Видеоролик: перемещение данных из Excel в Access

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Имеется список контактов или инвентарная ведомость, которой становится все труднее управлять с помощью Excel? Возможно, эти данные пора переместить в Access. Это приложение предоставляет более эффективные инструменты для управления большими объемами данных. В этом видеоролике показано, как выполнить импорт данных в Access.

Примечание :  В этом видеоролике не рассматривается импорт данных в веб-базы. Дополнительные сведения о веб-базах см. в статье Создание базы данных для публикации в Интернете.

В этом видеоролике

Подготовка данных в Excel

Важно :  Если при выполнении указанных ниже действий потребуется изменить имеющуюся книгу, перед продолжением создайте резервную копию книги или листа.

  • Если данные на листе Excel разделены пустыми строками или столбцами, по возможности объедините их в один список. В импортируемых данных допускается наличие пустых ячеек, однако не оставляйте полностью пустых строк или столбцов.

  • Данные рекомендуется объединить так, чтобы в одном столбце находились данные одного и того же типа (например, все числовые данные или все текстовые). Если в столбце имеются данные разных типов, попробуйте разместить хотя бы по одному из типов в первых восьми строках импортируемых данных. Это поможет приложению Access наиболее точно определить тип данных для такого столбца, а также позволит избежать ошибок при импорте.

  • В качестве заголовка таблицы Access использует название ярлычка листа. Например, если лист называется «Лист1», импортированная в Access таблица так же будет называться «Лист1». Чтобы присвоить таблице более значимое имя, перед импортом данных переименуйте лист. Для этого выполните указанные ниже действия.

    • Дважды щелкните ярлычок листа (в нижней части листа), введите нужное имя и нажмите клавишу ВВОД.

Перемещение данных в Access

  1. В приложении Excel выберите данные, которые нужно переместить в Access, включая заголовки столбцов (если имеются).

  2. Щелкните выделенные данные правой кнопкой мыши и выберите команду Копировать.

  3. В приложении Access откройте существующую базу данных или создайте новую.

    В последнем случае в Access отобразится пустая таблица. Закройте эту таблицу, не сохраняя ее.

  4. Если область навигации не отображается, нажмите клавишу F11.

  5. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте области навигации и выберите команду Вставить.

    Появится диалоговое окно с просьбой указать, содержатся ли в данных заголовки столбцов.

  6. Если в скопированных данных содержатся заголовки столбцов, нажмите кнопку Да, в противном случае — кнопку Нет.

    После этого в отобразится сообщение об успешном импорте объектов.

  7. Нажмите кнопку ОК, чтобы продолжить.

В приложении Access новая таблица отобразится в области навигации. Дважды щелкните эту таблицу, чтобы убедиться в правильности импорта данных.

Исправление ошибок импорта

Если во время импорта возникли ошибки, приложение Access создаст таблицу «ОшибкиИмпорта» с описанием ошибок. Чтобы просмотреть ошибки, дважды щелкните эту таблицу. Если ошибок слишком много, возможно, импортированную таблицу потребуется удалить, исправить ошибки в приложении Excel, а затем снова выполнить копирование и вставку данных. Если ошибок не много, их можно исправить вручную в приложении Access. После исправления всех ошибок можно удалить таблицу «ОшибкиИмпорта».

Задание типов данных полей

Если в таблице Access не удается ввести нужный тип данных, возможно, потребуется изменить тип данных поля.

Чтобы определить тип данных, используемый для поля, выберите значение в поле, затем на вкладке Поля в группе Форматирование посмотрите на поле Тип данных. Например, если используется Числовой тип данных, Access предотвращает ввод в это поле значений, содержащих буквы, таких как 166А.

Изменение типов данных полей

Предупреждение :  В некоторых случаях изменение типа данных поля может привести к потере данных. Перед выполнением этой операции создайте резервную копию ACCBD-файла (или самой таблицы).

  1. Щелкните нужную ячейку.

  2. На вкладке Поля в группе Форматирование в списке Тип данных выберите нужный тип данных.

    Появится предупреждающее сообщение.

  3. Если имеется резервная копия данных и вы действительно хотите продолжить, нажмите кнопку Да.

  4. Сохраните таблицу.

Добавление первичного ключа

Чтобы избежать повторяющихся записей и упростить создание отношений между таблицами, рекомендуем добавить в новую таблицу поле первичного ключа. Для этого выполните указанные ниже действия.

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу и выберите команду Конструктор.

  2. В первой пустой ячейке в столбце Имя поля введите ID.

  3. В столбце Тип данных выберите вариант Счетчик.

  1. Выделите строку ID и на вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите кнопку Ключевое поле.

  2. Сохраните и закройте таблицу.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×