", чтобы при открытии объекта отображалось одно из этих представлений. После этого выбранное сводное представление будет отображаться при добавлении объекта в форму или отчет.

  1. В области навигации щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите команду Конструктор.

  2. Если окно свойств не отображается, нажмите клавишу F4.

  3. При работе с запросом щелкните пустую область в построителе запросов, чтобы отобразить свойства запроса в окне свойств.

  4. Для свойства Режим по умолчанию выберите по своему усмотрению значение Сводная таблица или Сводная диаграмма.

В начало страницы

Отображение сводного представления в форме или отчете

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет, в которые нужно добавить сводное представление, и выберите команду Режим макета.

  2. Перетащите объект, содержащий сводное представление, из области навигации в форму или отчет.

Примечание :  Если сводное представление не отображается, убедитесь в том, что оно выбрано для данного объекта в качестве режима по умолчанию (см. предыдущий раздел).

  1. Измените размер сводного представления в соответствии со своими потребностями.

  2. Сохраните и закройте форму или отчет.

В начало страницы

Добавление формы или отчета в форму навигации

В этом видео в форму была добавлена сводная диаграмма, а затем эта форма была добавлена в созданную ранее форму навигации. Дополнительные сведения о создании форм навигации см. в статье Создание формы навигации или в видеоролике Создание формы навигации.

В начало страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×